Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg, a oedd yn cynnwys  y Strategaeth Atal Twyll, Llwgrwobrwyo a Llygredd 2021-24, i’w ystyried gan y Pwyllgor. Roedd yr adroddiad yn nodi’r gweithgareddau y bydd y gwasanaeth Archwilio Mewnol yn eu cynnal i leihau'r risg o dwyll, llwgrwobrwyo a llygredd o fewn ac yn erbyn y Cyngor.

Bu i’r Pennaeth Archwilio a Risg grynhoi cynnwys ac amcanion y strategaeth gan amlygu bod  y ddogfen “Fighting Fraud and Corruption Locally Strategy for the 2020s” (FFCL), a gefnogir gan CIPFA, wedi’i defnyddio fel sylfaen i’r ffocws strategol yn absenoldeb strategaeth benodol ar gyfer Cymru; dyma’r strategaeth atal twyll a llygredd gyffredinol ar gyfer llywodraeth leol yn Lloegr ac mae’n darparu glasbrint ar gyfer ymateb yn fwy cadarn a diweddar i dwyll a llygredd yn erbyn awdurdodau lleol na’r Cod Ymarfer ar Reoli’r Risg o Dwyll a Llygredd (Cod CIPFA) a ystyriwyd yn ogystal. Yn yr un modd â Chod CIPFA, mae’r strategaeth FFCL yn canolbwyntio ar bum piler o weithgaredd, neu amcanion strategol, ac yn ein cynorthwyo i nodi ym mhle mae angen i’r Cyngor ganolbwyntio ei ymdrechion atal twyll. Cyfeiriodd y Pennaeth Archwilio a Risg at y Fenter Twyll Genedlaethol yn ogystal, sef ymarfer paru data a gynhelir pob dwy flynedd sydd yn gyrru mwyafrif y gwaith atal twyll a chadarnhaodd na chanfuwyd unrhyw achosion o dwyll mewn perthynas â systemau’r Cyngor hyn yma  wrth ymchwilio i garfan gyntaf y canlyniadau paru ar gyfer 2020/21 a gafodd eu rhyddhau ym mis Ionawr 2021.  

Codwyd y pwyntiau canlynol gan y Pwyllgor yn ystod y drafodaeth -

·                    Cydnabod yr angen i gryfhau dull y Cyngor o gaffael fel un o’r meysydd risg cydnabyddedig uchaf yn 2019/20 gan nad oes system neu ddull cyson ar hyn o bryd; holwyd ynglŷn â’r angen i gael polisi a/neu strategaeth gaffael er mwyn safoni’r broses.  Eglurodd y Pennaeth Archwilio a Risg mai’r elfen monitro contractau o drefniadau caffael y Cyngor sydd heb ei chanoli a bod archwiliad ar y gweill i asesu pa mor gadarn yw dulliau rheoli a mesur y cyngor o ran canfod a/neu atal twyll a llygredd yn y maes hwn.

·                    Pa un ai a oedd y refeniw a gynhyrchwyd yn dilyn yr adolygiad diwethaf o’r hawliadau Gostyngiad Person Sengl y Dreth Gyngor o ganlyniad i ganfod hawliadau twyllodrus a pha un ai a oedd achosion o’r fath ac achosion yn ymwneud â chonsesiynau parcio i’r anabl a thwyll grantiau wedi arwain at unrhyw erlyniadau.  Cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio a Risg nad oedd unrhyw erlyniadau wedi bod yn ystod y blynyddoedd diwethaf ac eglurodd bod yr adolygiad o hawliadau Gostyngiad Person Sengl yn fenter a ddarperir gan y gwasanaeth dilysu data, Datatank; yn ystod yr adolygiad diwethaf cafodd 11,200 o gyfrifon eu sgrinio, cafodd 2,245 o gyfrifon eu targedu a daethpwyd o hyd i 484 o gamgymeriadau, ac roedd y gyfradd camgymeriadau yn 4.3%.

