Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf ar 18 Awst ar waith yr Archwilwyr Mewnol ers yr adroddiad diwethaf i weithgarwch y Pwyllgor Archwilio Mewnol ym mis Chwefror 2020 ynghyd â'r blaenoriaethau ar gyfer y tymor byr i ganolig.

Diweddarodd y Pennaeth Archwilio Mewnol –

•           y Pwyllgor ar y gwaith sicrwydd a gwblhawyd ar gyfer 2019/20 yn cynnwys 3 archwiliad - cyflwynwyd y canlyniadau i gyfarfod y Pwyllgor ym mis Gorffennaf fel rhan o Adroddiad Blynyddol yr Archwiliad Mewnol ar gyfer 2019/20. Oherwydd bod gwasanaethau'n ymwneud yn helaeth ag ymateb i'r argyfwng, gohiriwyd gwaith ar bedwar archwiliad (gweler paragraff 9). Unwaith y bydd staff yn dychwelyd ar ôl cael eu hadleoli, bydd gwaith ar yr archwiliadau hynny'n ailddechrau.

•           Dywedodd fod y Dirprwy Brif Weithredwr ar ran y Tîm Rheoli Ymateb Argyfyngau (TRhYA) yn ystod dyddiau cynnar argyfwng Covid-19, wedi comisiynu Archwilio Mewnol i roi sicrwydd bod trefniadau ymateb brys y Cyngor yn ddiogel, yn gadarn, yn effeithiol ac yn addas at y diben. Adroddwyd am ganlyniad y gwaith hwn mewn dwy ran a rhoddodd Sicrwydd Rhesymol ar gyfer pob un. Codwyd chwe Mater/Risg a adolygwyd y rhain fis yn ddiweddarach a gwelwyd bod pob un wedi derbyn sylw. (Cyflwynwyd copïau o'r adroddiadau ar wahân i aelodau'r Pwyllgor). Mae'r gwaith a gafodd ei gynnwys yn yr adolygiad o'r ymateb brys yn torri tir newydd i'r graddau nad oes unrhyw wasanaeth Archwilio Mewnol arall gan awdurdodau lleol wedi cynnal adolygiad o'r fath. O ganlyniad mae CIPFA wedi gofyn i Wasanaeth Archwilio Mewnol Ynys Môn lunio astudiaeth achos.

•           Esboniodd, oherwydd bod gwasanaethau'n ymwneud yn helaeth ag ymateb i'r argyfwng, fod gwaith i fynd ar ôl camau gweithredu i fynd i'r afael â Materion/Risgiau a godwyd yn flaenorol mewn adroddiadau archwilio wedi'i ohirio o ganlyniad i'r ffaith bod nifer o gamau gweithredu yn hwyr. Mae'r dangosfwrdd 4action yn Atodiad 1 yn dangos, ar 18 Awst, fod 5 o gamau gweithredu Mawr a 6 o gamau gweithredu Cymedrol yn hwyr. Dywedodd ymhellach wrth y Pwyllgor mai dim ond 1 cam gweithredu Mawr sy'n dal yn hwyr ar hyn o bryd a'i fod o fewn Gwasanaeth Dysgu ac yn ymwneud â diffyg monitro lefel cydymffurfio ganolog er mwyn sicrhau bod polisïau a chanllawiau'n cael eu dilyn o ran casglu incwm Ysgolion Cynradd. Hefyd, mae'r camau gweithredu Mawr sy'n weddill wedi gostwng o 19 i 15 gyda chamau gweithredu cymedrol yn dal yn 34.

•           Cyfeiriodd at flaenoriaethau'r Gofrestr Risg Gorfforaethol gan gadarnhau bod 50% o'r risgiau yn y gofrestr risg gorfforaethol yn 2019/20 gyda sgôr risg gweddilliol coch neu ambr wedi'u hadolygu (83% dros gyfnod treigl o 17 mis). Bydd yn rhaid gohirio’r 3 risg sy'n weddill y mae angen eu hadolygu i gwblhau'r trosolwg o risgiau coch ac ambr dros gyfnod treigl o 12 mis hyd nes y caiff capasiti ei adfer, oherwydd yn yr amgylchiadau presennol fe'u hystyrir yn flaenoriaeth isel. Mae'r TrhYA wedi datblygu cofrestr risg ar wahân i gasglu'r risgiau sy'n gysylltiedig â'r pandemig – mae'n cynnwys 35 o risgiau ac mae'r rhain yn flaenoriaeth y bydd Archwilio Mewnol yn canolbwyntio arnynt i roi sicrwydd eu bod yn cael eu rheoli'n effeithiol.

