Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid yn ymgorffori’r Cerdyn Sgorio Corfforaethol ar gyfer Chwarter 4 2022/23 i’r Pwyllgor ei ystyried. Roedd yr adroddiad ar y cerdyn sgorio’n portreadu sefyllfa’r Cyngor ar ddiwedd y flwyddyn yn erbyn materion yn ymwneud â gwasanaeth cwsmer, pobl a rheolaeth ariannol, a rheoli perfformiad.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Cynghorydd Carwyn Jones, Aelod Portffolio ar gyfer Busnes Corfforaethol a Phrofiad y Cwsmer, a chyflwynodd grynodeb o’r cynnwys gan gadarnhau fod 91% o ddangosyddion yn perfformio’n unol â’r targed, neu o fewn 5% i’r targed. Roedd yr adroddiad yn tynnu sylw at nifer o straeon cadarnhaol am berfformiad ym maes atal digartrefedd, y Gwasanaethau Oedolion, prydlondeb penderfyniadau cynllunio, gwelliannau yng nghyflwr ffyrdd, strydoedd glân, nifer y tai gwag sy’n dod yn ôl i ddefnydd ac adfer nifer yr ymwelwyr â chanolfannau hamdden i’r lefelau a welwyd cyn y pandemig. Mae cyfraniad staff y Cyngor at y perfformiad cadarnhaol hwn yn ystod y flwyddyn yn cael ei gydnabod a’i ganmol. Lle nad yw perfformiad yn cyrraedd y targed bydd y meysydd hynny, ac yn benodol canran y ceisiadau Rhyddid Gwybodaeth yr ymatebwyd iddynt o fewn yr amserlen, nifer cyfartalog o ddyddiad i ddarparu’r Grant Cyfleusterau i’r Anabl a chanran yr apeliadau cynllunio sy’n cael eu gwrthod, yn cael eu monitro gan y Tîm Arweinyddiaeth i sicrhau gwelliannau yn y dyfodol. I orffen, dywedodd y Cynghorydd Carwyn Jones ei fod yn gobeithio fod yr adroddiad yn rhoi sicrwydd i’r Pwyllgor Sgriwtini fod perfformiad yn bwysig i’r Cyngor, ei fod yn cael ei reoli’n gadarn a’i fod yn derbyn sylw dyledus ar lefel wleidyddol a weithredol.

Croesawodd y Pwyllgor yr adroddiad fel un a oedd yn adlewyrchu cynnydd cadarnhaol yn ystod y flwyddyn yn gyffredinol, yn ogystal â chysondeb y perfformiad. Trafododd yr aelodau adroddiad y cerdyn sgorio mewn manylder gan herio Aelodau Portffolio ar sawl mater, yn cynnwys sut i godi ymwybyddiaeth am berfformiad da yn fewnol ac yn allanol, gwasanaeth cwsmer mewn perthynas â monitro galwadau ffôn ac ansawdd yr ymatebion, darparu addasiadau a grantiau Cyfleusterau i’r Anabl, rheoli plant sydd ar y Gofrestr Amddiffyn Plant - a pherfformiad yn erbyn Dangosydd 23 yn benodol, a sut y gellir adrodd arno i adlewyrchu’r sefyllfa wirioneddol a ph’un a ddylai’r Panel Sgriwtini Gwasanaethau Cymdeithasol edrych ar hyn. Ystyriwyd rheolaeth ariannol yn ogystal, ac yn benodol y tanwariant a ragwelir yng nghyllideb 2022/23 a sut y gallai hynny gynorthwyo’r Cyngor i fynd i’r afael â’r pwysau ychwanegol y disgwylir i wasanaethau ei wynebu yn 2023/24. Gofynnwyd cwestiynau am y fframwaith rheoli perfformiad yn gyffredinol, yn cynnwys sut mae gweithredoedd i fynd i’r afael â meysydd/dangosyddion sy’n tanberfformio yn cael eu monitro i sicrhau eu bod yn cwrdd â nodau ac amcanion perfformiad. Ymatebodd yr Aelodau Portffolio a Swyddogion i’r materion a godwyd fel a ganlyn -

