Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg yn cynnwys diweddariad ar faterion a risgiau sy'n weddill ar 31 Awst 2021 i'r Pwyllgor eu hystyried.

Tynnodd y Prif Archwilydd sylw at y prif bwyntiau fel a ganlyn –

·         Cyn uwchraddio'r system olrhain 4action, cyflwynwyd adroddiad ar faterion a risgiau sy'n weddill i'r Pwyllgor ddwywaith y flwyddyn. Cyflwynwyd yr adroddiad manwl cyntaf yn amlinellu perfformiad wrth fynd i'r afael â chamau archwilio ers gweithredu'r system 4action newydd i'r Pwyllgor ar 20 Ebrill, 2021. Ar y pryd, cadarnhaodd y Pwyllgor y byddai'n hoffi i adroddiad o'r math hwn gael ei gyflwyno iddo bob dwy flynedd. O'r herwydd, yr adroddiad hwn yw'r ail ddiweddariad canol blwyddyn.

·         Ni chodwyd unrhyw faterion/risgiau Coch yn ystod y flwyddyn ac nid oes unrhyw faterion/risgiau coch yn weddill ar hyn o bryd.

·         Ar 31 Awst, 2021 mae 56 o gamau gweithredu sy'n weddill yn cael eu holrhain yn 4action. O'r rhain, mae 19 yn cael sgôr (ambr) sylweddol a 37 (melyn) cymedrol o ran blaenoriaeth risg. (Graff 1).

·         Ar hyn o bryd, nid oes unrhyw gamau gweithredu sydd wedi cyrraedd eu dyddiad targed ar gyfer eu cwblhau ac sy’n hwyr.

·         Mae Graff 3 yn yr adroddiad yn dangos statws yr holl gamau gweithredu waeth beth fo'r dyddiad terfyn y cytunwyd gan y rheolwyr. Mae'n dangos bod y rheolwyr bellach wedi mynd i'r afael â 49% ohonynt a bod Archwilio Mewnol wedi cadarnhau bod 47% o'r rhain wedi’u cwblhau. Roedd y 2% arall yn ymwneud â chamau gweithredu yn deillio o archwilio Taliadau Cyflenwyr Cynnal a Chadw. Bydd Archwilio Mewnol yn dilyn y rhain yn ffurfiol ym mis Ionawr, 2022.

·         Mae tua 20% o'r camau gweithredu a ddangoswyd fel rhai heb gychwyn yn ôl y system 4action yn ymwneud â dau archwiliad – Taliadau Cyflenwyr Cynnal a Chadw a’r Panel Rhianta Corfforaethol a gwblhawyd tua diwedd blwyddyn ariannol 2020/21 a lle nad yw'r materion/risgiau a nodwyd wedi cyrraedd y dyddiadau cwblhau y cytunwyd gan y rheolwyr.

·         Mae Graff 4 yn yr adroddiad yn dangos statws yr holl gamau gweithredu sydd wedi cyrraedd eu dyddiad targed. Mae'n dangos bod 100% wedi cael sylw. O'r rhain, mae’r gwasanaeth Archwilio Mewnol wedi dilysu bron pob un ar wahân i'r rhai sy'n ymwneud â'r archwiliad Taliadau Cyflenwyr Cynnal a Chadw - trefnwyd gwaith dilynol yn y Flwyddyn Newydd. O bryd i'w gilydd a dim ond pan fo rheswm dilys dros wneud hynny, gellir ymestyn dyddiadau targed. Oherwydd argyfwng Covid-19, mae nifer o derfynau amser targed wedi'u hymestyn ar gyfer gwasanaethau y mae eu blaenoriaeth dros y 18 mis diwethaf wedi canolbwyntio ar ymateb i'r pandemig.

·         Mae’r 56 o gamau heb eu cyflawni wedi'u hymestyn rhwng 2016/17 a 2020/21.  Nid yw'r rheolwyr wedi mynd i'r afael yn llawn eto ag un "hen" gam gweithredu sy'n dyddio'n ôl i 2016/17. Caiff hyn ei ystyried yn flaenoriaeth gymedrol neu felyn o ran risg ac mae'n ymwneud â'r gofyniad i wasanaethau roi sicrwydd bod eu gweithgarwch caffael yn effeithiol yn y broses her gwasanaeth flynyddol. Mae'r gwaith i fynd i'r afael ag ef bron wedi'i gwblhau gyda'r rheolwyr yn sicrhau y caiff ei ddatrys mewn pryd ar gyfer yr ymarfer her gwasanaeth nesaf ym mis Tachwedd, 2021.

·         Nad oes unrhyw faterion/risgiau sylweddol neu ambr sy'n dyddio'n ôl ymhellach na 2019/20 (graff 6) sy'n dangos bod rheolwyr yn rhoi blaenoriaeth i fynd i'r afael â risgiau o flaenoriaeth risg uwch.

·         Ceir diweddariad statws manwl o'r holl faterion/risgiau sylweddol neu ambr sy'n weddill sy'n cael eu holrhain ar hyn o bryd yn system 4action yn Atodiad 1 i'r adroddiad. Bydd y gwasanaeth Archwilio Mewnol yn ceisio mynd ar drywydd yr holl gamau sy'n weddill i sicrhau eu bod yn cael eu cwblhau.

Penderfynwyd –

·         Nodi cynnydd a wnaed gan y Cyngor wrth fynd i'r afael â'r materion/risgiau Archwilio Mewnol sy'n weddill.

·         Cadarnhau bod lefel y manylder sydd yn yr adroddiad yn diwallu anghenion sicrwydd y Pwyllgor yn y maes hwn.