Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid.

Cyflwynwyd i’r Pwyllgor ei ystyried adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid yn ymgorffori’r Hunanasesiad Corfforaethol 2021/2022.

Cyflwynodd y Cynghorydd Robin Williams, Aelod Portffolio Cyllid, Busnes Corfforaethol a Boddhad Cwsmer adroddiad Hunanasesiad Corfforaethol cyntaf Cyngor Sir Ynys Môn a baratowyd i gyflawni’r ddyletswydd newydd a osodwyd ar gynghorau yng Nghymru gan Dfeddf Lywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 i barhau i adolygu eu perfformiad trwy hunanasesiad. Dan y Ddeddf, mae disgwyl i bob awdurdod ystyried i ba raddau y mae'n arfer swyddogaethau'n effeithiol; ei fod yn defnyddio ei adnoddau yn ddarbodus, yn effeithlon ac yn effeithiol ac a yw ei drefniadau llywodraethu’n effeithiol ar gyfer sicrhau’r ddau fater a grybwyllwyd uchod, a rhaid iddo gyhoeddi adroddiad yn nodi ei gasgliadau ar gyfer pob blwyddyn ariannol. Mae adroddiad Cyngor Sir Ynys Môn 2021/22 yn adlewyrchu’r hyn y mae’r fframwaith cynllunio corfforaethol a rheoli perfformiad wedi’i wneud yn y Cyngor ac mae’n ddiwedd proses sy’n dwyn ynghyd sawl agwedd wahanol ar y fframwaith. Dywedodd y Cynghorydd Robin Williams fod y Cyngor, ar ôl ystyried y dystiolaeth a gyflwynwyd ar ffurf adolygiadau perfformiad gwasanaeth; adroddiadau perfformiad; Datganiad Llywodraethu Blynyddol; adolygiadau allanol; arolwg staff ac ymgysylltu â rhanddeiliaid, yn fodlon bod ei waith rheoli perfformiad, ei ddefnydd o adnoddau a'i reolaeth risg yn “Dda” ac yn adlewyrchu llawer o gryfderau. Serch hynny, mae'r hunanasesiad hefyd wedi amlygu meysydd lle gellir gwella a chaiff y materion hyn eu dwyn ynghyd ar ddiwedd yr adroddiad a chaiff ffynhonnell sicrwydd pob mater ei nodi.

Adroddodd y Prif Weithredwr fod yr adroddiad hunanasesu, sef y cyntaf o’i fath ar gyfer Ynys Môn dan ofynion y perfformiad newydd a gyflwynwyd gan Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021, yn gadarnhaol ac yn galonogol ond ei fod, hefyd, yn cydnabod y gellir gwneud cynnydd pellach o ran rhai agweddau ar berfformiad. Pwysleisiodd fod y Cyngor wedi gallu cyflawni'r ddyletswydd a osodwyd arno gan y Ddeddf heb orfod cyflwyno unrhyw ddulliau rheoli perfformiad newydd - mae'r prosesau, y gweithdrefnau a'r trefniadau sy'n sail i'r hunanasesiad eisoes wedi'u hen sefydlu o fewn y Cyngor. Roedd yn gobeithio bod hyn yn cyfleu’r neges i holl randdeiliaid, partneriaid a rheoleiddwyr y Cyngor bod y Cyngor yn gweithredu o sylfaen gadarn a bod llawer o ddisgwyliadau’r Ddeddf o ran perfformiad eisoes wedi’u gwreiddio yng ngwaith beunyddiol y Cyngor. Credai fod llawer i ymfalchïo ynddo yn yr adroddiad ac y gallai'r Cyngor fod yn fodlon bod y trefniadau sydd ganddo yn eu lle yn helpu i adeiladu ar welliant heb ychwanegu biwrocratiaeth ychwanegol. Mae rheoli perfformiad yn rhan o ddiwylliant y Cyngor ac mae’n parhau i aeddfedu. Er bod rheoli a defnyddio adnoddau’n heriol, fe’i cefnogir gan drefniadau cadarn ac mae rheoli risg yn rhan annatod o weithrediadau a phenderfyniadau beunyddiol y Cyngor. Bydd meysydd sydd wedi'u nodi ar gyfer gwelliant yn rhan o gynllun gweithredu a chânt eu monitro ar gyfer cynnydd gan Dîm yr Arweinyddiaeth ac adroddir arnynt drwy'r sianeli democrataidd sefydledig.

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i’r adroddiad, gan godi’r pwyntiau a ganlyn –

• Croesawodd yr adroddiad yn gyffredinol yn asesiad cadarnhaol a ddangosai nifer o gryfderau, gan dynnu sylw at yr arolwg staff fel mesur cryf sy'n adlewyrchu'n dda ar y Cyngor.

• Cyfeiriodd at y defnydd o adnoddau a holi a yw'r Cyngor, wrth gyflwyno arferion gwaith hybrid, wedi ystyried ei gynlluniau ar gyfer y dyfodol o ystyried y gallai fod mewn sefyllfa lle mae ganddo fwy o ofod swyddfa nag sydd ei angen.

