Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg a roddodd y wybodaeth ddiweddaraf am statws a manylion y risgiau sy'n weddill y mae'r Archwiliad Mewnol wedi'u cyflwyno i'r Pwyllgor eu hystyried.

Adroddodd y Prif Archwilydd ar y prif bwyntiau fel a ganlyn –

•           Mai dyma'r tro cyntaf i adroddiad manwl sy'n amlinellu perfformiad cyffredinol wrth fynd i'r afael â chamau archwilio gael ei gyflwyno i'r Pwyllgor ers gweithredu'r system olrhain 4action newydd sydd wedi'i huwchraddio. Mae'r system newydd wedi bod yn llwyddiannus iawn wrth wella prosesau dilynol ac olrhain gweithredoedd Archwilio Mewnol.

•           Mae'r dangosfwrdd 4action sy'n rhoi cipolwg amser gwirioneddol ar y perfformiad cyfredol wrth fynd i'r afael â chamau gweithredu sy'n weddill wedi'i ddatblygu a'i fireinio. Caiff camau hwyr eu monitro'n barhaus sy’n golygu bod diweddariadau ar unwaith gan reolwyr ar y cynnydd a wneir i fynd i’r afael â nhw.

•           Bod dangosfwrdd gwasanaeth pwrpasol i gynorthwyo Penaethiaid Gwasanaeth a'u timau rheoli i fonitro a rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am eu gweithredoedd hefyd wedi'i ddatblygu. Ar hyn o bryd rydym yn treialu'r dangosfwrdd gyda'r gwasanaeth Adnoddau ac os bydd yn llwyddiannus byddwn yn bwrw ymlaen i'w ddefnyddio'n helaethach ar draws y Cyngor yn ystod 2021-22. Yn anffodus, mae argyfwng Covid-19 wedi cyfyngu ar ein gallu i gyflwyno'r system 4action newydd i wasanaethau a darparu hyfforddiant ac ati fel bod rheolwyr yn gallu defnyddio ei swyddogaethau yn llawn. Wrth i'r pandemig gilio, byddwn yn ailddechrau'r gwaith hwn.

•           Fel ar 31 Mawrth, 2021 roedd 60 o gamau gweithredu sy’n weddill yn cael eu holrhain yn 4action ac mae 20 ohonynt yn cael eu graddio'n rhai "pwysig" (ambr) a 40 yn rhai "cymedrol" (melyn) o ran eu blaenoriaeth risg (fel y dangosir yn Graff 1). Ni chodwyd unrhyw faterion coch yn ystod y flwyddyn ac nid oes unrhyw faterion/risgiau coch sy’n weddill ar hyn o bryd. Mae'r camau gweithredu sy’n weddill rhwng y cyfnod 2014/15 a 2020/21 gyda'r mwyafrif yn ymwneud â'r ddwy flynedd ariannol ddiwethaf. Mae'r hynaf sy'n dyddio'n ôl i 2014/15, yn ymwneud â'r angen am wiriadau annibynnol rheolaidd o adroddiadau cyflogres ac mae'n mynd rhagddo'n dda o ran ei gwblhau. Mae'r camau sy'n weddill o 2016/17 yn ymwneud â'r angen i wasanaethau roi sicrwydd bod eu gweithgarwch caffael yn effeithiol yn y broses flynyddol o herio gwasanaethau. Disgwylir i'r cam gweithredu hwn fod wedi'i gwblhau ar gyfer y broses her gwasanaeth nesaf.

•           Ar hyn o bryd mae dau gam gweithredu sydd wedi cyrraedd eu dyddiad targed ac sydd felly’n hwyr fel y dangosir yn Graff 2. Mae'r cam gweithredu ’hwyr' yn ymwneud â hyfforddiant i staff TG o ran eu cyfrifoldebau pe bai digwyddiad TG yn golygu bod angen cymryd camau adfer. Pennir sut y byddwn yn bwrw ymlaen â’r cam gweithredu hwn unwaith y bydd y camau dilyn-i-fyny ar gyfer archwiliad ffurfiol o Wytnwch TG wedi’i gynnal yn Ebrill 2021. Mae'r camau cysylltiedig "cymedrol" hwyr yn ymwneud â'r angen am wiriadau rheolaidd, annibynnol o adroddiadau cyflogres ac fel y cyfeiriwyd atynt yn flaenorol, mae’r gwaith bellach bron wedi’i gwblhau, ond bydd angen iddo ymsefydlu o fewn y gwasanaeth fel tasg arferol.

