Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/ Swyddog Monitro.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro a oedd yn nodi materion yn codi o dan Bolisi Pryderon a Chwynion y Cyngor ar gyfer y cyfnod 1 Ebrill, 2021 i 31 Mawrth, 2022 i’r Pwyllgor ei ystyried. Roedd yr adroddiad yn cynnwys cwynion y Gwasanaethau Cymdeithasol ond dim ond y rhai lle nad yw'r achwynydd yn ddefnyddiwr gwasanaeth. Ymdrinnir â chwynion defnyddwyr Gwasanaethau Cymdeithasol ar wahân o dan y Polisi Gwasanaethau Cymdeithasol - Gweithdrefn Gwyno a Sylwadau ar gyfer Plant ac Oedolion sy'n cael eu hadrodd i'r Panel Gwella Gwasanaethau Cymdeithasol.

Mewn ymateb i bwyntiau a godwyd gan y Pwyllgor ar gynnwys yr adroddiad, cadarnhaodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor) /Swyddog Monitro –

·                fod patrwm a nifer y cwynion yn gyson ac yn dangos arwyddion o ddychwelyd i’r niferoedd cyn Covid, roedd y pandemig wedi effeithio'n sylweddol ar weithgaredd Cyngor dros gyfnod o ddwy flynedd.

·                    Eglurodd fod Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru (OGCC) yn ysgrifennu at   achwynwyr pan ystyrir nad yw eu cwynion yn cyrraedd y trothwy ar gyfer ymchwilio iddynt. Fel arfer mewn achosion o'r fath, mae'r OGCC yn fodlon gydag ymateb ffurfiol y Cyngor a’i ymchwiliad ei hun. Mae gwefannau'r OGCC a'r Cyngor yn egluro sut i wneud cwyn a beth mae’r Ombwdsmon yn gallu a ddim yn gallu edrych arno.

·                    O ran diffyg cyfathrebu, sy’n thema gyffredin ymysg y cwynion, a'r angen i atgoffa gwasanaethau o bwysigrwydd cyfathrebu amserol, o dan y trefniadau newydd gyda’r OGCC a fydd yn berthnasol i adroddiad flwyddyn nesaf, eglurodd y bydd yr un lefel o ddata a gesglir ar hyn o bryd ar gyfer cwynion yn cael ei chasglu a’i hadrodd ar wefan y Cyngor ac i OGCC mewn perthynas â mynegi pryder. Gallai hyn o bosibl olygu bod llif gwybodaeth fanylach a mwy cynhwysfawr ar gael a thrwy hynny fod mwy o gyfle i wasanaethau ddysgu. Cynigir newid mewn terminoleg hefyd sy'n cynnwys cyflwyno proses dri cham. Cam un fydd mynegi pryderon, cam dau fydd cwyno’n ffurfiol ac yng ngham 3 caiff y gŵyn ei huwchgyfeirio i OGCC. Y bwriad yw sicrhau eglurder a chael mwy o wybodaeth o'r broses. Caiff y newidiadau eu rhannu â gwasanaethau a bydd hyfforddiant yn cael ei ddarparu.

·                    Dywedodd er nad yw perfformiad y Cyngor o ran delio â chwynion yn cael ei feincnodi bellach yn erbyn perfformiad cynghorau eraill Cymru, pan oedd hynny’n digwydd roedd Cyngor Môn yn agos at frig y tabl perfformiad cenedlaethol o ran darparu gwasanaethau. Dywedodd OGCC a benodwyd o’r newydd mewn cyfarfod gyda Phrif Weithredwr y Cyngor ei fod yn fodlon â'r ffordd y mae'r Cyngor yn rheoli cwynion a'r nifer y mae'n eu derbyn ac ni chodwyd unrhyw faterion. Cyfeiriodd swyddog o Swyddfa OGCC a roddodd hyfforddiant ar gwynion i aelodau'r Pwyllgor hwn at y ffaith bod angen i’r data mynegi pryderon gael ei gyhoeddi dan drefniadau newydd OGCC. Bydd y Cyngor yn casglu ac yn adrodd ar y data yma'r flwyddyn nesaf.

·                    Fel mewn nifer o gynghorau eraill, dywedodd mai cwynion yn erbyn agweddau ar wasanaeth ym maes Adnoddau, Tai a Gwasanaethau Cymdeithasol sydd i gyfri am y mwyafrif o'r cwynion a dderbyniwyd gan y Cyngor;  dyma wasanaethau sy'n effeithio ar bobl yn bersonol ac felly’n feysydd sy'n fwy tebygol o ddenu cwynion.

Penderfynwyd bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn derbyn yr adroddiad fel un sy'n darparu sicrwydd rhesymol bod y Cyngor yn ymdrin â'i gwynion yn effeithiol ac nid yw'n gwneud unrhyw argymhelliad o ran gallu'r Cyngor i ymdrin â chwynion yn effeithiol ac yn unol â'i Bolisi Pryderon a Chwynion Corfforaethol.