Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid.

Cyflwynwyd i’w ystyried gan y Pwyllgor, adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (Adnoddau Dynol) a Thrawsnewid yn cynnwys canlyniad y broses ymgysylltu ac ymateb trigolion i’r ymgynghoriad a’r blaenoriaethau strategol a nodwyd yng Nghynllun Drafft 2023-28 y Cyngor.

Cyflwynodd y Cynghorydd Robin Williams, Aelod Portffolio Cyllid, Busnes Corfforaethol a Boddhad Cwsmer yr adroddiad, a oedd yn cynrychioli pen llanw gweithgarwch ymgysylltu ac ymgynghori  gyda staff, trigolion, partneriaid a rhanddeiliaid, sydd wedi bod ar waith ers dechrau 2022, pan gwblhaodd y Cyngor ei ymarferiad ymgysylltu cyntaf rhwng mis Chwefror a Mawrth 2022. Y bwriad oedd ceisio deall beth roedd trigolion Ynys Môn yn gobeithio y byddai Cynllun y Cyngor yn canolbwyntio arno ar gyfer y 5 mlynedd nesaf. Bu i ganlyniad yr ymarferiad ymgysylltu hwn, a gwaith datblygu dilynol, adnabod chwe blaenoriaeth strategol, ac yna cynhaliwyd ymgynghoriad yn eu cylch o 20 Medi tan 14 Tachwedd 2022. Mae cyfradd yr ymatebion ar gyfer y canfyddiadau’n rhoi lefel hyder o 95% i’r Cyngor, gyda mwy nag 8 o bob 10 ymatebwr yn cytuno gyda’r blaenoriaethau strategol drafft.

Dywedodd y Rheolwr Rhaglen, Cynllunio Busnes a Pherfformiad fod cael dros 2,500 o ymatebwyr yn tystioli i ba mor effeithiol a chynhwysfawr bu’r dull ymgysylltu ac ymgynghori yn ystod y flwyddyn o ran casglu gwybodaeth gan drigolion yr Ynys.

Yn ystod y drafodaeth ddilynol, bu i’r Pwyllgor drafod y materion canlynol -

·      A ellir cynnig sicrwydd y body broses ymgynghori ac ymgysylltu yn gynhwysfawr ac yn bodloni gofynion statudol.

Dywedwyd wrth y Pwyllgor fod y canlyniad yn adlewyrchu’r gwaith a wnaed gan y Cyngor o ran ymgynghori ac ymgysylltu dros y blynyddoedd diwethaf, sydd wedi cydnabod pwysigrwydd rhoi llais i bobl o fewn proses gwneud penderfyniadau’r Cyngor. Mae wedi’i chynllunio a’i rhoi ar waith ar ôl sefydlu Bwrdd Ymgynghori ac Ymgysylltu Corfforaethol rhai blynyddoedd yn ôl gyda Medrwn Môn, ac mae hefyd yn ganlyniad gwaith ar Gynllun blaenorol y Cyngor. Mae’n cyd-fynd ag egwyddor datblygiad cynaliadwy Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol, sy’n pwysleisio’r pwysigrwydd o gynnwys y cyhoedd ym mhenderfyniadau’r Cyngor.  Mae hefyd yn gysylltiedig â’r gwaith a wnaed fel rhan o Llunio Lleoedd a’r hybiau cymunedol. Mae’r adroddiad yn dangos bod y Cyngor wedi creu’r amgylchedd y mae pobl yn barod i gyfrannu ynddo. Er mwyn sicrhau cymaint o gynwysoldeb â phosibl, mabwysiadwyd ffyrdd gwahanol o ymgysylltu, gan gynnwys ar-lein, digidol, wyneb yn wyneb a drwy ddosbarthu copïau caled o’r arolwg yn ogystal â fersiwn hawdd i’w darllen i sefydliadau’r Cyngor, gyda’r broses yn cael ei hysbysebu ar y cyfryngau cymdeithasol, mewn datganiadau i’r wasg, ar y radio a thrwy e-bost at bartneriaid.

·      I ba raddau mae’r blaenoriaethau strategol arfaethedig yn berthnasol a chyraeddadwy heddiw.

