Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg a oedd yn cynnwys y Strategaeth Archwilio Mewnol ddrafft ar gyfer 2021/22 i'r Pwyllgor ei ystyried.

Tynnodd y Pennaeth Archwilio a Risg sylw at elfennau allweddol canlynol y Strategaeth Archwilio –

•           Y cyd-destun presennol lle mae amgylchiadau digynsail pandemig y coronafeirws byd-eang wedi llunio'r rhagolygon ar gyfer 2021/22 gan arwain at ailffocysu blaenoriaethau.

•           Mabwysiadu dull ystwyth sy'n seiliedig ar risg o ddarparu archwiliadau sy'n golygu y bydd gweithgarwch archwilio mewnol yn cyd-fynd â'r cofrestrau risg corfforaethol. Mewn gweithgarwch archwilio ystwyth mae gweithgarwch yn seiliedig ar risgiau ac anghenion y sefydliad; canolbwyntir ar gydweithredu a chyfathrebu rhwng y tîm archwilio a rhanddeiliaid, mae'r flaenoriaeth ar gyflymder ac effeithlonrwydd sy'n arwain at broses symlach ac archwilio cyflymach.

•           Defnyddio'r model tair llinell (Llinell gyntaf - swyddogaethau gweithredol; ail linell - swyddogaethau sy'n cefnogi, monitro a hwyluso e.e. Cyfreithiol, Sicrhau Ansawdd, Diogelwch Gwybodaeth; trydedd linell - swyddogaethau sy'n rhoi sicrwydd annibynnol e.e. rheoleiddwyr mewnol ac allanol) fel fframwaith i ddod â ffynonellau sicrwydd at ei gilydd.  Bydd yr Archwiliad Mewnol yn gweithio gyda'r llinell gyntaf a'r ail linell i ddarparu’r sicrwydd hwn a bydd Tîm Busnes a Pherfformiad Corfforaethol y Cyngor yn cefnogi Datganiad Llywodraethu Blynyddol y Cyngor.

•           Mae canolbwyntio ar yr hyn sydd bwysicaf i'r Cyngor yn golygu mai'r rhan fwyaf o weithgarwch Archwilio Mewnol fydd adolygiad o'r risgiau gweddilliol coch ac ambr ar y Gofrestr Risg Gorfforaethol gan gynnwys y saith maes risg a restrir yn yr adroddiad lle mae'r Cyngor wedi asesu'r risg gynhenid a gweddilliol fel risgiau Coch.

•           Adolygu'r gwaith o reoli cofrestr risg Covid-19 er mwyn sicrhau bod yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth yn parhau i reoli’r risgiau sy'n gysylltiedig â'r pandemig yn effeithiol.

•           Rheoli'r risg o dwyll sydd wedi'i waethygu gan y pandemig presennol. Yn ystod 2021/22 bydd y gwasanaeth Archwilio Mewnol yn darparu hyfforddiant a phecyn e-Ddysgu i godi ymwybyddiaeth a darganfod twyll yn y sefydliad; ymgymryd â gweithgareddau i fynd i'r afael â thwyll, atal llwgrwobrwyo a llygredd, atal gwyngalchu arian ac atal ariannu terfysgaeth. Byddwn yn diweddaru'r Cynllun Ymateb i Dwyll yn unol â hynny..

•           Cynnal adolygiadau o feysydd mewn ymateb i asesiad Penaethiaid Gwasanaeth o faterion risg a rheoli cyfredol fel yr amlinellir yn yr adroddiad.

•           Ailddechrau gwaith a nodwyd ac a gynlluniwyd cyn y pandemig pan gafodd adnoddau mewnol eu hadleoli a chanolbwyntio ar gefnogi'r ymateb brys.

•           Parhau i weithredu'r broses ddilynol a sefydlwyd i sicrhau bod y rheolwyr wedi mynd i'r afael yn effeithiol â'r risgiau a godwyd gan y gwasanaeth Archwilio Mewnol.

•           Gweithredu cyfres symlach o fesurau perfformiad i bennu effeithiolrwydd gwaith yr Archwiliad Mewnol.

•           Ymrwymo i hyfforddi a datblygu staff y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn barhaus. Mae'r tîm yn parhau i gynnwys llawer iawn o brofiad archwilio mewnol ac allanol ynghyd â chymysgedd ardderchog o gymwysterau proffesiynol. Mae trosiant staff yn parhau i fod yn broblem er gwaethaf ymarfer recriwtio diweddar. Fodd bynnag, mae'r profiad a gafwyd y llynedd wedi rhoi cyfle gwerthfawr i ddysgu ac, ynghyd â thîm newydd ac ymroddedig a meddalwedd olrhain gweithredu newydd, mae wedi rhoi'r Gwasanaeth Archwilio Mewnol mewn sefyllfa dda i gyflawni ei strategaeth.