·                    Pa un ai a fu cynnydd mewn twyll grantiau wrth weinyddu cynlluniau grantiau cymorth Covid-19 Llywodraeth Cymru a pha un ai oes unrhyw wersi wedi’i dysgu o’r profiad hyd yma.  Cynghorodd y Pennaeth Archwilio a Risg oherwydd yr angen i roi’r pecynnau ysgogi eang ar waith yn gyflym i unigolion a busnesau, bod Llywodraeth Cymru wedi rhoi cyfarwyddyd i roi dulliau rheoli ar waith ymlaen llaw i osgoi gwrthdaro lle bo modd gan ganolbwyntio ar sicrhau taliadau cyflym.  Fodd bynnag, cynhaliodd tîm grantiau’r Gwasanaeth Cyllid, sy’n cynnwys aelod staff o’r gwasanaeth Archwilio Mewnol sydd ar secondiad, wiriadau rhagdalu yn achos pob un o’r grantiau a ddosbarthwyd, ac er mad yw canlyniadau paru data’r Fenter Twyll Genedlaethol wedi canfod unrhyw achos o dwyll hyd yma rhaid cwblhau gwaith pellach cyn dod i unrhyw gasgliadau terfynol. Cynghorodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/ Swyddog Adran 151 oherwydd bod y Cyngor yn awdurdod dros ardal ddaearyddol llai lle mae nifer o fusnesau yn adnabyddys ei fod mewn sefyllfa well i gadarnhau a oedd ceisiadau am gymorth grant gan fusnesau yn ddilys ai peidio. Roedd mwyafrif y gwaith wrth ddosbarthu grantiau am y tro cyntaf yn golygu cadarnhau pa un ai a oedd busnesau’n gweithredu o safleoedd a oedd yn gymwys i ardrethi busnes, gan fod llawer o fusnesau bach yn gymwys i  ryddhad ardrethi neu wedi’u heithrio’n gyfan gwbl, ac yna diweddaru cofnodion ardrethi’r Cyngor yn unol â hynny. Ar ôl cadarnhau’r manylion a chymhwystra roedd yn haws dosbarthu’r grantiau yn ystod y carfannau dosbarthu grantiau dilynol ac felly roedd yn ffyddiog bod 99% o’r taliadau yn gywir.

·                    Nid oes llawer o gyfeiriad at lwgrwobrwyo yn y Strategaeth; gan gydnabod bod achosion o lwgrwobrwyo’n anoddach i’w canfod, holwyd a oes unrhyw arwydd o lwgrwobrwyo a/neu lygredd yng ngweithgareddau dydd i ddydd y Cyngor. Yn yr un modd, nid yw’r strategaeth yn cyfeirio at erlyn y rheiny sy’n cyflawni twyll dim ond at ddarparu’r cymorth ac adnoddau priodol i fynd i’r afael â thwyll. Awgrymwyd y byddai datgan ymrwymiad i erlyn twyllwyr yn fesur ataliol effeithiol. Cynghorodd y Pennaeth Archwilio a Risg y dylai’r archwiliad o’r trefniadau caffael ganfod unrhyw wendidau mewn perthynas â llwgrwobrwyo a llygredd; mewn perthynas â bygwth erlyn fel ffordd o atal twyll mae’r strategaeth yn seiliedig ar bum piler yr FFCL ac mae un ohonynt, ‘Canlyn’, yn datgan y bydd y Cyngor bob amser yn  ceisio’r sancsiwn cryfaf posib yn erbyn unrhyw unigolyn sy’n twyllo neu geisio twyllo’r Cyngor. Bu i’r Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 amlygu paragraff 4.8.5.3.6. yn Rheolau Gweithdrefnau Ariannol y Cyngor lle nodir y dylid hysbysu’r heddlu neu’r awdurdod erlyn priodol ynglŷn ag unrhyw achos o dorri’r gyfraith.

Penderfynwyd nodi strategaeth yr adran Archwilio Mewnol ar gyfer gwrthsefyll twyll, llwgrwobrwyo a llygredd ar gyfer 2021-24.