Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg sy’n cynnwys adroddiad Blynyddol Atal Twyll, Llwgrwobrwyo a Llygredd 2020/21 i'r Pwyllgor ei ystyried. Mae'r adroddiad yn cyflwyno'r gweithgaredd a gynhaliwyd yn 2020/21 i leihau'r risg o dwyll, llwgrwobrwyo a llygredd o fewn y Cyngor, ac yn ei erbyn; mae'n amlygu rhai o'r meysydd risg twyll presennol a rhai sy'n dod i'r amlwg gan gynnwys y rhai sy'n gysylltiedig â phandemig Covid-19 ac yn dod i’r casgliad ynghylch effeithiolrwydd trefniadau'r Cyngor i leihau'r risg o dwyll.

Arweiniodd y Pennaeth Archwilio a Risg y Pwyllgor drwy'r adroddiad blynyddol gan gyfeirio at y canlynol -

·         Y wybodaeth gyd-destunol gan gynnwys y diffiniad o dwyll fel yr argymhellir gan Ganolfan Atal Twyll CIPFA a'r rhesymau pam fod mynd i'r afael â thwyll yn bwysig. Mae twyll yn fygythiad ariannol sylweddol i gynghorau a gall effeithio ar eu henw da ac arallgyfeirio cyllid oddi wrth wasanaethau cyhoeddus hanfodol gan danseilio ymddiriedaeth y cyhoedd, cynaliadwyedd ariannol ac effeithlonrwydd sefydliadol.  Yng Nghymru, roedd adroddiad diweddar yr Archwiliwr Cyffredinol (2019) yn tynnu sylw at y ffaith y gallai gwasanaethau cyhoeddus yng Nghymru fod yn colli hyd at £1 biliwn y flwyddyn o ganlyniad i dwyll.                           

·         Trefniadau Cymru gyfan ar gyfer atal twyll. Yn dilyn trosglwyddo ymchwilwyr twyll o Lywodraeth Leol i’r Adran Gwaith a Phensiynau yn 2014, nid oes gan y mwyafrif o gynghorau yng Nghymru, gan gynnwys Cyngor Sir Ynys Môn, adnodd atal twyll pwrpasol ar draws y cyngor mwyach, ac yn lle hynny dynodwyd y swyddogaeth atal twyll yn y Cyngor i’r gwasanaeth Archwilio Mewnol. Nid oes ychwaith unrhyw grŵp neu rwydwaith proffesiynol cyffredinol sy’n hyrwyddo atal twyll yn benodol mewn llywodraeth leol. Er mwyn llenwi’r bwlch, yng Ngogledd Cymru’n, ffurfiwyd is-grŵp o’r Bartneriaeth Archwilio Gogledd a Chanolbarth Cymru yn ddiweddar i rannu ac ysgogi arfer da mewn perthynas ag atal twyll.

·         Risgiau twyll cyfredol a rhai sy'n dod i'r amlwg. Adroddodd Cynghorau yn y DU fod oddeutu 47,000 o achosion o dwyll wedi cael eu canfod neu eu hatal yn 2019-20 gyda'r colledion mwyaf yn deillio o dwyll Treth y Cyngor (tua £35.9m) ac yna consesiwn parcio i'r anabl a thwyll ym maes tai. Y maes lle gwelir twyll cynyddol fwyaf yn y DU yw tenantiaeth tai, gydag amcangyfrif o £60.1m wedi'i golli yn 2019-20 o'i gymharu â £47.7m yn 2018-19. Mae Pennaeth Gwasanaethau Tai wedi asesu bod twyll tenantiaeth, yn gyffredinol, yn isel yn Ynys Môn. Fodd bynnag, cafodd erthygl codi ymwybyddiaeth ei chynnwys mewn cylchlythyr a ddosbarthwyd i bob tenant yn rhoi gwybod iddynt beth i'w wneud os oeddent yn amau unrhyw beth mewn eiddo cyfagos ac mae Swyddogion Rheoli Tai'r Gwasanaeth wedi dilyn hyfforddiant twyll tenantiaeth.

·         Gostyngiad person sengl y dreth gyngor (SPD) yw'r maes lle gwelir y twyll cynyddol mwyaf nesaf yn y DU, sydd â chynnydd amcangyfrifedig o £9.6m i werth amcangyfrifedig o £29.0m ar gyfer achosion a ganfuwyd/a ataliwyd yn 2018-19. Mae'r Cyngor yn defnyddio cwmni allanol i adolygu a dilysu ei hawliadau SPD o bryd i'w gilydd i nodi hawliadau sydd mewn perygl o dwyll a gwallau. Nododd yr ymarfer diwethaf ym mis Awst 2018 werth £340,347 o wallau, gyda chyfradd gwallau o 4.3%. Y ddau faes risg twyll canfyddedig uchaf ar gyfer 2019/20 yw caffael a SPD y Dreth Gyngor ac yna ardrethi busnes, gofal cymdeithasol i oedolion a gostyngiadau treth yn y drefn honno. Bydd adolygiad o natur fregus y Cyngor i dwyll caffael yn cael ei gynnal yn 2021/22.

