Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid, a oedd yn ymgorffori’r Cerdyn Sgorio ar gyfer Ch3 2022/2023, i’w ystyried gan y Pwyllgor. Roedd adroddiad y cerdyn sgorio yn amlygu sefyllfa’r Cyngor yn erbyn ei amcanion llesiant ar ddiwedd Chwarter 3, 2022/23.

Wrth gyflwyno’r adroddiad, dywedodd y Cynghorydd Llinos Medi, Arweinydd ac Aelod Portffolio Datblygiad Economaidd, gan fod 97% o Ddangosyddion Perfformiad y Cyngor yn perfformio’n dda ar y cyfan, dyma’r trydydd chwarter sydd wedi perfformio orau yn erbyn targed yr adran rheoli perfformiad ers creu adroddiad y cerdyn sgorio. Cyfeiriodd yn benodol at y perfformiad yn erbyn y tri amcan llesiant, gan ddweud mai dim ond tri o’r Dangosyddion Perfformiad sy’n tanberfformio am resymau sydd wedi’u cofnodi yn yr adroddiad, yn ogystal â’r mesurau gwella arfaethedig. Mae’r adroddiad hefyd yn darparu nifer o enghreifftiau o berfformio da yn erbyn yr amcanion llesiant, gan gynnwys yn y Gwasanaethau Oedolion a Gwasanaethau Tai mewn perthynas â digartrefedd a nifer y cartrefi gwag sy’n cael eu defnyddio eto; rheoli gwastraff, ac yn y Gwasanaethau Dysgu mewn perthynas â chanran y myfyrwyr a aseswyd yn Gymraeg ar ddiwedd y Cyfnod Sylfaenol, sy’n sefyll ar 100%. Er bod dangosydd perfformiad presenoldeb y Cyngor yn Ambr yn erbyn ei darged ar hyn o bryd, mae’r data’n cynnwys absenoldebau sy’n gysylltiedig â choronafeirws am y tro cyntaf,  a hebddo, byddai’r perfformiad wedi bod yn Felyn. Gall Chwarter 3, sy’n ymestyn dros y misoedd sy’n arwain at y gaeaf, fod yn gyfnod heriol.

·         Croesawodd y Pwyllgor y sefyllfa gadarnhaol ar gyfer Chwarter 3, ac roeddynt eisiau gwybod pa drefniadau oedd ar waith er mwyn cydnabod y llwyddiant. Cynghorwyd y Pwyllgor, yn ogystal â monitro tanberfformiad, mae’r Tîm Arweinyddiaeth Strategol hefyd yn cydnabod y meysydd o berfformio da. Defnyddir Y Ddolen ar gyfer rhannu negeseuon mewnol gan gynnwys hyrwyddo arfer dda a chyfathrebu llwyddiannau, ac o ran adrodd i gynulleidfa ehangach, mae gan Aelodau Etholedig rôl i’w chwarae o ran hysbysebu cyflawniadau’r Cyngor a beth mae’n ei wneud yn dda er mwyn darparu sicrwydd i drigolion yr Ysgol fod gwelliannau’n cael eu cyflawni.

·      Mae’r Pwyllgor yn cydnabod bod rhai dangosyddion yn tan-berfformio ar ddiwedd Chwarter 3, ac wedi ceisio gwybodaeth bellach ynghylch y trefniadau monitro cynnydd ar gyfer y dangosyddion hynny, er mwyn bod ar y trywydd cywir o ran perfformio. Dywedwyd wrth y Pwyllgor fod gan y Cyngor drefniadau rheoli perfformiad cadarn sefydlog; mae hyn yn cynnwys y Cerdyn Sgorio Corfforaethol ac adroddiad cysylltiedig sy’n cynnwys cyfuniad o ddangosyddion a osodir yn lleol a chenedlaethol. Mae’r cerdyn sgorio yn dangos sut mae gweithgareddau dyddiol y Cyngor yn cael eu darparu, ac mae’n cynnig y deallusrwydd er mwyn galluogi agwedd ragweithiol i reoli perfformiad gan gynnwys lliniaru camau gweithredu y cytunwyd arnynt gan y Tîm Arweinyddiaeth Strategol er mwyn gwella. Yn ogystal, mae Penaethiaid Gwasanaeth yn monitro perfformiad o fewn eu gwasanaethau’n barhaus.