·                Esboniwyd mai’r ffordd orau o ddangos fod y Cyngor yn perfformio’n dda ac yn darparu gwasanaethau sy’n gwella canlyniadau i bobl Ynys Môn yw trwy adroddiadau rheoleiddwyr ac mae’r Cyngor wedi derbyn sawl un cadarnhaol yn ddiweddar, gan dystio i’r cynnydd a’r gwelliannau a wnaed. Mae cydnabod, hyrwyddo a dathlu llwyddiannau hefyd yn fater o gyfathrebu mewnol anffurfiol ac efallai y dylai fod yn fan cychwyn. Y bwriad yw cynnwys negeseuon o’r fath wrth roi cyhoeddusrwydd i Gynllun Corfforaethol y Cyngor 2023-28 yn ystod yr wythnosau nesaf gan amlygu fod nodau strategol newydd y Cyngor am y cyfnod yn seiliedig nid yn unig ar berfformiad cadarn, ond ar ymrwymiad a gwytnwch y gweithlu hefyd, a lwyddodd i gynnal perfformiad yn ystod blwyddyn anodd a heriol pan fu’n rhaid i’r Cyngor wynebu galwadau ychwanegol oherwydd yr argyfwng costau byw. Mae angen i negeseuon allanol fod yn gymesur ac, er bod perfformiad yn dda mewn nifer o wasanaethau, rhaid cydnabod bod angen gwella rhai gwasanaethau. O safbwynt aelodau etholedig, mae’r cynghorau tref a chymuned yn cynnig cyfleoedd iddynt godi ymwybyddiaeth am berfformiad da a rhannu a hyrwyddo arfer dda.

·                Cadarnhawyd fod prosiect profiad y cwsmer yn mynd rhagddo sy’n rhoi sylw i sawl agwedd yn gysylltiedig â gofal cwsmer, gan gynnwys y system ffôn. Er bod modd cofnodi nifer y galwadau ffôn, nid oes modd monitro ansawdd ar hyn o bryd o ran yr ymatebion a roddir i gwsmeriaid a sut y cânt eu trin. Mae sicrhau’r gallu i wneud hyn yn ystyriaeth allweddol wrth uwchraddio’r system. Fodd bynnag, mae’r Cyngor yn derbyn adborth uniongyrchol gan gwsmeriaid hefyd, trwy’r broses Gwynion a Chanmoliaeth sy’n adlewyrchu profiadau pobl o’r gwasanaeth a dderbyniwyd ganddynt a ph’un a gawsant eu trin yn dda ai peidio.

·                Adroddwyd y gellir priodoli’r dirywiad yn y perfformiad wrth ddarparu’r Grant Cyfleusterau i’r Anabl i anawsterau i gael mynediad i rai eiddo, mwy o waith yn dilyn cynnydd yn y ceisiadau ar ôl Covid, yn ogystal â phrinder contractwyr i wneud y gwaith. Eglurodd y Pennaeth Gwasanaethau Tai y bydd rhaid cynyddu’r diwrnodau targed yn 2023/24 yn ôl pob tebyg ond bydd y Polisi a’r broses Grantiau Cyfleusterau i'r Anabl yn cael eu hadolygu yn 2023/24 hefyd, yn cynnwys arferion gweithredol, yn ogystal â’r cytundeb gyda’r asiantaeth Gofal a Thrwsio, gan ystyried y ffaith fod niferoedd wedi cynyddu ond fod angen i’r gwasanaeth reoli adnoddau i gwrdd â’r galw.

