Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/ Swyddog Monitro.

Cyflwynwyd adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro yn darparu gwybodaeth am faterion sy'n codi o dan Bolisi Pryderon a Chwynion y Cyngor ar gyfer y cyfnod rhwng 1 Ebrill, 2019 a 31 Mawrth 2020 i'r Pwyllgor eu hystyried. Roedd yr adroddiad hefyd yn cynnwys cwynion gan y Gwasanaethau Cymdeithasol ond dim ond y rhai lle nad oedd yr achwynydd yn ddefnyddiwr gwasanaeth. Ymdrinnir â chwynion defnyddwyr gwasanaethau o dan Weithdrefn Sylwadau a Chwynion y Gwasanaethau Cymdeithasol ac fe'u hadroddir yn flynyddol i'r Pwyllgor Craffu Corfforaethol.

Ar ôl datgan diddordeb rhagfarnol yn y mater hwn, ymneilltuodd Cadeirydd y Pwyllgor o'r cyfarfod tra bod yr eitem yn cael ei thrafod. Daeth yr Is-gadeirydd i'r gadair ar gyfer yr eitem.

Roedd y Prif Weithredwr hefyd wedi datgan diddordeb personol yn y mater hwn ac ymneilltuodd o'r cyfarfod tra bod yr eitem yn cael ei thrafod.

Cyflwynodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro y prif bwyntiau fel a ganlyn –

•           Yn ystod y cyfnod dan sylw yn yr adroddiad, derbyniwyd 136 o bryderon a gwnaed 69 o gwynion gyda dau yn cael eu tynnu'n ôl cyn archwiliad. Felly, ymchwiliwyd i 67 o gwynion ac ymatebwyd iddynt yn ystod y cyfnod hwn. Mae nifer y cwynion a dderbynnir yn aros tua'r un lefel ag yn 2018/19 ac fe'u dangosir yn ôl gwasanaeth yn y tabl yn yr adroddiad. Mae'r Cyngor yn cyhoeddi data cwynion bob mis.

•           O'r 67 o gwynion yr ymdriniwyd â nhw yn ystod y cyfnod, cadarnhawyd 13 yn llawn, cadarnhawyd 5 yn rhannol ac ni chadarnhawyd 49.  Cyfeiriwyd 8 o gwynion a oedd wedi bod drwy'r broses fewnol i sylw Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru a gwrthodwyd pob un o'r 8.

•           Cyfradd gyffredinol yr ymatebion i gwynion a gyflwynwyd o fewn y terfyn amser penodedig (20 diwrnod gwaith) oedd 94%. Deilliodd 8% o'r cwynion a dderbyniwyd (gostyngiad o 9% yn 2018/19) o bryderon a gyfeiriwyd i lefel uwch sy'n parhau i ddangos bod gwasanaethau'n ymdrin yn effeithiol â phryderon a thrwy hynny, yn cyfyngu ar gwynion ffurfiol.

•           Mae'r Polisi Pryderon a Chwynion yn rhoi pwyslais ar ddysgu gwersi o gwynion a gwella gwasanaethau yn sgil hynny. Mae Atodiad 1 i'r adroddiad yn esbonio pa wersi a ddysgwyd ac unrhyw arfer sydd wedi datblygu o ganlyniad i ganfyddiadau'r 13 cwyn a gadarnhawyd a’r 5 cwyn a gadarnhawyd yn rhannol yn ystod 2019/20.

•           Os yw'r achwynydd yn parhau i fod yn anfodlon ag ymateb y Cyngor i gŵyn, mae'r Polisi Pryderon a Chwynion yn cynnwys yr opsiwn o gyfeirio’r gŵyn i sylw Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru. Roedd 20 o gwynion yn berthnasol i'r broses hon o fewn amserlen yr adroddiad a gyflwynwyd i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru – uwchgyfeiriwyd 8 yn dilyn ymatebion ffurfiol o dan Weithdrefn Gwyno'r Cyngor a gwnaed 12 cwyn yn uniongyrchol i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru. Ni chafwyd ymchwiliad i unrhyw un o'r cwynion.

•           Yn ystod 2019/20, derbyniodd Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru un gŵyn cod ymddygiad yn erbyn Cynghorydd Sir ond fe'i caewyd ar ôl asesiad cychwynnol heb unrhyw ymchwiliad.

•           Er nad oedd unrhyw gwynion ffurfiol yn ymwneud ag iaith yn ystod y flwyddyn, derbyniwyd a chofnodwyd 6 mynegiant o bryder yn ymwneud â'r materion a gofnodwyd yn yr adroddiad. Datryswyd pob un o'r 6 mater heb gael eu cyfeirio i lefel uwch fel cwynion ffurfiol.

•           Yn ystod 2019/20, derbyniwyd un pryder chwythu'r chwiban o dan Bolisi Chwythu'r Chwiban y Cyngor ac fe'i nodir yn yr adroddiad. Oherwydd natur sensitif materion o'r fath, dim ond gwybodaeth gyfyngedig y gellir ei datgelu. Diwygiwyd y ddogfen Polisi a Chanllawiau yn ystod mis Mai 2019; cyhoeddwyd y Polisi diwygiedig ym mis Mehefin a daeth yn bolisi Clicio i Dderbyn ar y Porth Polisi ar gyfer staff y Cyngor yn ystod y mis. Y gyfradd gydymffurfio ar 16 Gorffennaf 2019 oedd 89% (855 allan o 960 o staff) ac roedd yn 94% ar 28 Gorffennaf, 2020 (930 allan o 988 o staff)

Wrth ystyried y wybodaeth a gyflwynwyd, cododd y Pwyllgor y materion canlynol -

•           Mwy o eglurder ynghylch y pwynt pan ddaw pryder yn gŵyn. Eglurodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro fod Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru yn diffinio "pryder" fel mynegiant o anfodlonrwydd y gellir ei ddatrys yn y fan a’r lle ar y pwynt cyswllt cyntaf neu'n fuan wedyn. Mae cwyn fel arfer yn fwy difrifol ei natur, yn aml efallai na fydd modd ei ddatrys ac yn gyffredinol bydd angen ymchwilio i'r amgylchiadau cyn y gellir ymateb neu wneud penderfyniad. Y gwahaniaeth hanfodol yw'r elfen o fod yn anodd ei datrys.

