Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad Cadeirydd y Pwyllgor.

Cyflwynwyd Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar gyfer 2020/21 i'w gymeradwyo gan y Pwyllgor. Mae'n ofynnol i'r Pwyllgor gyflwyno adroddiad i'r rhai sy'n gyfrifol am lywodraethu h.y. y Cyngor Sir o asesiad o’i berfformiad ar ei weithgareddau yn ystod y flwyddyn i ddangos sut mae'r Pwyllgor wedi cyflawni ei gyfrifoldebau. Mae'r adroddiad yn amlinellu gwaith y Pwyllgor yn ystod 2020/21 a sut y mae wedi ymgymryd â'i gyfrifoldebau ar gyfer adolygu'r meysydd allweddol o fewn ei gylch gwaith.

Cyfeiriodd y Pennaeth Archwilio a Risg at wall yn Atodiad A i'r adroddiad sy'n nodi amlder cyfarfodydd a phresenoldeb yr Aelodau, o ran y cyfanswm a oedd yn bresennol yng nghyfarfodydd 1 Rhagfyr, 2020 a 9 Chwefror 2021 lle mae'r Cynghorydd Robin Williams (Aelod Portffolio Cyllid ond nid aelod o'r Pwyllgor) wedi'i gynnwys yn anfwriadol yn y niferoedd presenoldeb.

Wrth adolygu'r adroddiad, gwnaed y pwyntiau/awgrymiadau canlynol gan yr Is-gadeirydd –

·         Eglurhad o baragraff 6 o dan y pennawd Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2019/20 a pherthnasedd y cyfeiriad at adroddiad yr Archwiliad Allanol ar y Datganiadau Ariannol i'r pwnc dan sylw. Eglurodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod y Datganiad Llywodraethu Blynyddol yn cael ei gyhoeddi fel rhan o'r Datganiadau Ariannol sy'n adlewyrchu gweithgareddau ariannol yr Awdurdod a sut y mae'n gwario ei arian ac felly'n dangos sut y caiff llywodraethu ariannol ei arfer gan y Cyngor o fewn y fframwaith llywodraethu ehangach.

·         O ran paragraff 15 lle mae'n cyfeirio at gais y Pwyllgor am ymateb gan y Pennaeth Gwasanaeth perthnasol i'r gostyngiad o flwyddyn i flwyddyn yn lefel cydymffurfiaeth staff o ran derbyn polisi’r gwasanaeth, a chynnwys yr ymateb os cafwyd ac os na chafwyd, dweud hynny. Cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio a Risg y byddai'n mynd ar drywydd y mater i gadarnhau a dderbyniwyd ymateb ai peidio.

·         Ailadrodd o ran amlder cyfarfodydd ym mharagraffau 66 a 67. Eglurodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod paragraff 66 yn cyfeirio at Ganllawiau CIPFA sy'n nodi y dylai'r Pwyllgor gyfarfod yn rheolaidd ac mae paragraff 67 yn cyfeirio at gylch gorchwyl y Pwyllgor sy'n ei gwneud yn ofynnol iddo gyfarfod o leiaf bedair gwaith y flwyddyn.

·         Newid "Aelodaeth" am "Aelodau" ym mrawddeg gyntaf paragraff 71.

·         Ym mharagraff 7, ychwanegu bod y Cyngor wedi penderfynu diwygio'r Cyfansoddiad er mwyn lleihau nifer yr aelodau lleyg sy'n ofynnol ar y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio o ddau i un. 

Manteisiodd y Cadeirydd ar y cyfle i ddiolch i'w gyd-aelodau a staff y gwasanaethau Cyllid ac Archwilio Mewnol am eu cefnogaeth a'u cyfraniad i waith y Pwyllgor yn ystod blwyddyn anodd. Talodd deyrnged bellach i staff y Gwasanaeth Cyllid am eu gwaith yn gweinyddu a phrosesu grantiau cymorth busnes Llywodraeth Cymru yn ystod y pandemig a oedd yn ychwanegol at eu gwaith o ddydd i ddydd.

Penderfynwyd cymeradwyo Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar gyfer 2020/21 cyn ei gyflwyno i gyfarfod y Cyngor Sir ar 7 Medi 2021.