Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg mewn perthynas â'r uchod.

Cyflwynwyd Adroddiad Blynyddol y Gwasanaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2021/22 i’r Pwyllgor ei ystyried. Roedd yr adroddiad yn amlinellu'r gwaith Archwilio Mewnol a wnaed yn ystod y flwyddyn a ddaeth i ben 31 Mawrth, 2022 ac, ar sail hynny, rhoddodd y Pennaeth Archwilio Mewnol a Risg ei barn gyffredinol ar ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd fframwaith llywodraethu, rheoli risg a rheolaeth y Cyngor yn ystod y flwyddyn, sydd hefyd yn llywio Datganiad Llywodraethu Blynyddol y Cyngor.

Amlygodd y Pennaeth Archwilio a Risg y gwaith a wnaed gan Archwilio Mewnol a chyfeiriodd at archwiliadau’r Gofrestr Risg Strategol sy’n monitro’r adolygiad cynhwysfawr o risgiau’r Cyngor i gyflawni ei flaenoriaethau corfforaethol. Yn ystod 2021/2022 graddiwyd 13 o risgiau’n rhai â sgôr risg weddilliol goch neu oren ac fe’u cofnodwyd mewn cofrestr risg strategol. Mae gwaith Archwilio arall a wnaed yn cynnwys pryderon a godwyd gan y Cyfarwyddwr Swyddogaeth

(Adnoddau)/Swyddog Adran 151, y Prif Weithredwr a'r Uwch-dîm Arweinyddiaeth. At ei gilydd, roedd yr Adain Archwilio yn gallu rhoi sicrwydd ‘Rhesymol’ neu uwch ar gyfer 67% (78% yn 2020/2021) o’r archwiliadau a gynhaliwyd yn ystod 2021/2022. Cafodd chwe archwiliad (25%) sicrwydd ‘Cyfyngedig’ yn ystod y flwyddyn, o gymharu â phump (25%) yn 2020/2021. Cyflwynir yr adroddiadau sicrwydd ‘Cyfyngedig’ i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ynghyd â’r Cynllun Gweithredu sy’n amlygu bwriadau rheolwyr i reoli’r risgiau a godwyd gan Archwilio a bydd cyfle i’r Pwyllgor gwestiynu’r gwasanaeth perthnasol lle rhoddir sicrwydd ‘Cyfyngedig’. Ychwanegodd na chafodd unrhyw archwiliadau sicrwydd ‘Na’ ac ni chodwyd unrhyw ‘faterion/risgiau critigol’ (coch) yn ystod y flwyddyn. Cyfeiriodd y Pennaeth Archwilio a Risg at y dull modern o godi ‘Materion/Risg’ yn hytrach na gwneud argymhellion sy’n caniatáu i’r Gwasanaethau reoli eu risgiau eu hunain a datrys problemau. Cyfeiriodd at y ‘Camau Cyfredol a Hwyr’ ar dudalen 10 yr adroddiad a nododd fod yr Adain Archwilio’n monitro’r holl gamau gweithredu ac yn mynd ar eu trywydd gyda’r rheolwyr pan fyddant yn ddyledus i sicrhau y rhoddwyd sylw effeithiol iddynt. Fel y gwelir ar y siart ar dudalen 12 yr adroddiad, mae’r rheolwyr wedi rhoi sylw i 94% (90% yn 2020/21) o’r ‘Materion/Risgiau’ a godwyd. O bryd i'w gilydd, caiff dyddiadau targed eu hymestyn ar gyfer rhai gweithredoedd, ond dim ond os gall y gwasanaeth ddangos rheswm dilys dros yr estyniad. Oherwydd argyfwng Covid-19, estynnwyd nifer o derfynau amser targed i wasanaethau y mae eu blaenoriaeth dros y ddwy flynedd ddiwethaf wedi canolbwyntio’n llwyr ar ymateb i’r pandemig.

Ychwanegodd y Pennaeth Archwilio a Risg nad oedd unrhyw faterion o risg uchel sylweddol sy'n cyfiawnhau eu cynnwys yn y Datganiad Llywodraethu Blynyddol ac yn ystod 2021/2022 cafwyd bod uwch-reolwyr yn gefnogol ac yn ymatebol i'r materion a godwyd. Cyfeiriodd ymhellach at adolygiad o hunanasesiad o arfer da’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, a gynhaliwyd ym mis Mawrth 2020, gan Banel yn cynnwys Cadeirydd ac Is-Gadeirydd y Pwyllgor, Aelod Lleyg a’r Prif Archwilydd. Cyflwynai adolygiad lefel uchel oedd yn ymgorffori’r egwyddorion allweddol a nodir yn Natganiad

