Eitem Rhaglen

·        Cyflwyno adroddiad Archwilio Allanol.

·        Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg ynglyn â mynd i’r afael ag argymhellion Archwilio Cymru mewn perthynas ag atal twyll.

·         Cyflwynwyd llythyr gan Gyfarwyddwr Ymgysylltu Archwilio Cymru, dyddiedig 19 Mawrth, 2020 i’r Prif Weithredwr mewn perthynas â threfniadau gwrth-dwyll i’w ystyried gan y Pwyllgor.

Gosododd Mr Jeremy Evans y llythyr yn ei gyd-destun, sef adolygiad ar lefel uchel o drefniadau gwrth-dwyll ar draws 40 o sefydliadau yng Nghymru, gan gynnwys pob un o’r 22 awdurdod lleol. Diben yr adolygiad oedd canfod a yw’r trefniadau ar gyfer atal a darganfod twyll yn y sector cyhoeddus yng Nghymru yn effeithiol. Roedd y gwaith maes lleol yng Nghyngor Sir Ynys Môn yn cynnwys gwerthusiad ar lefel uchel o drefniadau gwrth-dwyll y Cyngor, yn seiliedig ar adolygu dogfennau, hunanasesiad a gwblhawyd gan y Cyngor, a rhai cyfweliadau gyda swyddogion perthnasol.

Ysgrifennodd y Cyfarwyddwr Ymgysylltu at y Prif Weithredwr i nodi rhai o ganfyddiadau allweddol yr adolygiad yn fwy ffurfiol oherwydd bod cyfleoedd i gryfhau trefniadau gwrth-dwyll y Cyngor wedi dod o’r amlwg er y cydnabuwyd bod adnoddau’r Cyngor yn gyfyngedig. Roedd o’r farn y byddai’r Cyngor yn elwa o’r canlynol –

·         diweddaru’r polisïau a chynlluniau perthnasol yn cynnwys y polisi gwrth-dwyll a llygredigaeth a’r cynllun ymateb i dwyll;

·         hyrwyddo diwylliant gwrth-dwyll da a chodi ymwybyddiaeth o dwyll ymhlith staff;

·         cynnal asesiad risg cynhwysfawr o dwyll;

·         ystyried y risg o dwyll fel rhan o’r broses gyffredinol o reoli risg;

·         datblygu rhaglen flynyddol o waith gwrth-dwyll rhagweithiol sy’n ymdrin â’r risgiau a nodwyd yn yr asesiad risg;

·         cyfleu’n glir y strwythur, y rolau a’r cyfrifoldeb mewn perthynas ag atal twyll er mwyn sicrhau bod pawb yn deall y llinellau atebolrwydd yn glir;

·         ystyried system gorfforaethol o reoli achosion;

·         ystyried defnyddio dadansoddiadau data’n rheolaidd i ddilysu data; 

·         ystyried ffyrdd o ddarparu lefel briodol o wybodaeth yn ymwneud â thwyll ar gyfer y Pwyllgor Archwilio, a sut y gall y Pwyllgor Archwilio gymryd rôl ragweithiol mewn hyrwyddo materion gwrth-dwyll; 

·         Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg a oedd yn nodi ymateb y Cyngor i’r llythyr gan Gyfarwyddwr Ymgysylltu Archwilio Cymru i’w ystyried gan y Pwyllgor.

Bu i’r Pennaeth Archwilio a Risg gadarnhau bod cynllun gweithredu wedi cael ei ddatblygu i fynd i’r afael â’r argymhellion a’i fod ar gael yn Atodiad 1 yn yr adroddiad. Eglurodd bod y llythyr gan Archwilio Cymru wedi’i dderbyn ar ddechrau’r pandemig  Covid 19 wedi i bob darn o waith nad oedd yn hanfodol gael ei ohirio ac wedi i staff Archwilio Mewnol gael eu hadleoli o fewn y Cyngor. Fodd bynnag, cyflwynwyd  y Strategaeth Gwrth-dwyll, Llwgrwobrwyo a Llygredd i’r Pwyllgor a chafodd ei gymeradwyo ganddo yn ei gyfarfod ym mis Rhagfyr, 2021 ac mae’n ymdrin â’r holl faterion a godwyd gan Archwilio Cymru ac eithrio caffael system rheoli achosion. Ystyrir had yw hynny’n berthnasol i Ynys Môn gan nad yw nifer yr achosion (un neu ddau achos bob blwyddyn) yn cyfiawnhau’r gost o gaffael system rheoli achosion ac ni fyddai’n cynrychioli gwerth gorau am arian. Hefyd, mae’r polisi ar gyfer Atal Twyll a Llwgrwobrwyo yn rhan o Gyfansoddiad y Cyngor ac o’r herwydd mae’r polisi’n cael ei adolygu’n flynyddol fel rhan o’r broses flynyddol i adolygu’r Cyfansoddiad.  Mae pedwar o’r deg argymhelliad wedi’u gweithredu a bydd y pum argymhelliad sydd yn weddill yn cael eu cyflawni yn ystod y flwyddyn; adroddir ar unrhyw gynnydd yn yr adroddiad diwedd blwyddyn.

Er y cydnabyddir bod y pandemig Covid-19 wedi amharu ar fusnes arferol, holodd y Pwyllgor am y 3 blynedd o oedi o ddyddiad derbyn y llythyr cyn rhoi’r argymhellion ar waith. Aeth y Pwyllgor ymlaen i ofyn a oedd cyflwyno trefniadau gweithio gartref ar gyfer mwyafrif y staff wedi cynyddu’r risg o dwyll a chyfleoedd i gyflawni twyll a chyfeiriwyd yn benodol at y symiau sylweddol o arian a gollwyd gan y Llywodraeth Ganolog oherwydd ceisiadau cymorth Covid twyllodrus.  

Cynghorodd y Pennaeth Archwilio a Risg bod aelod o’r tîm Archwilio Mewnol wedi cael ei secondio i dîm grantiau’r Gwasanaeth Ariannol a oedd yn delio gydag a dosrannu’r grantiau cymorth i fusnesau yn ystod y pandemig. Mae hyn yn rhoi rywfaint o sicrwydd i ni ac yn cynyddu’n gallu i ganfod twyll. Hyd yma ni chanfuwyd unrhyw achos o dwyll wrth wirio taliadau ar ôl eu gwneud.  Hefyd, er mwyn delio â’r pandemig bu’n rhaid i ni flaenoriaethu ein hadnoddau a’n hymdrechion, ac ar yr adeg barnwyd nad oedd y materion a godwyd yn y llythyr gan Archwilio Cymru yn flaenoriaeth.

Penderfynwyd nodi’r materion a godwyd gan Archwilio Cymru ynghyd â’r cynnydd o ran mynd i’r afael â’r argymhellion a wnaed gan Archwilio Cymru mewn perthynas ag atal twyll.