• Dywedodd y Prif Weithredwr fod y Cyngor eisoes wedi cynnal ymarfer rhesymoli adeiladau yn ystod y blynyddoedd o galedi a barodd gadw dwy swyddfa ganolog yn Llangefni, y naill oedd prif Swyddfeydd y Cyngor a'r llall oedd Canolfan Busnes Môn. Gan mai megis dechrau y mae trefniadau gweithio hybrid, mae diogelwch staff yn parhau i fod yn flaenoriaeth, sy'n golygu y cyfyngir ar nifer y staff a all fod ym mhob adeilad ar unrhyw adeg. Y rheswm dros hyn yw creu hyder ac amgylchedd lle mae staff yn teimlo'n gyfforddus ac yn gallu perfformio orau yn y swyddfa. Er ei fod, felly, yn meddwl ei bod yn rhy gynnar i feddwl am gynllunio swyddfeydd, dywedodd y Prif Weithredwr nad oedd yn rhagweld y byddai'r Cyngor mewn sefyllfa i brydlesu neu leihau'r gofod yn y naill brif adeilad na'r llall; byddai'n her darparu ar gyfer staff pe byddent i gyd yn gorfforol bresennol yr un pryd. Mae angen i'r Cyngor a'r gymuned ddeall yn well y rhagamcanion tymor hir mewn perthynas â gweithlu hybrid ac a yw'r model sy’n rhannol swyddfa, yn rhannol ‘o bell’ yma i aros. Dylai hyn, wedyn, fod o gymorth i’r Cyngor benderfynu a oes unrhyw fanteision ariannol ac economaidd i'w cael o resymoli mwy.
• Cyfeiriodd at reoli pobl, gan holi a ellir dadansoddi'r gyfradd trosiant staff o 10% ar gyfartaledd ymhellach i amlygu unrhyw feysydd penodol lle mae trosiant yn uwch/mwy acíwt ac angen sylw arbennig a/neu ei graffu.

• Dywedodd y Prif Weithredwr y caiff trosiant staff ei wrthbwyso i raddau gan nifer uchel o bobl yn ymuno â'r Cyngor. Er ei fod yn berthnasol i bob categori, mae trosiant staff i'w deimlo'n fwy arbennig mewn sectorau incwm is, sgiliau is oherwydd y farchnad lafur gystadleuol. Er bod y gwaith monitro a wnaed gan y Cyngor yn dangos nad yw'n wahanol i'r farchnad lafur ehangach, mae'r Cyngor yn awyddus i wella ei systemau er mwyn rhoi mwy o fanylion y gellir eu trosi'n hawdd i adroddiadau sy'n cyflwyno gwybodaeth fanwl a data am staffio ac y gellir cael atynt yn gyflym.

• Dywedodd y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid fod cyfradd trosiant staff o 10% ar gyfartaledd yn cymharu'n dda â chyfartaledd trosiant staff o 15.5% mewn diwydiant. Mae trosiant yn amrywio ar draws gwasanaethau a swyddi, yn enwedig felly o ran swyddi a ariennir trwy grant lle gallai’r tymor fod yn gyfyngedig os daw cymorth grant i ben gan beri i staff fynd i edrych i rywle arall. Mae'r Cyngor yn monitro'r sefyllfa'n rheolaidd ac mae'n canolbwyntio ar ei strategaeth recriwtio ar hyn o bryd. Fodd bynnag, awgryma tystiolaeth bod nifer o staff, sydd wedi gadael i weithio mewn sectorau eraill ,wedi dychwelyd i’r Cyngor ar ôl cyfnod o amser, sy’n galonogol yn yr hyn y mae’n ei ddweud am arferion cyflogaeth a safonau gwaith y Cyngor.

• Cyfeiriodd at y tri chategori hunanasesiad, gan nodi mai un o'r rhesymau a roddwyd dros fod y Cyngor yn asesu ei ddefnydd o adnoddau fel “Da” oedd “cronfeydd wrth gefn uwch”. Awgrymodd y Pwyllgor y gellid dehongli'r datganiad, fel y mae ar hyn o bryd, yn gadarnhaol neu'n negyddol gan fod y Cyngor mewn sefyllfa ariannol gref neu'n eistedd ar gronfeydd heb unrhyw gynlluniau i'w defnyddio a gallai hyn gael ei ystyried yn ddefnydd aneffeithiol o adnoddau. Roedd y Pwyllgor o'r farn bod angen ehangu'r datganiad iddo egluro’r diben o gadw lefel uchel o gronfeydd wrth gefn.

• Yn yr un modd, wrth gyfeirio at y rhestr o welliannau a nodwyd, roedd y Pwyllgor o’r farn y byddai’n ddefnyddiol pe gellid cynnwys rhywfaint o ddata pendant gan ei bod yn ddogfen gyhoeddus, e.e. o ba ganran y mae'r Cyngor yn anelu at wella'r gwastraff sy'n cael ei ailddefnyddio, ei ailgylchu neu ei gompostio. Awgrymwyd po fwyaf dadansoddol y mae'r adroddiad yn hytrach nag ansoddol, y gorau.

