Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid. 

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid yn cynnwys Hunanasesiad Corfforaethol 2022/23 i'w ystyried gan y Pwyllgor.

Cyflwynodd y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid yr adroddiad fel yr ail hunanasesiad a gynhaliwyd gan y Cyngor ar ôl mabwysiadu ei gyntaf ym mis Medi, 2022 yn unol â gofynion Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021. Mae'r adroddiad yn dangos allbwn fframwaith cynllunio corfforaethol a rheoli perfformiad y Cyngor ac mae'n ddiwedd proses sy'n dod â sawl agwedd wahanol at ei gilydd. Yn ystod ei drafodaeth ar weithredu camau gwella’r hunanasesiad ar gyfer 2022, cefnogodd y Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol y cynnig y dylid cynnwys rhai camau gwella nad oeddent wedi'u cwblhau yn ystod y flwyddyn yn adroddiad drafft 2022/23. Yn ei gyfarfod a gynhaliwyd ar 23 Mai, 2023 mabwysiadodd y Cyngor Llawn yr adroddiad fel y'i cyflwynwyd fel drafft gweithredol.

Dywedodd y Rheolwr Rhaglen, Cynllunio Busnes a Pherfformiad fod yr adroddiad yn sail dystiolaeth o sut mae'r Cyngor wedi perfformio yn 2022/23 gan ddefnyddio’r adnoddau sydd ar gael iddo wrth reoli a lliniaru risgiau cysylltiedig. Yn seiliedig ar y dystiolaeth a ddarparwyd gan adolygiadau perfformiad gwasanaeth, adroddiadau perfformiad, adolygiadau allanol, ymgysylltu â rhanddeiliaid a'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol, mae'r Cyngor yn asesu ei berfformiad cyffredinol, y defnydd o adnoddau a rheoli risg fel Da. Hefyd darperir Datganiad Sefyllfa Gwasanaeth y Cyngor 2023 sy'n adlewyrchu ymateb pob gwasanaeth yn erbyn categorïau tystiolaeth ar gyfer 2022/23 fel y nodwyd.

Er bod yr asesiad yn nodi bod perfformiad y Cyngor yn ‘dda’, mae'n cydnabod bod meysydd lle gall wneud yn well ac mae'r rheini wedi'u nodi a'u rhestru yn y ddogfen. Disgwylir i'r holl gamau gwella gael eu cwblhau erbyn diwedd mis Mawrth 2024.

Wrth ystyried yr adroddiad hunanasesiad, gwnaeth y Pwyllgor y sylwadau a'r awgrymiadau canlynol –

·           Cynnwys gwybodaeth gymharol am berfformiad y flwyddyn flaenorol e.e. os yw gwasanaeth yn y datganiad sefyllfa wedi asesu ei berfformiad fel Digonol yn erbyn categori penodol - ydi hynny’n cynrychioli dirywiad mewn perfformiad o’i gymharu â’r flwyddyn flaenorol? Byddai cymharu perfformiad eleni â pherfformiad y flwyddyn flaenorol yn helpu i dynnu sylw at unrhyw faterion a/neu duedd mewn perfformiad.

·           Darparu enghreifftiau i gefnogi a dangos honiadau am berfformiad e.e. lle nodir bod y Cyngor yn gallu dangos bod profiad y cwsmer yn gwella ar draws amryw o wasanaethau byddai enghraifft neu sylw/dyfyniad i ddangos y gwelliant mewn ymarfer yn ddefnyddiol.

·           Cynnwys dyddiadau yn adroddiadau rheoleiddwyr.

·           Rhoi esboniad o'r holl acronymau

·           Cynnwys data mwy meintiol lle byddai hynny'n helpu i ddeall e.e. lle mae'n dweud bod lefelau presenoldeb staff wedi'u meincnodi i fod ymhlith y gorau ar gyfer awdurdodau lleol, byddai ffigur/canran yn dangos pa mor dda yw'r lefel presenoldeb o'i gymharu ag awdurdodau eraill.

·           Gofynnodd y Pwyllgor hefyd am sicrwydd bod elfennau'r datganiad sefyllfa gwasanaeth a hunanaseswyd fel "Digonol" yn cael eu cynnwys yn y rhestr o gamau gwella i'w gweithredu yn 2023/24

Mewn ymholiad ar wahân, gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad o'r trefniadau y mae'r Cyngor wedi'u rhoi ar waith i helpu i recriwtio staff.

Cadarnhaodd y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid fod y Cyngor yn parhau i fod ar flaen y gad o ran presenoldeb staff o blith y 18 awdurdod sydd wedi adrodd hyd yma. Dywedodd ymhellach fod capasiti ychwanegol wedi'i sefydlu i ganolbwyntio ar recriwtio. Mae'r buddion y gall y Cyngor eu cynnig i weithwyr hefyd wedi cael eu hystyried i weld a ydynt yn cael eu marchnata'n ddigon clir. Ystyrir bod y gwaith a wnaed yn dechrau arwain at ganlyniadau. Mae'r gyfradd cadw yn 8% o'i gymharu â 10% y flwyddyn flaenorol a’r gyfradd gyfartalog o 14% ar gyfer llywodraeth leol. Gwnaed buddsoddiad sylweddol mewn hyfforddiaethau yn ystod y llynedd ar draws nifer o wasanaethau'r Cyngor ac mae'r Cyngor yn parhau i farchnata'r rhaglen "Denu Talent" y bwriedir ei chynnal eto'r flwyddyn nesaf. Mae’r rhaglen yn cynnig 12 wythnos o brofiad gwaith yn y Cyngor i'r rhai sy'n gadael yr ysgol ac mae’n gynllun sydd wedi denu diddordeb ymhellach i ffwrdd. Bydd y Cyngor yn parhau i fod yn effro i heriau recriwtio a bydd yn ceisio sicrhau ei fod yn parhau’n gystal cyflogwr ag y gall fod o fewn cyfyngiadau adnoddau llywodraeth leol.

Cadarnhaodd y Rheolwr Rhaglen, Cynllunio Busnes a Pherfformiad y byddai sylwadau'r Pwyllgor yn cael eu cyflwyno gydag adroddiad drafft yr Hunanasesiad i'r Cyngor Llawn i'w gymeradwyo ym mis Medi, 2023 ac os caiff ei gymeradwyo, bydd yn cael ei gynnwys yn y ddogfen derfynol.

Ar ôl adolygu'r Hunanasesiad drafft, penderfynwyd bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn cytuno â chynnwys adroddiad hunanasesiad 2022/23 yn amodol ar ystyried y sylwadau a'r awgrymiadau a wnaed fel yr amlinellwyd.