Eitem Rhaglen

I gyflwyno adroddiad gan y Prif Weithredwr.

Cyflwynwyd adroddiad y Prif Weithredwr mewn perthynas ag ailstrwythuro'r Uwch Dîm Arweinyddiaeth i'w ystyried gan y Pwyllgor Gwaith.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Cynghorydd Dafydd Rhys Thomas, yr Aelod Portffolio ar gyfer Busnes Corfforaethol a nododd ei fod yn adroddiad sy'n delio ag ailstrwythuro arfaethedig yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth a'r newidiadau i'r cyfansoddiad o ganlyniad.

Cyfeiriodd y Prif Weithredwr at y newidiadau i Gyfansoddiad y Cyngor a gymeradwywyd gan y Cyngor ym mis Mawrth 2020 i adlewyrchu ailstrwythuro mewnol yr uwch dîm rheoli gan y cyn Brif Weithredwr yn 2019. Yn dilyn ymadawiad y Prif Weithredwr, penodwyd y Dirprwy Brif Weithredwr yn Brif Weithredwr a phenodwyd y Cyfarwyddwr Lle a Llesiant Cymunedol yn Ddirprwy Brif Weithredwr. Ers mis Tachwedd, 2019 mae rôl y Cyfarwyddwr Lle a Llesiant Cymunedol wedi bod yn wag er gwaethaf dwy ymgyrch hysbysebu allanol. Yn dilyn yr ymgyrch hysbysebu aflwyddiannus gyntaf mae dyletswyddau swydd y Cyfarwyddwr wedi bod yn cael eu cyflawni gan ddau ymgeisydd mewnol, gydag un wedi ei benodi'n Bennaeth Gwasanaeth Dros Dro ar gyfer  Rheoleiddio a Datblygu Economaidd a'r llall wedi ei benodi i arwain ar faterion cynllunio lle. Gwnaed y penodiadau hyn yn y lle cyntaf tan Ebrill, 2020 ond oherwydd y pandemig a'r angen i sicrhau parhad busnes fe'u hestynnwyd hyd at fis Rhagfyr, 2020.

Dywedodd y Prif Weithredwr fod argyfwng y pandemig wedi dangos bod yn rhaid i'r Cyngor fod â swyddogion a chanddynt gymwysterau addas mewn meysydd penodol ar gyfer y dyfodol; mae'r ymateb i'r coronafeirws hefyd wedi dangos yn glir bwysigrwydd cymwyseddau priodol ar gyfer y lefel hon o swyddi. Yn ogystal, mae cyfnod y pandemig hefyd wedi profi pwysigrwydd hanfodol gweithio gyda phartneriaid a chymunedau i adeiladu gwytnwch cymunedol i ddelio â gwahanol heriau, sef heriau y mae swyddogion angen amser digonol a rhesymol i fynd i'r afael â hwy. Mae angen capasiti digonol a theg / cytbwys ar draws yr holl wasanaethau i sicrhau gwytnwch y Cyngor yn y dyfodol o fewn yr haen uwch o reolaeth ac arweinyddiaeth. Er bod trefniadau dros dro wedi gweithio'n dda nid ydynt yn effeithiol yn y tymor hir. Mae'n rhaid gwneud penderfyniad mewn perthynas â'r swydd Cyfarwyddwr a'r swyddi dros dro a grëwyd o ganlyniad i'r methiant i recriwtio i'r rôl honno.

