Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Trawsnewid.

Cyflwynwyd adroddiad Pennaeth y Proffesiwn (Adnoddau Dynol) a Thrawsnewid a oedd yn cynnwys adroddiad terfynol y cerdyn sgorio ar gyfer 2020/21 i'r Pwyllgor ei ystyried. Mae'r cerdyn sgorio yn dangos sefyllfa'r Cyngor yn erbyn ei amcanion gweithredol fel yr amlinellwyd ac y cytunwyd arno yn gynharach yn y flwyddyn.

Cyflwynodd y Cynghorydd Dafydd Rhys Thomas, Aelod Portffolio Busnes Corfforaethol yr adroddiad yn tynnu sylw at y ffaith bod Cerdyn Sgorio Chwarter 4 yn dod ag un o'r cyfnodau anoddaf ym mywyd y Cyngor hwn i ben. Yn ystod Chwarter 4, parhaodd Cymru i fod mewn cyfyngiadau symud cenedlaethol a gwelodd yr Ynys ei nifer uchaf o achosion cadarnhaol o Covid 19 yn ogystal ag ymlediad ar Ynys Cybi. O ganlyniad i ymateb ac ymyrraeth amlasiantaethol, llwyddwyd i reoli’r sefyllfa'n gyflym, gan osgoi unrhyw ledaeniad cymunedol pellach i rannau eraill o Ynys Môn. Yn y cyd-destun hwn y paratowyd adroddiad Chwarter 4 ac mae'n adnodd allweddol i fonitro llwyddiant busnes arferol y Cyngor.

Gan gyfeirio at feysydd perfformiad penodol, cadarnhaodd yr Aelod Portffolio Busnes Corfforaethol fod pandemig y Coronafeirws wedi cael effaith sylweddol ar y ffordd arferol y caiff gwasanaethau eu darparu gan y Cyngor ac felly nid yw'r perfformiad ariannol yn adlewyrchu'r hyn a fyddai'n digwydd mewn blwyddyn arferol. Mae'r tanwariant o £4.197m i'w groesawu ac mae'n cryfhau sefyllfa ariannol y Cyngor ond gallai'r sefyllfa newid yn enwedig gan fod disgwyl i'r galw am wasanaethau gynyddu yn dilyn y pandemig. Yn y meysydd hynny lle mae perfformiad wedi dirywio neu’n is na’r targed, mae Covid19 wedi bod yn ffactor sydd wedi cyfrannu’n sylweddol fel y dangosir yn yr adroddiad. I'r gwrthwyneb, mae'r pandemig a'r gorchymyn i bawb weithio gartref wedi arwain at welliant amlwg yn lefel absenoldeb staff gyda 6.68 diwrnod yn cael eu colli i absenoldeb fesul CALl yn ystod y flwyddyn yn erbyn targed o 9.75 diwrnod a gollwyd fesul CALl. Mae llai o gyswllt ag eraill wedi arwain at lefel salwch tymor byr o ddim ond 1.94 diwrnod yn cael eu colli oherwydd absenoldeb fesul CALl drwy gydol y flwyddyn. Mae'r defnydd o dechnoleg wedi bod yn allweddol er bod nifer y taliadau ar-lein ar gyfer y gwasanaeth biniau gwyrdd yn siomedig. Daeth llinellau ffôn y Cyngor o dan bwysau arbennig am gyfnod bryd hynny ac mae gwersi wedi'u dysgu o'r profiad gyda'r bwriad o wella'r broses y flwyddyn nesaf. Er iddi fod yn flwyddyn anodd mae perfformiad ar y cyfan wedi bod yn dda a diolch i holl staff y Cyngor sydd wedi sicrhau parhad busnes wrth addasu i wahanol ffyrdd o weithio, ac mewn llawer o achosion, ymgymryd â rolau nad oeddent yn bodoli cyn y pandemig.

Roedd Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid yn cytuno, er ei bod wedi bod yn flwyddyn heriol iawn, fod staff wedi ymateb yn dda i'r amgylchiadau newydd ond bod Covid-19 yn parhau i fod yn her wrth symud ymlaen.

Yn y drafodaeth a ddilynodd, codwyd y pwyntiau canlynol –

•           Yr amserlen ar gyfer ailagor Cyswllt Môn, rhan y Cyngor i aelodau o'r cyhoedd reoli materion na ellir ymdrin â nhw ar-lein gan gydnabod bod yn rhaid gwneud hynny'n ddiogel.

