Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid Corfforaethol.

Cyflwynwyd i sylw’r Pwyllgor adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid a ymgorfforai’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol drafft ar gyfer 2021/22.

Cyflwynodd y Cynghorydd Robin Williams, Aelod Portffolio Cyllid, Busnes Corfforaethol a Boddhad Cwsmer y Datganiad Llywodraethu Blynyddol drafft ar gyfer 2021/22 sy’n dangos sut mae trefniadau llywodraethu’r Cyngor, yn ystod y flwyddyn, wedi cyflawni pob un o’r egwyddorion a gynhwysir yn Fframwaith Cyflawni Da Llywodraethu mewn Llywodraeth Leol CIPFA/SOLACE.

Mae’r Cyngor yn gyfrifol am sicrhau ei fod yn cynnal ei fusnes yn unol â’r gyfraith a safonau priodol a’i fod yn diogelu arian cyhoeddus ac yn rhoi cyfrif priodol amdano a sut y defnyddir arian cyhoeddus. Mae gan y Cyngor, hefyd, ddyletswydd dan Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 i wneud trefniadau i sicrhau gwelliant parhaus yn y ffordd y caiff ei swyddogaethau eu harfer, gan roi sylw i gyfuniad o fod yn ddarbodus, effeithlon ac effeithiol. Wrth gyflawni’r cyfrifoldeb cyffredinol hwn mae gan y Cyngor hefyd ddyletswydd i roi trefniadau priodol ar waith ar gyfer llywodraethu ei faterion, gan hwyluso’r gwaith o gyflawni ei swyddogaethau’n effeithiol, sy’n cynnwys trefniadau ar gyfer rheoli risg ynghyd â rheolaeth ariannol ddigonol. Ym mis Mawrth 2022, cymeradwyodd a mabwysiadodd y Cyngor god llywodraethu corfforaethol lleol diwygiedig sy’n gyson ag egwyddorion Fframwaith CIPFA/SOLACE. Mae'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol yn dangos sut mae'r Cyngor wedi cydymffurfio â'r Cod ac yn bodloni gofynion arfer priodol a Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru).

Dywedodd y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid fod y Datganiad Llywodraethu Blynyddol a'r Adroddiad Hunanasesu blaenorol yn ategu ei gilydd. Cadarnhaodd bod y broses hunanasesu wedi nodi’r materion llywodraethu a restrir ar dudalen 10 o’r adroddiad a gaiff sylw yn ystod 2022/23, er nad oedd unrhyw faterion llywodraethu arwyddocaol wedi’u nodi yn 2021/22.

Yn y drafodaeth a ddilynodd, gwnaed y pwyntiau a ganlyn gan y Pwyllgor -

• Gofynnodd am eglurhad o gam gweithredu 3 yn y tabl ar y cynnydd a wnaed yn 2021/22 ynghylch materion llywodraethu a nodwyd yn ystod 2020/21, lle cadarnhawyd y gweithredwyd ar faterion [yn ymwneud â Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 yr oedd angen sylw yn 2021/22, ond nodwyd, hefyd, bod rhagor o waith wedi’i gynllunio ar gyfer 2022/23 ar y materion sy'n weddill ac sydd angen sylw.

Egluroddy Prif Weithredwr fod rhai elfennau o'r gwaith wedi'u cwblhau a'u gweithredu a bod elfennau eraill e.e. adolygu a diweddaru'r Cyfansoddiad a chyflwyno Cynllun Deisebau yn waith oedd ar y gweill ac i'w gwblhau yn y flwyddyn ariannol gyfredol.

• Gofynnodd am eglurhad o bwynt 3 yn y tabl sy'n rhestru materion llywodraethu a nodwyd gan y broses Hunanasesu, lle nodwyd y gallai methu cydymffurfio â chyfrifoldebau newydd a newidiadau a gyflwynwyd gan Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 arwain at graffu pellach gan Lywodraeth Cymru a cholli enw da.

Egluroddy Prif Weithredwr fod y Ddeddf yn gosod dyletswyddau a chyfrifoldebau newydd ar y Cyngor, rhai ohonynt wedi'u gweithredu ac eraill sy'n waith ar y gweill a allai gael effaith ar enw da'r Cyngor oni bai ei fod yn cael ei weithredu'n llawn. Y nod yw y dylai adroddiad y flwyddyn nesaf gadarnhau y bydd yr holl faterion a nodwyd yn adroddiad 2021/22 wedi cael sylw.

• Amlygwyd bod y raddfa asesu gyffredinol yn erbyn egwyddorion craidd y Fframwaith wedi parhau'n “Dda” flwyddyn ar ôl blwyddyn heb weld unrhyw symudiad i fyny i'r lefel nesaf, er gwaethaf y disgwyl y dylai'r cyngor ymdrechu i wella'n barhaus.

Dywedoddy Prif Weithredwr fod y categorïau yn eang eu cwmpas ac y byddai uwchraddio i “Rhagorol” yn ei gwneud yn ofynnol i'r Cyngor allu dangos arferion arloesol nad yw bob amser yn hawdd i'w wneud o ran llywodraethu. Eglurodd y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid nad yw'r system raddio’n adlewyrchu symudiad o fewn categorïau.

• Holwyd ai'r amcan yw parhau i fireinio'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol er mwyn lleihau ei hyd ac a yw'r Cyngor yn meincnodi ei Ddatganiad yn erbyn datganiadau cynghorau eraill yng Nghymru a thu hwnt. Er y croesawyd cynnwys y wybodaeth fanylach drwy atodiadau yn hytrach nag yng nghorff yr adroddiad, awgrymwyd y gallai fersiwn gryno fod yn ddefnyddiol ar gyfer y cyhoedd a chadw fersiwn hwy ar gyfer y Cyngor a’i reoleiddwyr.

Dywedoddy Prif Weithredwr fod y Cyngor yn rhan o ystod o rwydweithiau sy'n darparu llwyfan ar gyfer cyfnewid arfer gorau a bod llawer o'i brosesau wedi'u cydnabod gan gynghorau eraill yn arfer gorau. Cadarnhaodd y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid fod yr arfer mewn cynghorau eraill wedi'i ystyried ac y bydd ymdrechion yn parhau i gael eu gwneud i sicrhau bod y Datganiad Llywodraethu Blynyddol yn gryno, yn ddarllenadwy ac yn cynnwys yr elfennau allweddol angenrheidiol yn unig.

Penderfynwyd –

·         Cymeradwyo'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol Drafft fydd yn rhan o Ddatganiad Cyfrifon 2021/22.

·         Dirprwyo awdurdod i'r Cadeirydd a'r Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 wneud rhagor o fân newidiadau i'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol cyn ei gynnwys yn fersiwn derfynol y Datganiad Cyfrifon.