Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD), yn ymgorffori’r Cerdyn Sgorio Corfforaethol ar gyfer Chwarter 1 blwyddyn ariannol 2022/23, i’r Pwyllgor ei ystyried a chyflwyno sylwadau arno.

Wrth gyflwyno’r adroddiad, dywedodd y Prif Weithredwr fod adroddiad monitro’r cerdyn sgorio’n cael ei ddefnyddio i fonitro perfformiad y dangosyddion perfformiad allweddol a nodwyd gan y Cyngor – cyfuniad o ddangosyddion a osodwyd yn lleol ac yn genedlaethol – wrth iddo gyflawni ei weithgareddau o ddydd i ddydd. Mae’n darparu gwybodaeth i alluogi’r Cyngor reoli perfformiad yn rhagweithiol ac mae’n darparu’r wybodaeth sydd ei hangen arno i wneud newidiadau ac i roi gweithredoedd lliniaru ar waith y mae’r Tîm Arweinyddiaeth wedi cytuno arnynt er mwyn gyrru a sicrhau gwelliannau yn y dyfodol. Mae’r Dangosyddion Perfformiad Allweddol wedi’u halinio â thri amcan llesiant presennol y Cyngor, fel y’u nodir yn yr adroddiad, a byddant yn cael eu datblygu a’u halinio â’r Cynllun y Cyngor newydd ar gyfer y cyfnod rhwng 2023 a 2028 pan gaiff ei fabwysiadu yn ddiweddarach eleni. Mae’r canlyniadau yn y cerdyn sgorio yn rhai cronnol, gan olygu y bydd y golofn tueddiadau’n rhoi gwybodaeth am dueddiadau perfformiad o chwarter i chwarter, gan gychwyn yn Chwarter 2.

Wrth ddweud fod y cerdyn sgorio yn adlewyrchu darlun cadarnhaol ar y cyfan, nododd y Prif Weithredwr y gellir gwella perfformiad ymhellach mewn rhai meysydd a bod rhaid i’r gwelliannau hynny ddigwydd mewn hinsawdd o ansicrwydd, lle mae’r galw am rai meysydd gwasanaeth yn cynyddu er nad yw capasiti ac adnoddau yn cynyddu. Mae adran rheolaeth ariannol yr adroddiad yn nodi’r risgiau a’r heriau ariannol sy’n wynebu’r Cyngor a byddant yn cael eu monitro’n ofalus wrth i’r flwyddyn fynd rhagddi. Mae’r adroddiad hefyd yn amlygu meysydd lle gwelwyd perfformiad cadarnhaol, gan gynnwys nifer yr ymweliadau â chanolfannau hamdden; nifer y tai gwag sydd wedi dod yn ôl i ddefnydd; y dangosyddion digartrefedd; tri o’r pedwar targed rheoli gwastraff yn perfformio’n well na’r targed; pob un o ddangosyddion y Gwasanaethau Oedolion yn perfformio’n well na’r targed ar gyfer y chwarter a gwelliant parhaus yng nghyflwr lonydd dosbarth A, B ac C yr Ynys. Bydd y Cyngor yn parhau i fod yn effro i risgiau a/neu feysydd lle gellir gwella perfformiad ac yn eu monitro, er enghraifft, nifer yr asesiadau plant a gwblhawyd ar amser. Serch hynny, mae’r cerdyn sgorio ar gyfer Chwarter 1 yn rhoi sicrwydd fod gweithgareddau o ddydd i ddydd y Cyngor wrth reoli ei bobl, ei gyllid a’i wasanaethau cwsmer yn cyflawni yn erbyn eu disgwyliadau i safon briodol.

Ymatebodd y Swyddogion a’r Aelodau Portffolio i’r pwyntiau a godwyd gan y Pwyllgor a nodwyd y canlynol -

·      Cydnabuwyd y gallai cynnal perfformiad cadarnhaol ar y lefel hon fod yn anodd yn ystod cyfnod o heriau ac ansicrwydd cynyddol, yn arbennig yn sgil cynnydd yn y galw am wasanaethau’r Cyngor wrth i fwy o bobl wynebu pwysau ar gostau byw. Mae unigolion yn ogystal â phlant a theuluoedd nad oeddent efallai angen mynediad i wasanaethau’r Cyngor cyn hyn yn troi at y Cyngor am gyngor a chymorth ac mae hynny, yn ei dro, yn rhoi pwysau ar wasanaethau wrth ddiwallu’r anghenion hynny. Felly, bydd cynnal y canrannau perfformiad a nodir yn yr adroddiad yn her gan nad yw cyllid ychwanegol bob amser ar gael a, pha un bynnag, nid yw bob amser yn arwain at gapasiti ychwanegol ac mae’r farchnad lafur heriol yn golygu fod recriwtio yn anos. Er ei bod felly’n anos cynnal perfformiad ar y lefelau presennol, disgwylir y bydd effaith gwirioneddol yr argyfwng costau byw yn fwy amlwg yn Chwarter 2 a 3.

