Eitem Rhaglen

Cyflwyno Datganiad o’r Cyfrifon 2019/20.

Cyflwynwyd adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 yn tynnu sylw at y prif faterion a gododd ers cyflwyno'r Datganiad Cyfrifon drafft i'r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu ar 21 Gorffennaf 2020.

Dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 -

•           Fod Datganiad o Gyfrifon drafft y Cyngor ar gyfer 2019/20 wedi'i gyflwyno i archwilwyr allanol y Cyngor ar gyfer archwilio ar 6 Gorffennaf 2020. Er bod y gwaith archwilio manwl bellach wedi'i gwblhau'n sylweddol, ni fydd yr Archwilwyr Allanol yn gallu rhoi barn archwilio na chyhoeddi ei adroddiad ISA 260 ar y datganiadau ariannol oherwydd bod gwaith adolygu ac adrodd angen ei gwblhau. Mae'r oedi'n deillio o broblem adnoddau o fewn y tîm archwilio a gymhlethwyd gan oedi i archwiliadau'r GIG oherwydd Covid-19.

•           Esboniodd y broses a fyddai'n cael ei dilyn yn absenoldeb barn ac adroddiad yr Archwilydd a fyddai'n golygu, yn amodol ar graffu gan y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu a'r Cyngor Llawn, bod y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 yn arwyddo'r Datganiad o Gyfrifon heb y farn archwilio ac yn cyhoeddi'r Datganiad ar wefan y Cyngor ar neu cyn 15 Medi, 2020 gyda hysbysiad yn esbonio nad yw’r farn archwilio na’r adroddiad ISA 260 ar gael. Y gobaith yw y bydd y farn archwilio a’r adroddiad ar gael cyn gynted â phosibl wedi hynny. O ganlyniad, bydd angen trefnu cyfarfodydd ychwanegol o’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu a chyfarfodydd o’r Cyngor Llawn i adolygu'r cyfrifon eto gyda barn ac adroddiad yr Archwilwyr ac ar ôl iddynt gael eu cymeradwyo gan y Cyngor Llawn, dylient gael eu harwyddo gan y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 a'u cyhoeddi'n derfynol gyda hysbysiad bod yr archwiliad wedi’i gwblhau.

•           Ers i'r cyfrifon drafft gael eu cyhoeddi, tynnodd sylw at y ffaith bod tîm cyfrifyddu'r Cyngor wedi gwneud nifer fach o newidiadau ynghyd â nifer fach o ddiwygiadau i'r nodyn datgeliad fel yr argymhellwyd gan yr archwilwyr allanol (gweler Adran 3 o'r adroddiad). Mae'r newid mwyaf (a nodir ym mharagraff 3.1) yn ymwneud â phrisiad y Gronfa Bensiwn o ganlyniad i ddyfarniad achos McCloud mewn perthynas â darparu amddiffyniad i bobl sy'n ymddeol yn gynnar yn erbyn addasiad i'w pensiwn o ganlyniad i ymddeoliad cynnar. Er bod y newid o ran prisio'r Gronfa Bensiwn yn cael ei adlewyrchu yn y cyfrifon, caiff y rhwymedigaeth pensiwn ei addasu pan gyfrifir y swm sydd i'w godi ar drethiant lleol; felly, er bod newid yng ngwerth y Fantolen o ganlyniad i hyn, nid yw'n effeithio ar gronfeydd cyffredinol wrth gefn y Cyngor.

•           Gofynnodd i'r Pwyllgor gefnogi'r broses ddiwygiedig a gwneud argymhelliad i'r Cyngor gadarnhau bod Datganiad Cyfrifon Terfynol Interim 2019/20 yn cael ei dderbyn a chymeradwyo'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol a'i gyfeirio at y Cyngor Llawn i'w gymeradwyo a’i arwyddo gan Arweinydd y Cyngor a'r Prif Weithredwr.  Mae Llywodraeth Cymru wedi cyhoeddi canllawiau y dylid cwblhau'r broses o gau a chymeradwyo cyfrifon erbyn 30 Tachwedd, 2020 ac yn seiliedig ar gynnydd yr archwiliad hyd yma, roedd yn hyderus y byddai'r amserlen ddiwygiedig yn cael ei bodloni.

Wrth egluro safbwynt yr Archwiliad Allanol llongyfarchodd Mr Ian Howse, Deloitte, Wasanaeth Cyllid y Cyngor ar fodloni'r amserlen statudol wreiddiol ar gyfer cyhoeddi'r cyfrifon drafft a chadarnhaodd mai'r ffaith nad oedd gan yr Archwiliad Allanol ddigon o adnoddau oedd i gyfri am yr oedi i gwblhau'r archwiliad. Mae'r holl waith archwilio wedi'i ddal yn ôl oherwydd y pandemig ac felly rhoddwyd estyniad i'r dyddiad cau gan Lywodraeth Cymru hyd at 30 Tachwedd gan adlewyrchu'r ffaith hefyd nad yw rhai cynghorau wedi cyhoeddi cyfrifon drafft eto. Ni allai weld unrhyw reswm pam na ellid bodloni'r terfyn amser diwygiedig gan fod llawer o'r gwaith archwilio eisoes wedi'i gwblhau. Bydd Archwilio Allanol yn ceisio cwblhau'r gwaith cyn gynted ag y bo'n ymarferol bosibl a lleihau'r effaith ar staff y Gwasanaeth Cyllid o ganlyniad i'r ffaith bod yr archwiliad yn cymryd mwy o amser na'r disgwyl.

