Eitem Rhaglen

Cyflwyno Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor am 2021/22 (Adroddiad y Cadeirydd).

Cyflwynwyd i sylw’r Pwyllgor Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio 2020/2021 – adroddiad y Cadeirydd.

Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn elfen allweddol o fframwaith llywodraethu’r Cyngor. Ei swyddogaeth yw darparu adnodd annibynnol a lefel uchel i gefnogi gwaith llywodraethu da a rheolaeth ariannol gref a rhoi sicrwydd annibynnol i'r rhai sy'n gyfrifol am lywodraethu bod y fframwaith rheoli risg, y gwaith rheoli mewnol a chywirdeb yr adroddiadau cyllido a’r prosesau llywodraethu’n ddigonol. Mae canllawiau CIPFA yn nodi y dylai pwyllgorau archwilio adrodd yn rheolaidd ar eu gwaith i’r ‘rhai sy’n gyfrifol am lywodraethu’ a chyflwyno adroddiad blynyddol o leiaf ar asesiad o’u perfformiad. Bydd yr Adroddiad Blynyddol yn cael ei gyflwyno i’r Cyngor llawn yn ei gyfarfod a gynhelir 13 Medi, 2022 er gwybodaeth. Nododd fod cyfansoddiad y Pwyllgor wedi newid, gyda thraean o'r Pwyllgor yn Aelodau Lleyg a'r Cadeirydd yn gorfod bod yn Aelod Lleyg. Mae adran cyfansoddiad a threfniadau’r adroddiad yn cyfeirio at Gylch Gorchwyl y Pwyllgor a’r eitemau y mae’r Pwyllgor wedi’u trafod yn unol â gofynion Cyfansoddiad y Cyngor. Cyfeiriodd at Dudalen 8 yr adroddiad - Rheoli’r Trysorlys ac yma amlygir adroddiadau y mae’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio wedi’u derbyn gan y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 er mwyn cyflawni ei swyddogaeth fel rhan o Gylch Gorchwyl y Pwyllgor. Mae'r Adroddiad Blynyddol yn amlygu testun adroddiadau a gyflwynwyd gan y

Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151, y cwestiynau a ofynnwyd gan y Pwyllgor a'r ymateb a dderbyniwyd wedi hynny gan y Swyddog a p’run a yw'r Pwyllgor wedi penderfynu derbyn yr adroddiadau.

Ychwanegodd y Pennaeth Archwilio a Risg ei bod yn ofynnol i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilwyr gyfarfod o leiaf bedair gwaith y flwyddyn. Cyfarfu’r Pwyllgor yn ffurfiol (cyfarfodydd rhithwir) ar naw achlysur, oedd yn cynnwys tri chyfarfod arbennig, i ystyried Datganiad Cyfrifon drafft a therfynol 2020/2021 ac adroddiad yr Archwilwyr Allanol ar y Datganiadau Ariannol (Adroddiad ISA 260). Mae aelodaeth a phresenoldeb mewn cyfarfodydd yn ystod 2021/2022 ynghlwm yn Atodiad A yr adroddiad. Cafodd aelodau'r Pwyllgor hyfforddiant ar ddeddfwriaeth newydd, arweiniad

proffesiynol ac ymchwil a gellir gweld y presenoldeb yn Atodiad B yr adroddiad. Gofynnir i Aelodau'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio gwblhau hunanasesiad o'u gwybodaeth a'u sgiliau a fydd o gymorth i ddatblygu rhaglen hyfforddi ar gyfer anghenion hyfforddi a datblygu Aelodau'r Pwyllgor.

Mae ystod eang o gyrsiau ar gael i’r Pwyllgor gyda rhai cyrsiau, yn orfodol yn unol â chyfrifoldeb Aelodau’r Pwyllgor h.y. Hyfforddiant Rheoli’r Trysorlys, GDPR. Nododd y cynhelir trafodaeth yn ystod yr haf gyda'r Cadeirydd ynghylch y sesiynau hyfforddi y cred sy’n orfodol i'r Pwyllgor.

Mewn ymateb i gwestiwn a godwyd gan y Pwyllgor, sef a oedd yn rhaid i’r Pwyllgor hwn asesu effeithlonrwydd/effeithiolrwydd yr effaith y mae’n ei chael yn y Cyngor ac y byddai’n arfer da cadw tystiolaeth am y flwyddyn pan fydd y Pwyllgor wedi gwneud sylwadau, cynnig awgrymiadau neu ofyn i eitem gael ei harchwilio, fel bod modd ei chynnwys yn yr Adroddiad Blynyddol. Ymatebodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod cofnodion y Pwyllgor yn ffynhonnell wych i fonitro'r camau a drafodwyd yn y cyfarfod a'r argymhellion a gymerwyd. Mae’r camau a gymerwyd gan y Pwyllgor wedi’u hymgorffori mewn system olrhain camau gweithredu a bydd y broses hunanasesu’n cael ei hanfon ymlaen ar draws gwasanaethau’r Cyngor a rhanddeiliaid sy’n dibynnu ar waith y Pwyllgor (byddir yn ymgymryd â’r broses hon yn ystod yr haf).

Mewn ymateb i gwestiwn a godwyd bod dyletswydd statudol ar y Pwyllgor i gyfarfod o leiaf bedair gwaith y flwyddyn, oherwydd llwyth gwaith y Pwyllgor, ystyriwyd y byddai cyfarfodydd yn cael eu gorlwytho a chyfarfu'r Pwyllgor gyfanswm o naw gwaith yn 2021/22. Ymatebodd y Pennaeth Archwilio a Risg y byddai'r Blaenraglen Waith yn Eitem 9 ar y Rhaglen yn rhoi cyfle i'r Pwyllgor adolygu amlder y cyfarfod os ydynt yn ystyried bod gormod o eitemau ar yr Agenda a gellid trefnu cyfarfod arall.

PENDERFYNWYD:- cymeradwyo Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar gyfer 2021/2022 cyn ei gyflwyno i gyfarfod llawn y Cyngor Sir ar 13 Medi, 2022.