Eglurodd y Prif Weithredwr mai'r gobaith oedd y byddai Cyswllt Môn yn gallu ailagor ar ryw ffurf yn fuan. Roedd gwaith yn cael ei wneud yn y cefndir i’r perwyl hwnnw. Dywedodd Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid ymhellach y gall y cyhoedd gysylltu â'r Cyngor drwy ddulliau eraill ac er bod pobl yn hoffi ymweld â Swyddfeydd y Cyngor i gael trafodaeth wyneb yn wyneb, rhaid i unrhyw ymweliad o'r fath fod at ddiben penodol. Nid y Cyngor yw’r unig un o gynghorau Gogledd Cymru heb ailagor ei ganolfan gyswllt gorfforaethol ac er bod gwaith yn cael ei wneud i ystyried sut y gellir ailagor Cyswllt Môn mewn ffordd sy'n cadw ymwelwyr a staff yn ddiogel, y cyngor gan Lywodraeth Cymru ar hyn o bryd yw bod staff yn parhau i weithio gartref lle bo hynny'n bosibl, sy'n berthnasol i staff Cyswllt Môn, fel y mae i staff mewn gwasanaethau eraill.

•           Problemau gyda system ffôn y Cyngor a'i allu i ymdopi ar adegau pan fo niferoedd uchel o alwadau (e.e. mewn cysylltiad â'r taliadau bin gwyrdd) – nodwyd hyn cyn Covid-19. Gofynnwyd cwestiynau ynghylch pa ddarpariaeth sy'n cael ei rhoi ar waith ar gyfer y system ffôn yn enwedig tra bod Cyswllt Môn yn parhau i fod ar gau a pha gynlluniau sydd ar y gweill i uwchraddio'r system.

Dywedodd Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid ei bod yn bwysig ystyried y cyd-destun ac yn arbennig faint o alwadau ffôn a dderbyniwyd a oedd deirgwaith yn uwch nag arfer ar adegau brig. Er na chafodd unrhyw broblemau eu hadrodd gyda'r system ffôn yn y naw mis rhwng Mawrth a Rhagfyr, 2020, cafwyd nifer sylweddol o alwadau yn ystod mis Mawrth, 2021 - bron i 3,000 o alwadau'r dydd ar sawl diwrnod yn ystod y mis - a rhoddodd hyn bwysau enfawr ar y system.  Cyn y pandemig, ffurfiwyd grŵp gorchwyl i edrych yn benodol ar system ffôn y Cyngor ond amharwyd ar ei waith gan y pandemig a’r ffaith bod Swyddogion maes o law wedi cael eu symud i wneud dyletswyddau eraill i ymateb ar frys i Covid. Fodd bynnag, roedd y broses o adolygu'r system ffôn ar waith a'r nod yw dod â chynnig i'r Bwrdd Trawsnewid Prosesau Busnes yn y dyfodol agos gyda'r nod o wella'r system.

Wrth fynegi ei bryderon ei hun am y system ffôn, awgrymodd y Cynghorydd Dylan Rees y dylid cyflwyno Dangosydd Perfformiad Allweddol ar gyfer boddhad cwsmeriaid wrth gysylltu â'r Cyngor. Gallai hwn osod llinell sylfaen ar gyfer lefelau boddhad y gellid cymharu gwelliannau cynlluniedig i'r system ffôn yn eu herbyn. Dywedodd y Prif Weithredwr y bydd gweithdy gyda'r UDA a'r holl Aelodau Etholedig yn cael ei gynnal i drafod cyfres o Ddangosyddion Perfformiad Penodol i'w cynnwys yng ngherdyn sgorio 2021/22 pan fydd yr holl awgrymiadau'n cael eu hystyried.