·         Mae CIPFA yn cymeradwyo set gyffredin o egwyddorion ar draws y gwasanaethau cyhoeddus i wella arfer atal twyll ac mae'r rhain wedi'u nodi yn ei God Ymarfer ar Reoli Risg Twyll a Llygredd yn 2014. Cynhaliwyd asesiad o arferion y Cyngor wedi'u meincnodi yn erbyn y pum egwyddor yn y Cod ac mae'r adroddiad yn rhoi crynodeb lefel uchel o'r canlyniadau.

·         Achosion o geisio twyllo’r Cyngor yn ystod 2020/21. Roedd hyn yn cynnwys dau achos o dwyll 'ailgyfeirio maleisus', a elwir hefyd yn dwyll mandad (pan fydd rhywun yn dynwared trydydd parti fel cyflenwr). Canfuwyd un ohonynt gan fanc y cyflenwr dilys, a rhwystrwyd y llall gan Swyddog Cyflogres. Hefyd, llwyddodd y Tîm Grantiau i ganfod ac atal nifer o geisiadau twyllodrus am grant busnes Covid 19.

·         Mae rhyw lefel o dwyll yn debygol yn y sector cyhoeddus, hyd yn oed yn ystod cyfnodau arferol, ond roedd 2020-21 yn flwyddyn o heriau heb eu tebyg wrth i’r pandemig Covid-19 drawsnewid gwaith y Cyngor a bywydau ei staff. Hefyd cafodd y cyfyngiadau symud effaith sylweddol ar yr economi. Cafodd y gwaith a gynlluniwyd i wella trefniadau atal twyll y Cyngor eu hatal wrth i’r tîm gefnogi ymateb y Cyngor i’r pandemig. Fodd bynnag, trwy adleoli un aelod o’r tîm Archwilio Mewnol i’r tîm a oedd yn dosbarthu grantiau busnes Covid-19, llwyddwyd i helpu i sicrhau her drwyadl a chadarn wrth dalu’r grantiau busnes. Mae rheoli risgiau twyll a llygredd yn effeithiol yn rhan hanfodol o gyngor effeithiol, modern sy'n rheoli ei adnoddau'n effeithlon er mwyn sicrhau gwerth am arian.

·         Mae’r llywodraeth, asiantaethau gorfodi’r gyfraith, asiantaethau diogelwch, rheoleiddwyr a’r sector preifat yn parhau i weithio gyda’i gilydd i warchod y cyhoedd a busnesau rhag bob math o dwyll. Mae twyll yn hynod o anodd ei ddarogan ac er bod y sefydliadau hyn yn monitro tueddiadau mewn troseddau yn ofalus, y peth pwysicaf yw cyfleu’r neges i staff ac i’r cyhoedd i fod yn ymwybodol ac yn effro. Felly bydd rhaglen gynhwysfawr i godi ymwybyddiaeth o atal twyll, drwy gyfrwng e-ddysgu ac adnewyddu polisïau, yn gonglfaen i’r strategaeth atal twyll ar gyfer 2021/22. Mae angen amlwg am ymagwedd gadarn sy’n cael ei chefnogi gan aelodau etholedig, prif weithredwyr a’r rhai hynny sy’n gyfrifol am lywodraethu. Er mwyn i fesurau atal twyll a llygredd fod yn llwyddiannus mae angen eu hymgorffori o fewn y sefydliad gan greu diwylliant lle na yw twyll yn dderbyniol nac yn cael ei oddef.

Codwyd y pwyntiau canlynol gan y Pwyllgor wrth drafod yr adroddiad blynyddol –

·         Yng nghyd-destun twyll tenantiaeth tai, cyfeiriwyd at yr anawsterau a achosir pan fo budd-dal tai yn cael ei dalu’n uniongyrchol i denantiaid a phan nad oes bwriad gan y tenant i'w ddefnyddio i dalu rhent i'w landlord gan arwain felly at golli arian i'r Cyngor a cholli incwm i landlordiaid. Er ei fod yn cydnabod bod deddfwriaeth yn ei gwneud yn ofynnol i awdurdodau lleol wneud taliad budd-dal tai yn uniongyrchol i'r tenant, yng ngoleuni maint y broblem, y colledion, a'r problemau ehangach y mae'n eu hachosi, gofynnwyd p’un ai y gall y Cyngor gymryd unrhyw gamau i fynd i'r afael â'r broblem, yn enwedig mewn achosion lle mae gan denant hanes o beidio â thalu rhent. Dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 fod budd-dal tai yn hawliad a wneir gan y tenant a brosesir gan y Cyngor sydd wedyn yn gwneud taliad yn seiliedig ar yr hawliad; nid yw'r Cyngor yn gyfrifol am sicrhau bod hawlwyr yn defnyddio'r taliad i dalu am unrhyw rwymedigaethau cytundebol sydd ganddynt gyda'r landlord. Mae'r ddeddfwriaeth yn ei gwneud yn glir mai hawl y tenant yw talu'r arian yn uniongyrchol iddynt; mae'r Cyngor yn gweinyddu'r budd-dal ond nid yw'n talu rhent ar ran y tenant. Os yw'r hawliad am fudd-dal yn dwyllodrus, hynny yw, nad oes gan yr hawliwr hawl iddo, yna daw'n fater i'r Adran Gwaith a Phensiynau (cafodd y gwaith o ymchwilio i dwyll ei drosglwyddo o awdurdodau lleol i'r Adran Gwaith a Phensiynau yn 2014) y bydd y Cyngor yn anfon unrhyw dystiolaeth ati. Felly mae'r Cyngor yn gyfyngedig o ran yr hyn y gall ei wneud o ran y broblem gan ei bod yn ofynnol iddo dalu budd-dal tai i hawliwr sy'n gwneud hawliad dilys ac, mewn achosion lle amheuir bod twyll, yr Adran Gwaith a Phensiynau bellach sy'n gyfrifol am ei erlyn.  

