Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad Archwilio Cymru.

Cyflwynwyd adroddiad Archwilio Cymru i’r Pwyllgor ei ystyried.

Yn absenoldeb Mr Alan Hughes, Archwilio Cymru darllenwyd y sylwadau canlynol ar ei ran i'r Pwyllgor:-

‘Prif negeseuon adroddiad Llamu Ymlaen oedd y byddai ystyried a chymhwyso’r egwyddor datblygu cynaliadwy’n fwy amlwg yn arwain at ddealltwriaeth fwy cyflawn am yr heriau a gyflwynir gan asedau adeiladau a gweithlu’r Cyngor, ac yn arwain at weledigaethau, strategaethau a chynlluniau gwell:-

·           Mae’r Cyngor yn deall yr heriau a gyflwynir gan ei bortffolio tir ac adeiladau ond

nid yw wedi datblygu gweledigaeth gorfforaethol ar gyfer ei asedau na’r cynlluniau cyflawni cysylltiedig eto

·           Mae’r Cyngor wedi rhesymoli a moderneiddio rhan o’i sylfaen asedau a’i fodel

darparu gwasanaethau, ond nid yw hyn yn cael ei lywio gan weledigaeth

gorfforaethol glir eto

·           Bydd diffinio ac adolygu cynnydd tuag at amcanion tymor byr, canolig a hir ar

·           gyfer ei sylfaen asedau’n cryfhau gallu’r Cyngor i drawsnewid, addasu a pharhau i ddarparu ei wasanaethau;

·           Mae gan y Cyngor weledigaeth a themâu cyflawni allweddol ar gyfer ei weithlu a all gael eu cryfhau trwy ystyriaeth fwy amlwg o gymhwyso’r egwyddor datblygu cynaliadwy a gwreiddio ymhellach y gwersi a ddysgwyd o’r pandemig

·           Mae’r Cyngor wedi ymgysylltu â staff a rheolwyr ac mae’n ymatebol i’r heriau o

ran y gweithlu, ac yn cydnabod yr angen i ddatblygu strategaethau integredig tymor hirach ac wedi cychwyn ar wneud hynny

·      Mae’r Cyngor yn cynnal trosolwg o faterion cyfredol o ran y gweithlu ond mae

cyfle i wneud mwy o ddefnydd o ddata a defnyddio meincnodi i fesur llwyddiant

cyfredol a thymor hir ei fentrau mewn perthynas â’r gweithlu.

Dywedodd y Pennaeth Proffesiwn (Adnoddau Dynol) a Thrawsnewid fod crynodeb adroddiad 'Llamu Ymlaen' yn berthnasol i bob un o'r 22 awdurdod lleol yng Nghymru; nid yw popeth sydd yn y cyflwyniad yn benodol ac yn berthnasol i Gyngor Sir Ynys Môn.  Dywedodd y Swyddog ei bod yn gwerthfawrogi'r cyfle i drafod y ddogfen Archwilio Cymru.  Dywedodd ei bod yn galonogol fod yr adroddiad yn cydnabod bod gan y Cyngor arferion da a’i fod cefnogi ac yn cadw at y pum ffordd o weithio y manylir arnynt o fewn Deddf Llesiant a Chenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) 2015.  Roedd yn bwysig nodi bod y cyfweliadau a'r gwaith archwilio cychwynnol wedi dechrau ym mis Rhagfyr 2021 a bod nifer o faterion a gafodd eu codi o fewn yr adroddiad wedi cael sylw ers hynny.  Fel esiampl, cyfeiriodd at y  materion recriwtio cenedlaethol a nododd fod y Cyngor hwn wedi mynd i'r afael â hyn drwy baratoi strategaeth farchnata ynghyd â phenodi swyddog penodol i ddelio â marchnata swyddi gwag; Mae cynllun gweithredu strategaeth pobl wedi'i weithredu ar gyfer 2022/2023, polisi hybrid ar gyfer staff sy'n weithredol ers 1  Chwefror 2022, mae strategaeth y gweithlu wrthi’n cael ei diweddaru.