•           O ganlyniad i waith Archwilio Mewnol yn 2020/21, codwyd cyfanswm o 21 o faterion/risgiau a oedd yn gofyn am sylw gan reolwyr (Graff 3). O'r rhain, dosbarthwyd 7 yn rhai "pwysig" a 14 yn rhai "cymedrol" (Graff 4). O'r camau gweithredu a godwyd gennym ac a oedd i fod i gael eu cwblhau yn 2020/21, roedd y rheolwyr wedi mynd i'r afael â chwech o rai blaenoriaeth risg gymedrol cyn 31 Mawrth 2021, sy'n cynrychioli perfformiad o 100% yn y maes hwn. Roedd pob un o'r chwech yn ymwneud ag archwiliad hunanasesu Covid-19 a gynhaliwyd gennym yng nghyfnod cynnar y pandemig ym mis Ebrill 2020.

•           Mae Graffiau 5 a 6 yn dangos statws cyfredol pob un o’r camau gweithredu h.y. a ydyn nhw ‘yn cael sylw’, ‘heb gychwyn’ neu ‘wedi cau’ a’u dilysu gan Archwilio Mewnol. Mae Graff 5 yn dangos statws yr holl gamau gweithredu, waeth erbyn pa bryd y cytunodd y rheolwyr i fynd i'r afael â nhw - rhoddwyd sylw i 40% ohonynt ac mae 38% wedi’u dilysu gan y gwasanaeth Archwilio Mewnol. Mae'r 2% sy'n weddill yn ymwneud â chamau gweithredu o archwiliad Gwytnwch TG, y byddwn yn ei ddilyn i fyny'n ffurfiol ym mis Ebrill 2021. Mae a wnelo hanner y camau gweithredu sydd heb ddechrau â dau archwiliad a gwblhawyd tua diwedd y flwyddyn sy’n gysylltiedig â Thaliadau - Cynnal Cyflenwyr a'r Panel Rhiant Corfforaethol na chyrhaeddwyd y dyddiad cwblhau penodol ar eu cyfer eto.

•           Mae Graff 6 yn dangos statws yr holl gamau gweithredu sydd wedi cyrraedd eu dyddiad targed. O'r rhain, mae'r rheolwyr wedi rhoi sylw i fwy na 90% gyda gwaith ar y gweill ar gyfer y gweddill. Weithiau caiff dyddiadau targed eu hymestyn ond dim ond os yw gwasanaethau'n gallu dangos rheswm dilys dros yr estyniad. O ganlyniad i argyfwng Covid 19 mae nifer o derfynau amser wedi'u hymestyn ar gyfer gwasanaethau y mae eu blaenoriaeth dros y 12 mis diwethaf wedi canolbwyntio ar ymateb i'r pandemig.

Wrth drafod yr adroddiad cododd y Pwyllgor y materion canlynol –

•           Er eu bod yn cydnabod bod gwaith yn mynd rhagddo ar gamau gweithredu sy'n weddill nad ydynt wedi'u cwblhau'n llawn eto, roedd y Pwyllgor yn siomedig o glywed bod un o’r camau hynny'n dyddio'n ôl i 2014/15 ac un arall i 2016/17; gofynnodd y Pwyllgor am eglurder ynghylch esboniad y rheolwyr am beidio â mynd i'r afael yn llawn â'r materion hyn ar y sail po hiraf y bydd y materion hyn heb eu datrys, y mwyaf yw'r risg y byddant yn datblygu’n rhywbeth mwy.

Eglurodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod y camau sy'n weddill o 2014/15 yn ymwneud â'r Gyflogres sydd wedi bod yn destun ailstrwythuro er amser hir. Er bod y camau sy'n weddill yn ymwneud â rheolaeth sy'n ei gwneud yn ofynnol i gynnal gwiriadau annibynnol rheolaidd o adroddiadau cyflogres bellach ar waith, mae angen i'r gwasanaeth Archwilio Mewnol fod yn fodlon bod y dasg hon wedi ymsefydlu mewn gwaith cyflogres o ddydd i ddydd dros gyfnod o amser. Mae'r camau sy'n weddill o 2016/17 yn ymwneud â chaffael ac mae'n deillio o archwiliad caffael a gynhaliwyd rai blynyddoedd yn ôl a oedd yn awgrymu nad oes gan y Cyngor unrhyw ddull ar gyfer mesur effeithiolrwydd ei weithgarwch caffael. O ganlyniad i edrych ar sut y gwnaeth cynghorau eraill ymgymryd â'r dasg hon a’r ffaith bod Llywodraeth Cymru wedi dweud bod angen llunio adroddiad ond yna’n dweud nad oedd angen gwneud hynny, mae wedi cymryd amser i benderfynu ar y ffordd orau o roi sicrwydd i'r Cyngor ynghylch effeithiolrwydd ei weithgarwch caffael. Cytunwyd maes o law â'r Rheolwr Caffael a'r Swyddog Adran 151 mai'r dull ar gyfer gwneud hynny fyddai drwy'r broses herio gwasanaethau lle byddai'n rhaid i wasanaethau yn ystod y broses honno roi sicrwydd bod eu gweithgarwch caffael yn effeithiol. Collwyd y cyfle i brofi'r dull ym mhroses herio gwasanaethau'r llynedd a gan mai unwaith y flwyddyn y cynhelir y broses, bu'n rhaid ei gohirio tan y broses her gwasanaeth nesaf yn yr hydref.

