Eitem Rhaglen

Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol 2019/20

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

 

Cofnodion:

Cyflwynwyd Adroddiad Blynyddol y Gwasanaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2019/20 i'r Pwyllgor ei ystyried. Amlinellodd yr adroddiad y gwaith Archwilio Mewnol a wnaed yn ystod y flwyddyn a ddaeth i ben 31 Mawrth, 2020 ac, yn seiliedig ar hyn, rhoes y Pennaeth Archwilio a Risg ei barn gyffredinol ar ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd fframwaith llywodraethu a gwaith trin a rheoli’r Cyngor yn ystod y flwyddyn oedd, hefyd, yn llywio Datganiad Llywodraethu Blynyddol y Cyngor.

 

Adroddodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod Pennaeth Archwilio Ynys Môn h.y. y Pennaeth Archwilio a Risg, am y 12 mis a ddaeth i ben 31 Mawrth, 2020, o'r farn bod gan y sefydliad fframwaith digonol ac effeithiol i reoli risg, llywodraethu a rheoli’n fewnol. Er nad oedd y Pennaeth Archwilio a Risg yn credu bod yna unrhyw feysydd oedd yn peri pryder sylweddol, roedd angen cyflwyno neu wella rheolaethau mewnol mewn rhai meysydd i sicrhau y câi amcanion eu cyflawni, a châi’r rhain eu monitro. Nid oedd amodau i’r farn hon.

 

Dywedodd y Swyddog y daethpwyd i'r farn uchod yn seiliedig ar y gwaith a'r gweithgareddau a wnaed gan y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn ystod y flwyddyn, yn benodol gan gyfeirio at yr isod –

 

           Yn ystod 2019/20, adolygodd y Gwasanaeth Archwilio Mewnol 50% o'r risgiau yn y gofrestr risg gorfforaethol gyda sgôr risg weddilliol goch neu ambr (83% dros gyfnod treigl o 17 mis) (cyfeirir at hyn yn Atodiad A) a gallai roi sicrwydd Rhesymol bod y Cyngor i bob pwrpas yn rheoli pob un ond un o'r risgiau a adolygwyd. Daeth yr adolygiad o Wydnwch TG i ben tua diwedd 2019/20 gan roi sgôr sicrwydd Cyfyngedig ac roedd yr Uwch-dîm Arweinyddiaeth wedi rhoi sylw i hyn.

           O'r cyfanswm o 21 archwiliad a gwblhawyd yn ystod 2019/20, dyfarnwyd sicrwydd sylweddol i chwech am y trefniadau ar gyfer llywodraethu, rheoli risg a rheolaeth fewnol, gyda dim risg / mater arwyddocaol na pherthnasol wedi’u nodi o gymharu â thri achos yn 2018/19. Yn sgil tri ar ddeg o adolygiadau, cafwyd sgôr sicrwydd rhesymol (14 yn 2018/19). Fel yn y flwyddyn flaenorol, cafodd dau archwiliad sgôr sicrwydd Cyfyngedig. Roedd dau adroddiad yn parhau i fod â sicrwydd cyfyngedig ar ôl gwaith dilyn i fyny a byddent yn parhau i gael eu hadolygu i fonitro gweithrediad y risgiau a godwyd.

           Ni dderbyniodd unrhyw archwiliadau “Dim” sicrwydd ac ni chodwyd unrhyw faterion / risgiau Critigol (coch) yn ystod y flwyddyn. Nid oedd unrhyw faterion / risgiau coch yn disgwyl sylw.

           Lle'r oedd Archwilio Mewnol wedi nodi materion / risgiau, roedd y Rheolwyr wedi’u derbyn i gyd.

           Yn ystod 2019/20, canfu Archwilio Mewnol fod uwch-reolwyr yn y Cyngor yn gefnogol o'r materion a godwyd ac yn ymatebol iddynt.

           Ni ystyriwyd bod unrhyw faterion o risg nac effaith sylweddol uchel i gyfiawnhau eu cynnwys yn y Datganiad Llywodraethu Blynyddol

 

O ran perfformiad, roedd gan y Gwasanaeth Archwilio Mewnol raglen sicrhau ansawdd a gwella yn ei le i sicrhau gwelliant parhaus. Roedd y Gwasanaeth wedi perfformio'n dda yn ystod y flwyddyn yn erbyn y targedau y cytunwyd arnynt gyda'r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu fel rhan o'r Strategaeth ar gyfer 2019/20 (Atodiad D) gyda thri allan o bum dangosydd yn cwrdd â’r targedau neu'n rhagori arnynt. Nid oedd y gwasanaeth wedi perfformio cystal o ran canran y risgiau gweddilliol coch ac ambr a adolygwyd nac o ran nifer y staff, gyda gweld colli staff unwaith eto yn y flwyddyn oherwydd dyrchafiad, secondiad ac absenoldeb tymor hir. Roedd y gwasanaeth hefyd wedi meincnodi ei berfformiad yn erbyn 22 aelod o Grŵp Prif Archwilwyr Cymru (er mai dim ond 19 oedd yn cymryd rhan) ac er na wnaethant elwa o ran arbedion maint, gydag Ynys Môn yn awdurdod bach yn seiliedig ar boblogaeth, daeth y gwasanaeth i’r brig o ran perfformiad yn ystod y chwartel am gwblhau archwiliadau o fewn amser a gynlluniwyd ac am foddhad cleientiaid. Rhoes asesiad allanol o Wasanaeth Archwilio Mewnol y Cyngor ym mis Mawrth 2017 sicrwydd bod y Gwasanaeth “yn cydymffurfio’n gyffredinol” â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus, sef yr asesiad uchaf oedd ar gael i'r asesydd.

