Eitem Rhaglen

Protocol Siarad Cyhoeddus mewn Pwyllgorau Sgriwtini

Cyflwyno adroddiad gan y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro.

Cofnodion:

Cyflwynwyd adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor) / Swyddog Monitro sy'n cynnwys Protocol Siarad Cyhoeddus drafft i'r Pwyllgor Gwaith ei ystyried.

 

Dywedodd y Cadeirydd fod y Protocol yn cynnig ffordd deg a threfnus i aelodau'r cyhoedd fynegi eu barn mewn cyfarfodydd o'r Pwyllgorau Sgriwtini.

 

Dywedodd y Cyfreithiwr ar gyfer Llywodraethu Corfforaethol, er bod siarad cyhoeddus yn y Pwyllgorau Sgriwtini yn bosibl ar hyn o bryd, nad oes gweithdrefn bendant ar gyfer gwneud hynny; mae'r Protocol drafft yn rhoi cyfle i roi canllawiau clir a ffurfiol ar waith i roi gwybod i’r cyhoedd ac Aelodau Sgriwtini am y trefniadau ar gyfer siarad yn gyhoeddus yn y Pwyllgorau Sgriwtini ac i sicrhau felly bod disgwyliadau'r broses yn cael eu rheoli. Mae prif ddarpariaethau'r Protocol fel a ganlyn

 

           Bydd Swyddogion yn ymgymryd â'r gwaith gweinyddol o dan y Protocol mewn ymgynghoriad â'r Cadeirydd Sgriwtini perthnasol.

           Gall aelodau'r cyhoedd wneud cais i siarad mewn cyfarfod o Bwyllgor Sgriwtini os ydynt wedi cyflwyno cais ysgrifenedig i'r Swyddog Sgriwtini o leiaf 3 diwrnod gwaith cyn cyfarfod y Pwyllgor. Rhaid gwneud y cais ysgrifenedig gan ddefnyddio'r ffurflen berthnasol o wefan y Cyngor a dylid eu hannog i anfon eu ceisiadau’n electronig. Dylai unrhyw ddeunydd ysgrifenedig ategol hefyd gael ei gyflwyno 3 diwrnod gwaith cyn cyfarfod y Pwyllgor Sgriwtini.

           Caiff aelodau'r cyhoedd eu hannog i adolygu Blaenraglenni Gwaith Pwyllgorau Sgriwtini i gael gwybodaeth am y materion sydd i'w hystyried.

 

Dywedodd y Swyddog mewn cywiriad i'r adborth gan y Pwyllgorau Sgriwtini yn Atodiad 2 yr adroddiad fod y Pwyllgor Sgriwtini Partneriaeth ac Adfywio wedi argymell y dylid mabwysiadu'r Protocol ar yr amod bod disgwyliad yn y Protocol bod y Cadeiryddion Sgriwtini yn cael cyngor gan y Swyddog Sgriwtini a'r swyddog monitro cyn caniatáu ceisiadau hwyr. Dywedodd pe bai'r Protocol yn cael ei gymeradwyo gan y Cyngor Llawn, mai'r bwriad yw rhoi cyhoeddusrwydd iddo drwy wefan y Cyngor a'r cyfryngau cymdeithasol ac i'r Cadeiryddion Sgriwtini dynnu sylw at y Protocol gyda'r Fforwm Cynghorau Tref a Chymuned. Hefyd, bydd Blaenraglen Waith pob Pwyllgor Sgriwtini, yn ogystal â'r holl ddogfennau ymgynghori cyhoeddus, yn cynnwys cyfeiriad at y Protocol Siarad Cyhoeddus mewn Pwyllgorau Sgriwtini er mwyn sicrhau bod aelodau'r cyhoedd yn gwbl ymwybodol o'r ddarpariaeth siarad cyhoeddus. Bydd y Protocol yn cael ei adolygu ar ôl blwyddyn i asesu a yw ei ddefnydd wedi bod yn effeithiol.

 

Adroddwyd yn ôl gan y Cynghorydd Aled Morris Jones, Cadeirydd y Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol, am gyfarfod y Pwyllgor ar 9 Mawrth 2020, lle ystyriwyd y Protocol Siarad Cyhoeddus mewn Pwyllgorau Sgriwtini, gan ddweud ei fod bob amser wedi bod yn arfer ganddo ef, fel Cadeirydd y Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol, i ganiatáu i'r cyhoedd siarad mewn cyfarfodydd o'r Pwyllgor heb osod cyfyngiadau amser ar siaradwyr cyhoeddus. Wrth gadarnhau bod y Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol wedi pleidleisio gyda mwyafrif i dderbyn y Protocol, ac i'w argymell i'r Pwyllgor Gwaith, gofynnodd y Cynghorydd Aled Morris Jones am drafodaeth fanwl ar y Protocol yn y Cyngor Llawn pan fyddai'r amgylchiadau'n caniatáu hynny a chyn iddo gael ei fabwysiadu.

 

Croesawodd y Pwyllgor Gwaith y Protocol gan nodi ei fod yn cynnig canllawiau yr oedd mawr eu hangen ar siarad cyhoeddus mewn pwyllgorau sgriwtini, a thrwy hynny roi eglurder i aelodau'r cyhoedd ynghylch y trefniadau a'r disgwyliadau mewn perthynas â chyflwyno eu barn yng nghyfarfodydd Pwyllgorau Sgriwtini. Roedd y Pwyllgor Gwaith yn fwy na pharod i gefnogi'r Protocol fel y'i cyflwynwyd a chytunwyd y dylid cyflwyno a thrafod y gwelliant o ran ceisiadau hwyr a gynigiwyd gan y Pwyllgor Sgriwtini Partneriaeth ac Adfywio gan y Cyngor Llawn.

 

Penderfynwyd argymell i’r Cyngor Llawn bod y Protocol Siarad Cyhoeddus mewn Pwyllgorau Sgriwtini ynghlwm yn Atodiad 1 yr adroddiad yn cael ei fabwysiadu a’i fod yn cael ei gynnwys yng Nghyfansoddiad y Cyngor.

Dogfennau ategol: