Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid.

Cyflwynwyd adroddiad Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid yn cynnwys y Cerdyn Sgorio Corfforaethol ar gyfer Chwarter 3 2020/21 i'r Pwyllgor ei ystyried a'i graffu.

Cyflwynodd y Cynghorydd Dafydd Rhys Thomas, Aelod Portffolio Busnes Corfforaethol yr adroddiad oedd yn tynnu sylw at y ffaith bod Cymru, yn ystod Chwarter 3, mewn cyfnod atal byr cenedlaethol am 2 wythnos ar 23 Hydref 2020 a hefyd mewn cyfnod o gyfyngiadau symud cenedlaethol (lefel 4) ar 19 Rhagfyr 2020; mae’r cyfyngiadau symud hyn wedi cael, ac yn parhau i gael effaith ar wasanaethau'r Cyngor. Fodd bynnag, mae'n galonogol nodi bod 88% o'r dangosyddion Perfformiad Iechyd Corfforaethol a gaiff eu monitro yn parhau i berfformio'n dda yn erbyn y targed a'u bod yn Wyrdd neu'n Felen gyda pherfformiad arbennig o dda o ran rheoli absenoldeb staff -  collwyd 4.69 diwrnod am bob gweithiwr cyfwerth ag amser llawn yn y cyfnod yn erbyn targed o 6.91 diwrnod.  Mae’r holl ddangosyddion o dan yr is-bennawd ‘symud i wasanaethau digidol’ wedi perfformio’n well nag yn y blynyddoedd blaenorol yn ystod y pandemig. Ni ellir tanbrisio pwysigrwydd Cyfryngau Cymdeithasol i rannu gwybodaeth a cheisio dylanwadu’n gadarnhaol ar ymddygiadau yn ystod y pandemig – mae sianeli cyfryngau cymdeithasol y Cyngor wedi gweld cynnydd o 8,500 o ddilynwyr o ddiwedd Chwarter 3 2019/20. Ar hyn o bryd mae 15 dangosydd Rheoli Perfformiad (33%) y mae'r gwaith o gasglu data ar eu cyfer naill ai wedi'i ganslo gan Lywodraeth Cymru neu ddim yn cael ei gasglu ar hyn o bryd gan fod adnoddau wedi’u hadleoli i ddelio â'r pandemig – darperir manylion y meysydd yr effeithir arnynt yn adran 4.2 o'r adroddiad. Ar gyfer y dangosyddion sy'n weddill a nodir yn Chwarter 3 (27 dangosydd), mae 74% yn perfformio'n uwch na'r targed neu o fewn 5% i’w targedau. Mae wyth dangosydd yn tanberfformio yn erbyn eu targedau ac fe'u hamlygir fel rhai Coch neu Ambr ar y cerdyn sgorio; mae'r rhain yn ymwneud â Gwarchod y Cyhoedd, Gwasanaethau Plant a Theuluoedd, y Gwasanaeth Tai a'r Gwasanaeth Cynllunio. Ceir gwybodaeth esboniadol yn yr adroddiad ynghyd â mesurau lliniaru arfaethedig. Dylid nodi, fodd bynnag, fod adborth gan asiantau cynllunio lleol yn dangos mai Gwasanaeth Cynllunio Ynys Môn yw'r unig un yn y rhanbarth sy'n parhau ar hyn o bryd i ddarparu gwasanaeth mor agos i'r arfer â phosibl.

Cyfeiriodd Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid at rôl allweddol Gwasanaeth Cyfathrebu'r Cyngor yn ystod y pandemig ac eglurodd fod nifer o ffactorau wedi cyfrannu at y perfformiad gwell o ran rheoli absenoldeb staff e.e. mwy o ymwybyddiaeth o hylendid a chadw at fesurau oherwydd rheoliadau Covid-19 gan arwain at lai o "heintiau a firysau" fel y gwelwyd yn 2020/21 pan lwyddwyd bron iawn i ddileu ffliw. Dywedodd Rheolwr y Rhaglen, Cynllunio Busnes a Pherfformiad fod yr adroddiad yn cynnwys y cyfnod mwyaf ansefydlog gyda dau gyfnod o gyfyngiadau symud a niferoedd cynyddol wedi’u heffeithio gan Covid 19. Felly roedd yn arbennig o galonogol nodi bod y duedd a welwyd yn Ch3 yn y rhan fwyaf o'r meysydd a nodwyd fel rhai Coch wedi gwella ers Ch2.

