Eitem Rhaglen

Cyflwyno’r canlynol  –

·                    Adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 – Datganiad o’r Cyfrifon 2021/22

·                    Adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid – Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2021/22

·                    Adroddiad Archwilio Allanol ynghylch yr archwiliad o’r datganiadau ariannol (Adroddiad ISA 260)

·         Cyflwynwyd adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151, a oedd yn ymgorffori’r Datganiad Terfynol o’r Cyfrifon 2021/22 yn dilyn archwiliad, i’w ystyried gan y Pwyllgor.

Dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 fod y dyddiad cau statudol ar gyfer cwblhau’r cyfrifon archwiliedig ar gyfer blwyddyn ariannol 2021/22 wedi’i ymestyn i 30 Tachwedd, 2021, i gyd-fynd â’r amodau gwaith mewn perthynas â phandemig Coronafeirws. Cafodd ei ymestyn ymhellach i 31 Ionawr, 2023 yn sgil dwy broblem dechnegol sylweddol a oedd yn effeithio ar bob cyngor yng Nghymru a Lloegr. Y broblem gyntaf oedd caniatáu gwerthusiadau ychwanegol ar gyfer asedau’r Cyngor nad ydynt wedi cael eu hailbrisio hyd at 31 Mawrth, 2022, a gallent fod wedi newid yn sylweddol mewn gwerth. Roedd yr ail yn berthnasol i ymdriniaeth o ran prisio a chyfrifo asedau seilwaith megis priffyrdd, celfi stryd, goleuadau stryd a llwybrau. Croesawodd crynodeb Archwilwyr Allanol a oedd yn nodi fod y cyfrifon wedi’u paratoi yn unol â Chod Ymarfer CIPFA ar Gyfrifon Awdurdod Lleol 2021/22; nid oedd unrhyw gamddatganiadau heb eu cywiro, a bwriad yr Archwilwyr oedd datgan barn ddiamod ar gyfrifon 2021/22. Fodd bynnag, fe wnaeth y profion ar y cyfrifon ddod o hyd i rai newidiadau a oedd eu hangen, yn ogystal â rhai camgymeriadau, ac argymhellodd yr Archwilwyr Allanol eu bod yn cael eu cywiro i sicrhau bod y cyfrifon yn gywir yn eu hanfod. Ceir crynodeb o’r cywiriadau a wnaed yn Atodiad 3, adroddiad ISA 260 yr Archwiliwr; yn ogystal â hyn, mae rhai newidiadau bach eraill wedi’u gwneud ers cyflwyno’r datganiad ddrafft i’r Pwyllgor ym mis Gorffennaf, 2022, gan gynnwys tynnu peth o’r nodiadau eglurhaol nad oeddynt yn ychwanegu gwerth i’r cyfrifon, yn unol ag argymhelliad blaenorol a wnaed gan yr archwilwyr ynghylch symleiddio’r cynnwys. Ymhlith y newidiadau a materion eraill i’w nodi, mae -

·         O ran y Datganiad Gwariant ac Incwm Cynhwysfawr ac yn dilyn argymhelliad yr archwilwyr, dylid lleihau darpariaeth Safle Tirlenwi Penhesgyn o £228k yn unol ag adroddiad yr ymgynghorydd, a werthusodd y safle ac a argymhellodd darpariaeth o £4.411m yn hytrach na £4.639m, ac o ganlyniad i ailbrisio asedau. Mae’r gostyngiad yn narpariaeth Safle Tirlenwi Penhesgyn hefyd yn codi refeniw cronfa’r Cyngor ar gyfer 2021/22 i £5.026m ac yn codi arian wrth gefn cyffredinol Cronfa’r Cyngor I  £12.278m. Nid yw hyn wedi cael ei adrodd gan yr archwilwyr yn adroddiad ISA 260, gan nad yw’n werth sylweddol.

·         O ran y Fantolen, o ganlyniad i ailbrisio asedau’r Cyngor a oedd mewn perygl o gael eu tanbrisio’n sylweddol oherwydd cynnydd sylweddol mewn costau a chynnydd yng ngwerth eiddo ar y farchnad na chafodd eu hailbrisio hyd at 31 Mawrth, 2022. Mae’r prisiadau newydd wedi arwain at gynnydd o £24.6m i yng ngwerth asedau’r Cyngor o ddatganiad drafft y cyfrifon terfynol.