Wrth drafod yr adroddiad a'r strategaeth, gwnaeth y Pwyllgor y pwyntiau canlynol –

•           O ran y risg goch ddynodedig mewn perthynas â'r gostyngiad gwirioneddol yng nghyllid y Cyngor a'r effaith bosibl ar wasanaethau, blaenoriaethau a gwydnwch ariannol y Cyngor, cyfeiriwyd at yr her gyfreithiol i benderfyniad Cyngor Gwynedd i godi ei bremiwm treth gyngor ar ail gartrefi i 100%. Pe bai'r her yn llwyddiannus, roedd y Pwyllgor am wybod a oedd goblygiadau i'r Cyngor hwn o ran gorfod ad-dalu premiymau a dalwyd ac a oes angen ei nodi fel risg.

Dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 ei fod yn deall bod yr her gyfreithiol wedi'i gosod ar y sail bod y cynnydd yn y premiwm ail gartrefi a gymeradwywyd gan Gyngor Gwynedd yn annheg ac yn gwahaniaethu. Mae Deddf Tai Cymru 2014 yn caniatáu i awdurdodau lleol godi premiwm o hyd at 100% o gyfradd safonol y dreth gyngor ar gartrefi gwag hirdymor ac ail gartrefi yn eu hardaloedd sy'n golygu bod Cyngor Gwynedd felly wedi gweithredu o fewn ei hawliau cyfreithiol. Bydd llys yn debygol o edrych ar y broses o wneud y penderfyniad a'r broses ymgynghori a gynhaliwyd. Dywedodd Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 fod y Pwyllgor Gwaith yn Ynys Môn wedi penderfynu y bydd y Cyngor yn ymgynghori dros fisoedd yr haf ar gynyddu'r premiwm ar gyfer ail gartrefi yn ei ardal ac wrth wneud hynny bydd yn ystyried sut y cynhaliwyd y broses ymgynghori gan Gyngor Gwynedd. Pe bai dyfarniad cyfreithiol ar degwch proses Cyngor Gwynedd yn cael ei wneud yn y cyfamser, yna byddai Ynys Môn yn ystyried hynny cyn dechrau neu gwblhau ei phroses ymgynghori ei hun a diwygio lefel y premiwm.

•           O ran y Gofrestr Risg Gorfforaethol, y rhesymeg dros ddynodi Gwywiad yr Onnen a Thlodi fel risgiau cynhenid coch.

Eglurodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod Gwywiad yr Onnen yn cael ei ystyried yn fater o bwys o ystyried nifer y coed yr effeithir arnynt ac y bydd yn rhaid eu torri yn ystod y 15 mlynedd nesaf. Mae llawer ohonynt mewn ardaloedd lle mae nifer uchel o bobl wrth ymyl adeiladau, priffyrdd ac eiddo preifat. Mae'r mater wedi'i godi fel risg uchel gan yswirwyr y Cyngor ac mae'r Cyngor wedi dynodi Swyddog penodol i ymchwilio i'r mater. Er bod Tlodi fel risg wedi'i dynodi'n wreiddiol fel Cyflwyno Diwygio Lles, penderfynwyd ehangu cwmpas y risg o ddiwygio lles fel achos i gynnwys effeithiau ehangach tlodi ar les unigolion a'r effaith ar wasanaethau'r Cyngor a'u gallu i gefnogi pobl mewn tlodi.

•           P’un ai a roddwyd ystyriaeth i'r newidiadau i gyfrifoldebau'r Pwyllgor y mae Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 yn eu cyflwyno ac unrhyw effaith ddilynol ar weithgarwch Archwilio Mewnol wrth ddatblygu’r strategaeth Archwilio Mewnol.

Eglurodd y Pennaeth Archwilio a Risg, er na allai feddwl ar unwaith am unrhyw ffordd y byddai'r ddeddfwriaeth newydd yn effeithio ar weithgarwch Archwilio Mewnol pe byddai, ar ôl myfyrio, yn ystyried fel arall, byddai'n adrodd yn ôl ac yn cynghori yn unol â hynny. 

Penderfynwyd cymeradwyo’r Strategaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2021/22 a chadarnhau bod y dull a’r blaenoriaethau a amlinellir ynddi yn bodloni anghenion sicrwydd y Cyngor.

NI CHYNIGIWYD UNRHYW GAMAU YCHWANEGOL