Roedd y Pwyllgor yn cydnabod ei bod yn bwysig cofio fod pobl tu ôl i’r ystadegau ac er bod data rhifiadol yn rhoi cipolwg o’r canlyniadau a’r deilliannau, mae profiadau pobl yn bwysig o ran cael dealltwriaeth o’r hyn sy’n gweithio a beth sydd angen ei wella.

·      Mewn perthynas â recriwtio, nodwyd fod rhai meysydd yn fwy heriol nag eraill, yn enwedig gofal cartref. Mae’r Cyngor yn ceisio defnyddio dulliau gwahanol i gynorthwyo gyda recriwtio gan gynnwys gweithio gyda Choleg Menai er mwyn i fyfyrwyr ar y cwrs Gofal a Lles gael profiad o’r Cyngor. Mae’r ffactorau sy’n dylanwadu ar recriwtio yn y sector gofal yn amrywiol ac maent yn cynnwys tâl a statws, natur gynyddol arbenigol y gwaith a’r oriau anghymdeithasol. Serch hynny, mae prosesau ar waith gan Gyngor Sir Ynys Môn i asesu gwerth swyddi gofal ac mae hynny wedi caniatáu iddo gynnig cyflogau sy’n gystadleuol iawn ar gyfer y math hwn o waith. Fel sefydliad, mae’r Cyngor yn gweithio gydag ysgolion i rannu gwybodaeth am lwybrau gyrfa posib yn yr awdurdod lleol ac mae wedi rhoi ymgyrch recriwtio gadarn ar waith ym mhob gwasanaeth sydd yn dechrau dwyn ffrwyth yn awr. Yn ogystal, ni ellir tanbrisio effaith y pandemig ar recriwtio ac mae gweithwyr wedi gorfod ail-arfarnu eu blaenoriaethau a’u disgwyliadau o ran hyblygrwydd, oriau gwaith a chydbwysedd. Er bod rhai meysydd yn parhau i fod yn heriol recriwtio iddynt, er enghraifft, yn y sector gofal sydd yn faes lle gwelwyd heriau yn gyson yn lleol ac yn genedlaethol, dangosodd ymholiadau fod y Cyngor mewn safle llawer gwell na nifer o’i gyfoedion o ran recriwtio.

·      Rhoddwyd sicrwydd fod cynnydd a phrydlondeb asesiadau plant, sydd yn is na’r targed o ran perfformiad ar hyn o bryd, yn cael eu monitro’n agos. Yn ogystal â chynnydd yn nifer yr asesiadau plant, mae achosion yn dod yn fwy cymhleth. Mae perfformiad yn ystod Chwarter 1 wedi dioddef oherwydd bylchau mewn staffio ac oherwydd cyfuniad o absenoldebau a chynnydd mewn atgyfeiriadau. Mae’r problemau staffio wedi gwella yn awr, gyda chymorth arian grant, ac mae hyn wedi caniatáu i’r Cyngor gyflogi dau Weithiwr Cymdeithasol ychwanegol a’r disgwyl yw y bydd hyn yn arwain at wella perfformiad yn Chwarter 2. Os bydd lefel y galw’n aros yn uchel ar ddechrau’r gaeaf, mae arian grant ar gael i gadw gweithwyr cymdeithasol asiantaeth ychwanegol er mwyn cynorthwyo i gwrdd â’r gofynion.