·           Mae’r newidiadau i’r ffigyrau yn y CIES a’r Fantolen a nodwyd uchod hefyd wedi effeithio ar ddatganiadau a nodiadau eraill yn y cyfrifon, gan gynnwys y Datganiad Llif Arian, ond mewn perthynas â phroses yn hytrach na’r lefel gwirioneddol o arian a gedir gan y Cyngor ar ddiwedd y flwyddyn, yn ogystal â Nodyn 13a – Asedau Anghyfredol, Eiddo, Peiriannau ac Offer.

·           Ni chofnodwyd unrhyw ddigwyddiadau ar ôl y Fantolen yn ystod y cyfnod rhwng 31 Mawrth, 2022 a 26 Ionawr, 2023, pan lofnodwyd Datganiad terfynol y Cyfrifon.

·           Nodyn 7 – Cronfa Wrth Gefn wedi’i Chlustnodi wedi cael ei hail ddylunio er budd eglurder

·           Nodyn 18 – Dyledwr lle mae’r fformat wedi newid er mwyn crynhoi’r canlyniadau’n well, ynghyd â’r addasiad y cyfeiriwyd ato yn Atodiad 3 yn adroddiad yr Archwilydd.

·           Nodyn 20 – Credydwr wedi cael ei grynhoi mewn cytundeb â’r Archwilwyr.

·           Nodyn 21 – Darpariaeth wedi cael ei addasu yn dilyn gostyngiad yn y ddarpariaeth ar gyfer Safle Tirlenwi Penhesgyn.

·           Nodiadau 22-24 – Llif Arian o Weithgareddau Gweithredu, Gweithgareddau Archwilio a Gweithgareddau Cyllido wedi’u haddasu i adlewyrchu newidiadau mewn ffigyrau

·           Nodyn 27 – Addaswyd tâl Swyddogion i adlewyrchu staff ychwanegol a ddatgelwyd yn ôl y rheoliadau

·           Nodyn 30 – Addaswyd Incwm Grantiau i adlewyrchu newid yn nhriniaeth grant Uchelgais Economaidd Gogledd Cymru

·           Nodyn 38 – Trefniadau Asiantaeth yn cynnwys tabl ychwanegol i adlewyrchu grantiau a dalwyd gan y Cyngor i fusnesau ac unigolion ar ran Llywodraeth Cymru.

Manteisiodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 ar y cyfle i ddiolch i Reolwr y Gwasanaeth Cyfrifyddiaeth a’i thîm am eu gwaith o baratoi a chwblhau’r cyfrifon, ac estynnodd y diolchiadau hefyd i Archwilio Cymru am eu hagwedd at y broses archwilio.

·         Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (Adnoddau Dynol) a Thrawsnewid a oedd yn ymgorffori Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2021/22 i’w ystyried a’i gefnogi gan y Pwyllgor. Mae’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol (cafodd fersiwn drafft ei chyflwyno i’r Pwyllgor ar gyfer sylwadau ym mis Gorffennaf, 2022) yn ceisio darparu sicrwydd fod gan y Cyngor drefniadau priodol ar waith yn ystod 2021/22 ar gyfer cynnal ei fusnes yn unol â’r gyfraith, a safonau cywir, a’i fod yn llwyr gyfrifol am arian cyhoeddus a sut y cafodd ei wario. Bydd y Datganiad Llywodraethu Blynyddol yn rhan o’r Datganiad Cyfrifon terfynol ar gyfer 2021/22.

Cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio a Risg nad oedd unrhyw newidiadau materol i’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol o’r fersiwn ddrafft, oni bai am newid mewn fformat i’r dudalen flaen. Mae’r Datganiad yn tynnu ar dystiolaeth o sawl ffynhonnell wahanol ac yn tynnu sylw at faterion llywodraethu yr ymdrinnir â nhw yn 2022/23.

Ar ôl adolygu’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol drafft yn ei gyfarfod ym mis Gorffennaf, 2022, fe aeth y Pwyllgor ati i wneud yr argymhellion/sylwadau pellach canlynol ar gyfer Datganiadau yn y dyfodol -

·    O ran adolygu effeithiolrwydd Datganiad Llywodraethu’r Cyngor yn flynyddol yn erbyn egwyddorion craidd y Fframwaith CIPFA, ar gyfer Darparu Llywodraethiant Da mewn Llywodraeth Leol, bod tystiolaeth yn cael ei darparu yn yr adran “Casgliad” i gefnogi asesiad cyffredinol y perfformiad yn erbyn pob egwyddor gan roi enghrefftiau ohono er budd a dealltwriaeth y cyhoedd sy’n ei ddarllen.