•           P’un ai a yw cofnod yn cael ei gadw o ganmoliaethau, mynegiant o werthfawrogiad a/neu adborth cadarnhaol am agweddau ar wasanaeth.  Cadarnhaodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro, er bod gwasanaethau'n casglu data sy'n ymwneud â'r canmoliaethau a dderbyniwyd, nad yw'r wybodaeth yn rhan o'r broses adrodd i'r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu. Pe bai'r Pwyllgor yn dymuno gwneud hynny, gellid cynnwys y wybodaeth fel rhan o'r broses honno. Er mwyn cael darlun cytbwys o foddhad cwsmeriaid â gwasanaethau, roedd y Pwyllgor o'r farn y byddai'n ddefnyddiol cael y wybodaeth hon wrth law.

•           Mwy o eglurder ynghylch y trefniadau ar gyfer ymdrin â materion chwythu'r chwiban sy'n ymwneud â Chynghorau Tref a Chymuned. Eglurodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro fod Polisi Chwythu'r Chwiban Ynys Môn yn adlewyrchu'r gofynion deddfwriaethol ac felly mae'n berthnasol i aelodau staff, contractwyr annibynnol sy'n gweithio i'r Cyngor a gweithwyr a gyflenwir drwy asiantaethau sy'n codi materion. Er ei fod yn agored i unrhyw un wneud cwyn, mae staff, contractwyr a gweithwyr asiantaeth yn cael eu diogelu rhag yr hyn a ddiffinnir o dan y Ddeddf Datgeliad Cyhoeddus fel triniaeth niweidiol o ganlyniad i godi materion neu wneud cwyn chwythu'r chwiban.

•           Y trefniadau ar gyfer sicrhau cydymffurfiaeth 100% ar gyfer derbyn y Polisi Chwythu'r Chwiban diwygiedig o dan bolisi Clicio i Dderbyn ar y Porth Polisi. Eglurodd Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro fod mater parhaus yn ymwneud ag aelodau staff - tua 700 - nad oes ganddynt fynediad i'r Porth Polisi sy'n dibynnu ar Gyfeiriadur Gweithredol y Cyngor am nad ydynt yn defnyddio'r Cyfeiriadur Gweithredol ac felly nad ydynt yn gallu dangos eu bod wedi darllen a derbyn y polisi. Rydym yn chwilio am atebion i'r broblem hon ond nid yw wedi'i datrys ar hyn o bryd oherwydd y goblygiadau ariannol sylweddol. Ar gyfer yr aelodau hynny o staff sydd wedi'u cynnwys yn y Cyfeiriadur Gweithredol ac sy'n gallu defnyddio'r Porth Polisi, cyhoeddir adroddiadau cydymffurfio bob chwe wythnos a byddant ar gael i'r Penaethiaid Gwasanaeth sydd â mynediad i'r Porth ac sy'n gallu monitro lefel cydymffurfio o fewn eu gwasanaethau eu hunain, sefydlu lle mae bylchau ac wedyn dilyn y rheini. Mae cydymffurfiaeth ar gyfer y grŵp hwn o staff yn uchel. Wrth nodi'r esboniad a roddwyd, cydnabu’r Pwyllgor fod y mater cydymffurfio o ran staff heb fynediad i'r Porth Polisi yn risg a gofynnodd am sicrwydd bod y mater yn cael sylw ar y lefel uchaf. Cadarnhaodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro fod y mater yn cael ei ystyried yn gorfforaethol gyda mwy o ffocws wedi’i roi i'r angen am gyfathrebu clir a syml â staff yn sgil argyfwng Covid-19. Fodd bynnag, mae'r gost o fynd i'r afael â'r broblem yn ein hatal a dyma’r prif rwystr o hyd i ddatrys hyn yn effeithiol ar hyn o bryd.

•           P’un ai a oedd unrhyw gamau wedi'u cymryd mewn ymateb i'r pryder chwythu'r chwiban a godwyd fel yr amlinellir yn yr adroddiad gan nodi hefyd yr amser mae’n ei gymryd i'r canlyniadau gael eu hadrodd yn ôl i'r sawl sydd wedi chwythu'r chwiban. Cyfeiriodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro at y crynodeb o'r camau gweithredu o dan y gwersi a ddysgwyd a oedd yn cynnwys paratoi Cynllun Gweithredu gyda’r cynnydd a wneir yn cael ei adolygu'n rheolaidd a'i adrodd i'r Dirprwy Brif Weithredwr.

Penderfynwyd –

•           Derbyn yr adroddiad fel un sy'n rhoi sicrwydd rhesymol bod y Cyngor yn cydymffurfio â'r prosesau sy'n ofynnol o dan ei Bolisi Pryderon a Chwynion a Pholisi/Canllawiau Chwythu'r Chwiban.

•           Derbyn a nodi'r Tabl Gwersi a Ddysgwyd fel yn Atodiad 1 i'r adroddiad fel y'i cyflwynwyd.

CAMAU YCHWANEGOL – Bod y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor) /Swyddog Monitro yn cynnwys data sy'n ymwneud â chanmoliaethau a dderbyniwyd yn adroddiad blynyddol y flwyddyn nesaf.