Dywedwyd wrth y Pwyllgor fod y broses wedi dangos bod y blaenoriaethau’n berthnasol fel camau gweithredu sy’n cefnogi dyletswyddau statudol y Cyngor a’i ddyheadau ar gyfer yr Ynys. Mae’n fwy anodd dweud gyda sicrwydd a fyddant yn gyraeddadwy yn ystod y pum mlynedd nesaf, sef cyfnod y Cynllun, o gofio bod amgylchiadau’n gallu newid yn gyflym. Er hyn, mae gwaith sylweddol wedi bod yn digwydd yn y cefndir gan gynnwys her gan Swyddogion ac aelodau’r Pwyllgor Gwaith er mwyn rhoi sicrwydd y bydd y meysydd gweithredu fydd yn cael eu hadnabod yn arwain y Cyngor ymlaen i gyflawni’r blaenoriaethu hynny, ac y byddant hefyd yn helpu creu fframwaith adrodd a monitro sy’n tryfalu â dulliau rheoli perfformiad y Cyngor, fel y gellir tracio cynnydd a chymryd camau ychwanegol a/neu wahanol os oes raid.

·      Sut bydd y Cyngor yn sicrhau cyd-gynllunio ac aliniad rhwng y Cynllun Ariannol Tymor Canolig (CATC) a gwireddu’r blaenoriaethau strategol dros y pum mlynedd nesaf.

Dywedwyd wrth y Pwyllgor fod ceisio cynllunio cyllidebau’r Cyngor dros gyfnod o bum mlynedd, pan nad yw’r Cyngor yn gwybod faint o gyllid y bydd yn ei dderbyn yn 2024/25, yn heriol. Adolygir a diweddarir yr CATC yn flynyddol i fonitro sut mae’n cyd-fynd â chyflawniad Cynllun a blaenoriaethau’r Cyngor, a lle bo’n bosibl, bydd cyllid yn cael ei ddarparu i sicrhau bod y blaenoriaethau hynny’n cael eu gwireddu. Mae’r Strategaeth Gyfalaf  hefyd yn ddogfen allweddol yn narpariaeth y blaenoriaethau strategol. Mae sefyllfa cyllid cyfalaf yn fwy tynn na chyllid refeniw o ran yr adnoddau sydd ar gael i alluogi’r Cyngor i wneud yr hyn mae’n ei ddymuno, ac mae adnoddau cyfalaf bellach yn prynu llai am nad yw wedi ‘dal i fyny’ â chostau.

·      Y risgiau allweddol mae’r Cyngor yn eu hwynebu wrth fynd ymlaen.

Dywedwyd wrth y Pwyllgor fod gallu ymateb i alw a chyflawni popeth mae’r Cyngor yn ei ddymuno yn heriol. Mae Cynllun y Cyngor yn ceisio darparu llwybr clir i’r Cyngor dros y pum mlynedd nesaf, ond mae’r gallu i’w wireddu yn dibynnu ar argaeledd adnoddau, sy’n gwneud y prosesau ariannol blynyddol yn fwy pwysig o ran sicrhau bod adnoddau y cal eu cyfeirio i’r lleoedd cywir gan fanteisio ar gyfleoedd a lliniaru rhai o’r risgiau. Un o’r prif risgiau yw’r galw am wasanaethau, yn enwedig yng nghyd-destun poblogaeth sy’n heneiddio; risg arall yw’r ansicrwydd ynghylch ariannu ar draws y sector cyhoeddus ac a yw’r cyllid mae’r Cyngor yn ei dderbyn yn ddigon i’w alluogi i barhau i fodloni ei ddyletswyddau statudol. Mae’r ansicrwydd ynghylch cyllid tymor hir hefyd yn risg ac yn rhwystr mewn cynllunio effeithiol. Fodd bynnag, mae’r Ddogfen Darparu Flynyddol yn nodi beth mae’r Cyngor yn bwriadu ei gyflawni bob blwyddyn yn ystod Cynllun y Cyngor, ac mae’n adlewyrchiad o lwyddiant y Cyngor o ran gwneud cynnydd yn erbyn ei flaenoriaethau.

Ar ôl derbyn eglurhad pellach ynghylch trefn y broses ymgysylltu ac ymgynghori, ac ar ôl cael eu bodloni ynghylch priodoldeb y blaenoriaethau strategol, penderfynodd y Pwyllgor argymell y canlynol i’r Pwyllgor Gwaith -

·      Bod y broses ymgysylltu ac ymgynghori wedi’i chwblhau mor gynhwysol â phosibl yn 2022.

·      Bod y blaenoriaethau strategol drafft ar gyfer Cynllun 2023-24 y Cyngor yn berthnasol, yn dilyn y broses ymgysylltu ac ymgynghori.