·      Cadarnhawyd nad yw plant ond yn cael eu tynnu oddi ar y Gofrestr Amddiffyn Plant pan fydd yn ddiogel gwneud hynny. Mae’r Dangosydd yn dyddio’n ôl i gyfnod pan oedd nifer uchel o blant ar y Gofrestr Amddiffyn Plant am amser hir; mae’r nifer wedi gostwng ers hynny a disgwylir i hanner y garfan hon gael eu dadgofrestru’n ddiogel yn ystod yr wythnosau nesaf. Er bod nifer o resymau dros newid lleoliad plentyn sy’n derbyn gofal e.e. oherwydd newid yn eu hanghenion, hysbyswyd y Pwyllgor fod y Cyngor wedi ymrwymo i sicrhau gostyngiad pellach yn nifer y plant sy’n cael eu symud i leoliad gwahanol a hynny gyda chymorth ystod well o wasanaethau ac opsiynau cefnogi ar yr Ynys.

·      Eglurwyd nad yw’r data yn rhoi’r darlun llawn am berfformiad ac er bod y graddfeydd Coch, Ambr, Gwyrdd (RAG) a gyflwynwyd yn rhoi sicrwydd am berfformiad y Cyngor, mae tystiolaeth anecdotaidd ac adborth gan gwsmeriaid yn bwysig er mwyn darparu cyd-destun i ddata meintiol, yn enwedig mewn meysydd lle gwelwyd cwynion e.e. amseroedd ateb y ffôn. Er bod data perfformiad a gedwir gan y Cyngor yn dangos fod amseroedd ymateb yn dda, mae’n bwysig fod Cynghorwyr yn cyflwyno unrhyw dystiolaeth sydd ganddynt am broblemau o ran amseroedd ateb galwadau ffôn fel y gellir eu cymharu â ffigyrau’r Cyngor ei hun er mwyn cael gwell dealltwriaeth o brofiad y cwsmer a sut y gellir ei wella ymhellach.

·      Cadarnhawyd fod y Cyngor yn ail-osod 260 o dai y flwyddyn gydag amser trosi o 24 wythnos. Gall gymryd mwy o amser i osod hen dai cyngor a brynwyd yn ôl oherwydd bod rhaid caniatáu amser i gwblhau gwaith adnewyddu fel eu bod yn cwrdd â Safonau Ansawdd Tai Cymru. Er mai 170 diwrnod yw’r meincnod cenedlaethol ar gyfer cwblhau gwaith o dan y Grant Cyfleusterau i’r Anabl, hysbyswyd y Pwyllgor fod nifer yn cael eu cwblhau mewn llai o amser. Os yw achosion yn cymryd mwy o amser i’w cwblhau, y rheswm fel arfer yw cymhlethdod y gwaith a bod angen amser i ystyried a chytuno ar y ffordd orau o ddiwallu’r anghenion dan sylw.

Gofynnodd y Cadeirydd i swyddogion edrych ar amseroedd cyflawni’r Grant Cyfleusterau i’r Anabl gyda golwg ar ostwng y ffigyrau ymhellach.

·      Eglurwyd fod y Gwasanaeth Tai’n gweithio’n agos â pherchnogion preifat i’w perswadio i ddod ag eiddo gwag, sydd wedi bod yn wag am fwy na 6 mis, yn ôl i ddefnydd, a hynny gyda chymorth arian grant a/neu fenthyciadau. Os yw tai yn wag yn y tymor hir yna codir y premiwm tai gwag arnynt. Er bod gorfodaeth yn opsiwn, mae’n well gan y Gwasanaeth weithio’n adeiladol gyda pherchnogion preifat i’w hannog i weithredu a’r targed blynyddol yw dod â 70 eiddo yn ôl i ddefnydd.

Dywedodd y Cadeirydd y byddai’n ddefnyddiol derbyn gwybodaeth am nifer yr eiddo preifat sy’n wag am chwe mis neu fwy.

Ar ôl ystyried adroddiad monitro’r cerdyn sgorio ar gyfer Chwarter 1 2022/23 a’r eglurhad a sicrwydd a dderbyniwyd gan Swyddogion ac Aelodau Portffolio ar lafar yn ystod y cyfarfod, ac wedi cydnabod y perfformiad cadarnhaol y mae nifer ac ystod y graddau RAG Gwyrdd yn tystio iddo, penderfynodd y Pwyllgor dderbyn yr adroddiad, nodi’r meysydd y mae’r Uwch Dîm Arweinyddiaeth yn eu rheoli i sicrhau gwelliannau yn y dyfodol ac argymell y mesur lliniaru mewn perthynas ag asesiadau plant i’r Pwyllgor Gwaith.

Gweithredu ychwanegol – bod y Pwyllgor yn derbyn gwybodaeth gan y Gwasanaeth Tai am nifer yr eiddo preifat sy’n wag am chwe mis neu fwy.