Wrth drafod yr adroddiad a chydnabod y cyfraniad a wnaed gan staff i gynnal perfformiad mewn cyfnod heriol iawn, cododd y Pwyllgor y pwyntiau canlynol, a chynigiodd Swyddogion a'r Aelodau Portffolio ragor o wybodaeth ac eglurhad -

•           Gofynnwyd am sicrwydd o ran lefel y risg gyhoeddus wrth symud ymlaen mewn perthynas â Dangosydd 10 - canran y busnesau risg uchel a oedd yn destun arolygiadau cynlluniedig a arolygwyd i sicrhau eu bod yn cydymffurfio â deddfwriaeth Hylendid Bwyd (nodwyd fel rhai Coch gyda pherfformiad o 13% yn erbyn targed o 80% sy'n welliant ar y 10% yn Ch2). Eglurodd Pennaeth Dros Dro Rheoleiddio a Datblygu Economaidd fod archwiliadau bwyd wedi'u gohirio gan yr Asiantaeth Safonau Bwyd (ASB) yn ystod y pandemig i gydnabod yr angen i flaenoriaethu'r ymateb i Covid 19; o ganlyniad, mae gallu'r Cyngor i Warchod y Cyhoedd wedi'i ailgyfeirio i'r flaenoriaeth hon. Disgwylir i'r rhaglen arolygiadau ailddechrau ac mae capasiti ychwanegol yn ei le i gefnogi'r gwaith hwn; mae'r Gwasanaeth yn hyderus, wrth i bwysau sy'n gysylltiedig â Covid leddfu, y bydd capasiti pellach yn cael ei ryddhau i ganolbwyntio ar fusnes fel arfer.

•           Cyfeiriwyd at ohirio dangosyddion digartrefedd gan Lywodraeth Cymru a gofynnwyd am eglurder ynghylch pam na ellir mesur nifer y rhai sy’n ddigartref a/neu'r rhai sydd mewn perygl o fod yn ddigartref. Gofynnodd y Pwyllgor ymhellach am drosolwg o sut mae'r Gwasanaeth Tai yn rheoli digartrefedd ar hyn o bryd. Cadarnhaodd Pennaeth Gwasanaethau Tai fod y Gwasanaeth yn parhau i fonitro achosion digartrefedd yn wythnosol; mae'n ymwybodol o nifer y bobl sydd mewn perygl o fod yn ddigartref o fewn 56 diwrnod yn ogystal â nifer yr unigolion sydd, drwy ymyrraeth y Gwasanaeth, wedi'u hatal rhag dod yn ddigartref. Mae'r Gwasanaeth hefyd yn ymwybodol o nifer y bobl mewn llety brys ar unrhyw adeg benodol.

Wrth gydnabod yr ymateb a chael sicrwydd o ymrwymiad y Gwasanaeth i reoli digartrefedd credai'r Pwyllgor ei bod yn bwysig cael dadansoddiad o'r sefyllfa ddigartrefedd yn lleol er mwyn rhoi mwy o eglurder ynghylch sut y mae'r Gwasanaeth yn mynd i'r afael â mater pwysig, a gofynnodd am adroddiad i'r perwyl hwnnw ar gyfer y cyfarfod nesaf.

•           Cyfeiriwyd at wella perfformiad o ran rheoli absenoldeb staff a oedd yn rhagori ar y targed. Cydnabuwyd bod hyn yn rhannol oherwydd y ffordd wahanol o weithio wrth orfod ymateb i'r pandemig yn ogystal â ffactorau eraill fel y nodwyd yn y drafodaeth. Gofynnodd y Pwyllgor am sicrwydd y byddai gwersi’n cael eu dysgu yn sgil beth sydd wedi gweithio wrth ymateb i’r pandemig, wrth symud ymlaen i’r normal newydd, ac na fyddai’n dychwelyd i arferion cyn Covid o reidrwydd, yn enwedig o ran trefniadau gwaith ar ôl Covid. Cadarnhaodd Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid y bydd effaith Covid ar arferion gwaith gan gynnwys ystyriaethau lles ac iechyd meddwl yr holl staff i sicrhau cydbwysedd rhwng gweithio yn y swyddfa a gartref, yn un o'r meysydd a ystyrir wrth gynllunio ar gyfer adferiad a'r normal newydd. Caiff lefelau presenoldeb yn y gwaith eu monitro'n ofalus a chaiff rheolwyr gwasanaeth eu hannog i gynnal sgyrsiau rheolaidd gyda'r staff i sicrhau y gellir delio’n gyflym ag unrhyw broblemau sy’n codi. Edrychir yn ofalus ar unrhyw gamau gweithredu/mesurau a all gyfrannu at wella presenoldeb yn y gwaith.

Ar ôl ystyried yr adroddiad a'r diweddariadau a ddarparwyd gan Swyddogion yn y cyfarfod, penderfynodd y Pwyllgor dderbyn yr adroddiad, nodi'r meysydd y mae'r Uwch Dîm Arweinyddiaeth yn eu rheoli i sicrhau gwelliannau i'r dyfodol ac argymell y mesurau lliniaru fel yr amlinellwyd i'r Pwyllgor Gwaith.

CAMAU YCHWANEGOL A GYNIGIR: Y Gwasanaeth Tai i ddarparu data ar reoli digartrefedd yng nghyfarfod nesaf y Pwyllgor