Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg yn ymgorffori’r Strategaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2023/24 i’r Pwyllgor ei ystyried a’i gymeradwyo.

Rhoddodd y Pennaeth Archwilio a Risg rywfaint o wybodaeth gyd-destunol i'r strategaeth gan nodi bod digwyddiadau a chynnwrf byd-eang dros y ddwy flynedd ddiwethaf wedi llunio'r amgylchedd risg i'r Cyngor, oedd yn golygu bod cyflwr o argyfwng wedi datblygu i fod y normal newydd. O ran y dull archwilio, tynnodd sylw at y ffaith y byddai Archwilio Mewnol yn defnyddio dull seiliedig ar risg, yn unol â Safon 2010 Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus, gan gysoni gweithgarwch archwilio mewnol â chofrestr risg strategol y Cyngor a chanolbwyntio ar y risgiau cynhenid ​​a raddiwyd yn goch a lle'r oedd y risg weddilliol wedi'i graddio'n goch neu'n oren (roedd rhestr o archwiliadau arfaethedig dan Atodiad A i'r adroddiad). Mabwysiadwyd methodoleg archwilio ystwyth, hefyd, oedd yn caniatáu i'r Archwilwyr Mewnol ymateb i newid wrth i risgiau newydd ddod i'r amlwg neu wrth i flaenoriaethau newid. O ystyried bod seiberddiogelwch a diogelwch data yn parhau i gael eu gweld yn brif fygythiadau mewn arolwg o brif weithredwyr archwilio, roedd Archwilio Mewnol yn cynnig, yn ystod 2023/24, y dylid cynnal rhaglen waith oedd yn cwmpasu’r elfennau TG penodol a nodid yn yr adroddiad gyda chefnogaeth Archwilwyr TG Cyngor Dinas Salford i roi sicrwydd i'r Cyngor y câi ei wendidau TG eu rheoli'n effeithiol. Fel maes risg uchel arall, câi dull y Cyngor o atal twyll ei adolygu’n barhaus a’r Cynllun Ymateb i Dwyll ei ddiweddaru yn unol â hynny. Roedd gwaith archwilio arall, oedd wedi’i gynllunio ar gyfer 2023/24, yn cynnwys rhoi sicrwydd o ran rheoli risgiau partneriaeth ac asesu parodrwydd y Cyngor am y Ddeddf Caffael newydd.

Cyfeiriodd y Pennaeth Archwilio a Risg at nifer staff y Gwasanaeth gan gadarnhau y cafwyd aelod newydd o’r tîm yn sgil ymarfer recriwtio llwyddiannus yn ddiweddar a olygai mai dim ond un swydd wag (yn cyfateb ag un swydd llawn amser) ar lefel yr Uwch-archwiliwr oedd gan y gwasanaeth bellach oherwydd secondiad a ddefnyddid i gomisiynu arbenigedd archwilio allanol. Byddai’r penodiad hefyd yn fodd i ailddechrau gwaith ar rai o'r meysydd blaenoriaeth is oedd yn weddill o 2022/23, fel yr amlinellwyd yn yr adroddiad. Gyda lefel cynhyrchiant o 72%, roedd tua 700 diwrnod o adnoddau archwilio ar gael i roi barn sicrwydd blynyddol. Byddai’r gwasanaeth yn parhau i fuddsoddi'n sylweddol mewn hyfforddiant a datblygiad gyda 115 diwrnod yn cael eu clustnodi i'r perwyl hwnnw yn 2023/24.

Er mwyn sicrhau gwelliant parhaus yn y Gwasanaeth Archwilio Mewnol, roedd rhaglen sicrhau ansawdd a gwelliant wedi ei sefydlu a chyfres symlach o fesurau perfformiad a thargedau wedi eu mabwysiadu fel y’u hadlewyrchi

d yn y tabl ar dudalen 16 yr adroddiad.

Roedd trafodaeth y Pwyllgor a ddilynodd yn canolbwyntio ar yr isod -

• Y cyfrifoldeb am archwilio partneriaethau'n fewnol. Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg y câi'r cyfrifoldeb archwilio mewnol ei gyflawni gan yr awdurdod lletya mewn perthynas â phartneriaethau awdurdodau lleol. Lle'r oedd partneriaethau’n cynnwys sefydliadau eraill a/neu endidau ar wahân yn absenoldeb adroddiad blynyddol gan y Pwyllgor Sgriwtini Partneriaeth ac Adfywio, ni allai gadarnhau pwy ymgymerodd â’r swyddogaeth archwilio mewnol yn yr achosion hynny, a dyna oedd y rheswm am y darn arfaethedig o waith gan Archwilio Mewnol ar y sicrwydd a threfniadau llywodraethu partneriaethau neu gydweithrediadau arwyddocaol yr oedd y Cyngor yn ymwneud â nhw.
• O ran y ddeddfwriaeth gaffael newydd, p’run a oedd gwaith rheoli rhaglen/prosiect contractau mawr yn dod o fewn cwmpas Archwilio Mewnol. Wrth gadarnhau eu bod yn gwneud hynny, dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg nad oedd unrhyw waith archwilio prosesau rheoli rhaglenni a phrosiectau mewnol wedi'i gynllunio ar gyfer eleni, er y byddai maes cysylltiedig a gâi ei archwilio yn ymwneud â gwydnwch sefydliadol, sef gallu'r Cyngor i ymateb i wasanaethau allanol newidiadau a'r trefniadau oedd ganddo ar waith i'w helpu i wneud hynny.
• P’run a oedd absenoldeb adroddiad blynyddol o’r Pwyllgor Sgriwtini Partneriaethau ac Adfywio’n golygu nad oedd partneriaethau'n cael eu craffu. Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod y ffaith nad oedd yna adroddiad blynyddol i'w briodoli i swydd wag ar lefel swyddog craffu, oedd yn golygu na fu'n bosibl cynhyrchu'r adroddiad blynyddol am y ddwy flynedd ddiwethaf ond nad oedd yn golygu na fu craffu ar bartneriaethau o fewn rhaglen y pwyllgor. Yn gyn-aelod o’r Pwyllgor Sgriwtini Partneriaeth ac Adfywio, cyfeiriodd y Cynghorydd Dafydd Roberts at gofnodion cyfarfodydd y Pwyllgor oedd ar gael, oedd yn gofnod o’r materion a drafodwyd yn ystod y cyfnod ac oedd wedi’u cyhoeddi ar wefan y Cyngor.
• O ran y risg strategol na allai’ Cyngor addasu i fod yn awdurdod carbon niwtral erbyn 2030, p’run a ddylai'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio fod yn derbyn gwybodaeth fanylach am y prosesau/trefniadau a fyddai’n fodd i gyflawni'r amcan hwn. Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod Gwiriad Iechyd Newid Hinsawdd gan Zurich Municipal, ynghyd ag adroddiad Archwilio Cymru, ar a oedd y sector cyhoeddus yn barod am garbon sero net erbyn 2030, wedi’i gyflwyno i’r Pwyllgor hwn ym mis Rhagfyr, 2022. Câi diweddariad ar gynnydd y Cyngor wrth weithio tuag at darged 2030 ei gyflwyno i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ym mis Mehefin, 2023.

Penderfynwyd cymeradwyo’r dull a’r blaenoriaethau a amlinellwyd yn y Strategaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2023-24 yn rhai sy’n cyflawni anghenion sicrwydd y Cyngor.