Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg a oedd yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf ar yr archwiliadau a gwblhawyd o 1 Ebrill, 2022 ers y diweddariad blaenorol i’r Pwyllgor ym mis Chwefror, 2022 i sylw’r Pwyllgor. Roedd yr adroddiad hefyd yn amlinellu llwyth gwaith presennol Archwilio Mewnol a'i flaenoriaethau ar gyfer y tymor byr i'r tymor canolig wrth symud ymlaen.

Wrth gyflwyno’r diweddariad amlygodd y Pennaeth Archwilio a Risg –

·         Bod tri darn o waith wedi eu cwblhau yn y cyfnod ac un adroddiad wedi ei gyhoeddi - Dilyniant Cyntaf o Daliadau - Cynnal a Chadw Cyflenwyr ac Adnabod Anfonebau Dyblyg ac Adennill Anfonebau Dyblyg a arweiniodd at raddfa Sicrwydd Cyfyngedig. Arweiniodd yr adolygiad cyntaf o Daliadau - Cynnal a Chadw Cyflenwyr a Thaliadau ym mis Ionawr, 2021 at waith pellach yn cael ei wneud yn y maes hwn a chyhoeddwyd adroddiad ar Anfonebau Dyblyg ac Adennill Taliadau Dyblyg ym mis Mai, 2021. Arweiniodd y ddau adroddiad at gyfraddau Sicrwydd Cyfyngedig gyda chynlluniau gweithredu ar wahân wedi’u cytuno i fynd i'r afael â'r risgiau a nodwyd. Gan fod nifer o'r risgiau a chamau gweithredu dilynol y cytunwyd arnynt yn gysylltiedig, cynhaliwyd adolygiad dilynol rhwng Ionawr a Mawrth, 2022. Daeth yr adolygiad dilynol i'r casgliad, er bod y timau Cyllid a Thaliadau wedi gwneud rhywfaint o waith i fynd i'r afael â'r risgiau a godwyd yn ystod yr archwiliad gwreiddiol, mae'r rhan fwyaf o'r camau y cytunwyd arnynt yn parhau heb eu cymryd. Oherwydd nifer y materion/risgiau sy'n weddill a'r diffyg cynnydd mewn meysydd allweddol, ni all Archwilio Mewnol gynyddu'r sgôr sicrwydd o gyfyngedig ar hyn o bryd. Bydd adolygiad dilynol pellach yn cael ei gynnal ym mis Tachwedd, 2022.

·         Y cynnydd a wnaed wrth fynd i'r afael â'r risgiau a nodwyd mewn adolygiad o “Adennill Dyledion y Cyngor ac Effaith Covid 19”, adroddiad Sicrwydd Cyfyngedig a gyflwynwyd i gyfarfod mis Rhagfyr o'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. Mewn ymateb i'r adroddiad gwreiddiol, comisiynodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 y cwmni ymgynghori CIWB i weithio gyda'r Gwasanaeth i fynd i'r afael â'r materion / risgiau a godwyd. Mae Archwilio Mewnol yn fodlon â’r cynnydd hyd yma a bydd yn cynnal profion dilynol ffurfiol ym mis Hydref 2022 i sefydlu a yw’r holl faterion/risgiau a godwyd wedi’u lliniaru’n llawn.

·         Gwaith ar y gweill fel y nodir yn y tabl ym mharagraff 18 o'r adroddiad lle mae saith archwiliad ar y cam gwaith maes, tri ohonynt wedi'u hamlygu fel risg coch gweddilliol yn y Gofrestr Risg Strategol ac yn cael eu blaenoriaethu yn unol â hynny.

·         Camau gweithredu heb eu cwblhau yn cynnwys 3 cham gweithredu Canolig yn gysylltiedig â'r archwiliad Proses Ymadawyr o fewn y Gwasanaeth Adnoddau.

·         Capasiti a blaenoriaethau tymor byr/canolig a thymor hwy'r adain Archwilio Mewnol.

Mewn ymateb i gwestiynau gan y Pwyllgor, eglurodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 y sefyllfa o ran Taliadau a chyfeiriodd at faterion staffio a recriwtio parhaus, pwysau llwyth gwaith, ailstrwythuro hirfaith a gwaith ychwanegol a grëwyd gan y Gwasanaethau yn methu â dilyn prosesau prynu cywir fel ffactorau sydd wedi cyfrannu at yr adolygiad Sicrwydd Cyfyngedig yn ogystal â'r amser a gymerir i fynd i'r afael yn llawn â'r materion/risgiau a nodwyd. Bydd creu swydd Rheolwr Busnes yn darparu adnoddau ychwanegol i adolygu/symleiddio prosesau system ac i hwyluso gwelliannau perfformiad ar draws y swyddogaeth Adnoddau; bydd recriwtio Swyddog Cyflogres a Thaliadau dan Hyfforddiant fel rhan o Raglen 'Dyfodol Môn' y Cyngor hefyd yn adnodd ychwanegol. Pan fydd y Rheolwr Busnes yn cael eu penodi byddant yn cael y dasg o gynorthwyo'r tîm Taliadau i fynd i'r afael â'r materion/risgiau sy'n weddill yn y maes hwn. Darparodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau/Swyddog Adran 151) sicrwydd y byddai'r materion/risgiau sy'n weddill - yn benodol y ddau fater/risg mawr yn cael sylw cyn y dyddiad cwblhau diwygiedig lle bo modd ond bod penodi Rheolwr Busnes yn allweddol i gyflymu'r gwaith a chyflawni'r dyddiad targed. Cadarnhaodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau) / Swyddog Adran 151 ymhellach y bydd yr adolygiad systemau yn cwmpasu'r broses Ymadawyr lle mae tri cham gweithredu hwyr yn ymwneud ag archwilio'r maes hwn. Mewn perthynas ag unrhyw faterion a godwyd gan Archwilio Allanol mewn perthynas â’r mater hwn, eglurodd y Swyddog Adran 151 y byddai Archwilio Allanol, wrth gynnal ei archwiliad o gyfrifon 2020/21 wedi cymryd sicrwydd o waith Archwilio Mewnol yn y maes hwn, o ystyried bod tua £130m yn cael ei dalu drwy’r system Credydwr yn flynyddol mae lefel y taliadau dyblyg a nodir yn llai nag 1% o’r taliadau a wneir ac felly gall ddisgyn yn is na lefel y perthnasedd a osodwyd gan Archwilio Allanol.

Penderfynwyd nodi darpariaeth sicrwydd a blaenoriaethau Archwilio Mewnol wrth symud ymlaen.