Gyda hyn mewn golwg, cyflwynwyd adroddiad i'r Pwyllgor Penodi ym mis Rhagfyr, 2020 yn gofyn am ei argymhelliad o ran y ffordd orau ymlaen i lenwi'r gwagle yn uwch dîm rheoli'r Cyngor. Yn yr adroddiad hwnnw mynegodd y Prif Weithredwr ei barn broffesiynol mai'r opsiwn gorau fyddai dileu swydd y Cyfarwyddwr a phenodi un Pennaeth Gwasanaeth ar gyfer Rheoleiddio a Datblygu Economaidd a thrwy hynny ddileu'r llwyth gwaith sy'n gysylltiedig â'r uwch Dîm; yn ymarferol, y Dirprwy Brif Weithredwr fyddai'n arwain ar yr agwedd hon ar y swydd yn yr Uwch Dîm. Felly, byddai angen rhoi ystyriaeth i gefnogi rhai o ddyletswyddau'r Dirprwy ac - o dan ei oruchwyliaeth - eu cysylltu â'r elfen Cynllunio Lle o rôl y Cyfarwyddwr. Yr opsiwn symlaf fyddai creu swydd ychwanegol ar Raddfa 9/10 i ddarparu capasiti a gwytnwch i'r strwythur ac i gefnogi'r Dirprwy Brif Weithredwr a'r swydd Pennaeth Rheoleiddio a Datblygu Economaidd sydd newydd ei chreu. Cymeradwyodd y Pwyllgor Penodi'r dull hwn o symud ymlaen a nodir ei benderfyniadau ffurfiol i'r perwyl yn yr adroddiad.

Mae adrannau 5 a 6 yr adroddiad yn nodi'r goblygiadau o safbwynt cyfansoddiadol a'r newidiadau i'w gwneud i adlewyrchu strwythur diwygiedig arfaethedig yr UDA / Penaethiaid Gwasanaeth (ynghlwm fel Atodiad 2 i'r adroddiad, ond yn amodol ar gynnwys y swydd  Pennaeth Gwasanaethau Oedolion sydd wedi'i gadael allan yn anfwriadol o'r strwythur fel y'i dangosir).

Ystyriwyd yr adroddiad gan y Pwyllgor Gwaith  a chadarnhaodd ei fod yn cefnogi'r dull o symud ymlaen fel yr argymhellir gan y Pwyllgor Penodi.

Penderfynwyd argymell i’r Cyngor Llawn ei fod yn – 

•           Nodi argymhellion y Pwyllgor Penodi a chadarnhau:

• Dileu swydd Cyfarwyddwr Lle a Llesiant Cymunedol (swydd sydd hefyd wedi ei hadnabod fel Cyfarwyddwr Rheoleiddio a Datblygu Economaidd yn ystod y broses recriwtio ddiweddar) o Gyfansoddiad y Cyngor;

• Creu rôl barhaol Pennaeth Rheoleiddio a Datblygu Economaidd ac i'r rôl hon gael ei hysbysebu'n allanol;

• Sefydlu a hysbysebu'n allanol swydd newydd, sef Swyddog Strategaeth Gorfforaethol.

•           Cadarnhau cynnwys Atodiad 2, sy'n adlewyrchu'r diwygiadau uchod i strwythur y Cyngor yng Nghyfansoddiad y Cyngor;

•           Cadarnhau ei fod yn cymeradwyo bod y Prif Weithredwr (yn dilyn ymgynghoriad), yn unol â'r awdurdod sydd wedi ei gynnwys yn rhan 3.5.2.11 o'r Cyfansoddiad, ac o ganlyniad i'r newid strwythurol uchod, yn rhannu'r meysydd cyfrifoldeb perthnasol ymhlith yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth a'r Penaethiaid Gwasanaeth, fel bo'r angen.

•           Cadarnhau ei fod yn cymeradwyo bod y Swyddog Monitro, yn unol â'r awdurdod sydd wedi ei gynnwys yn rhan 3.5.3.6.6 o'r Cyfansoddiad, yn diwygio'r Cyfansoddiad (gan gynnwys y cynllun dirprwyo i swyddogion) i adlewyrchu'r penderfyniadau a wnaed gan y Cyngor mewn perthynas â’r newid strwythurol uchod a dosbarthiad y cyfrifoldebau ymhlith yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth a'r Penaethiaid Gwasanaeth fel y gwnaed gan y Prif Weithredwr dan y chweched pwynt bwled uchod.

•           Cadarnhau ei fod yn cymeradwyo bod y Swyddog Monitro yn gwneud unrhyw newidiadau canlyniadol eraill i’r cyfansoddiad i adlewyrchu’r argymhellion uchod.