Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad gan y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro.

Cyflwynwyd – adroddiad gan y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro mewn perthynas â’r uchod.

Adroddodd y Rheolwr Gwasanaethau Cyfreithiol yn sgîl yr argyfwng iechyd cyhoeddus a achosir gan y coronafeirws a’r cyfyngiadau ar gynnal cyfarfodydd cyhoeddus, mae dal yr angen i geisio cynnal y gwasanaeth cynllunio a gwneud penderfyniadau ar faterion cynllunio. Mae angen sefydlu dirprwyaeth er mwyn rhoi pwerau’r Pwyllgor i’r Prif Swyddog Cynllunio er mwyn gallu gwneud penderfyniadau yn ystod cyfnod y pandemig hwn ac yn ystod unrhyw ail don o’r pandemig yn y dyfodol, gyda’r posibilrwydd o salwch neu adleoli staff allweddol o’r Gwasanaeth Cynllunio, a fyddai’n ei gwneud yn anodd cynnal gwasanaeth cynllunio llawn yn ystod y misoedd nesaf. Bydd y ddirprwyaeth a gynigir yn galluogi Swyddogion i wneud penderyniadau ar geisiadau cynllunio y byddai’r Pwyllgor Cynllunio a Gorchmynion wedi eu penderfynu yn y gorffennol. Byddai hyn hefyd yn cynnwys adegau pan na fyddai’n bosibl galw cyfarfod o’r Pwyllgor h.y. o ganlyniad i fethu â chael cworwm oherwydd salwch neu ddiffyg argaeledd Aelodau’r pwyllgor. Nododd hefyd y byddai’r ddirprwyaeth arfaethedig yn cael ei adolygu yn fisol gan y Prif Swyddog Cynllunio mewn ymgynghoriad â’r Arweinyddion Grwpiau ac Uwch Swyddogion er mwyn sicrhau bod y ddirprwyaeth yn cael ei defnyddio’n rhesymol ac er mwyn gweld sut mae’n cael ei weinyddu a pha mor effeithiol ydyw. Mae’r ddirprwyaeth arfaethedig hefyd yn amddiffyn hawliau aelodau lleol, sydd wedi galw cais i mewn i Bwyllgor, o ran eu bod yn cael cyfle rhesymol i wneud sylwadau penodol yn ysgrifenedig erbyn dyddiad penodol cyn y gall y Prif Swyddog Cynllunio wneud penderfyniad ar y cais hwnnw.  

Nododd y Rheolwr Gwasanaethau Cyfreithiol ymhellach yn lle siarad cyhoeddus yn y Pwyllgor bydd y Prif Swyddog Cynllunio yn hysbysu’r aelodau o’r cyhoedd sydd wedi gwneud sylwadau ar gais o’i fwriad i’w ddyfarnu o dan yr hawl hwn ac yn gwahodd yr aelodau hynny o’r cyhoedd i wneud sylwadau ysgrifenedig pellach cyn y gwneir penderfyniad. Er bod hynny eisoes o fewn Cyfansoddiad y Cyngor, dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Cyfreithiol, lle mae gan y Prif Swyddog Cynllunio yr hawl i ddyfarnu cais o dan y dirprwyiaeth yma fe all, fodd bynnag ag am unrhyw reswm, ddewis peidio ag ymarfer yr hawl yna ac mewn achosion o’r fath bydd rhaid dyfarnu’r cais gan y Pwyllgor Cynllunio a Gorchmynion. Tra nad yw’r ddirprwyaeth arfaethedig yn atal y pwyllgor Cynllunio a Gorchmynion rhag cyfarfod, mae’n rhoi hyblygrwydd er mwyn sicrhau bod darpariaeth yn ei lle er mwyn galluogi’r Gwasanaeth Cynllunio i barhau i brosesu ceisiadau cynllunio pan efallai y bydd y gwasanaeth o dan bwysau neu os nad yw’n bosibl trefnu cyfarfod o’r pwyllgor am ba bynnag reswm. Nodwyd ymhellach y byddai Cadeirydd ac Is-gadeirydd y Pwyllgor yn cael eu hysbysu mewn modd amserol o unrhyw benderfyniadau a wneir o dan y ddirprwyaeth yma.  

