Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg yn diweddaru gweithgarwch y Pwyllgor Archwilio Mewnol ar 6 Ebrill 2021 i'w ystyried. Darparodd yr adroddiad grynodeb o'r archwiliadau a gwblhawyd ers yr adroddiad diwethaf i'r Pwyllgor ym mis Chwefror, 2021. Hefyd rhoddwyd gwybodaeth am y llwyth gwaith presennol a'r blaenoriaethau ar gyfer y tymor byr i ganolig wrth symud ymlaen yng nghyd-destun cynnal dull ystwyth er mwyn diwallu anghenion y Cyngor mewn amgylchedd risg a rheoli sy'n newid yn barhaus.

Diweddarodd y Pennaeth Archwilio Mewnol a Risg y Pwyllgor mewn perthynas â'r canlynol –

•           Y gwaith sicrwydd a gwblhawyd ers y diweddariad diwethaf gan gyfeirio at y tabl ym mharagraff 4 o'r adroddiad a oedd yn cynnwys un archwiliad y cyhoeddwyd adroddiad terfynol ar ei gyfer. Mae hyn yn ymwneud ag Archwiliad Thematig o Ysgolion Cynradd - Casglu Incwm - Ail Archwiliad Dilyn-i-Fyny a arweiniodd at farn sicrwydd rhesymol heb nodi unrhyw risgiau/materion.

•           Gwaith ar y gweill fel y dangosir gan y tabl ym mharagraff 5 o'r adroddiad sy'n cynnwys tri archwiliad sydd ar y gweill mewn meysydd sy'n ymwneud â TG (ar y cyd â Chyngor Dinas Salford); nodi anfonebau dyblyg ac adennill taliadau dyblyg a rheoli argyfwng (sicrwydd llinell flaen). Mae'r archwiliadau hyn yn deillio o gais Swyddog a/neu am eu bod yn gysylltiedig â Covid-19 ac yn cael eu hystyried yn risg uchel ac yn cael blaenoriaeth i'w cwblhau fel eu bod yn cefnogi'r Farn Archwilio Mewnol Blynyddol ar gyfer 2020/21. Disgwylir i ganfyddiadau'r archwiliad gael eu hadrodd i gyfarfod y Pwyllgor ym mis Mai (mae'r cyfarfod ym mis Mehefin wedi'i glustnodi ar gyfer ystyried Datganiad Cyfrifon drafft 2020/21).

•           Gwaith a ddygwyd ymlaen i 2021/22 sy'n cynnwys y pedwar archwiliad a nodir o dan baragraff 6 o'r adroddiad - Gosod Tai; Tai - Digartrefedd; Adennill Dyledion i’r Cyngor a Thaliadau Gofal Arbennig i'r Gweithlu Gofal Cymdeithasol.

•           Y camau sy’n weddill ar 6 Ebrill fel y'u dangosir yn y dangosfwrdd 4action yn Atodiad 1 yr adroddiad. Ehangir arnynt mewn adroddiad ar wahân o dan eitem 4 ar yr agenda.

•           Mae gwaith ymchwilio yn darparu cymorth yn benodol gyda thri ymchwiliad ar gais Adnoddau Dynol. Mae dau ohonynt bellach wedi'u cwblhau ac un sy'n parhau.

Wrth ystyried y wybodaeth cododd y Pwyllgor y pwyntiau canlynol –

•           Y rhesymeg dros ymgysylltu â Chyngor Dinas Salford i gynorthwyo gyda'r archwiliad TG pan fyddai disgwyl i awdurdod lleol arall yng Nghymru fod yn fwy cyfarwydd â systemau, prosesau a threfniadau Archwilio Mewnol y Cyngor.

Eglurodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod yr archwiliad TG yn faes technegol iawn ac nad oes llawer o archwilwyr TG medrus ar gael. Mae Cyngor Dinas Salford wedi sefydlu ei hun dros nifer o flynyddoedd fel arbenigwr yn y maes hwn ac mae ganddo Archwilwyr Mewnol ymroddedig sydd wedi'u hyfforddi ym maes TG. Mae'n cynnig gwasanaeth ar gyfer pob cyngor yng Ngogledd Orllewin Lloegr ac mae Ynys Môn wedi defnyddio ei arbenigedd yn flaenorol, fel y mae cynghorau eraill yng Ngogledd Cymru. Mae'r Gwasanaeth Archwilio Mewnol wedi cyrraedd eithaf ei allu o ran TG ac mae Ynys Môn yn awdurdod rhy fach i gael ei weithwyr archwilio proffesiynol ei hun, sy'n wir am y rhan fwyaf o dimau Archwilio Mewnol awdurdodau lleol yng Nghymru. Mae'r archwiliad yn cael ei gynnal ar sail gydweithredol sy'n golygu, yn ogystal â helpu Cyngor Dinas Salford i gyflawni'r archwiliad, y bydd y tîm Archwilio Mewnol yn dysgu o'r ymgysylltu.

•           A yw'r swyddogaeth Archwilio Mewnol wedi'i staffio'n ddigonol i allu ymdopi â'i llwyth gwaith presennol, yn enwedig yng ngoleuni'r risgiau ychwanegol y mae'r pandemig wedi'u creu sy'n gofyn am oruchwyliaeth archwilio mewnol.

Derbyniodd y Pennaeth Archwilio a Risg ei bod wedi bod yn flwyddyn heriol ac mae'r Gwasanaeth wedi cefnogi'r Cyngor yn ei ymateb i argyfwng Covid-19 gydag un aelod o'r tîm yn cael ei adleoli i'r prosiect Profi ac Olrhain ac un arall i'r prosiect Grantiau Cymorth Busnes a ddaeth ag elfen o sicrwydd i'r broses honno. Mae un aelod arall o'r tîm yn parhau i fod ar secondiad i'r Gwasanaeth Cyfrifeg tan ddiwedd mis Awst, 2021. Er bod y ffaith bod un aelod o'r tîm yn gweithio mewn adran arall yn cael effaith, gall hefyd dalu ar ei ganfed drwy'r wybodaeth, y sgiliau a'r profiad ychwanegol y gall yr aelod o'r tîm eu defnyddio wedyn ar ôl dychwelyd at y tîm.  Mae'r Gwasanaeth Archwilio Mewnol wedi addasu ei waith yn ystod y flwyddyn ddiwethaf er mwyn helpu'r Cyngor i ymateb i argyfwng Covid 19 a pharhau i ddarparu gwasanaethau rheng flaen yn ystod y cyfnod hwnnw. Bydd Archwilio Mewnol yn parhau i fod yn hyblyg yn y flwyddyn i ddod a bydd yn blaenoriaethu ei waith yn unol ag anghenion y Cyngor.

Penderfynwyd nodi darpariaeth sicrwydd a blaenoriaethau Archwilio Mewnol wrth symud ymlaen.

NI CHYNIGIWYD UNRHYW GAMAU YCHWANEGOL