Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd i sylw’r Pwyllgor adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg ar y cynnydd o ran mynd i’r afael â materion a risgiau oedd yn disgwyl sylw.

Dywedodd y Prif Archwilydd wrth y Pwyllgor am yr isod -

·          Roedd 49 o gamau gweithredu oedd yn disgwyl sylw yn cael eu holrhain yn y system pedwar cam hyd at 31 Mawrth, 2023, gyda 12 ohonynt wedi'u graddio'n “bwysig” (ambr) a 37 yn “gymedrol” (melyn) mewn blaenoriaeth risg. Ni chodwyd unrhyw faterion/risgiau “coch” yn ystod y flwyddyn ac nid oedd yr un ohonynt yn disgwyl sylw ar hyn o bryd.

·         Roedd un mater/risg mawr â sgôr, bellach, yn hwyr ac roedd yn ymwneud ag archwilio dyraniadau Tai, yn benodol i ddatblygu a gwella'r broses ymgeisio am dai.

·         Bod Graff 3 yn yr adroddiad yn dangos statws yr holl gamau gweithredu oedd yn disgwyl sylw, waeth pryd oedd y dyddiad rhoi sylw iddynt ac yn dangos bod y rheolwyr bellach wedi mynd i’r afael â 73% a bod Archwilio Mewnol wedi gwirio 70% gyda'r 3% oedd yn disgwyl sylw yn ymwneud ag archwilio gwaith Rheoli Trwydded Meddalwedd a gâi ei ddilyn i fyny ym mis Ebrill, 2023.

·         Roedd y rhan fwyaf o'r camau gweithredu oedd yn dangos nad oeddynt wedi’u dechrau yn ymwneud â sawl archwiliad a gwblhawyd yn ddiweddar, lle nad oedd y camau gweithredu a nodwyd wedi cyrraedd eu dyddiadau cwblhau disgwyliedig eto.

·         Roedd Graff 4 yn dangos statws yr holl gamau gweithredu oedd wedi cyrraedd eu dyddiad targed ac yn dangos yr aethpwyd i'r afael â 99% lle'r oedd angen.

·         O’r 49 o faterion/risgiau oedd yn disgwyl sylw, roedd un oedd wedi’i raddio’n gymedrol neu’n felyn mewn blaenoriaeth risg yn dyddio’n ôl i 2018/19 ac yn ymwneud â gwella gosodiadau cymhlethdod cyfrinair ar gyfer system archebu Hamdden allanol y Cyngor. Bu oedi wrth gytuno ar ddyddiad i fynd yn fyw gyda'r cyflenwr meddalwedd oherwydd materion technegol yr oedd y tîm TG yn gweithio i'w datrys gyda'r cyflenwr.

·         Roedd diweddariad statws manwl o bob un o'r 12 mater/risg fawr oedd yn disgwyl sylw yn cael eu holrhain ar hyn o bryd mewn pedwar cam, i'w gweld yn Atodiad 1 yr adroddiad.

Rhoddodd y Rheolwr Gwasanaeth (Tai Cymunedol) y wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor am y sefyllfa o ran mynd i’r afael â’r materion/risgiau a nodwyd mewn archwiliad o’r broses Ceisiadau Tai ym mis Medi, 2021 lle 50% yn unig ohonynt oedd wedi’u cwblhau ac oedd 12 mis dros y dyddiad targed gwreiddiol, sef Mawrth, 2022. Eglurodd y Swyddog fod y ffurflen gais bapur a anfonwyd at ddarpar ymgeiswyr am dai yn hir a manwl a chanfu'r archwiliad fod y broses ymgeisio yn cymryd llawer o amser a’i fod yn aneffeithlon. Argymhellodd y dylid defnyddio’r system ar-lein yn ei lle. Er mai’r nod oedd ymgorffori’r broses o fewn system CRM oedd newydd ei lansio gan y Cyngor, roedd y Gwasanaeth TG yn awyddus i sicrhau bod y system newydd wedi’i gwreiddio’n llawn, yn gweithio’n effeithiol a bod unrhyw broblemau cychwynnol yn cael eu datrys cyn ychwanegu swyddogaethau newydd ati. Roedd y Gwasanaeth Tai yn bwriadu datblygu cais PDF yn fuan lle gallai ymgeiswyr drosysgrifo ar y ffurflen PDF ac, er bod y broses ymgeisio ar bapur yn dal i gael ei defnyddio ar hyn o bryd, roedd y ffurflen gais yn sylweddol llai ers hynny o ran ei hyd a’i chymhlethdod. Gan ddibynnu ar ba mor dda yr oeddid yn bwrw ymlaen gyda’r CRM, ei gobaith oedd y gellid mynd i'r afael â'r mater o fewn y chwe mis nesaf. Yn y cyfamser, roedd y Gwasanaeth yn gallu cynorthwyo unrhyw un oedd yn cael anhawster i wneud cais i gael eu cynnwys ar y gofrestr tai.

Gan ymateb i ymholiad am ragolygon y broses Ceisiadau Tai’n mynd ar y platfform CRM unrhyw bryd yn fuan, dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod y ffurflen adrodd ar dwyll ymhlith y ceisiadau oedd yn aros i gael eu hychwanegu at y system CRM ar hyn o bryd a'i bod yn cyfarfod â TG yn ystod yr wythnos nesaf i drafod y mater a deall y sefyllfa.

Penderfynwyd nodi cynnydd y Cyngor wrth fynd i’r afael â’r Materion/Risgiau Archwilio Mewnol oedd yn disgwyl sylw.