Dywedodd y Cynghorydd Dafyd Roeberts ei fod yn gwerthfawrogi ei bod wedi bod yn bosibl trefnu’r cyfarfod hwn yn rhithiol a holodd a oedd modd i gyfarfodydd o’r Pwyllgor Cynllunio a Gorchmynion gael eu cynnal yn rhithiol bob mis yn y dyfodol. Ymatebodd y Rheolwr Gwasanaethau Cyfreithiol gan ddweud nad yw’r adroddiad gerbron y Pwyllgor yn cyfeirio at y materion ymarferol o gynnal cyfarfod o’r Pwyllgor Cynllunio a Gorchmynion. O ganlyniad i’r pandemig, mae llwyth gwaith y Gwasanaeth Cynllunio, fel nifer o wasanethau eraill, wedi ei effeithio arno. Mae angen cynnal trafodaethau â’r Swyddogion Cynllunio o ran ymarferoldeb pa geisiadau sy’n barod i’w trafod ac sydd angen penderfyniad,. Mynegodd, tra nad oedd yn gweld unrhyw reswm pam na fyddai modd cynnal Pwyllgor yn rhithiol, nododd y byddai angen cynnal hyfforddiant digonol cyn trefnu cyfarfod rhithiol o’r Pwyllgor Cynllunio a Gorchmynion er mwyn penderfynu ar geisiadau cynllunio.   

Holodd y Cadeirydd am yr ymarferoldeb o gynnal Pwyllgor Cynllunio a Gorchmynion ym mis Gorffennaf. Ymatebodd y Prif Swyddog Cynllunio gan ddweud, er bod y Gwasanaeth Cynllunio yn dymuno gweld y broses ddemocrataidd o ddelio â chesiadau cynllunio yn parhau mewn modd agored a thryloyw, bod rhai cyfyngiadau wedi bod ar rai elfennau o’r broses gynllunio megis y gallu i gynnal ymweliadau safle ac i gydymffurfio â’r gofynion o ran cyhoeddusrwydd; o ganlyniad, bydd cyfyngiad i ddechrau ar y nifer o geisiadau cynllunio sy’n barod i’w cyflwyno i’r Pwyllgor Cynllunio a Gorchmynion ar gyfer eu penderfynu. Bydd Swddogion Cynllunio angen cyfnod o amser i allu delio â’r ôl-groniad o geisiadau o’r fath. Dywedodd y Rheolwr Datblygu Cynllunio bod yna elfennau o’r gweithdrefnau statudol sydd wedi bod yn anodd o ganlyniad i’r cyfyngiadau oherwydd y Pandemig Covid-19 ac y bydd yna elfen o orfod dal i fyny ag ymgynghorai statudol cyn y gellir cyflwyno ceisiadau cynllunio i’r Pwyllgor Cynllunio a Gorchmynion ar gyfer eu penderfynu.   

Dywedodd y Cynghorydd K P Hughes ei fod yn ystyried bod angen i’r Pwyllgor Cynllunio a Gorchmynion gyfarfod er mwyn i’r Pwyllgor allu gwneud penderfyniadau ar geisiadau cynllunio. Ymatebodd y Rheolwr Gwasanaethau mai’r argymhellion gerbron y Pwyllgor yw i alluogi sefyllfa y gellir disgyn yn ôl arni petai sefyllfa yn codi lle na fyddai modd i’r Pwyllgor Cynllunio a Gorchmynion gyfarfod oherwydd nad oedd cworwm neu na fyddai Swyddogion Cynllunio ar gael i wasanaethu’r pwyllgor oherwydd salwch.    

Dywedodd y Cynghorydd Robin Williams ei fod yn derbyn y byddai nifer y ceisiadau gerbron y Pwyllgor yn gyfyngedig o ganlyniad i’r ôl-groniad o ddelio â cheisiadau o’r fath. Roedd yn derbyn mai sefyllfa wrth gefn oedd yr argymhellion a gyflwynwyd i’r Pwyllgor, fel yr eglurwyd gan y Rheolwr Gwasanaethau Cyfreithiol.

Cynigiodd y Cynghorydd K P hughes y dylid cymeradwyo’r argymhellion yn amodol ar wellaint bod cyfarfod rhithiol o’r Pwyllgor Cynllunio a Gorchmynion yn cael ei gynnal yn fisol, cyn gynted â bo hynny’n ymarferol bosibl. Eiliodd y Cynghorydd Eric W Jones y cynnig.  