·      Dywedodd y Pwyllgor fod perfformiad y Cyngor yn erbyn y dangosydd perfformiad presenoldeb yn y gwaith yn Ambr ar ddiwedd Chwarter 3, a gofynnwyd sut mae hyn yn cymharu â pherfformiad blaenorol y Cyngor. Dywedwyd wrth y Pwyllgor fod y perfformiad ar gyfer y chwarter yn ddirywiad o gymharu â’r un cyfnod am y dair mlynedd ddiwethaf. Fodd bynnag, mae data’r coronafeirws wedi’i gynnwys am y tro cyntaf ac mae wedi dylanwadu ar y canlyniad. Er bod y data wedi’i gynnwys, mae’n berfformiad gwell yn gyffredinol dros y cyfnod hwn o gymharu â 2021/22, a’r cyfnod cyn coronafeirws rhwng 2019/20. Mae chwarter 3 a 4 yn draddodiadol heriol o ran presenoldeb. Un ffactor y dylid ei ystyried yw rôl staff, yn enwedig os ydynt yn staff gofal rheng flaen sy’n dod i gyswllt â chleientiaid bregus. Hysbyswyd y Pwyllgor ymhellach o’r mesurau sydd ar waith gan y Cyngor er mwyn cefnogi presenoldeb a hyrwyddo llesiant staff gan gynnwys trefniadau gweithio’n hyblyg a hybrid ac atgyfeirio’n amserol at Iechyd Galwedigaethol pan fo’n briodol. Er bod perfformiad presenoldeb y Cyngor yn dda wrth ei meincnodi yn erbyn awdurdodau eraill fel y profwyd gan ddata diweddar, ni ddylid bodloni arno o ran monitro perfformiad, ac mae wedi ymrwymo i wella perfformiad y dangosydd ymhellach. Mewn ymateb i gwestiwn pellach, darparodd y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid wybodaeth ychwanegol ynghylch trefniadau gweithio hybrid y Cyngor a sut mae’n nhw’n gweithredu ar waith.

·      Trafodwyd y berthynas rhwng Cynllun y Cyngor 2023-2028 a’r Cerdyn Sgorio Corfforaethol, a gofynnodd y Pwyllgor gwestiynau am y trefniadau sy’n sicrhau eu bod yn cyd-fynd. Dywedwyd wrth y Pwyllgor fod trafodaeth ynghylch adolygu’r dangosydd yn y Cerdyn Sgorio Corfforaethol er mwyn sicrhau eu bod yn briodol, yn berthnasol ac yn cysylltu ag amcanion Cynllun y Cyngor, ar waith a bod y broses yn agored ac y gwahoddir mewnbwn.

·      Tynnodd y Pwyllgor sylw at batrwm o dan-berfformio mewn perthynas â dangosydd 09 -y canran o geisiadau Rhyddid Gwybodaeth yr ymatebwyd iddynt o fewn yr amserlen, a cheisiwyd sicrwydd fod camau’n cael eu cymryd i wella perfformiad y dangosydd hwn. Dywedwyd wrth y Pwyllgor fod nifer y ceisiadau Rhyddid Gwybodaeth wedi cynyddu, ac er bod y Cyngor yn gallu bodloni’r amserlen ar gyfer ymateb cyn y pandemig, mae hynny wedi newid ers Covid. Cesglir data Rhyddid Gwybodaeth yn ganolog, ac fe’i gyhoeddir yn chwarterol ar wefan y Cyngor ar sail gwasanaeth fesul gwasanaeth, ac oherwydd y dirywiad mewn perfformio, mae adroddiad mwy manwl hefyd yn cael ei rannu’n chwarterol gyda’r Tîm Arweinyddiaeth Strategol. Mae’r data’n dangos mai’r gwasanaethau sy’n profi’r anhawster mwyaf o ran ymateb o fewn yr amserlen yw’r Gwasanaethau Dysgu ac Adnoddau. O ran y cyntaf, deallir fod ffocws ar waith a wnaed gan Estyn yn Chwarter 1 wedi effeithio ar waith cysylltiedig â Rhyddid Gwybodaeth, ac felly efallai mai anomaledd a ellir ei adfer yw’r tanberfformiad, ac y gellir ei roi’n ôl ar ben ffordd. O ran y Gwasanaeth Adnoddau, mae’r gwaith o flaenoriaethu darpariaeth y cynlluniau/grantiau cymorth costau byw wedi creu ôl-groniad o geisiadau Rhyddid Gwybodaeth.