·                Esboniodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 fod y tanwariant o £1.212m a ragwelir ar gyfer blwyddyn ariannol 2022/23 yn cynnwys nifer o eitemau unwaith ac am byth megis grantiau, incwm gwell na’r gyllideb o ffynonellau amrywiol, swyddi gwag a defnyddio arian wrth gefn i leihau’r pwysau ar y Gwasanaethau Cymdeithasol a dywedodd fod hyn yn cyfrannu at yr alldro a ragwelir ar ddiwedd y flwyddyn ond byddai’r sefyllfa’n wahanol oni bai am hynny. Dywedodd fod y tanwariant wedi atgyfnerthu arian wrth gefn y Cyngor, sef £13.9m, ond atgoffodd y Pwyllgor fod £3.8m o arian wrth gefn wedi’i ymrwymo i gydbwyso cyllideb 2023/24 ac, ar ôl defnyddio arian wrth gefn, mae’n diflannu ac ni ellir ei ddefnyddio eto. Amlinellodd y risgiau sy’n gysylltiedig â phroses gosod cyllideb 2024/25, yn enwedig mewn perthynas â chynnydd mewn costau, costau ynni, chwyddiant cyffredinol a phwysau ar gyllidebau gwasanaethau penodol a dywedodd y byddai’r tanwariant yn cynnig clustog ariannol i’r Cyngor wrth wynebu’r heriau sydd o’i flaen.

Gofynnwyd rhagor o gwestiynau am danwariant sylweddol yn 2020/21 a 2021/22 a’r cynnydd yn y Dreth Gyngor yn ystod y blynyddoedd hynny a gwnaed y pwynt bod angen ystyried lefel y cynnydd yn y Dreth Gyngor yn y dyfodol yn sgil yr argyfwng costau byw ac oherwydd fod pobl nad ydynt yn gymwys i dderbyn cymorth gyda’r Dreth Gyngor yn cael trafferth ymdopi. Eglurodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 fod Llywodraeth Cymru wedi darparu cyllid ychwanegol yn 2020/21 a 2021/22 i gwrdd â chostau ychwanegol yn gysylltiedig â Covid-19, gan greu incwm ychwanegol i’r Cyngor, a dyma oedd i gyfrif am y tanwariant yn y blynyddoedd hynny. Dywedodd y Cynghorydd Robin Williams, Aelod Portffolio ar gyfer Cyllid, fod lefel Treth Gyngor Cyngor Sir Ynys Môn wedi bod ymysg yr isaf yng Nghymru ers nifer o flynyddoedd, ac mae hynny’n wir o hyd; dywedodd unwaith eto mai ei nod fel Aelod Portffolio ar gyfer Cyllid oedd cadw’r cynnydd yn y Dreth Gyngor cyn ised â phosib i bobl Ynys Môn wrth sicrhau fod cyllideb y Cyngor yn cael ei rheoli yn ddarbodus ac yn gyfrifol.

·                Cadarnhaodd y Pennaeth Gwasanaethau Oedolion nad yw plant ond yn cael eu tynnu oddi ar y Gofrestr Amddiffyn Plant (CAP) pan fydd hynny’n briodol ac yn ddiogel, a phan ystyrir nad yw’r perygl o niwed yn bodoli bellach. Mae Dangosydd 23 yn un hanesyddol ac mae’n cyfeirio at gyfnod pan oedd plant yn aros ar y Gofrestr Amddiffyn Plant am gyfnod o amser heb ystyried achosion unigol. Nid yw’r Swyddog Diogelu wedi mynegi unrhyw bryder ynghylch y perfformiad mewn perthynas â’r dangosydd ac oherwydd hynny, rhaid gofyn a yw’n ychwanegu gwerth. Y brif ystyriaeth yw lles plant gan olygu y dylent gael eu tynnu oddi ar y Gofrestr Amddiffyn Plant am resymau diogelwch ac nid i gwrdd â tharged. Byddai’n hapus i’r Panel Sgriwtini Gwasanaethau Cymdeithasol edrych ar y dangosydd a/neu awgrymu dangosydd gwahanol, neu gallai graffu ar yr adroddiad Blynyddol Amddiffyn Plant - nid yw’r adroddiad diweddaraf yn codi unrhyw bryderon yn y cyswllt hwn. Pwysleisiodd y Cynghorydd Robin Williams, Dirprwy Arweinydd a Rheolwr Portffolio ar gyfer Cyllid, fod rhoi’r data yn ei gyd-destun a chyflwyno esboniad naratif yn bwysig er mwyn deall y sefyllfa wirioneddol a dywedodd na ddylid gosod targedau o’r fath yn fympwyol.