•           O safbwynt achosion lle mae adolygiad archwilio yn codi materion ar draws yr ystod o lefelau blaenoriaeth risg mawr, cymedrol a bach, dylid rhoi mwy o amlygrwydd i'r prif faterion ac, os oes angen, eu dwyn ymlaen i weithredu arnynt ar y sail os gadewir nhw am gyfnod o amser mae perygl y bydd yr ysgogiad a'r cymhelliant i fynd i'r afael â'r materion hynny'n lleihau. Os felly, mae angen edrych o’r newydd a/neu ailasesu camau gweithredu yn hytrach na dim ond ailedrych arnynt.

Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod y gwasanaeth Archwilio Mewnol yn cymryd pob risg/mater a godwyd a'r camau rheoli a gynigir i fynd i'r afael â nhw ar sail yr hyn a nodir a chytunir ar ddyddiad gweithredu gyda'r rheolwyr – mewn rhai achosion mae'r rheolwyr yn or-optimistaidd wrth amcangyfrif yr amser a gymerir i fynd i'r afael yn llawn â mater a godwyd ac fe'i cynghorir ar amserlen gyraeddadwy. Gall y broses ddemocrataidd, yn enwedig os oes newid mewn polisi ac ymgynghori’n digwydd, gymryd amser ac mewn achosion lle caiff systemau eu hailgynllunio neu wasanaethau eu hailstrwythuro, fel yn y Gyflogres, gall y broses gymryd mwy o amser. Er bod Archwilio Mewnol yn gwahaniaethu rhwng risgiau/materion mawr a chymedrol, rhoddir yr un amlygrwydd i'r ddau pan gânt eu dilyn i fyny gan y rheolwyr. Er bod Archwilio Mewnol yn ceisio mynd ar drywydd pob cam gweithredu sy'n weddill i sicrhau eu bod yn cael eu cwblhau, ni fyddai’n caniatáu i gamau gweithredu mewn perthynas â materion/risgiau a ystyrir yn flaenoriaeth risg fawr fod yn destun oedi hirfaith. Fel y nodir yn yr adroddiad, mae'r "hen" gamau gweithredu sy'n dyddio'n ôl i 2014/15 a 2016/17 yn cael eu graddio'n rhai "cymedrol" o ran blaenoriaeth risg.

Ychwanegodd y Pennaeth Archwilio a Risg, pan gyflwynwyd y system olrhain 4action newydd, fod tua 380 o argymhellion hanesyddol wedi'u hasesu'n unigol a barnwyd bod 60 yn ddigon pwysig i'w dwyn ymlaen ar gyfer monitro a dilyn i fyny parhaus.

Cadarnhaodd y Prif Archwilydd nad oes unrhyw risgiau/materion o bwys mawr sy'n fwy na blwyddyn oed.

Wrth ystyried pa mor aml y dylid cyflwyno adroddiad manwl ar faterion sy'n weddill a risg a godir gan y gwasanaeth Archwilio Mewnol i'r Pwyllgor, arweiniwyd yr Aelodau gan gyngor y Pennaeth Archwilio a Risg a oedd o'r farn y byddai adroddiad bob chwe mis yn bodloni'r gofynion o ran cyfrifoldebau llywodraethu'r Pwyllgor ac y byddai modd ei gyflawni hefyd o fewn llwyth gwaith presennol y tîm Archwilio Mewnol.

Penderfynwyd –

•           Nodi cynnydd y Cyngor wrth fynd i’r afael â’r Materion/Risgiau Archwilio Mewnol sydd angen sylw.

•           Bod adroddiad manwl ar y Materion/Risgiau Archwilio Mewnol sydd angen sylw yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor ddwywaith y flwyddyn.

NI CHYNIGIWYD UNRHYW GAMAU YCHWANEGOL