 

Wrth symud ymlaen, roedd profiad y llynedd yn ogystal â'r profiad a gafwyd yn ystod yr ymateb brys i Covid-19 wedi rhoi addysg werthfawr ac, ynghyd â dau aelod newydd o staff, meddalwedd rheoli risg newydd a meddalwedd olrhain gweithredu wedi'i uwchraddio, byddai’n rhoi’r tîm Archwilio Mewnol mewn sefyllfa dda i sicrhau y câi ei gynllun ei gyflawni ac i barhau i gefnogi'r Cyngor fel rhan allweddol o'i strwythur llywodraethu.

 

Ystyriodd y Pwyllgor yr adroddiad a thrafod y materion a ganlyn –

 

           Eglurder pellach ar y mesurau perfformiad a nodwyd yn Atodiad D yr adroddiad oedd yn cymharu perfformiad yn erbyn targedau ac wedi'u meincnodi â Phrif Grŵp Archwilwyr Cymru a oedd, i'r Pwyllgor, yn ymddangos yn uchel ac nid yn adlewyrchu perfformiad gwirioneddol o fewn y cyfnod o ddeuddeng mis.

 

Eglurodd y Pennaeth Archwilio a Risg mai'r archwiliadau a gwblhawyd o fewn amser a gynlluniwyd oedd y rhai oedd wedi'u cwblhau o fewn yr amserlen a ddyrannwyd iddynt, h.y. 100% yn 2019/20. Roedd targedau uwch - y cytunwyd arnynt ym mis Chwefror, 2020 - wedi'u gosod ar gyfer 2020/21 ond roedd y rhain bellach yn debygol o fod yn afrealistig ac o’r gwerth lleiaf posibl yn wyneb yr amgylchiadau newidiol yr oedd Covid-19 wedi'u creu. Fodd bynnag, er na chyflawnodd y Gwasanaeth ei darged o archwilio 80% o'r risgiau gweddilliol coch ac ambr ar y gofrestr risg gorfforaethol o fewn y cyfnod deuddeg mis o 2019/20, cyflawnodd 83% dros yr amserlen hwy o 18 mis o Dachwedd, 2018 i Ebrill, 2020. Trwy hynny, rhoes sicrwydd i'r Pwyllgor fod y prif feysydd risg wedi'u cynnwys. Dywedwyd wrth y Pwyllgor ymhellach fod 86% wedi’u harchwilio bellach gyda dim ond dau o'r meysydd risg gweddilliol coch / ambr yn parhau heb eu harchwilio.

 

Mewn ymateb i gwestiwn arall ynghylch digonolrwydd ei lefelau staffio, dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod hanner y tîm Archwilio Mewnol wedi cael ei symud i ymateb brys Covid-19 gan olygu bod dau allan o bum aelod y tîm ar hyn o bryd yn gwneud gwaith archwilio, tra bod yr ymateb i argyfwng Covid-19 yn parhau i fod yn fyw. Roedd y ddwy swydd amser llawn a hysbysebwyd yn gynharach yn y flwyddyn wedi'u llenwi'n rhan-amser gydag un penodai wedi cychwyn yn ei swydd ym mis Mehefin a'r llall i fod i ddechrau ym mis Awst. Er gwaethaf y gostyngiad yn nifer y staff, roedd y gwaith yr oedd y Gwasanaeth Archwilio Mewnol wedi'i wneud eleni wedi bod yn sylweddol ac wedi golygu cynnal adolygiad o ymateb y Cyngor i argyfwng Covid-19, yn cynnwys canfod oedd y trefniadau oedd ganddo ar waith ar gyfer llywodraethu, darparu TG, casglu tystiolaeth a dadansoddi data, ac ymgysylltu a chydweithio yn ddiogel, yn gadarn, yn effeithiol ac yn addas at y diben. Roedd y gwaith hwn hefyd wedi dangos bod y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn hyblyg ac yn gallu addasu i newid ei gynlluniau a chanolbwyntio mewn ymateb i'r amgylchedd risg oedd yn newid. Wrth symud ymlaen, byddai’r Gwasanaeth yn canolbwyntio ar y meysydd blaenoriaeth uniongyrchol, fel y cytunwyd gyda'r Uwch-dîm Arweinyddiaeth, a allai olygu oedi agweddau eraill ar waith e.e. hunanasesiad y Pwyllgor Archwilio.