• Wrth gydnabod y pwynt a wnaed ynghylch lefel uchel o gronfeydd wrth gefn a gâi ei gweld yn negyddol, os nad yw'r rhesymeg dros eu cadw yn glir, dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 y câi’r datganiad ei ail-lunio i adlewyrchu'r sefyllfa'n well. Eglurodd fod blwyddyn ariannol 2021/22 wedi bod yn eithriadol gyda swm sylweddol o arian ychwanegol yn cael ei gyflwyno gan Lywodraeth Cymru - peth ohono yn hwyr iawn yn y flwyddyn ariannol - i ddelio ag effeithiau parhaus y pandemig oedd wedi cyfrannu at y Cyngor yn tanwario ar ei gyllideb. Roedd y pandemig hefyd wedi bod yn ffactor arwyddocaol yn y tanwariant ar y gyllideb gyfalaf. Y pwynt a wneir yn yr adroddiad drwy gyfeirio at lefel uchel o gronfeydd wrth gefn yw nad oes unrhyw arian wedi’i golli wrth beidio â chael ei ddefnyddio, sy'n arbennig o berthnasol i arian grant, a'i fod yn parhau i fod ar gael i'w ddefnyddio yn y flwyddyn ariannol gyfredol. Mae'r adroddiadau monitro cyllideb chwarterol i'r Pwyllgor Gwaith yn cadarnhau bod y cyllidebau a neilltuwyd i wasanaethau wedi'u gwario yn unol â'r disgwyliadau.

• Dywedodd y Prif Weithredwr y byddai'r pwynt a wnaed ynghylch cynnwys data mwy penodol yn cael ei ystyried wrth baratoi adroddiad hunanasesu'r flwyddyn nesaf, er y bydd y manylion o ran targedau, amserlenni a sut y bydd y rheini'n cael eu cyflawni ac ati yn cael eu hadlewyrchu yn y cynllun gweithredu ar y meysydd i'w gwella.

• Awgrymodd y dylai'r adroddiad hunanasesu fod yn destun arfarniad Archwilio Mewnol er mwyn gwrthsefyll unrhyw ganfyddiad nad yw'r adroddiad yn wrthrychol neu y gallai'r Cyngor fod yn hunanfodlon ynghylch ei werthusiad o'i berfformiad ei hun.

Er bod y Pennaeth Archwilio Mewnol a Risg yn cadarnhau bod Archwilio Mewnol wedi bod yn gweithio gyda’r Tîm Perfformiad Corfforaethol ar y ddogfen a’i fod wedi’i hadolygu fel rhan o’r gwaith hwnnw, dywedodd y gallai cyfraniad Archwilio Mewnol gael ei ffurfioli pe bai’r Pwyllgor yn dymuno.

Credai'r Cadeirydd y dylid cydnabod y ffaith ei fod wedi'i adolygu gan Archwilio Mewnol yn yr adroddiad Hunanasesu.

Dywedodd y Prif Weithredwr ei fod yn credu bod hunanasesiad Ynys Môn yn adlewyrchiad cytbwys a theg o safbwynt y Cyngor, er ei bod yn bosibl i sefydliadau nodi eu hunain yn ffafriol. Mae cyfraniad arweinwyr a gwrthwynebwyr gwleidyddol y Cyngor yn y broses yn rhoi’r sicrwydd hwnnw. Hefyd, mae'r Ddeddf yn mynnu bod yr hunanasesiad yn cael ei gynhyrchu'n flynyddol a, hefyd, bod yn rhaid i'r Cyngor drefnu asesiad o’r perfformiad gan banel unwaith bob pum mlynedd. Rhaid i'r panel ymgynghori â phobl a busnesau lleol ynghylch a yw'r Cyngor yn bodloni ei ofynion perfformiad ac adrodd ar ei gasgliadau gydag argymhellion ar gyfer gwella perfformiad os oes angen a, thrwy hynny, sicrhau haen annibynnol ychwanegol o sicrwydd.

• Gwnaed un awgrym y gellid symleiddio’r rhai o'r ffeithluniau yn yr adroddiad i wneud y ddogfen yn haws ei darllen.

Wedi adolygu’r Hunanasesiad drafft, penderfynwyd –

• Bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn cytuno â chynnwys yr adroddiad hunanasesu ar gyfer 2021/22 ar yr amod yr ystyrir y sylwadau a wnaed am:

- Ehangu at ddibenion egluro, ar gadw lefel uchel o gronfeydd wrth gefn

- Cynnwys data mwy dadansoddol ar gyfer y dyfodol yn enwedig mewn  perthynas â meysydd i'w gwella

- Cydnabod bod yr adroddiad wedi'i adolygu gan Archwilio Mewnol

• Dirprwyo awdurdod i'r Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid mewn ymgynghoriad â'r Aelod Portffolio i wneud rhagor o fân newidiadau i'r Hunanasesiad cyn ei gyflwyno i'r Cyngor Llawn.