·    Os bydd y materion llywodraethu sydd wedi cael eu nodi fel rhai i weithredu arnynt yn 2022/23 yn cael eu gweithredu’r llwyddiannus, efallai nad afresymol fyddai disgwyl gweld yr asesiad o’r perfformiad cyffredinol yn erbyn pob un o’r egwyddorion, neu rai ohonynt, yn cael ei uwchraddio fel bo’n briodol.

·         Cyflwynwyd adroddiad gan Archwilio Allanol ar archwiliad o’r Datganiadau Ariannol ar gyfer 2021/22 (adroddiad ISA 260) i’w ystyried gan y Pwyllgor.

Siaradodd Ms Yvonne Thomas, Rheolwr Archwilio Ariannol Archwilio Cymru am y prif ganfyddiadau o’r archwiliad ar gyfrifon y Cyngor ar gyfer blwyddyn ariannol 2021/22. Maent fel a ganlyn -

·         Ni all archwilwyr roi sicrwydd cyflawn fod cyfrifon yn cael eu nodi’n glir, ac maent felly’n gweithio i lefel o berthnasedd. Mae’r lefel hon o berthnasedd yn ceisio adnabod a chywiro camddatganiadau a all olygu bod unigolyn sy’n defnyddio’r cyfrifon yn ei gamddeall. Ar gyfer archwiliad 2021/22, gosodwyd y lefel o berthnasedd yn £2.845m. Gosodwyd lefel perthnasedd is ar gyfer trafodion â pharti perthnasol (ar gyfer unigolion) (£10,000) a Thâl Uwch Swyddog (£1,000).

·         Fod yr archwiliad wedi’i gwblhau ar y cyfan, yn dibynnu ar adolygiad terfynol o’r newidiadau a waned i’r cyfrifon; er nad oes problemau mawr wedi dod i’r amlwg bydd yr adroddiad ar yr archwiliad ar gyfrifon yn cael ei ddiweddaru ar gyfer cyfarfod y Cyngor Llawn er mwyn cadarnhau cwblhau’r archwiliad a/neu i fyfyrio ar unrhyw fater arall sy’n codi.

·         Bwriad cyffredinol yr Archwiliwr yw cynnig barn archwiliol ddiamod ar gyfrifon eleni, ar ôl i’r Cyngor gynnig Llythyr o Gynrychiolaeth yn seiliedig ar beth sydd wedi’i gynnwys yn Atodiad 1 yr adroddiad. Mae barn ddiamod yn golygu nad oes pryderon materol ynghylch unrhyw agwedd ar y cyfrifon.

·         Mae’r adroddiad archwilio arfaethedig wedi’i gynnwys yn Atodiad 2 yn yr adroddiad, ac mae’n cadarnhau safbwynt yr archwiliwr annibynnol fod datganiadau ariannol yn rhoi golwg deg ar sefyllfa ariannol y Cyngor hyd at 31 Mawrth, 2022, a’u bod nhw wedi cael eu paratoi’n briodol yn unol â gofynion deddfwriaethol a safonau cyfrifyddu rhyngwladol.

·         Nid oes unrhyw gamddatganiadau waedi’u hadnabod yn y cyfrifon sydd heb eu cywiro.

·         I ddechrau, roedd camddatganiadau yn y cyfrifon sydd bellach wedi cael eu cywiro gan reolwyr. Maent wedi’u cynnwys yn Atodiad 3 gydag eglurhad, ac maent yn cynnwys y materion cenedlaethol sydd wedi effeithio ar amserlen archwilio eleni.

·         Yn ystod y broses archwilio, mae archwilwyr yn ystyried nifer o faterion sy’n berthnasol i’r cyfrifon, ac yn adrodd ar unrhyw faterion sylweddol sy’n codi o hynny ymlaen; ni adroddwyd ar faterion o’r fath ar gyfer archwiliad eleni.

·         Fod adroddiad Archwiliad Cyfrifon 2020/21 yn tynnu sylw at faterion mewn perthynas â symleiddio’r cyfrifon, ansawdd y cyfrifon drafft a phapurau gwaith; roedd y materion hyn hefyd wedi’u cynnwys fel risg o fewn Cynllun Archwilio Archwiliad Allanol 2021/22. Roedd yr adolygiad ar y cyfrifon drafft a gyflwynwyd ar gyfer archwiliad yn nodi bod gwelliannau sylweddol wedi cael eu gwneud yn y meysydd hyn. Fodd bynnag, mae rhai meysydd angen gwelliannau pellach a bydd yr archwilwyr yn parhau i weithio gyda’r Cyngor i ddatblygu’r rhain ymhellach ar gyfer cyfrifon 2022/23.

