Eitem Rhaglen

·        Cyflwyno’r Datganiad o’r Cyfrifon am 2020/21.

·        Cyflwyno’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol am 2020/21.

·        Cyflwyno adroddiad Archwilio Allanol ynglyn â’r datganiadau ariannol  2020/21 (Adroddiad ISA 260).

(Mae’r Datganiad o’r cyfrifon a’r Adroddiad ISA 260 i ddilyn)

.

Croesawodd y Cadeirydd bawb a oedd yn bresennol i’r cyfarfod ac estynnodd wahoddiad i’r Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog Adran 151 i wneud datganiad ynglŷn â’r busnes y bwriadwyd ymdrin ag o yn ystod y cyfarfod hwn.

Bu i’r Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog Adran 151 ddatgan bod y cyfarfod wedi’i alw i ystyried y Datganiad o Gyfrifon Terfynol ar gyfer 2020/21 ynghyd ag adroddiad a barn yr Archwilwyr Allanol ar y datganiadau ariannol, sef yr adroddiad ISA 260. Er y gwyddai pawb y byddai’n her paratoi a chwblhau’r cyfrifon o fewn yr amserlen arfaethedig oherwydd effaith barhaus y pandemig, newid archwilwyr allanol yn ystod blwyddyn ariannol 2020/21 a gwahanol ddisgwyliadau’r archwilwyr newydd fel rhan o’r broses, o ran yr wybodaeth a oedd ei angen arnynt i’w galluogi i gynnal yr archwiliad a bodloni eu hanghenion sicrwydd, bu’n rhaid i’r Gwasanaeth Cyllid newid ei drefniadau ac ymarferion gwaith ac mae hyn wedi arwain at fwy o waith na ragwelwyd. Er hyn, gwnaethpwyd pob ymdrech, hyd yn oed ar ddechrau’r wythnos hon, i geisio sicrhau bod y cyfrifon ar gael i’w cyflwyno yn ystod y cyfarfod hwn, ond, yn anffodus, llesteiriwyd yr ymdrechion hyn ymhellach pan y bu’n rhaid i aelod allweddol o’r staff fod yn absennol o’r gwaith. Er gwaethaf popeth, rhaid diolch i Bethan Owen, Rheolwr y Gwasanaeth Cyllid a Jemma Robinson, Uwch Gyfrifydd yn ogystal â Yvonne Thomas a Gareth Evans o Archwilio Cymru am eu holl ymdrechion dros yr wythnosau diwethaf ac yn enwedig yn ystod y dyddiau diwethaf wrth iddynt ymdrechi i gwblhau’r cyfrifon terfynol i’w cyflwyno i’r pwyllgor yn ôl y bwriad. Er nad ydi’r newidiadau i’r cyfrifon drafft a gyflwynwyd i’r pwyllgor ym mis Gorffennaf, 2021 yn sylweddol, mae rhai ohonynt yn golygu addasu’r cyfrif incwm a gwariant ac o’r herwydd rhaid addasu’r fantolen, sy’n golygu bod yn rhaid gwneud newidiadau cyfatebol i nodiadau’r datganiadau ariannol a’r adroddiad naratif cysylltiedig; yna rhaid gwirio a chywiro’r newidiadau yn y fersiwn Gymraeg a Saesneg sydd yn golygu bod llawer iawn o waith ynghlwm â chyflwyno’r ddogfen i’w chyhoeddi. 

Y bwriad yw ail alw’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio i ystyried y Datganiad o Gyfrifon terfynol ar gyfer 2020/21 a’r adroddiad ISA 60 Ddydd Llun, 15 Tachwedd a’u cymeradwyo wedi hynny yng nghyfarfod y Cyngor Llawn ar 22 Tachwedd sy’n golygu y byddwn yn dal i gwrdd â’r dyddiad cau statudol ar gyfer cymeradwyo’r cyfrifon terfynol, sef 30 Tachwedd,

Bu i’r Pwyllgor a’r Aelod Portffolio Cyllid gydnabod yr heriau a wynebwyd wrth baratoi’r Datganiad o Gyfrifon Terfynol ar gyfer y cyfarfod hwn a derbyn yr eglurhad a roddwyd gan y Swyddog Adran 151 ynglŷn â pham nad oedd hyn wedi bod yn bosibl yn y pen draw, a bu iddynt hefyd gydnabod gwaith y Gwasanaeth Cyllid a mynegi eu diolch i’r staff am eu hymdrechion, yn enwedig yn ystod yr wythnos ddiwethaf.

Holodd yr Is-gadeirydd pa un ai a oedd unrhyw elfennau penodol o’r cyfrifon wedi achosi her i’r archwilwyr a chyfeiriodd at faterion yn ymwneud â’r cynllun Pensiwn Athrawon a oedd wedi cael sylw yn y wasg yn ddiweddar, ac a oedd yn ymwneud yn benodol â throsglwyddo cyfraniadau i’r cynllun.

Ymatebodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog Adran 151 bod yr eitem ar y Cynllun Pensiwn Athrawon ar wefan BBC Cymru a’r eitem ddilynol ar y newyddion Cymraeg wedi bod yn gamarweiniol ar y gorau ac ar y gwaethaf yn ffeithiol anghywir ar nifer o bwyntiau, a’u bod wedi achosi pryder diangen i athrawon. Yn groes i’r stori ar y newyddion a wnaeth ddatgan nad oedd yr holl gyfraniadau wedi’u trosglwyddo i’r Cynllun Pensiwn Athrawon cadarnhaodd nad dyma’r achos a bod yr holl gyfraniadau a ddidynnwyd o gyflogau athrawon wedi’u talu i’r cynllun pensiwn gan olygu nad oes unrhyw oblygiadau o ran y cyfrifon gan eu bod yn adlewyrchu’r cyfraniadau a ddidynnwyd ac a drosglwyddwyd. Pob blwyddyn mae ffurflen datgan gwybodaeth a chyfraniadau pensiwn yn cael ei pharatoi a’i dilysu drwy gael ei harchwilio; nid oes yr un datganiad blynyddol wedi cael ei haddasu ers i’r Swyddog Adran 151 fod yn y swydd.

Cynghorodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog Adran 151 bod y Cynllun Pensiwn Athrawon yn wahanol i’r Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol sydd ar gyfer staff nad ydynt yn athrawon; mae’n gynllun heb ei ariannu sy’n cael ei weinyddu gan y Gwasanaeth Pensiwn Athrawon (TPS) ac mae taliadau pensiwn yn seiliedig ar gyflog terfynol a hyd gwasanaeth sydd yn ffactor allweddol.  Awgrymwyd yn yr eitem gan y BBC mai problem sy’n bodoli yn Ynys Môn yn unig yw hon ond nid yw hyn yn wir ac i ategu hyn cyfeiriodd y Swyddog at erthygl a gyhoeddwyd yn “Schools Week” ym mis Hydref 2020 ynglŷn â bylchau ym mhensiynau athrawon ac fe amlygwyd bod y broblem yn bodoli’n genedlaethol. Roedd yr erthygl yn datgan er bod modd i athrawon godi arian o’u pensiwn gyda gwasanaeth ar goll, bod modd cywiro’r problemau hyn ar ôl i’r pensiwn gael ei godi ac y byddai’r Gwasanaeth Pensiwn Athrawon yn ail gyfrifo’r symiau dyledus. 

Paratoir ygwybodaeth ynglŷn â chyfraniadau a gwasanaeth pob athro (parhaol, dros dro a llanw) a chaiff ei gyflwyno i’r TPS  mewn ffeiliau ar wahân pob mis.  Yn hanesyddol roedd hon yn broses a waned â llaw, ond bellach caiff ei chwblhau’n electronig  ac yn dilyn cael mynediad at eu cofnodion gwasanaeth drwy borth ar-lein, mae rhai athrawon wedi dod o hyd i fylchu yn eu cofnodion.  Tra bo problemau wedi bod ynglŷn â’r modd yr oedd yr wybodaeth hon yn cael ei chasglu gan yr Awdurdod dros amser, mae’r broses wedi cael eu gwella i sicrhau bod y ffeiliau hyn yn gywir ac mae’r adran Archwilio Mewnol hefyd wedi adolygu’r newidiadau a chadarnhau bod y system yn gadarn. Fodd bynnag, mae camgymeriadau yn ymddangos ar hap ac mae’n anodd cyfrif amdanynt gan nad oes digon o adborth yn cael ei roi gan y TPS i gadarnhau bod y data a dderbyniwyd wedi’i ddilysu a bod cofnodion yn cael eu diweddaru yn unol â hynny.   Er bod y TPS wrthi’n diwygio’i systemau i ganiatáu cyflwyno un ffeil data cyfansawdd o’r  flwyddyn nesaf ymlaen, a ddylai leihau’r anghysondebau, mae bylchau hanesyddol yn bodoli o hyd ac yr unig ffordd o’u cywiro yw gwirio pob slip cyflog unigol ar gyfer y mis y mae a wnelo’r bwlch ag o. Gan nad yw’n bosib i’r Awdurdod gyflawni’r dasg hon, gofynnir i athrawon wirio eu cofnodion rhag unrhyw flychau yn eu cyflogaeth a rhoi gwybod i’r Awdurdod er mwyn iddo ddilysu’r wybodaeth a chywiro unrhyw wallau.  Yn dilyn ailstrwythuro’r tîm Cyflogau mae swyddog penodedig yn gyfrifol am y gwaith hwn.

Aeth y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog Adran 151 ymlaen i egluro y gallai’r Awdurdod gynnal y gwiriadau hyn pe byddai athro’n dod o hyd i flychau ond nad yw’n gallu dweud pryd na pham y mae’r bylchau hyn yn bodoli, fodd bynnag nid oes gan yr Awdurdod yr adnoddau i wneud hyn ar gyfer pob un athro.

Mynegodd y Pwyllgor eu diolch i’r Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog Adran 151 am egluro’r sefyllfa mewn perthynas â phensiynau athrawon ac am egluro sut mae’r cynllun y gweithio.

Wedi hynny gohiriwyd y cyfarfod tan 15 Tachwedd, 2021.