Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad Archwilio Cymru.

Cyflwynwyd i sylw’r Pwyllgor adroddiad Archwilio Cymru yn ymgorffori’r diweddariad chwarterol, 31 Rhagfyr 2022, ar gynnydd rhaglen waith ac amserlen Archwilio Cymru. Wedi ei gynnwys yn yr adroddiad, hefyd, roedd diweddariad ar statws gwaith gan Estyn ac Arolygiaeth Gofal Cymru.

Rhoddodd Yvonne Thomas, Rheolwr Archwilio Ariannol Archwilio Cymru'r sefyllfa ddiweddaraf i’r Pwyllgor ynghylch cynnydd y gwaith archwilio ariannol, gan gadarnhau bod gwaith archwilio datganiadau ariannol y Cyngor wedi’i gwblhau ym mis Ionawr, 2023; y ffurflen ar gyfer Trethi Annomestig wedi’i hardystio ym mis Mawrth, 2023 a chyfraniadau Pensiwn Athrawon ar gyfer 2021-22 wedi’u harchwilio ddechrau mis Ebrill, 2023. Roedd gwaith ardystio’r ffurflen Grant Cymhorthdal Budd-daliadau Tai ar gyfer 2020-21 yn dal i fynd rhagddo ac roedd gwaith ar Ffurflen Grant Cymhorthdal Budd-daliadau Tai ar gyfer 2021-22 wedi dechrau.

Cadarnhaodd Alan Hughes, Arweinydd Perfformiad Archwilio Cymru, fod y rhan fwyaf o waith archwilio perfformiad 2021-22 wedi’i gwblhau a bod y gwaith dan raglen archwilio perfformiad 2022-23 yn mynd rhagddo ar wahanol gamau, fel y’i dogfennid yn yr adroddiad, gydag amserlen y rhaglen wedi llithro ychydig. Fodd bynnag, roedd yn disgwyl y byddai’n adrodd i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn y misoedd nesaf ar ganlyniad yr adolygiadau a restrwyd.

Wrth nodi nad oedd ardystiad y Cymhorthdal Grant Budd-daliadau Tai yn dal i fod yn gyfredol, gofynnodd y Pwyllgor i'r Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 egluro'r sefyllfa.

