Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd, i sylw’r Pwyllgor, adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg a roddai’r wybodaeth ddiweddaraf, hyd at 31 Ionawr, 2023, am yr archwiliadau a gwblhawyd ers cyflwyno’r sefyllfa flaenorol i’r Pwyllgor 30 Tachwedd, 2022. Nodai’r adroddiad, hefyd, lwyth gwaith presennol Archwilio Mewnol a'i flaenoriaethau ar gyfer y tymor byr i'r tymor canolig wrth symud ymlaen. Rhoddwyd copïau i aelodau'r Pwyllgor o'r pedwar darn o waith sicrwydd a gwblhawyd yn y cyfnod mewn perthynas â Chronfa Adnewyddu Gymunedol y DU (Archwiliad Grant) (Sicrwydd Rhesymol); Rheoli Gwendid TG (Dilyniant Cyntaf) (Sicrwydd Rhesymol), Gwall Debyd Uniongyrchol Treth y Cyngor (barn sicrwydd yn amherthnasol) a Galw Gofal (Trefniadau Llywodraethu Partneriaethau) (Sicrwydd Cyfyngedig) ar wahân.

Cyflwynodd y Pennaeth Archwilio a Risg drosolwg o'r adroddiad gan gynnwys crynodeb o ganlyniad y gwaith a gwblhawyd a'r meysydd gwaith oedd ar y gweill ar hyn o bryd, fel y gwelid yn y tabl ym mharagraff 23 yr adroddiad. Cyfeiriodd at yr heriau recriwtio yr oedd y Gwasanaeth yn eu profi wrth geisio llenwi dwy swydd wag ar lefel Uwch-archwiliwr a chadarnhaodd fod y gwasanaeth yn parhau i gyflawni'r Strategaeth Archwilio Mewnol Flynyddol ar gyfer 2022/23 fel y'i cymeradwywyd gan y Pwyllgor. Câi blaenoriaeth ei rhoi i adolygu'r risgiau gweddilliol coch ac oren nad oeddynt wedi’u hadolygu eto neu nad oeddynt wedi’u hadolygu yn ystod y ddwy flynedd ddiwethaf. Roedd tair risg strategol yn parhau i fod angen eu hadolygu cyn diwedd y flwyddyn.

Wrth ystyried yr adroddiad, trafododd y Pwyllgor y materion a ganlyn –

·      Gwaith archwilio’r Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol a ysgogwyd gan bryderon a godwyd yn ystod gwaith archwilio Pensiynau Athrawon. Gofynnwyd am ragor o sicrwydd bod y mater ynghylch bylchau yng ngwasanaeth pensiynadwy athrawon wedi’i ddatrys a bod gwallau wedi’u cywiro.

·      Cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod Archwilio Mewnol wedi cynnal archwiliad o Bensiynau Athrawon y llynedd oedd yn edrych ar yr hyn a achosodd y broblem gyda gweinyddu pensiynau athrawon a ph’run a oedd y trefniadau i dalu cyfraniadau pensiwn yn gywir a rhoi cyfrif am wybodaeth gwasanaeth pensiynadwy athrawon i'r Gwasanaeth Pensiynau Athrawon, yn effeithiol. Ymgorfforwyd y materion/risgiau a godwyd gan yr archwiliad mewn Cynllun Gweithredu a’r disgwyl oedd y byddai Archwilio Mewnol yn dilyn hynt y cynnydd hwn.

Dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 nad mater oedd yn gyfyngedig i Ynys Môn yn unig oedd hwn ac y bu adrodd ar broblemau eang o ran anghywirdebau/bylchau yng nghofnodion gwasanaeth athrawon. Eglurodd y trefniant ar gyfer cyflwyno gwybodaeth i’r Gwasanaeth Pensiwn Athrawon (y Gwasanaeth Pensiwn) oedd yn ymwneud â pharatoi dwy ffeil ddata, y naill mewn perthynas â’r cofnod gwasanaeth misol a’r llall mewn perthynas â chyfraniadau gweithwyr a chyflogwyr. Er bod y Gwasanaeth Pensiwn yn dilysu'r wybodaeth yr oedd yn ei chael, cododd problemau wrth adrodd am anghysonderau a olygai na weithredwyd ar gamgymeriadau. Ers hynny, cafwyd adnodd ychwanegol i ymdrin ag ymholiadau a chofnodion pensiwn. Roedd y Gwasanaeth Pensiwn yn gweithredu proses casglu data newydd lle câi’r wybodaeth yr oedd yn ofynnol i'r Cyngor ei chyflwyno ei chyfuno mewn un ffeil. Fodd bynnag, roedd materion yn ymwneud ag uwchraddio system y Cyngor wedi golygu oedi o sawl mis cyn cyflwyno gwybodaeth i’r Gwasanaeth Pensiwn. Roedd y Cyngor wedi dychwelyd i'r system flaenorol ac roedd, bellach, yn y broses o ddal i fyny. Unwaith y byddai’r problemau meddalwedd wedi'u datrys yn llwyddiannus, y gobaith oedd y gellid diweddaru cofnodion ac ymdrin ag unrhyw fylchau. Dylid nodi bod yr holl gyfraniadau a dynnwyd o gyflog athrawon wedi’u talu i’r cynllun pensiwn a bod datganiad blynyddol o wybodaeth a datganiad o gyfraniadau pensiwn wedi’i gyflwyno ac y byddai’n cael ei wirio gan archwilwyr allanol.