•           Trefniadau ar gyfer hwyluso mynediad i ganolfannau ailgylchu'r Cyngor ac yn enwedig a oes unrhyw gynlluniau ar gyfer ymestyn oriau agor neu lacio’r gofynion ar gyfer ymweliadau drwy apwyntiad wedi'u harchebu ymlaen llaw yn unig. Dywedodd y Prif Swyddog Rheoli Gwastraff ei fod wedi bod yn gyfnod heriol iawn i'r Gwasanaeth Rheoli Gwastraff sydd wedi bod yn weithredol drwy gydol cyfnod y pandemig. Mae'r gostyngiad yn y ffigurau ailgylchu yng Nghanolfannau Ailgylchu Gwastraff y Cartref y Cyngor o tua 5,000 tunnell cyn Covid i 2,000 tunnell yn 2020 wedi taro'r gwasanaeth yn galed gan fod y gostyngiad o 3,000 tunnell wedi cael effaith sylweddol ar ffigurau ailgylchu. Caewyd y Canolfannau Ailgylchu Gwastraff y Cartref am ddau fis o fis Mawrth, 2020 ac ar ôl hynny cyflwynwyd system archebu ar-lein pan ganiatawyd i'r canolfannau ailagor. Fodd bynnag, roedd y galw am archebion yn parhau'n isel ac roedd ymweliadau â'r canolfannau ailgylchu yn llawer is na lefelau cyn Covid. Er bod y system archebu yn dal i fod mewn grym, mae opsiynau eraill bellach yn cael eu hystyried. Eglurodd Pennaeth Gwasanaeth (Priffyrdd, Gwastraff ac Eiddo) ynglŷn â Chanolfan Gwalchmai, oherwydd y risg o ddamwain ffordd, fod yn rhaid rheoli nifer yr ymweliadau â'r ganolfan yn ofalus sy'n golygu mai dim ond ar sail apwyntiad wedi'i archebu ymlaen llaw y caniateir hynny o hyd. Fodd bynnag, mae trefniadau ar waith i ganiatáu i ymweliadau gael eu gwneud â Chanolfan Penhesgyn heb apwyntiad ymlaen llaw; bydd nifer yr ymweliadau'n cael eu monitro a bydd manylion ymwelwyr yn cael eu cymryd wrth y fynedfa at ddibenion tracio ac olrhain. Os gellir rheoli'r trefniant hwn yn llwyddiannus yna caniateir iddo barhau. Yn y tymor hir, y nod yw edrych ar ffyrdd o wella'r system archebu i'w gwneud yn haws i ddefnyddwyr.

•           Effaith y tanwariant refeniw ar ddiwedd y flwyddyn ar gyllidebau'r Cyngor yn ystod 2021/22 a thu hwnt.

Cadarnhaodd yr Aelod Portffolio Cyllid fod yr alldro refeniw ar gyfer 2020/21 yn well na'r hyn a rhagwelwyd ar ddiwedd y trydydd chwarter, oherwydd y grantiau hwyr a’r cymorth ariannol yn gysylltiedig â Covid gan Lywodraeth Cymru. Nid yw sefyllfa’r Cyngor yn hyn o beth yn wahanol i unrhyw un o Gynghorau eraill Gogledd Cymru sydd hefyd wedi tanwario mwy na'r disgwyl. Mae rhai o'r grantiau a dderbyniwyd wedi'u clustnodi i'w gwario yn 2021/22 o dan gynlluniau a fydd yn mynd rhagddynt yn unol â hynny. Dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 fod ymdrechion wedi'u gwneud i nodi'r grantiau hynny nad ydynt yn gysylltiedig â phwrpas penodol wrth gau cyfrifon 2020/21 a'u bod wedi'u neilltuo i'r cronfeydd wrth gefn a glustnodwyd sydd, o ganlyniad, wedi cynyddu tua £5m. Cyfanswm y tanwariant refeniw ar gyfer 2020/21 oedd tua £4m sy’n dod â balansau cyffredinol y Cyngor i £11.6m. Yn yr un modd, mae balansau ysgolion wedi cynyddu yn sgil grantiau Llywodraeth Cymru, rhai ohonynt ar gyfer 2020/21 a rhai ohonynt ar gyfer 2021/22 i helpu gyda chynlluniau dal i fyny addysg disgyblion. Ar hyn o bryd, mae balansau ysgolion yn £4m yn fwy na’r lefel flaenorol o £200k. Rhagwelir y bydd lefel balansau ysgolion yn gostwng eto yn 2021/22 wrth i ysgolion ddefnyddio'r grantiau y maent wedi'u derbyn. Er bod y sefyllfa ariannol gyffredinol felly'n iach, mae'r rhagolygon yn ansicr o ran y galw ar wasanaethau ar ôl y pandemig, gan arwain at orwariant posibl mewn gwasanaethau a'r defnydd dilynol o gronfeydd wrth gefn, ac o ran lefel y setliadau yn y dyfodol a allai gael eu heffeithio gan effaith ariannol Covid 19. Y gobaith yw y bydd adolygiad Llywodraeth Cymru yn rhoi rhyw syniad o'r rhagolygon tymor hir ar gyfer cyllid cynghorau. Os bydd setliad is ar gyfer 2022/23 a thu hwnt, bydd balansau gwell y Cyngor yn caniatáu amser i weithredu unrhyw doriadau a/neu wneud iawn am ddiffyg cyllid yn y tymor byr.

Ar ôl ystyried adroddiad cerdyn sgorio Chwarter 4 2020/21 a'r diweddariadau a ddarparwyd gan Swyddogion yn y cyfarfod, penderfynodd y Pwyllgor dderbyn yr adroddiad, nodi'r meysydd y mae'r Uwch Dîm Arweinyddiaeth yn llwyddo i sicrhau gwelliannau ynddynt i'r dyfodol ac argymell y mesurau lliniaru fel yr amlinellwyd i'r Pwyllgor Gwaith.

DIM CAMAU PELLACH