Sefyllfa CIPFA a’r canllawiau cysylltiedig. Daeth yr hunanasesiad i'r casgliad bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio’n perfformio’n dda iaawn yn erbyn yr egwyddorion arfer da. Cyfeiriodd ymhellach fod tri maes gwella wedi’u nodi h.y. hunanasesiad gyda rhanddeiliaid ehangach, hunanasesiad o anghenion hyfforddi Aelodau a’r gefnogaeth ychwanegol gan y Gwasanaethau Democrataidd i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Mae rhaglen sicrhau ansawdd a gwella wedi'i rhoi ar waith i sicrhau bod y gwasanaeth archwilio mewnol yn parhau i wella. Ym mis Ebrill 2021, cytunodd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar nifer o dargedau perfformiad yn y Strategaeth ar gyfer 2021/2022, sydd i’w gweld ar dudalen 15 yr adroddiad. Fel arfer, byddai'r Archwiliwr Mewnol yn meincnodi ei berfformiad yn erbyn 22 aelod o Grŵp Prif Archwilwyr Cymru, ond oherwydd y pandemig, canslwyd y gwaith meincnodi am yr ail flwyddyn. Mae gan holl aelodau cyfredol y tîm Archwilio Mewnol gymwysterau proffesiynol, sy'n cynnwys CIPFA, CIIA, IRRV ac ACFTech ac mae'r gwasanaeth wedi buddsoddi i sicrhau bod staff yn parhau â'u datblygiad proffesiynol. Ychwanegodd fod Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus yn ei gwneud yn ofynnol i wasanaethau archwilio mewnol gael asesiad ansawdd allanol bob pum mlynedd. Cynhelir yr asesiad nesaf yn ystod yr haf ac mae trefniadau'n cael eu datblygu gyda Grŵp Prif Archwilwyr Cymru ar gyfer adolygiad cymheiriaid gan Gyngor Sir y Fflint. Amlygodd y Pennaeth Archwilio Mewnol a Risg ymhellach yr heriau a'r cyfleoedd o fewn Archwilio Mewnol a chredai bod cael archwilwyr mewnol hyfforddedig gofynnol wedi'u cefnogi gan ddull modern a safonau proffesiynol yn allweddol. Mae trosiant staff wedi creu her wrth sicrhau bod digon o archwilwyr profiadol i wneud gwaith mwy cymhleth, yn ogystal â rhoi hyfforddiant a chefnogaeth i aelodau newydd o staff.

Mewn ymateb i gwestiynau a godwyd ynghylch gallu Archwilwyr Mewnol i allu symud dyddiad targed o ran dyddiadau targed statudol, ymatebodd y Pennaeth Archwilio a Risg ei bod yn ffodus nad oedd dyddiadau targed statudol yn hwyr a’u bod wedi eu datrys o fewn y dyddiadau targed.

Mewn ymateb i gwestiwn ynghylch recriwtio a chadw staff a gweithio o bell. Ymatebodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod yna argyfwng recriwtio yn y Deyrnas Unedig ar hyn o bryd, fodd bynnag, gall gweithio o bell fod yn fantais wrth recriwtio staff Nododd fod pum risg wedi eu codi i reolwyr roi sylw iddynt, gan gynnwys cynllunio i ddatblygu'r gweithlu a'r Uwch-dîm Arweinyddiaeth yn adolygu'r data recriwtio i geisio canfod pam fod swyddi’n gorfod cael eu hail-hysbysebu ar sawl achlysur. Yn ddiweddar, mae'r Adran Adnoddau Dynol wedi recriwtio Swyddog Marchnata a Recriwtio i geisio recriwtio staff i'r Cyngor.

Adroddiadau Archwilwyr Mewnol ar Sicrwydd Cyfyngedig

                      Gweinyddu Pensiynau Athrawon

Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 wedi gofyn i'r Archwilwyr Mewnol adolygu'r broses o gyflwyno cyfraniadau pensiwn a gwybodaeth gwasanaeth i Gynllun Pensiwn Athrawon (y TPS) yn dilyn cwynion am fylchau yng nghofnodion gwasanaeth pensiynadwy rhai athrawon oedd wedi ymddeol. Barn Archwilwyr Mewnol oedd bod y Cyngor yn talu’r cyfraniad pensiwn cywir a dynnwyd o gyflogau aelodau i’r TPS yn y mwyafrif o achosion, Nid mater i Gyngor Sir Ynys Môn yn unig yw hyn. Amlinella nifer o erthyglau yn y wasg gyngor a roddir gan undebau athrawon i’w haelodau wirio gwybodaeth eu gwasanaeth gyda’r TPS. Daeth adolygiad o'r adroddiad a gyflwynwyd i'r TPS yn cynnwys gwybodaeth am wasanaethau pensiynadwy i'r casgliad nad yw'n tynnu data'n gyson o'r system gyflogres. Adran Addysg Llywodraeth y DU yw rheolwr cynllun y TPS ac mae’n gweinyddu’r Cynllun ar ran Cymru a Lloegr. Mae'r TPS yn disodli'r broses Casgliadau Data Misol gyda phroses casglu data Cysoni Cyfraniadau Misol (MCR) a dyma'r dull newydd o gyflwyno gwybodaeth i'r TPS am wasanaethau, cyflog a chyfraniadau. Y gobaith yw cyflwyno adroddiad ar y system newydd i gyfarfod mis Medi o'r Pwyllgor hwn. Roedd Cynllun Gweithredu wedi'i gynnwys yn yr adroddiad.

Dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 ei fod wedi gofyn i'r Archwilwyr Mewnol adolygu’r system cofnodi Pensiynau Athrawon gan fod rhai o'r cofnodion pensiynau yn anghywir a'i bod yn amlwg yr ymddangosai bod problemau'n codi gyda meddalwedd o ran eu cofnodion gwasanaeth. Mae’r Archwilwyr Mewnol wedi cadarnhau bod anghysonderau o fewn system gyflogres yr Awdurdod gyda data’n cael eu cynhyrchu bob mis. Mae’r Cyngor wedi bod yn treialu proses Cysoni Cyfraniadau Misol newydd y TPS ers mis

Hydref 2021 ond mae’n ymddangos bod anghysonderau o hyd yn y system. Mae darparwr y meddalwedd yn ymchwilio i'r problemau ar hyn o bryd. Ychwanegodd fod athrawon wedi cael eu cynghori i wirio eu cofnodion pensiwn yn rheolaidd ac i roi gwybod i'r Cyngor am unrhyw anghysonderau.

Cododd aelodau’r Pwyllgor yr isod:- 

•       Mae Llywodraeth y DU yn bwriadu cyflwyno Dangosfwrdd Pensiynau er mwyn i bobl allu gweld manylion eu pensiwn. Codwyd cwestiynau a yw'r Cyngor yn rhoi trefn ar waith lle gellir monitro'r Dangosfwrdd Pensiynau. Dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 fod gweithwyr y Cyngor yng Nghynllun Pensiynau’r Llywodraeth Leol (CPLlL) a weinyddir gan Gyngor Gwynedd a’r Cynllun Pensiynau Athrawon a weinyddir gan yr Asiantaeth Pensiynau Athrawon. Gall gweithwyr yn y ddau gynllun gael gweld eu cofnodion pensiwn trwy fynd i’r pyrth pensiwn ar gyfer eu cynlluniau priodol, p'un a ydynt yn gyflogedig neu wedi gadael cyflogaeth y Cyngor. Mae'r cynllun CPLlL yn gweithio'n dda ond ers i'r gweithwyr gael mynediad i Bensiynau Athrawon mae wedi dod i'r amlwg fod rhai materion wedi codi.

•       Trefniadau’r Cyngor ar gyfer darparu tai addas

Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod yr adolygiad o drefniadau’r Cyngor ar gyfer darparu tai addas yn rhoi sicrwydd rhesymol bod fframwaith effeithiol yn ei le i reoli’r risg o brinder tai addas y gall trigolion lleol eu fforddio yn eu cymunedau. Fodd bynnag, mae cyfleoedd i gryfhau’r fframwaith hwn drwy adolygu’r nifer sy’n manteisio ar Daliadau Tai yn ôl Disgresiwn a datblygu strategaeth ar gyfer caffael tir.

Cyfeiriodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 at newid yn y Tabl a gyfeiriai at y Taliadau Tai Dewisol ar gyfer 2021/2022 a ddylai ddarllen £192,793 (80% o'r dyraniad a wariwyd).

•       Recriwtio a Chadw

Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod sicrwydd rhesymol bod gan y Cyngor drefniadau digonol ar waith i allu recriwtio a datblygu staff sydd â'r sgiliau priodol i gyflwyno gwasanaethau effeithlon ac effeithiol, a hynny o fewn cwmpas ei reolaeth,. Fodd bynnag, mae’n anochel bod effeithiau argyfwng recriwtio ledled y DU yn cael effaith ar allu’r Cyngor i recriwtio staff. Mae’r Archwilwyr Mewnol wedi nodi rhai meysydd i'w gwella o ran dadansoddi data recriwtio, cynllunio i ddatblygu'r gweithlu a hysbysebu swyddi yn rheolaidd a rhoi gwybod i'r Uwch-arweinyddiaeth amdanynt. Credir y byddai hyn yn helpu i gryfhau'r trefniadau presennol.