Mewn ymateb i gwestiynau, eglurodd y Swyddog Adran 151 y byddai Cyngor Môn yn rhoi cymorth lle gallai er bod Cyngor Gwynedd yn gyfrifol am gofnodion cyflogres yn dyddio’n ôl i cyn 1996. Roedd y Cynllun Pensiwn Athrawon yn gynllun heb ei ariannu ac a weinyddid gan yr Adran Addysg. Llywodraeth y DU oedd yn gyfrifol am y cynllun. Yn wahanol i’r Cynllun Pensiwn Athrawon, roedd y Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol yn gynllun a ariennid gyda’r Cyngor a gweithwyr yn gwneud cyfraniadau i gronfa a gyfrifid ar lefel lle mai’r bwriad oedd cydbwyso rhwymedigaethau’r pensiwn ag asedau buddsoddi. Yn y gorffennol, roedd rhwymedigaethau’r gronfa’n uwch na gwerth ei hasedau, a olygai bod y Cyngor yn cyfrannu cyllid ychwanegol i dalu am ddiffyg oedd gan y gronfa yn y gorffennol, yn ogystal ag am gostau gwasanaethau yn y dyfodol. Roedd y prisiad a ddeuai i rym o Ebrill 2023 yn dangos cynnydd bychan yng nghyfraniadau’r cyflogwr i dalu costau gwasanaeth yn y dyfodol gan fod rhan Ynys Môn o’r gronfa bellach wedi’i hariannu 110%, gyda gwerth yr asedau yn fwy na’r rhwymedigaethau. Roedd y Cyngor yn atebol am ei gyfran o o Gronfa Bensiwn Gwynedd ond nid oedd y rhwymedigaeth honno'n debygol o fod yn bendant gan fod y gronfa'n barhaus a bod addasiadau i gyfraniadau'r cyflogwr yn rheoli lefel y tangyllido neu'r gorgyllido.

·      Sefyllfa staffio o fewn Archwilio Mewnol ac effaith bosib y ddwy swydd wag ar ddarparu sicrwydd y Gwasanaeth. Holwyd am y camau y gellid eu cymryd i oresgyn yr heriau recriwtio cyfredol.

Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg y byddai’n defnyddio'r arbedion cyllidebol i gomisiynu cymorth allanol ychwanegol mewn meysydd cymhleth, gan gynnwys archwiliad technegol o TG gan dîm Archwilio Cyngor Salford, er mai’r Gwasanaeth fyddai, unwaith eto, yn rhedeg y broses recriwtio ar gyfer y ddwy swydd wag yn yr adain. Rhoddodd sicrwydd i'r Pwyllgor fod y cynnydd a wnaed ar gyflawni'r Strategaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2022/23 yn golygu y byddai mewn sefyllfa i roi barn archwilio flynyddol.

·      Gwall Debyd Uniongyrchol Treth y Cyngor. Er bod y Pwyllgor yn derbyn bod camau wedi'u cymryd a gwelliannau wedi'u gwneud i sicrhau na fyddai'r gwall yn cael ei ailadrodd, gofynnwyd am sicrwydd bod gan y Cyngor brosesau priodol ar waith i atal ei gyfrifon rhag cael eu gwagio a’r arian ei drosglwyddo i'r buddiolwr ac /neu i’r cyrchfan anghywir.

Eglurodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 y prosesau oedd ar waith ar gyfer casglu debyd uniongyrchol ac ar gyfer gwneud taliadau gan gynnwys y sieciau oedd ar gyfer pob trafodyn. Fel y cadarnhawyd gan adolygiad yr Archwiliwyr Mewnol, roedd gwall debyd uniongyrchol Treth y Cyngor yn ganlyniad i gamgymeriad dynol yn sgil amgylchiadau unigryw dros gyfnod gŵyl banc y Nadolig a'r Flwyddyn Newydd, lle proseswyd ymlaen llaw y ffeiliau debyd uniongyrchol ar gyfer tri dyddiad talu, gan achosi dryswch a gwall debyd uniongyrchol. Yn sgil y digwyddiad, roedd y Gwasanaeth yn rhoi ar waith broses awdurdodi gadarnach fel bod swyddog annibynnol yn gwirio holl ffeiliau debyd uniongyrchol Treth y Cyngor a Threthi Annomestig Cenedlaethol cyn eu rhyddhau, gyda dogfennau’n ategu’r holl wiriadau. Amlinellodd y Swyddog, hefyd, y camau cyflym a gymerwyd i unioni'r sefyllfa fel y’i cadarnhawyd gan adolygiad yr Archwiliwyr Mewnol a’r hyn yr oedd hynny wedi'i olygu. Dywedodd y Swyddog ei fod yn hyderus bod gan y Cyngor brosesau priodol ar waith i atal ei gyfrifon rhag cael eu gwagio ac arian ei drosglwyddo i gyrchfan nad oedd caniatâd iddo.

