Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid.

Cyflwynodd y Cynghorydd Dafydd Rhys Thomas, Aelod Portffolio ar gyfer Busnes Corfforaethol, adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (Adnoddau Dynol) a Thrawsnewid yn ymgorffori’r cerdyn sgorio cyntaf ar gyfer 2021/22. Mae’r cerdyn sgorio’n darlunio sefyllfa’r Cyngor yn erbyn ei amcanion gweithredol, fel yr amlinellwyd nhw ac y cytunwyd arnynt yn gynharach yn y flwyddyn; dylid ystyried cerdyn sgorio cyntaf y flwyddyn yng nghyd-destun y pwysau ychwanegol sy’n deillio o ymateb y Cyngor i’r pandemig coronafeirws yn ystod Chwarter 1.

Dywedodd yr Aelod Portffolio ar gyfer Busnes Corfforaethol bod 88% o’r dangosyddion Perfformiad Iechyd Corfforaethol sy’n cael eu monitro yn perfformio’n dda yn erbyn eu targedau ar ddiwedd Chwarter 1 (h.y. statws RAG Gwyrdd neu Felyn), fel y manylir arnynt yn adran 3 yr adroddiad, ac roedd 85% o’r dangosyddion Rheoli Perfformiad yn perfformio’n well na’r targed neu o fewn 5% i’w targedau (ceir manylion yn adran 4 yr adroddiad). Mae Covid yn parhau i ddylanwadu ar agweddau lle mae perfformiad is na’r targed yn cael ei gofnodi mewn perthynas ag agweddau o’r gwasanaeth Gwarchod y Cyhoedd (archwiliadau hylendid bwyd a gynlluniwyd); Gwasanaethau Oedolion (canran yr oedolion sydd wedi cwblhau cyfnod ail-alluogi ac nad oes ganddynt becyn gofal a chymorth 6 mis yn ddiweddarach); Gwasanaeth Rheoli Gwastraff (canran y gwastraff sy’n cael ei ailddefnyddio, ei ailgylchu neu ei gompostio) a’r Gwasanaeth Cynllunio (canran yr holl benderfyniadau cynllunio a benderfynwyd ar amser). Yn ogystal, ble cafodd tanberfformiad ei nodi, mae’r mesurau lliniaru a amlinellwyd wedi cael ei rhoi ar waith i gefnogi a gwella perfformiad yn Chwarter 2. Mae dangosyddion Gwasanaeth Cwsmer yn parhau i berfformio’n dda ac eithrio dangosydd 04b - cyfanswm canran yr ymatebion ysgrifenedig i gwynion o fewn 15 diwrnod yn y Gwasanaethau Cymdeithasol, lle mae perfformiad yn 50% yn erbyn targed o 80%. I liniaru’r sefyllfa, gellir adrodd bod 13 o’r 14 cwyn a dderbyniwyd yn ystod y chwarter wedi cael eu trafod â’r achwynydd o fewn 5 diwrnod gwaith ac roedd estyniad amser eisoes wedi’i gytuno ar gyfer 5 o’r 7 ymateb hwyr.

Cynhaliwyd gweithdy gydag Aelodau Etholedig ar 13 Gorffennaf, 2021 a chytunwyd y byddai tri dangosydd newydd yn cael eu cyflwyno ar gyfer cerdyn sgorio 2021/22 – boddhad cwsmeriaid gyda system ffôn y Cyngor; rheoli newid hinsawdd a defnyddio cyfrifon cyfryngau cymdeithasol.

Yn y drafodaeth a ddilynodd, codwyd y pwyntiau a ganlyn gan aelodau o’r Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol –

·         Perfformiad Dangosydd 31 - canran y gwastraff sy’n cael ei ailddefnyddio, ei ailgylchu neu ei gompostio, sydd yn Goch, gyda chanran o 64.55% sydd is na’r targed o 70% ar gyfer y chwarter; mae’r perfformiad hwn hefyd yn is na’r perfformiad yn Ch1 yn ystod y ddwy flynedd flaenorol. Cyfeiriwyd hefyd at y gostyngiad yn y tunelli o wastraff gwyrdd a gesglir yn dilyn cyflwyno’r Gwasanaeth Gwastraff Gardd y codir tâl amdano ym mis Ebrill 2021. Mynegodd y Pwyllgor beth pryder ynghylch y sefyllfa o ystyried bod cyfraddau ailgylchu Ynys Môn wedi bod yn rhagorol yn ystod y blynyddoedd diwethaf; roedd aelodau’n awyddus i ddeall y rhesymau dros y dirywiad a gofynnwyd hefyd am fanylion pellach am rôl y grŵp llywio newydd a sefydlwyd i adnabod y ffordd orau o wella perfformiad er mwyn cyflawni targedau Llywodraeth Cymru.

