Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth  Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg i ddiweddaru’r Pwyllgor ar y sefyllfa fel ag yr oedd hi ar 1 Rhagfyr 2021. Roedd yr adroddiad yn amlinellu’r archwiliadau a gwblhawyd ers y diweddariad diwethaf ym mis Medi 2021, llwyth gwaith cyfredol y gwasanaeth archwilio mewnol a’i flaenoriaethau ar gyfer y tymor byr i’r tymor canolig.

Yn unol â ‘Strategaeth Cyfarfodydd Pwyllgor’ y Cyngor, mae’r adroddiad hwn yn bodloni gofynion Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011, sy’n amlinellu’r dyletswyddau deddfwriaethol sydd i’w cyflawni gan bwyllgor archwilio’r Cyngor, yn benodol, goruchwylio trefniadau archwilio mewnol yr awdurdod.

Amlygodd y Pennaeth Archwilio a Risg bedwar adroddiad a gwblhawyd yn ystod y cyfnod, a bod dau ohonynt - Buddsoddi mewn Asedau a Llety Sipsiwn a Theithwyr - wedi derbyn Sicrwydd Rhesymol ac nad oedd unrhyw faterion i’w codi. Derbyniodd yr Adolygiad ar Adennill Mân-ddyledion y Cyngor ac Effaith Covid-19 sicrwydd cyfyngedig a chodwyd wyth mater/risg sydd angen sylw rheoli lefel uchel i ganolig. Mae cynllun gweithredu i fynd i’r afael â’r materion hynny wedi’i gytuno gyda’r rheolwyr a disgwylir iddynt fod wedi’u datrys erbyn 20 Mehefin, 2022. Hefyd, Mae’r Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 wedi comisiynu ymgynghorydd i fynd i’r afael â’r materion a risgiau a godwyd yn y Cynllun Gweithredu ac mae prosiect â cherrig milltir wedi’i ddatblygu a’i gytuno â’r ymgynghorydd. Mae’r pedwerydd adroddiad a gwblhawyd yn ymwneud ag ymchwiliad yn gysylltiedig â gweithgareddau caffael o fewn y Gwasanaethau Eiddo a cheir y manylion ym mharagraff 12 i 15 yn yr adroddiad. Mae’r tri archwiliad a nodir yn y tabl ym mharagraff 16 ar y gweill ac mae’r gwaith o ymchwilio i’r canlyniadau paru a nodir ym mharagraff 18 yn yr adroddiad mewn perthynas â’r Fenter Twyll Genedlaethol hefyd ar y gweill.  Ar 1 Rhagfyr, 2021 roedd 14 o gamau heb eu cwblhau (6 sylweddol a 6 cymedrol) yn ymwneud â materion/risgiau a godwyd yn ystod y chwe archwiliad a restrir ym mharagraff 22 yn yr adroddiad. Mae’r gwasanaeth Archwilio Mewnol yn gweithio gyda’r gwasanaethau i’w cefnogi i weithredu’r camau hyn. Mae blaenoriaethau tymor byr i ganolig y gwasanaeth Archwilio Mewnol ynghyd â’i flaenoriaethau mwy hir dymor wedi’u rhestr ym mharagraffau 25 i 28 yn yr adroddiad.

Codwyd y pwyntiau canlynol gan y Pwyllgor yn ystod y drafodaeth -

·                     Ceisiwyd eglurder ynglŷn â’r materion technegol a nodwyd sydd wedi effeithio ar fonitro perfformiad y gwasanaeth a graddfeydd casglu mewn perthynas ag adennill mân-ddyledion. Cynghorwyd y Pwyllgor bod diffyg aliniad rhwng systemau a phrosesau cofnodi wedi ei gwneud hi’n anoddach monitro perfformiad. Hefyd, nid yw’r adnoddau sydd ei angen o ran amser a phersonél i ddatblygu systemau prosesau busnes i gwrdd ag anghenion y busnes ar gael oherwydd bod staff wedi ymrwymo’n llawn i gynnal busnes ar sail dydd i ddydd. O ganlyniad byddwn yn ymgysylltu ag ymgynghorwr a fydd yna adolygu’r systemau a gweithio gyda staff i roi unrhyw newidiadau a argymhellir ar waith. Ar gais y Pwyllgor cytunwyd i’w ddiweddaru ar gynnydd y prosiect yn ei gyfarfod y mis Ebrill, 2022.

Penderfynwyd nodi darpariaethau sicrwydd a blaenoriaethau’r Gwasanaeth Archwilio Mewnol wrth symud ymlaen.