·      Cadarnhaodd y Dirprwy Brif Weithredwr fod y Cyfarwyddwr Addysg, Sgiliau a Phosibl Ifanc wedi rhoi trefniadau ar waith i fynd i’r afael ag amseroedd ymateb i geisiadau Rhyddid Gwybodaeth yn y Gwasanaeth Dysgu. Dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau) Swyddog Adran 151 fod y Swyddog o fewn y gwasanaeth Adnoddau sy’n delio â cheisiadau Rhyddid Gwybodaeth wedi bod yn cynorthwyo i weinyddu cynlluniau a grantiau cymorth costau byw; mae’r gwaith hwn bellach yn dod i ben, sy’n golygu y gall y Swyddog ganolbwyntio ar waith cysylltiedig â Rhyddid Gwybodaeth er mwyn cael gwared ar yr ôl-groniad a rhoi’r patrwm gweithredu arferol ar waith. Cadarnhaodd nad oes angen capasiti ychwanegol ar gyfer y dasg.

·      Wrth nodi fod 35% o’r dangosyddion perfformiad yn gweld dirywiad, cododd y Pwyllgor gwestiwn ynghylch tueddiadau monitro a thargedau. Aeth y Rheolwr Rhaglen, Cynllunio Busnes a Pherfformiad ymlaen i gadarnhau fod y trywydd teithio dros amser cyn bwysiced â thargedau blwyddyn o ran rheoli perfformiad y Cyngor, ac eglurodd y broses y tu cefn i ddau ddangosydd penodol – (26) Canran yr aelwydydd y llwyddwyd i’w hatal rhag dod yn ddigartref a (27) Canran yr aelwydydd (gyda phlant) y llwyddwyd i’w hatal rhag dod yn ddigartref, er mwyn dehongli’r pwynt.

·      Nodwyd y dirywiad yn nifer yr adroddiadau a dderbyniwyd gan Ap Môn a nifer y bobl a ymwelodd a wefan y Cyngor o gymharu â 2021/22. Dywedwyd wrth y Pwyllgor fod Ap Môn bellach wedi’i ddisodli gan y system CRM, a bod nifer y bobl sy’n ymweld â gwefan y Cyngor yn debygol o newid yn dibynnu ar gyfnodau gwahanol y flwyddyn, ac mae’n bosibl fod y cynnydd mewn ymwelwyr yn ystod y pandemig yn 2020/21 a 2021/22 wedi newid y data ar y pryd.

Ar ôl sgriwtineiddio’r data a nodi’r wybodaeth ychwanegol a ddarparwyd yn y cyfarfod, penderfynwyd–

·         Nodi’r Cerdyn Sgorio Corfforaethol ar gyfer Chwarter 3 2022/23.

·         Nodi’r meysydd gwella ynghyd â’r meysydd mae’r Tîm Arweinyddiaeth Strategol yn eu rheoli er mwyn sicrhau gwelliannau pellach ar gyfer y dyfodol a

·         Nodi’r mesurau lliniarol a amlinellwyd o fewn yr adroddiad ac argymell hyn i’r Pwyllgor Gwaith.