·         Cyfeiriwyd at y cyhoeddusrwydd a roddwyd yn y cyfryngau lleol i sancsiynau a gorfodaeth mewn cysylltiad ag achosion o dwyll Treth y Cyngor a thwyll Budd-dal Tai er mwyn atal eraill ond nid felly ag achosion yn ymwneud â chamddefnyddio consesiynau parcio i'r anabl (bathodynnau glas). Holwyd ai’r rheswm am hyn yw methiant i ganfod achosion neu nad oes achosion o'r fath yn bodoli ar Ynys Môn. Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod yr adroddiad yn cyfeirio at gamddefnyddio bathodynnau glas yng nghyd-destun y DU lle mae’n broblem sylweddol mewn dinasoedd a chynghorau bwrdeistref mawr. Yn y mannau hynny mae lle parcio'n brin gall yr incwm y mae’r awdurdod lleol yn ei golli oherwydd y math hwn o dwyll, fod yn swm sylweddol. Yn Ynys Môn, nid yw'n cael ei ystyried yn risg benodol nac yn dwyll y mae'r Cyngor yn arbennig o agored i niwed iddo.

·         Er ei fod yn cytuno bod cyhoeddusrwydd yn arf defnyddiol i atal twyll, awgrymwyd y byddai creu swydd atal twyll yn helpu o ran gwaith rhagweithiol i atal twyll a hefyd i gasglu gwybodaeth ar gyfer camau gorfodi, ac nad yw dull llai cadarn yn debygol o arwain at y canlyniadau y mae'r Cyngor yn chwilio amdanynt. Dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth mai gwaith rheolaau mewnol yw atal twyll; dros amser mae natur twyll a chyfleoedd i dwyllo wedi newid yn ogystal â'r dulliau o ganfod ac atal twyll e.e. llai o ddefnydd o arian parod a mwy o wybodaeth ar gael a gwybodaeth wedi’i digideiddio  sy’n golygu ei bod yn haws croesgyfeirio a gwirio data. Mae’r ffaith ein bod yn awdurdod llai o faint yn golygu bod y risg o dwyll yn llai a’n bod yn fwy tebygol o ganfod achosion o dwyll, ond ni chaiff ei ddileu'n gyfan gwbl. Tuedda twyllwyr i dargedu awdurdodau mawr lle mae'r enillion ar gyfer cyflawni twyll yn llwyddiannus yn debygol o fod yn llawer uwch. O ran yr achosion o dwyll sy’n digwydd yn Ynys Môn, maent ar raddfa llawer llai.  

·         P’un ai a oes gan Archwiliad Allanol fwy o rôl i'w chwarae i ganfod twyll. Dywedodd Mr Alan Hughes, Arweinydd Archwilio Perfformiad Archwilio Cymru, er y gall Archwilio Cymru adolygu cwmpas ei waith wrth gynllunio ei raglen waith gyda rheolaeth gorfforaethol ar ddechrau'r flwyddyn a rhannu enghreifftiau o arfer da, mai cyfrifoldeb y Cyngor yw rhoi rheolaethau mewnol ar waith ar ffurf polisïau, systemau a phrosesau i reoli'r risg o dwyll, i gael sicrwydd bod y rheolaethau hynny'n gweithredu'n effeithiol ac i sicrhau bod yr hyfforddiant yn gyfredol a bod staff ar draws y sefydliad yn ddigon ymwybodol o dwyll.

Tynnodd y Cynghorydd Robin Williams, Aelod Portffolio Cyllid sylw at bwysigrwydd addysgu staff am wahanol fathau o dwyll ac y dylai hyfforddiant gloywi fod ar gael o leiaf unwaith y flwyddyn a chael cefnogaeth staff i fynd i'r afael â thwyll o fewn y sefydliad, ac yn ei erbyn.

Ar ôl ystyried y wybodaeth a gyflwynwyd a chynnig sylwadau arni, penderfynwyd derbyn yr Adroddiad Blynyddol ar gyfer Atal Twyll, Llwgrwobrwyo a Llygredd ar gyfer 2020/21 a nodi ei gynnwys.

NI CHYNIGIWYD UNRHYW GAMAU YCHWANEGOL