·      Adolygiad Cyfyngedig Archwilio Mewnol o Galw Gofal (Trefniadau Llywodraethu Partneriaethau). (Trafodwyd yr adroddiad hwn ar ddiwedd y cyfarfod mewn sesiwn gaëedig oherwydd y penderfynwyd dan Adran 100 (A) (4) Deddf Llywodraeth Leol 1972, y dylid gwahardd y wasg a’r cyhoedd o’r drafodaeth ar yr adroddiad ar y sail ei fod yn ymwneud â datgelu gwybodaeth eithriedig, fel y’i diffinnir ym mharagraff 14 Atodlen 12A y Ddeddf honno).

Eglurodd y Pennaeth Archwilio a Risg yr argymhellwyd ystyried y mater mewn sesiwn breifat gan fod yr adolygiad yn cyfeirio at faterion busnes y Cyngor a allai niweidio buddiannau'r Cyngor yn fasnachol, yn ariannol ac yn gyfreithiol. Yn ogystal, roedd Galw Gofal yn darparu gwasanaethau i sefydliadau eraill oedd yn codi materion o sensitifrwydd masnachol. Cyfeiriodd at gwmpas yr adolygiad oedd yn archwilio p’run a oedd trefniadau llywodraethu partneriaeth Galw Gofal yn addas i’r diben i sicrhau bod llywodraethu, perfformiad a sefydlogrwydd ariannol yn ddigonol, ac at ganlyniad yr adolygiad mewn barn Sicrwydd Cyfyngedig. Cododd yr adolygiad archwilio bum mater/risg sydd wedi'u hymgorffori mewn Cynllun Gweithredu ac y cytunodd y Bwrdd Partneriaeth arnynt. Cadarnhaodd nad oedd unrhyw bryderon am y gwasanaeth a roddwyd i unigolion nac am y defnydd a wnâi Gwasanaeth Tai Cyngor Sir Ynys Môn o Galw Gofal fel canolfan alwadau y tu allan i oriau, ond bod materion yn ymwneud â chydymffurfio â GDPR a nifer o wendidau rheoli llywodraethu mewn cysylltiad â rhwymedigaethau diogelu data wedi’u nodi.

Rhoddodd Pennaeth y Gwasanaethau Oedolion a Mr Nick McCavish, Rheolwr Strategol   Rhanbarthol Galw Gofal, sicrwydd bod y materion a godwyd yn yr archwiliad yn cael sylw ac amlinellwyd y camau a gymerwyd i gyflymu’r broses honno. Dywedodd y Rheolwr Strategol Rhanbarthol y câi’r materion hynny eu blaenoriaethu ac er mai’r disgwyl oedd y byddai’r rhan fwyaf o'r materion/risgiau a godwyd yn cael sylw yn yr amserlen, efallai y byddai’n cymryd mwy o amser i werthuso agweddau gwerth am arian y bartneriaeth gan y byddai'n dymuno i'r ymrwymiad hwnnw gael ei gynnal yn drylwyr ac yn gynhwysfawr. Ychwanegodd nad oedd yr adolygiad wedi canfod unrhyw achosion o dorri rheolau diogelu data ac mai cadernid y trefniadau a'r rheolaethau diogelu data oedd y prif faterion a godwyd.

Wrth ystyried yr adroddiad ar adolygiad archwilio mewnol, roedd y Pwyllgor o’r farn ei fod wedi codi cwestiynau pwysig am waith llywodraethu partneriaethau’n gyffredinol ac roedd yn cyd-fynd â’r sylw a wnaed yn yr adolygiad bod y canlyniad yn ysgogi angen i ystyried ac adolygu trefniadau llywodraethu a diogelu data’r partneriaethau eraill yr oedd y Cyngor yn rhan ohonynt, yn unol â lefel eu risg. Roedd y Pwyllgor o'r farn y dylai fod yn rhoi amser i adolygu effeithiolrwydd gwaith llywodraethu partneriaethau yn rhan o'i gynllun gwaith. Tynnodd y Pwyllgor sylw, hefyd, at y ffaith nad oedd eglurder ynghylch llinellau cyfrifoldeb ym Mhartneriaeth Galw Gofal ac roedd o’r farn bod angen rhoi sylw iddo yn rhan o waith sicrhau llywodraethu da.

Cadarnhaodd y Rheolwr Strategol Rhanbarthol y byddai cytundeb Adran 101 yn nodi cyfrifoldebau pob sefydliad yn y bartneriaeth.

Penderfynwyd derbyn yr adroddiad cyfredol a nodi darpariaeth sicrwydd a blaenoriaethau Archwilio Mewnol wrth fynd ymlaen.

Dim angen gweithredu pellach