Cyfeiriodd y Swyddog Adran 151 at broses ardystio ffurflenni hawlio cymhorthdal grant Budd-daliadau Tai ac eglurodd fod canlyniad gwaith archwilio’r cyfryw ffurflen yn dylanwadu ar waith y flwyddyn ddilynol cymaint â bod gwallau a nodwyd gan yr archwilwyr ar ddiwedd archwiliad un flwyddyn yn golygu y gofynnir i'r Cyngor gynnal profion CAKE ychwanegol y flwyddyn ganlynol. Roedd hyn yn golygu gwaith ychwanegol ac os byddai unrhyw wallau pellach yn cael eu hadnabod, yn arwain at brofion ychwanegol y flwyddyn nesaf mewn patrwm ailadroddus oedd wedi cyfrannu at yr ôl-groniad yn y blynyddoedd diwethaf. Hefyd, bu'n her cydlynu capasiti ac amser yr archwilydd allanol a'r Gwasanaeth Cyllid fel bod modd gwneud y gwaith ychwanegol. Er bod ffurflen hawlio grant cymhorthdal Budd-daliadau Tai 2019-20 wedi’i hardystio bellach, bu’n ofynnol cynnal profion pellach arni ar ddechrau proses ardystio 2020-21. Roedd y gwaith hwn i raddau helaeth bellach wedi'i gwblhau ac roedd yr archwilwyr hefyd wedi cwblhau eu profion sampl cychwynnol; roedd angen mynd i'r afael â rhai ymholiadau yn codi o hynny. Er bod y Cyngor yn cynnal profion pellach ar elfennau penodol o wallau a nodwyd o'r profion sampl cychwynnol, y gobaith oedd y gellid ardystio'r hawliad erbyn diwedd mis Mai, 2023. Roedd y Cyngor, hefyd, wedi bod yn gweithio’r un pryd ar ffurflen hawlio cymhorthdal Budd-daliadau Tai 2021/22 ac roedd wedi datblygu elfennau o'r profion CAKE, gyda'r nod o fynd i'r afael â chanlyniadau profion sampl yr archwilwyr dros fisoedd yr haf. Os byddai adnoddau'n caniatáu, dylid cwblhau gwaith ardystio'r hawliad erbyn diwedd mis Medi. Yr amserlen a osodwyd gan yr Adran Gwaith a Phensiynau ar gyfer cwblhau archwiliad 2022/23 oedd diwedd mis Tachwedd, 2023 oni bai y caniateid estyniad i’r amserlen eto yn sgil pwysau oedd yn gysylltiedig â Covid. Er ei bod yn annhebygol y byddai gwaith archwilio hawliad cymhorthdal 2022/23 wedi’i gwblhau erbyn y terfyn amser hwn, byddai’r Cyngor mewn sefyllfa lawer gwell a byddai’n cwblhau’r archwiliad yn gynnar yn 2024. Yn dilyn ymadawiad y swyddog oedd yn gyfrifol am gymhorthdal Budd-daliadau Tai, roedd staff asiantaeth wedi’u cyflogi i wneud y gwaith gyda chefnogaeth secondiad. Roedd y strwythur staffio'n cael ei adolygu i gryfhau'r adnoddau a ddyrennid i waith cymhorthdal y Bwrdd Iechyd a rhoi trefn wirio barhaus ar waith gyda'r bwriad o leihau nifer y gwallau a, thrwy hynny, gyflymu'r broses gan hefyd leihau faint o brofion CAKE oedd eu hangen y flwyddyn ganlynol.

Mewn ymateb i gwestiynau pellach gan y Pwyllgor ynghylch archwiliad 2022/23 ac ystyriaethau cysylltiedig, eglurodd Archwilio Cymru’r isod -

• Bod diwygiadau i ISA 315, oedd yn gofyn i archwilwyr ymgymryd â phroses adnabod ac asesu risg cyn rhoi'r cynllun archwilio at ei gilydd, wedi cael effaith ar y cylch archwilio ac yn golygu na fyddai’r cynllun archwilio manwl terfynol yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor tan yr haf. Roedd cynllun amlinellol drafft wedi'i lunio a'i rannu gyda'r Cyngor, iddo gytuno arno ac, wedi hynny câi ei gyflwyno i'r Pwyllgor.
• Bod cynnal y gwaith asesu risg a'r hyn yr oedd hynny'n ei olygu o ran adnoddau staff yn golygu ffi archwilio uwch ar gyfer 2022/23. Roedd llythyr yn amlinellu'r newidiadau a'r hyn y maent yn ei olygu ar gyfer yr amserlen archwilio wedi'i anfon i'r Cyngor.
• O ran y gwaith asesu risg yn ychwanegu at y pwysau ar archwilwyr a'r broses archwilio ac o bosib, yn arwain at lithriad ar adeg pan fo ymdrechion yn cael eu gwneud i glirio'r ôl-groniad gyda gwaith hawlio cymhorthdal Budd-daliadau Tai, roedd y gofynion newydd wedi arwain at ail-werthuso sut yr ymdrinnid â’r gwaith a’i gyflawni ar draws y sector archwilio, gan gynnwys pa sgiliau oedd ei hangen ar wahanol gamau o’r broses a pha wersi gâi eu dysgu o roi’r newidiadau mewn arfer ar waith.
• Bod cwblhau archwiliad ariannol 2022/23 erbyn diwedd Tachwedd, 2023 yn parhau'n amcan.

Penderfynwyd nodi’r sefyllfa ddiweddaraf ynghylch Rhaglen ac Amserlen Archwilio Cymru.