•           Amlinellodd y blaenoriaethau ar gyfer Archwilio Mewnol dros y misoedd nesaf a’u rhannu’n flaenoriaeth uchel, ganolig ac isel gan ystyried argaeledd staff o fewn gwasanaethau eraill yn ogystal â'r adnoddau sydd ar gael i'r Archwilwyr Mewnol. Mae'r eitemau â blaenoriaeth uchel yn cynnwys sicrwydd ar ôl y digwyddiad i asesu'r risgiau sy'n gysylltiedig â llacio polisïau a phrosesau yn ystod yr ymateb brys; Ysgogiad Ariannol NDR – Grantiau Busnes sicrwydd yn dilyn gwneud taliadau i roi sicrwydd bod taliadau wedi'u gwneud i'r sefydliadau cywir a bod ei ddefnydd yn ôl y bwriad; Rheoli'r Risg o Dwyll – Taliadau (Cynnal a Chadw a Thaliadau i Gyflenwyr) yng ngoleuni'r risg gynyddol o dwyll a achosir gan yr hinsawdd bresennol a chydweithio ag ymarfer bob dwy flynedd y Fenter Twyll Genedlaethol.

•           Diweddarwyd y Pwyllgor ar ddarparu adnoddau ar gyfer Archwilio Mewnol a Rheoli Risg o ran recriwtio, adleoli a secondiadau.

Ystyriodd y Pwyllgor yr adroddiad a diolchodd i'r Gwasanaeth Archwilio Mewnol am ei waith yn ystod y cyfnod. Rhoddodd y Pennaeth Archwilio a Risg yr esboniadau pellach canlynol mewn ymateb i gwestiynau gan y Pwyllgor ar y materion a nodwyd –

•           O ran y camau hwyr yn y Gwasanaeth Dysgu o safbwynt monitro lefel cydymffurfio ganolog polisïau a gweithdrefnau mewn perthynas â chasglu incwm ysgolion cynradd, mae staff perfformiad y Gwasanaeth Dysgu wedi bod yn ymwneud yn helaeth â'r canolfannau cymunedol dros y misoedd diwethaf. Mae'r Gwasanaeth bellach yn gweithio ar yr argymhellion sy'n weddill a rhoddwyd sicrwydd i Archwilwyr Mewnol na fydd yn hir cyn i'r materion/risgiau y mae angen mynd i'r afael â nhw gael eu gweithredu.

•           O ran yr archwiliad Sicrwydd Cyfyngedig o wydnwch TG ac a ddylid cyflwyno'r archwiliad dilynol o fis Ebrill 2021, o ganlyniad i'r llu o ddigwyddiadau seiberddiogelwch a chynnydd mewn achosion o dwyll yn erbyn systemau awdurdodau lleol, o fis Ebrill 2021, roedd yr archwiliad yn canolbwyntio ar wydnwch seilwaith TG yn hytrach na threfniadau seiberddiogelwch. Roedd archwiliad mewnol a gynhaliwyd yn flaenorol o'r olaf yn rhoi barn sicrwydd rhesymol. Archwiliwyd gwydnwch y ddarpariaeth TG hefyd fel rhan o'r archwiliad o ymateb brys y Cyngor i Covid-19 a'r newid cyflym i waith digidol ar raddfa fawr yr oedd hynny’n ei olygu, a chanfuwyd ei fod yn gadarn ac yn effeithiol.

Cadarnhaodd y Prif Weithredwr fod y Gwasanaeth TG bellach yn adolygu trefniadau seiberddiogelwch o ran staff ac arbenigedd er mwyn gwella diogelwch ymhellach ar gyfer y dyfodol.

•           O ran pa mor ddigonol yw’r adnoddau i gefnogi gweithio/cyfarfodydd o bell, cadarnhaodd Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd fod trefniadau'n cael eu hadolygu ac y bydd holiadur yn cael ei ddosbarthu i Aelodau i weld beth pa galedwedd a meddalwedd TG sydd eu hangen er mwyn hwyluso/gwella'r modd y cynhelir cyfarfodydd o bell.  

•           Comisiynwyd Cyngor Dinas Salford gan yr Archwilwyr Mewnol i wneud darn o waith i wirio swyddogaeth TG y Cyngor gyda'r bwriad o roi sicrwydd ynghylch effeithiolrwydd a chadernid trefniadau TG y Cyngor ar yr un pryd â sicrhau bod y gwasanaeth yn elwa ar eu gwybodaeth a'u harbenigedd yn y maes hwn.

Penderfynwyd nodi darpariaeth sicrwydd a blaenoriaethau'r Archwilwyr Mewnol wrth symud ymlaen.

NI CHYNIGIWYD UNRHYW GAMAU YCHWANEGOL