·         Cynhelir ymarferiad dysgu ar ôl y prosiect gyda staff allweddol er mwyn trafod y gwelliannau posibl hynny.

I grynhoi, diolchodd Ms Yvonne Thomas i dîm Gwasanaethau Cyfrifyddiaeth y Cyngor am eu cydymffurfiaeth a’u cymorth gyda phroses archwilio eleni.

Bu i’r Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 a Rheolwr Archwilio Ariannol Archwilio Cymru ymateb i bwyntiau a godwyd gan y Pwyllgor ynghylch y Datganiad Cyfrifon terfynol a’r adroddiad Archwiliad Cyfrifon fel a ganlyn -

·      Cadarnhawyd fod y cyfrifon yn dal i gael eu hadolygu, a bod unrhyw gamgymeriadau a/neu anghysondebau gramadegol a fformatio yn y fersiwn Gymraeg neu Saesneg yn cael eu cywir erbyn cyfarfod y Cyngor Llawn.

·      Eglurwyd bod y ddarpariaeth ar gyfer safle gwastraff Penhesgyn ar gyfer gofalu am y meysydd ar y safle a ddefnyddiwyd yn flaenorol ar gyfer tirlenwi gan gynnwys cynnal a chadw peipen gylfat o dan y safle. Mae’r cylfat yn cael ei archwilio’n flynyddol gan Wasanaeth Rheoli Gwastraff y Cyngor sy’n darparu asesiad o’r costau adferol petai’r cylfat yn cael ei difrodi neu’n methu mewn unrhyw ffordd, a bod hynny’n cael ei fwydo i’r cyfrifon. Defnyddir adroddiad yr ymgynghorwr i bennu lefel y ddarpariaeth o fewn y cyfrifon.

·      Cadarnhawyd fod canlyniad y broses o ailbrisio asedau wedi arwain at gynnydd o oddeutu £24.6m yng ngwerth asedau’r Cyngor yn bennaf oherwydd y cynnydd mewn gwerth anheddau’r cyngor.

·      Cadarnhawyd fod y gostyngiad yng nghostau refeniw y Gwasanaeth Priffyrdd yn y cyfrifon terfynol yn ganlyniad o’r gostyngiad yn lefel y ddarpariaeth ar gyfer safle Gwastraff Tirlenwi Penhesgyn, gan fod unrhyw gynnydd neu ostyngiad mewn darpariaeth yn cael ei dynnu o’r cyfrif refeniw. Mae’r gostyngiad mewn darpariaeth ym Mhenhesgyn yn golygu bod y swm sy’n cael ei dynnu o’r cyfrif refeniw yn llai, sydd wedi effeithio ar linell Priffyrdd, Gwastraff ac Eiddo yn y cyfrifon.

·      Eglurwyd y camddatganiadau/addasiadau yn Atodiad 3 yr adroddiad Archwilio Cyfrifon, ymhellach fel rhai y gellir eu categoreiddio yn faterion ailbrisio a/neu ailddosbarthu asedau a dan/uwch ben darpariaeth, ac ar y cyfan nid yw hynny’n effeithio ar falans Cronfa Gyffredinol y Cyngor.

·       Cadarnhawyd fod y potensial ar gyfer gwneud gwelliannau pellach i’r cyfrifon yn ymwneud â theilwra’r papurau gwaith i gyd-fynd ag anghenion yr archwiliwr; gan mai ond dyma’r ail flwyddyn mae Archwilio Cymru wedi ymgymryd â’r gwaith o archwilio cyfrifon y Cyngor, disgwylir y bydd y ddau barti yn deall agwedd ac ymarferion y nail a’r llall yn well, wrth i’r berthynas ddatblygu.

Daeth y Cadeirydd a’r drafodaeth i ben drwy ddiolch i’r Gwasanaeth Ariannol ac Archwilio Cymru am y gwaith a wnaed wrth gau’r cyfrifon a’r broses archwilio.

Penderfynwyd –

·                Argymell i’r Cyngor Sir ei fod yn cadarnhau derbyn Datganiad Ariannol Cyfrifon 2021/22 fel y’u cyflwynwyd yn Atodiad 1 yn adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151.

·                Cymeradwyo’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol fydd yn ffurfio rhan o Ddatganiad Cyfrifon 2021/22.

·                Cynnwys Adroddiad ISA 260 Archwiliad Allanol yn y Datganiadau Ariannol ar gyfer 2021/22.