Eitem Rhaglen

Cyflwyno cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 9 Chwefror, 2021.

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 9 Chwefror 2021 a chadarnhawyd eu bod yn gywir.

Yn codi  –

•           Cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio a Risg ei bod wedi bod mewn cysylltiad â'r Tîm Hyfforddi a Datblygu Adnoddau Dynol i ofyn am atgoffa'r aelodau hynny o'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio nad oeddent eto wedi cwblhau'r modiwl E-ddysgu ymwybyddiaeth seiberddiogelwch o'r angen i wneud hynny gan ei fod yn hyfforddiant gorfodol. Mewn ymateb i sylwadau gan Aelodau, cynigiodd ofyn i'r Tîm Hyfforddi a Datblygu Adnoddau Dynol ail anfon y nodyn atgoffa rhag ofn bod rhai Aelodau wedi methu'r nodyn atgoffa gwreiddiol. Er mwyn gwneud mynediad yn haws byddai hefyd yn gofyn i ganllawiau ar gyfer cael mynediad i'r Porth E-Ddysgu drwy liniadur gael eu cynnwys. Derbyniodd y Pwyllgor y cynnig.

CAM GWEITHREDU: Bod y Pennaeth Archwilio a Risg yn gofyn i'r Tîm Hyfforddi a Datblygu Adnoddau Dynol ail anfon y nodyn at aelodau'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn ein hatgoffa o'r angen i gwblhau'r modiwl E-ddysgu Ymwybyddiaeth Seiberddiogelwch os nad ydynt eisoes wedi gwneud hynny, ac i roi arweiniad ar gael mynediad i'r Porth E-Ddysgu drwy liniadur.

•           Cyfeiriwyd at yr oedi wrth ardystio hawliadau Budd-dal Tai a godwyd yn y Crynodeb Archwilio a gyflwynwyd i gyfarfod blaenorol y Pwyllgor - yn benodol a wnaed cynnydd i alluogi'r Adran Gwaith a Phensiynau i ryddhau'r cymorthdaliadau sy'n weddill o tua £5m, ac effaith hyn ar sefyllfa ariannol y Cyngor.

Eglurodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog Adran 151 fod y Swyddog o fewn y Gwasanaeth Cyllid sy'n arwain y gwaith o gwblhau'r hawliadau cymhorthdal hefyd yn ymwneud â chyhoeddi biliau'r Dreth Gyngor sydd wedi cymryd rhan helaeth o fis Mawrth a dechrau mis Ebrill; roedd gweithiwr cymorth asiantaeth a oedd yn helpu gyda'r gwaith profi ar gyfer yr hawliadau cymhorthdal hefyd wedi gadael i wneud swydd arall a olygai fod yn rhaid llenwi'r bwlch hwnnw gan arwain at rywfaint o oedi. Serch hynny, y nod o hyd yw cwblhau cais am gymhorthdal Budd-dal Tai 2018/19 erbyn diwedd mis Mai, 2021 ac mae llythyr barn archwilio allanol wedi’i ddrafftio; mae'r gwaith profi ar hawliadau cymhorthdal 2019/20 wedi'i wneud a bydd yr archwiliad yn cael ei gwblhau unwaith y bydd hawliad 2018/19 wedi'i ardystio. Fodd bynnag, bydd cwblhau cais am gymhorthdal 2018/19 ynddo'i hun yn rhyddhau cyfran sylweddol o gyfanswm y cymorthdaliadau sy'n weddill o £5m a ddelir gan yr Adran Gwaith a Phensiynau. Byddai cwblhau hawliad 2019/20 erbyn diwedd mis Mehefin wedyn yn dod â'r broses yn ôl ar y trywydd iawn. Yna, bydd angen i'r cais drafft am gymhorthdal cyn archwilio ar gyfer 2020/21 gael ei gyflwyno erbyn y dyddiad cau ar 30 Ebrill gyda dyddiad cwblhau'r archwiliad, o 30 Tachwedd 2021; bydd cyrraedd y targedau hyn yn golygu bod y broses hawliadau Cymhorthdal Tai wedi’i diweddaru.

Ychwanegodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151, mewn awdurdodau llai fel Ynys Môn, nad yw bob amser yn bosibl neilltuo nifer o staff ar gyfer gwaith cymhorthdal budd-dal Tai;  a bod gan y swyddog sy’n gyfrifol am hyn yn Ynys Môn ddyletswyddau eraill hefyd. Yn ogystal â hyn, mae'r hawliad Cymhorthdal Tai yn gymhleth ac mae angen gwybodaeth fanwl am sut y caiff yr hawliad ei lunio; felly nid yw'n waith y mae modd i aelod arall o staff ei wneud yn hawdd. Byddai gwallau wrth lunio'r hawliad yn arwain at ymholiadau archwilio a bran maes o law.

Derbyniodd y Pwyllgor y diweddariad a ddarparwyd, a’i nodi.