PENDERFYNWYD y byddai cyfarfodydd o’r Pwyllgor Cynllunio a Gorchmynion yn  cael ey cynnal yn rhithiol, bob mis, cyn gynted â bo hynny’n ymarferol bosibl ond yn y cyfamser:-

·           I ddirprwyo i Brif Swyddog Cynllunio'r Cyngor yr hawl i wneud yr holl benderfyniadau sydd wedi eu neilltuo i’r Pwyllgor o dan Gyfansoddiad y Cyngor, bo hyn un ai o dan baragraffau 3.4.3.1 i 3.4.3.16 (yn gynwysedig) neu yn rhywle arall;

·           Bod y ddirprwyaeth i aros mewn grym tra bod y cyfyngiadau ar gynnal cyfarfodydd cyhoeddus yn parhau mewn lle ond ei fod yn cael ei adolygu bob mis gan y Prif Swyddog Cynllunio mewn ymgynghoriad ag Arweinyddion y Grwpiau (neu eu dirprwyon) ag uwch swyddogion er mwyn mesur ei effeithiolrwydd;

·           Ar gyfer y ceisiadau rheini sydd eisoes wedi eu galw i mewn i’r Pwyllgor gan aelodau lleol, ni wneir penderfyniad arnynt o dan y ddirprwyiaeth yma hyd nes bod yr aelodau lleol yna wedi cael cyfle rhesymol pellach i wneud sylwadau penodol mewn ysgrifen ar y ceisiadau hynny cyn dyddiad penodol. Bydd rhaid i’r Prif Swyddog Cynllunio gymeryd ystyriaeth priodol o’r sylwadau hynny cyn ymarfer ei hawliau dirprwyiedig ar y ceisidau hynny;

·           Yn lle siarad cyhoeddus yn y Pwyllgor bydd y Prif Swyddog Cynllunio yn hysbysu’r aelodau o’r cyhoedd sydd wedi gwneud sylwadau ar gais o’i fwriad i’w ddyfarnu o dan yr hawl hwn. Bydd yn gwahodd yr aelodau hynny o’r cyhoedd i wneud sylwadau ysgrifenedig pellach erbyn dyddiad penodol ag i gymeryd ystyriaeth priodol o’r sylwadau ysgrifenedig pellach yna cyn iddo ymarfer ei hawl dirprwyiedig ar y cais yna;

·           Ble mae gan y Prif Swyddog Cynllunio yr hawl i ddyfarnu cais o dan y dirprwyiaeth yma fe all, fodd bynnag ag am unrhyw reswm, ddewis peidio ag ymarfer yr hawl yna ac mewn achosion o’r fath bydd rhaid dyfarnu’r cais gan y Pwyllgor. Bydd y Prif Swyddog Cynllunio yn cymeryd i ystyriaeth barn y rheini y cyfeirir atynt ym mharagraff 2.2 uchod tra’n dod i benderfyniad o dan y paragraff hwn;

·           Bod y ddirprwyaeth yn dirymu yn awtomatig unwaith mae gwŷs yn cael ei gyhoeddi i’r Pwyllgor nesaf gyfarfod drwy ymgynnull yn Siambr y Cyngor, ond, os yw cyfarfod o’r fath yn cael ei ohirio neu’i ddileu am ba bynnag reswm yna yr adfywir y ddirprwyaeth yma a’i weithredu arno gan y Prif Swyddog Cynllunio hyd nes y bydd cyfarfod o’r fath yn cael ei gynnal;

·           Bod Cadeirydd ac Is-gadeirydd y Pwyllgor yn cael eu hysbysu mewn modd amserol o unrhyw benderfyniadau a wneir o dan y ddirprwyaeth yma;

·           Bod cyfarfodydd o’r pwyllgor Cynllunio a Gorchmynion yn cael eu cynnal yn rhithiol cyn gynted â bo hynny’n ymarferol bosibl, tan yr amser y bydd modd i gyfarfodydd y Cyngor barhau fel arfer yn Swyddfeydd y Cyngor;  

·           Bod sesiwn hyfforddiant i’w drefnu cyn y cyfarfod nesaf o’r Pwyllgor yn bersonol yn y Siambr er mwyn i aelodau a swyddogion gael ail-ymgyfarwyddo eu hunain efo trefn arferol y Pwyllgor a’r gofynion perthnasol.