Dywedodd y Pennaeth Priffyrdd, Eiddo a Gwastraff fod cyfeiriad yn yr adroddiad at y Cynllun Rheoli Asedau Corfforaethol a'i bod yn fwriad cyflwyno'r ddogfen hon i'r Pwyllgor Gwaith cyn etholiadau llywodraeth leol ym mis Mai eleni ond yn dilyn cyfarwyddyd gan y Pwyllgor Gwaith, nodwyd bod y Cynllun yn cael ei ystyried gan y weinyddiaeth newydd ar ôl yr etholiadau ym mis Mai.  Mae swyddog dynodedig bellach wedi'i benodi i ganolbwyntio ar faterion eiddo a'r Cynllun Rheoli Asedau Corfforaethol.  Pwysleisiodd ymhellach fod cyfrifoldebau adeiladau'r Cyngor yn cynnwys pob gwasanaeth o fewn y Cyngor gyda staff wedi eu symud i'r prif adeilad.  Mae gwaith eisoes wedi'i wneud i resymoli asedau corfforaethol y Cyngor ac nad oes llawer o gapasiti i wneud mwy.  Byddai rhesymoli unrhyw asedau gwasanaeth (Ysgolion, Llyfrgelloedd, a Chanolfannau Hamdden ac ati) yn fater ehangach i bob gwasanaeth ei ystyried. Mae gan y Cyngor dros 100 o fân ddaliadau i’w cynnal ac mae gwaith sylweddol wedi’i wneud i uwchraddio'r stad mân ddaliadau, a bydd cynllun 10 mlynedd yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor Gwaith ei ystyried yn y Flwyddyn Newydd.  Dywedodd ymhellach fod gwaith yn cael ei wneud drwy Grŵp Llywio o ran defnyddio ynni, datgarboneiddio, lleihau'r costau ynni oherwydd yr argyfwng ynni presennol. 

Wrth ystyried yr adroddiad, fe wnaeth y Pwyllgor y pwyntiau canlynol:-

·      Cyfeiriwyd o fewn yr adroddiad Archwilio Allanol nad yw'r Cyngor wedi datblygu gweledigaeth gorfforaethol ar gyfer ei asedau eto.  Mewn ymateb, fod y gwasanaeth yn ymateb i argyfwng ar hyn o bryd all godi o fewn adeiladau'r Cyngor.  Penodir swyddog dynodedig i ddelio â'r Cynllun Rheoli Asedau Corfforaethol a fydd yn gyfrifol am y portffolio eiddo a fydd yn delio â datblygu gweledigaeth gorfforaethol asedau'r Cyngor.

·      Cyfeiriwyd at yr argymhellion o fewn yr adroddiad o ran datblygu'r defnydd o ddata a meincnodi i lywio cynllunio, gosod cyllidebau, a monitro ac asesu llwyddiant mwy hirdymor ei asedau a chynlluniau’r gweithlu. Codwyd cwestiynau ynghylch a yw gwasanaethau'r Cyngor yn defnyddio'r data sydd ganddyn nhw i gynllunio ymlaen llaw a chael gweledigaeth ar gyfer y dyfodol.  Mewn ymateb, dywedodd Pennaeth y Proffesiwn (Adnoddau Dynol) a Thrawsnewid fod cynllunio'r gweithlu yn cael ei ystyried yn aml fel gweithgaredd Adnoddau Dynol tra mai gweithgaredd gwasanaeth a gefnogir gan Adnoddau Dynol ydyw mewn gwirionedd.

·      Cyfeiriwyd fod angen i'r adroddiad fod yn berthnasol i Gyngor Sir Ynys Môn yn hytrach nag i'r 22 awdurdod lleol.  Nodwyd bod angen paratoi Cynllun Gweithredu i fynd i'r afael â'r materion perthnasol sy'n cael eu codi yn yr adroddiad.  Mewn ymateb, dywedodd Pennaeth y Proffesiwn (Adnoddau Dynol) a Thrawsnewid fod llawer o'r materion a godwyd yn yr adroddiadau wedi cael sylw.  Dywedodd, o fewn ei chyfrifoldebau, fod cynllun marchnata a recriwtio strategol wedi ei baratoi a fydd yn cael ei gynnwys o fewn strategaeth pobl y Cyngor i ddarparu'r gwasanaethau a ddarperir gan yr Awdurdod.

PENDERFYNWYD paratoi Cynllun Gweithredu i fynd i'r afael â'r materion a godwyd o fewn yr adroddiad ‘Llamu Ymlaen’ sy'n berthnasol i'r Cyngor hwn.

GWEITHREDU : Fel y nodwyd uchod.