Esboniodd y Pennaeth Gwasanaeth (Priffyrdd, Gwastraff ac Eiddo) bod cyfanswm yr ailgylchu sy’n cael ei brosesu yn uwch nag y bu, a bod hynny’n wir hefyd am wastraff cartref cyffredinol (gwastraff bin du), ond bod cyfran o hynny o ganlyniad i’r newid yn y gwastraff gwyrdd. Dywedodd fod y pandemig coronafeirws yn cael effaith ar reoli a chasglu gwastraff oherwydd bod mwy o wastraff bin du gan fod pobl yn gweithio gartref ac oherwydd i’r Canolfannau Ailgylchu Gwastraff Cartref fod ar gau dros dro. Mae’n bosib hefyd fod mwy o becynnau bwyd o siopau tecawê a phecynnau nwyddau a brynwyd ar-lein yn ystod y cyfnod clo wedi mynd i’r biniau du yn hytrach na chael eu hailgylchu. Mae rhesymau eraill yn cynnwys problemau o ran canfod canolfannau i ailgylchu rhai deunyddiau ac mae hynny’n bryder i bob cyngor yng Ngogledd Cymru. Mae dwy ganolfan ailgylchu gwastraff cartref y Cyngor wedi ailagor yn awr ac ers ailagor mae safle Penhesgyn wedi delio gyda hyd at 400 ymweliad y dydd gan drigolion o Ynys Môn yn unig. Cafodd y risg y byddai rhywfaint o wastraff gardd yn cael ei roi yn y gwastraff cartref cyffredinol ei gydnabod pan gytunwyd i gyflwyno gwasanaeth casglu gwastraff gardd y codir tâl amdano, yn ogystal â’r posibilrwydd y gallai nifer y tunelli o wastraff gwyrdd a gasglwyd ostwng; mae’n bosib bod rhywfaint o wastraff gardd wedi cael ei gompostio hefyd. Felly, er y gwelwyd effaith ar ganran y gwastraff sy’n cael ei ailddefnyddio a/neu ei ailgylchu, mae’r prosiect wedi cynhyrchu incwm gwerth £500k. Er bod yr effaith wedi bod yn fwy amlwg yn Ynys Môn, mae’r patrwm hwn wedi cael ei ailadrodd ar draws y rhanbarth a dyna pam y sefydlwyd y grŵp llywio newydd gydag arbenigwyr o Gymdeithas Llywodraeth Leol Cymru a WRAP Cymru i edrych ar y sefyllfa yn Ynys Môn, i nodi tueddiadau ac i chwilio am unrhyw wersi y gellir eu dysgu o’r dulliau a fabwysiadwyd gan awdurdodau eraill. Yn ogystal, bydd y grŵp yn ystyried a wneir y defnydd gorau o’r bocsys ailgylchu o ran y gymysgedd o ddeunyddiau ym mhob bocs. Wrth i’r Cyngor ddod allan o gyfnod gwaethaf y pandemig, bydd modd i staff sydd wedi bod yn ymateb i Covid-19, neu sydd wedi bod yn rheoli’r gwaith o gyflwyno’r gwasanaeth casglu gwastraff gwyrdd y codir tâl amdano a rhoi’r contract casglu gwastraff newydd ar waith, ganolbwyntio ar fynd i’r afael â’r problemau presennol ac adfer cyfraddau ailgylchu i’r hyn yr oeddent cyn Covid.

Dywedodd yr Arweinydd efallai y byddai’r Pwyllgor yn dymuno ystyried enwebu cynrychiolydd o’r Pwyllgor Sgriwtini i wasanaethu ar y grŵp llywio newydd. Roedd y Cadeirydd yn credu y dylid cael gwybodaeth am aelodaeth y grŵp yn gyntaf ac y byddai’r Pwyllgor yn ystyried gwneud enwebiad wedyn. Cadarnhaodd y Prif Weithredwr bod y Dirprwy Brif Weithredwr a’r Swyddog Adran 151 yn aelodau o’r grŵp llywio, er mwyn cydnabod bod y mater yn cael ei gymryd o ddifrif. Sicrhaodd y Pwyllgor y byddai’r Dirprwy Brif Weithredwr yn trefnu bod manylion am aelodau’r grŵp yn cael eu rhannu ag aelodau’r Pwyllgor ar ôl y cyfarfod hwn.

·         Perfformiad mewn perthynas â Dangosydd 35 – canran y ceisiadau cynllunio a benderfynwyd ar amser, sydd yn Goch gyda pherfformiad o 73% yn erbyn targed o 82%. Gofynnodd y Pwyllgor am sicrwydd fod gan y Gwasanaeth Cynllunio ddigon o gapasiti i reoli nifer y ceisiadau cynllunio ac y byddai’n ddigon gwydn hefyd i ddelio â cheisiadau sy’n mynd yn gynyddol gymhleth.