 

           A oedd yr amgylchedd gwaith newydd lle'r oedd mwyafrif staff y Cyngor yn gweithio o'u cartref, yn ogystal â llai o staff, yn debygol o gael effaith ar allu'r Gwasanaeth Archwilio Mewnol i gyflawni ei gynlluniau.

 

Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg nad oedd gweithio o gartref yn brofiad newydd i'r tîm Archwilio Mewnol nac yn fater o ran cynhyrchu gwaith ac nad oedd yn cael effaith ar y ffordd yr oedd aelodau'r tîm yn gwneud eu gwaith, gan nad oedd yn anodd cynnal archwiliad fel hyn o ran rhannu dogfennau. Mewn perthynas â gweithio mewn tîm, roedd gweithio o bell wedi arwain at gyfathrebu effeithiol gan ddefnyddio technoleg a chynhaliwyd cyfarfodydd tîm yn amlach fel hyn. Roedd Archwilio Mewnol a Rheoli Risg wedi ffynnu, yn enwedig o ganlyniad i'r gwaith uchod a wnaed mewn perthynas â'r tîm ymateb brys. At hyn, y gwasanaeth Archwilio Mewnol yr Awdurdod hwn oedd yr unig wasanaeth Archwilio Mewnol yn genedlaethol i gynnal adolygiad o'r fath hyd yma. O ganlyniad i hyn, roedd CIPFA wedi gofyn i'r Awdurdod gyflwyno astudiaeth achos i'w rhannu â thimau archwilio mewnol eraill.

 

           Yr adolygiad archwilio o wytnwch TG a arweiniodd at roi sicrwydd Cyfyngedig ac a oedd y sefyllfa wedi gwella ers hynny ac a oedd, fel mater cysylltiedig, yn gallu cefnogi'r ffyrdd newydd o weithio yr oedd yr argyfwng wedi'u creu gan systemau TG yr Awdurdod wrth symud ymlaen.

 

Wrth gadarnhau bod llawer iawn o waith wedi'i wneud ers hynny, eglurodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod y sicrwydd cyfyngedig yn berthnasol i strwythur y tîm TG gyda rhai rolau allweddol yn dibynnu ar un aelod o staff ac, felly, yn cynyddu natur fregus y gwasanaeth pe bai’r staff a weithredai’r rolau hynny yn gadael neu'n absennol. Aethpwyd i'r afael â'r mater hwn bellach a rhoddwyd trefniadau ategol yn eu lle. Câi adolygiad dilynol ei gynnal ym mis Medi. Yn ogystal, fel rhan o'i adolygiad o'r trefniadau oedd ar waith gan yr Awdurdod i ymateb i argyfwng Covid-19, edrychodd Archwilio Mewnol ar wytnwch TG, gan gynnwys lled band y rhyngrwyd a’r gallu i gael mynediad o bell. Canfu bod y ddarpariaeth TG yn effeithiol yng nghyd-destun yr ymateb brys.

 

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cadeirydd ynghylch yr amserlen ar gyfer adolygu YM32 - y risg na fyddai’r Cyngor yn gallu sicrhau'r buddsoddiad angenrheidiol mewn cyfleusterau hamdden i gynnal lefel bresennol y ddarpariaeth, eglurodd y Pennaeth Archwilio a Risg nad oedd unrhyw gynlluniau ar hyn o bryd i adolygu'r risg, er y byddai’r risg yn aros ar y gofrestr.

 

           P’run a oedd cael materion heb eu datrys o 2014 yn adlewyrchu’n wael ar drefniadau llywodraethu'r Awdurdod ac a oedd modd ymdrin â'r rhain yn brydlon neu eu gadael.

 

Eglurodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod y tri mater / tair risg oedd yn weddill o 2014 yn ymwneud â Rheoli System a gwahanu Dyletswyddau o fewn y Gyflogres. Roedd gwaith ailstrwythuro parhaus y tîm cyflogres bellach wedi'i gwblhau gyda'r canlyniad bod dau o'r tri mater oedd heb eu datrys wedi'u cymeradwyo. Roedd y trydydd yn parhau i fod yn destun trafodaeth.

 

Penderfynwyd derbyn yr Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol ar gyfer 2019/20 a nodi bod y Pennaeth Archwilio a Risg yn fodlon â digonolrwydd ac effeithiolrwydd trefniadau cyffredinol y Cyngor ar gyfer rheoli risg, llywodraethu a rheolaeth fewnol ar yr amod y câi rheolaethau mewnol eu cyflwyno a / neu eu gwella mewn rhai meysydd.

 

NI CHYNIGIWYD UNRHYW GAMAU YCHWANEGOL

Dogfennau ategol: