Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg i’w ystyried gan y Pwyllgor a oedd yn diweddaru’r Pwyllgor ar waith yr adain Archwilio Mewnol ers y diweddariad diwethaf ar 1 Rhagfyr, 2021. Roedd yr adroddiad yn nodi’r archwiliadau a gwblhawyd yn ystod y cyfnod, llwyth gwaith presennol yr adain Archwilio Mewnol a’i blaenoriaethau ar gyfer y tymor byr a chanolig. 

Amlygodd y Pennaeth Archwilio a risg ddau adroddiad archwilio yn ystod y cyfnod dan sylw - rhoddwyd Sicrwydd Rhesymol i un - Llywodraethu Gwybodaeth - a chodwyd 2 risg/mater sylweddol a 5 risg/mater cymedrol ac mae’r manylion ar gael ym mharagraffau 3 i 11 yn yr adroddiad, a rhoddwyd Sicrwydd Cyfyngedig i’r llall - Rheoli Trwyddedau Meddalwedd - sy’n un o dri darn o waith y mae tîm Archwilio TG Cyngor Dinas Salford yn ei gwblhau ar ein rhan a chodwyd un mater/risg sylweddol a 9 mater/risg cymedrol. Ceir rhagor o fanylion ym mharagraffau 12 i 16 yn yr adroddiad. Mae cynllun gweithredu i fynd i’r afael â’r materion/risgiau a nodwyd wedi cael ei gytuno ac mae wedi cael ei rannu ag aelodau’r Pwyllgor; mae bwriad y Cyngor i symud i gymwysiadau “Cwmwl” ar gyfer rhai o’i raglenni busnes gritiol yn rhoi sicrwydd y gellir lliniaru rhai o’r risgiau a nodwyd.

Mae’r chwe archwiliad a nodwyd yn y tabl ym mharagraff 17 yn mynd rhagddynt ynghyd â’r gwaith o ymchwilio i’r garfan gyntaf o ganlyniadau paru’r Fenter Twyll Genedlaethol ar gyfer 2020/21 a gafodd eu rhyddhau ym mis Ionawr, 2021.  Ar 1 Chwefror, 2022 roedd 18 o gamau gweithredu heb eu cwblhau (8 sylweddol a 10 cymedrol) ac roedd pob un yn dod o dan y Gwasanaethau Adnoddau ac yn ymwneud â materion/risgiau a godwyd yn ystod y pedwar archwiliad a restrwyd ym mharagraff 27 yn yr adroddiad. Mae’r adain archwilio Mewnol yn gweithio gyda’r gwasanaeth i’w cynorthwyo i gwblhau’r camau. Mae blaenoriaethau tymor canolig yr adain Archwilio Mewnol wedi’u nodi ym mharagraffau 30 i 32 yn yr adroddiad ac maent yn canolbwyntio ar adolygu’r risgiau coch ac ambr gweddilliol ar y Gofrestr Risgiau Strategol, fel y mae’n cael ei galw erbyn hyn, nad ydym wedi eu hadolygu eto neu sydd heb gael eu hadolygu yn ystod y ddwy flynedd ddiwethaf. Mae’r Strategaeth Archwilio Mewnol Blynyddol ar gyfer 2022/23 hefyd wrthi’n cael ei datblygu.  Yn y tymor hwy bydd yr adain Archwilio Mewnol yn ymdrechu i ddiwallu’r Strategaeth Gwrth-dwyll, Llwgrwobrwyo a Llygredd ar gyfer 2021-24, gweithio gyda chydweithwyr yn y Tîm Perfformiad i wella’r gwaith mapio sicrwydd ledled y Cyngor a chyfrannu at ddatblygu Adolygiad Perfformiad, a pharatoi ar gyfer yr Asesiad Ansawdd Allanol ym mis Mehefin, 2022. Hefyd, yn dilyn cyhoeddi adroddiad terfynol ar Reoli Cronfeydd Answyddogol Ysgolion, mae’r adain Archwilio Mewnol wedi bod yn gweithio i ddiweddaru’r ddogfen ganllaw, darparu hyfforddiant i benaethiaid a llywodraethwyr a chynnal gwiriadau sicrhau ansawdd o’r tystysgrifau a gyflwynwyd gan ysgolion.  

Roedd ymateb y swyddogion i gwestiynau’r Pwyllgor fel a ganlyn –

·         Mewn perthynas â’r sicrwydd cyfyngedig a roddwyd yn dilyn yr adolygiad o Drwyddedau Meddalwedd, cynghorodd y Rheolwr Tîm TG bod cost yr holl drwyddedau meddalwedd i’r Cyngor yn 2021 o gwmpas £580k a bod hynny’n cynnwys yr holl drwyddedau unigol, trwyddedau meddalwedd a chost eu cynnal a’u cadw. O ran lleihau’r gost, cadarnhaodd y Rheolwr Tîm TG tra bod rhai o’r camau gweithredu yn yr adroddiad yn cyfeirio at yr angen i reoli’r risg bod meddalwedd heb ei drwyddedu neu anawdurdodedig yn cael ei ddefnyddio, mae’r camau eraill yn ymwneud â lleihau costau a sicrhau gwerth gorau am arian.  Mae’r dulliau rheoli a awgrymwyd yn cynnwys cofrestru asedau meddalwedd  i sicrhau ffordd integredig o ganfod ble mae’r asedau unigol hynny’n cael eu cadw. Yn ogystal â bod yn ffordd o gadw llygaid ar bwy sydd gan beth, byddai cofrestr gynhwysfawr hefyd yn helpu i ganfod a ydym yn dal trwyddedau meddalwedd dianghenraid, a thrwy hynny osgoi dyblygu a/neu ail-brynu trwyddedau. 

·         Er bod yr Uned TG yn monitro prif drwyddedau meddalwedd y Cyngor, dywedodd y Rheolwr Tîm TG y gall y risg bod meddalwedd diawdurdod yn cael ei ddefnyddio godi mewn amgylchiadau lle mae’r Cyngor yn gweithio mewn partneriaeth â sefydliadau trydydd parti/cwmnïau lle nad yw eu trefniadau trwyddedu’n hysbys, neu os caiff meddalwedd ei brynu drwy sianeli sydd ddim yn rhan o brosesau safonol yr adain TG i gadarnhau a oes trwydded eisoes yn bodoli’n ar gyfer y feddalwedd.  Er bod yr adolygiad archwilio’n nodi bod dulliau rheoli eisoes ar waith i gyfyngu digwyddiadau o’r fath, argymhellir rhoi dulliau rheoli ychwanegol ar waith i atgyfnerthu’r broses bresennol a rhoi sicrwydd pellach.

·         Mewn perthynas â chamau heb eu cwblhau ar amser, eglurwyd bod absenoldebau o ganlyniad i Covid wedi cyfrannu at yr oedi wrth gwblhau’r camau gweithredu yn achos pob un o’r archwiliadau yn ymwneud â’r swyddogaeth Adnoddau. Cynghorodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau) / Swyddog Adran 151 bod materion capasiti wedi effeithio ar allu’r adain i weithredu’r camau a argymhellwyd yn y pedwar archwiliad ar amser gan fod cyfrifoldebau dydd i ddydd yn mynd ag amser rheolwyr y timau incwm a dyledwyr  ac felly nid oes llawer o amser, os o gwbl,  i fynd i’r afael ag effeithiolrwydd prosesau busnes.  Comisiynwyd adnodd allanol i adolygu prosesau ac ymateb i argymhellion yr archwiliad, ac fel rhan o’r broses o gymeradwyo’r gyllideb ar gyfer 2022/23 mae’r swyddogaeth Adnoddau wedi gwneud cais am gyllid i ariannu swydd Rheolwr Busnes i adolygu systemau, prosesau ac ymarfer ledled y swyddogaeth ac i weithredu unrhyw welliannau a nodwyd.

Penderfynwyd nodi darpariaeth sicrwydd a blaenoriaethau’r adain Archwilio Mewnol wrth symud ymlaen.