Cadarnhaodd y Pennaeth Gwasanaeth (Rheoleiddio a Datblygu Economaidd) bod gwaith ar y gweill i gryfhau’r capasiti Cynllunio drwy’r Cynllun Gwella Cynllunio ac y byddai gwelliant ym mherfformiad y dangosydd hwn yn cael ei wireddu unwaith y bydd capasiti mewn lle. Mae’r Swyddogaeth Gynllunio wedi creu swydd Swyddog Cynllunio dan Hyfforddiant ac er nad oes neb wedi cael ei benodi i’r swydd eto, rhagwelir y bydd y swydd wedi’i llenwi erbyn mis Mawrth 2022. Nid Ynys Môn yn unig sy’n wynebu problemau o ran capasiti - mae hon yn broblem ar lefel rhanbarthol a chenedlaethol. Er bod ymadawiad dau swyddog profiadol yn gadael bwlch, mae’n cynnig cyfle i staff presennol a mynegwyd diddordeb yn y swyddi gwag a threfnwyd cyfweliadau hefyd. Dywedodd y Pennaeth Gwasanaeth ei fod yn hyderus y bydd modd llenwi’r swyddi craidd a bod ystyriaeth yn cael ei roi hefyd i greu swyddi newydd, fydd yn cael eu cyllido o gronfeydd wrth gefn y gwasanaeth, i gryfhau capasiti ymhellach er mwyn ymateb i’r cynnydd yn nifer y ceisiadau cynllunio ac yn nifer y ceisiadau technegol a/neu gynhennus.

Ar sail hynny, roedd y Pwyllgor eisiau gwybod a gynhelir cyfweliadau gadael pan fydd staff yn gadael eu swyddi gyda’r Cyngor. Awgrymwyd y dylai’r Cyngor fod yn rhagweithiol wrth recriwtio, gan gynnwys ymgysylltu’n uniongyrchol ag ysgolion a hyrwyddo Cynllunio, er enghraifft, fel gyrfa posib. Cadarnhaodd y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid fod gan y Cyngor bolisi a gweithdrefn ar gyfer staff sy’n gadael ac y cynhelir cyfweliadau gadael; mae’r cyfweliadau yn wirfoddol ac fe’u dyluniwyd i ganfod pam fod y gweithiwr yn gadael y Cyngor. Yn ogystal, mae’r Cyngor wedi cynllunio ymgyrch recriwtio ar gyfer holl wasanaethau’r cyngor ac mae wedi sefydlu cysylltiad â Choleg Llandrillo Menai. Mae’r sector llywodraeth leol ar draws Cymru yn wynebu problemau recriwtio ac o’r herwydd mae Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru wedi penderfynu ymchwilio i’r mater. Mae’r pandemig wedi newid natur y farchnad swyddi ac mae gweithio o bell wedi creu llawer iawn o gyfleoedd na fyddent ar gael neu’n ymarferol cyn Covid-19, yn ogystal ag ehangu ystod y cyfleoedd sydd ar gael i’r rhai hynny sy’n chwilio am waith.

·         Mewn perthynas â phresenoldeb yn y gwaith, a oes unrhyw garfan yn peri pryder, ac os felly, pa fesurau cymorth sy’n cael eu darparu?

Cyfeiriodd y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid at drefniadau’r Cyngor trwy’r ddarpariaeth Iechyd Galwedigaethol ar gyfer cefnogi staff sy’n absennol oherwydd salwch a nododd bod y trefniadau’n cael eu hyrwyddo’n dda o fewn y Cyngor. Mae adroddiadau yn y cyfryngau wedi tynnu sylw hefyd at broblemau y mae pobl yn eu hwynebu oherwydd i lawdriniaethau gael eu gohirio, ac erbyn hyn maent yn cael effaith ar ffigyrau presenoldeb yn y gwaith. Serch hynny, fel y tystia’r adroddiad, mae perfformiad yn Ch1 bron union yr un fath â’r lefelau a welwyd yn Ch1 2019/20, a hwnnw oedd y chwarter lle gwelwyd y perfformiad gorau cyn i’r pandemig Covid gychwyn. Mae’r Cyngor yn monitro data absenoldeb salwch yn barhaus ac ymdrinnir ag unrhyw faterion sy’n codi o’r data yn unol â pholisïau a gweithdrefnau presennol.

Ar ôl ystyried adroddiad y cerdyn sgorio ar gyfer Chwarter 1 2021/22 a’r diweddariadau a roddwyd gan Swyddogion yn ystod y cyfarfod, penderfynodd y Pwyllgor dderbyn yr adroddiad a nodi’r meysydd y mae’r Uwch Dîm Arweinyddiaeth yn eu rheoli i sicrhau gwelliannau yn y dyfodol ac i argymell y mesurau lliniaru a amlinellwyd i’r Pwyllgor Gwaith.