·  Bod y broses a’r dull o Reoli Perfformiad yn cynnwys llunio cynllun a’i roi ar waith, yn ogystal â monitro ac adrodd ar gynnydd a chyflawniad. Er bod y targedau yn y Cerdyn Sgorio Corfforaethol yn seiliedig ar berfformiad hanesyddol, maent yn cael eu llywio gan wybodaeth am risgiau cyfredol a dyheadau’r Cyngor ac, o’u cyfuno, maent yn sicrhau fod y targedau’n briodol, eu bod yn heriol, ond bod modd eu cyflawni hefyd. Mae’r Tîm Arweinyddiaeth yn ymchwilio meysydd sy’n tanberfformio, gan gynnwys sut y gellir eu hunioni. Mae mesurau i wella perfformiad a’u rhoi ar waith yn cael eu trafod gyda Phenaethiaid Gwasanaeth. Pwysleisiodd y Prif Weithredwr fod rhaid cael cysylltiad rhwng y mesurau a rhaid iddynt ystyried y cyd-destun lleol, yn cynnwys grymoedd nad oes gan y Cyngor reolaeth arnynt ond y mae’n rhaid eu hystyried wrth adrodd ar berfformiad yn erbyn y DPA. I sicrhau fod dangosyddion yn ystyrlon, maent yn cael eu herio gan y Pwyllgor Gwaith a’r Aelodau Portffolio mewn trafodaethau anffurfiol. Mae cerdyn sgorio corfforaethol newydd yn cael ei ddatblygu ar hyn o bryd ac mae cyswllt rhyngddo a Chynllun Corfforaethol newydd y Cyngor ac mae ystyriaeth yn cael ei roi i sut mae dylanwadau allanol yn cyfrannu at y broses er mwyn sicrhau nad yw’r Cyngor yn edrych ar feysydd sy’n goch o ganlyniad i ffactorau sydd tu hwnt i’w reolaeth, a chan ystyried hefyd tueddiadau dros amser sy’n gallu amlygu digwyddiadau e.e. yr argyfwng costau byw, sy’n esbonio newidiadau mewn perfformiad.

Ar ôl adolygu’r Cerdyn Sgorio Corfforaethol ar gyfer Chwarter 4 2022/23, ac ar ôl nodi ymatebion Aelodau Portffolio a Swyddogion i’r materion a godwyd, penderfynwyd –

·                Nodi adroddiad y Cerdyn Sgorio Corfforaethol ar gyfer Chwarter 4 2022/23, yn cynnwys y meysydd gwella a’r meysydd y mae’r Tîm Arweinyddiaeth eu harchwilio i reoli a sicrhau gwelliannau pellach yn y dyfodol mewn perthynas â cheisiadau Rhyddid Gwybodaeth, Grantiau Cyfleusterau i’r Anabl ac apeliadau cynllunio, ac

·                Argymell adroddiad y cerdyn sgorio a mesurau lliniaru a nodir ynddo i’r Pwyllgor Gwaith.

Gweithred: Y Panel Sgriwtini Gwasanaethau Cymdeithasol i edrych yn fanwl ar p’un ai yw Dangosydd Perfformiad 23 (Cyfanswm yr amseroedd (mewn diwrnodau) a dreuliodd pob plentyn ar y Gofrestr Amddiffyn Plant (CAP) os cafodd ei dynnu oddi ar y CAP yn ystod y flwyddyn) yn parhau i fod yn fesur priodol a pherthnasol o berfformiad.