Wrth ystyried y sefyllfa, ailadroddodd aelodau'r Pwyllgor ynghyd â'r Aelod Portffolio ar gyfer Cyllid eu gwerthfawrogiad o'r gwaith a wnaed gan staff y Gwasanaeth Cyllid wrth lwyddo i ymateb i'r her o gyhoeddi'r cyfrifon drafft yn unol â'r amserlen statudol wreiddiol. Cododd y Pwyllgor y pwyntiau canlynol ynglŷn â’r wybodaeth a gyflwynwyd -

•           Eglurder ynghylch geiriad paragraff 3.3.3.2 o'r adroddiad naratif sy'n nodi bod balansau'r cronfeydd wrth gefn wedi parhau â'i duedd ddiweddar o leihau o flwyddyn i flwyddyn pan fo’r balans diwedd blwyddyn 2019/20 wedi cynyddu mewn gwirionedd. Cadarnhaodd Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 y byddai'r geiriad yn cael ei ddiwygio.

•           Gan gyfeirio at asedau'r Gronfa Bensiwn, disgrifir bod y rhan fwyaf o'r buddsoddiadau heb eu dyfynnu er gwaethaf y ffaith y dangosir bod 67% o'r buddsoddiadau mewn ecwitïau sy'n awgrymu eu bod yn fuddsoddiadau a ddyfynnir. Eglurodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/ Swyddfeydd Adran 151 y byddai'n egluro'r mater gyda'r Actiwari, Hymans Robertson LLP, gan fod y wybodaeth yn deillio o’u hadroddiad.

•           Gofynnodd yr Is-gadeirydd am restr o asedau'r Cyngor i gael mwy o wybodaeth am reolaeth y Cyngor o asedau i sicrhau eu bod yn cyflawni'r defnydd y mae'r Cyngor yn ei gynnig ar eu cyfer a bod asedau y gellir eu gwireddu i ddarparu incwm i'r Cyngor yn cael eu sicrhau. Eglurodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 fod grŵp Tir ac Asedau'r Cyngor sy'n monitro asedau'r Cyngor yn cael rhestr o dir ac asedau sydd ar gael i'w gwaredu, a’i fod yn cyfarfod yn rheolaidd cyn y pandemig i adolygu'r asedau hynny. Fel rhan o'r broses adolygu, anfonir y rhestr wedyn at aelodau etholedig a oedd, yn ôl yr hyn yr oedd yn ei ddeall, yn cynnwys yr Aelodau Lleyg. Cadarnhawyd hyn gan aelod o'r Pwyllgor gan gyfeirio at e-bost o fis Medi. Cadarnhaodd y Prif Weithredwr fod aelodau etholedig yn cael rhestr fel hon bob mis ac mewn ymateb i sylw gan yr Is-gadeirydd yn cadarnhau nad oedd ganddo unrhyw gof o weld y rhestr, byddai'n cysylltu â Chadeirydd y Grŵp Tir ac Asedau i gadarnhau ei fod ar gael i Aelodau Lleyg y Pwyllgor.

Penderfynwyd –

•           Argymell i'r Cyngor Llawn ei fod yn cadarnhau ei fod yn derbyn Datganiad Cyfrifon Terfynol Interim 2019/20 fel y'i cyflwynwyd yn Atodiad 1 i'r adroddiad i'r Pwyllgor.

•           Cymeradwyo'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol a chyfeirio'r ddogfen at y Cyngor Llawn i'w chymeradwyo ac at Arweinydd y Cyngor a'r Prif Weithredwr i gael ei harwyddo.

•           Nodi y bydd Datganiad Cyfrifon 2019/20 yn dod gerbron y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu a'r Cyngor Llawn eto ac y caiff ei arwyddo eto gan y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 unwaith y bydd y farn a'r adroddiad archwilio wedi'u cwblhau. Adlewyrchir unrhyw newidiadau sy'n deillio o'r adolygiad archwilio yn y Datganiad o Gyfrifon pan gaiff ei gyflwyno i aelodau graffu arno a’i gymeradwyo.

CAMAU YCHWANEGOL-

•           Bod y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Adran 151 Swyddog yn diwygio/egluro'r pwyntiau yn y testun a godwyd o ran geiriad.

•           Bod y Prif Weithredwr yn cadarnhau bod y rhestr asedau ar gael ar gyfer Aelodau Lleyg y Pwyllgor gyda Chadeirydd y Grŵp Tir ac Asedau.