Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg yn cynnwys Adroddiad Blynyddol y Gwasanaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2022/23 i'w ystyried gan y Pwyllgor. Roedd yr adroddiad yn rhoi barn gyffredinol y Pennaeth Archwilio a Risg ar ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd fframwaith llywodraethu, rheoli risg a rheolaeth y Cyngor yn ystod y flwyddyn.

Adroddodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod yr Adroddiad Blynyddol yn cael ei gyflwyno o dan Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS) sy'n ei gwneud yn ofynnol i'r "prif weithredwr archwilio" h.y. y Pennaeth Archwilio a Risg yn achos y Cyngor gyflwyno barn archwilio mewnol flynyddol y gall y sefydliad ei defnyddio fel sail i’w Ddatganiad Llywodraethu Blynyddol. Rhaid i'r farn flynyddol gynnwys barn ar ddigonolrwydd cyffredinol ac effeithiolrwydd prosesau rheoli, rheolaeth a llywodraethu risg y sefydliad; unrhyw amodau i'r farn honno a'r rhesymau dros yr amodau; crynodeb o'r gwaith archwilio y mae'r farn yn deillio ohono, gan gynnwys dibyniaeth a roddir ar gyrff sicrwydd eraill; unrhyw faterion, sydd ym marn y prif weithredwr archwilio, yn berthnasol wrth baratoi'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol; crynodeb o berfformiad y swyddogaeth archwilio mewnol yn erbyn ei fesurau perfformiad, sylwadau ar gydymffurfio â'r PSIAS a chanlyniadau'r rhaglen sicrhau ansawdd Archwilio Mewnol ynghyd â Datganiad o Annibyniaeth.

Cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio a Risg, yn ei barn hi, fel "Prif Weithredwr Archwilio" Cyngor Sir Ynys Môn, am y 12 mis yn diweddu ar 31 Mawrth 2023, fod gan y sefydliad fframwaith digonol ac effeithiol ar gyfer rheoli risg, llywodraethu a rheolaeth fewnol. Er nad yw'r Pennaeth Archwilio a Risg yn ystyried bod unrhyw feysydd o bryder sylweddol, mae rhai meysydd yn gofyn am gyflwyno neu wella rheolaethau mewnol i sicrhau bod amcanion yn cael eu cyflawni, ac mae'r rhain yn destun monitro. Nid oes unrhyw amodau i'r farn hon.

Daethpwyd i’r farn uchod ar sail y gwaith a'r gweithgareddau a gynhaliwyd gan Archwilio Mewnol yn ystod y flwyddyn fel yr amlinellwyd yn yr adroddiad ac mae'n deillio'n sylweddol o bennu cynllun gwaith sy'n seiliedig ar risg y mae'r rheolwyr wedi cyfrannu ato ac a gymeradwywyd gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio newydd ym mis Mehefin, 2022. Dylai ddarparu lefel resymol o sicrwydd, yn amodol ar y cyfyngiadau cynhenid fel y nodir yn yr adroddiad. Elfennau allweddol i allu cael sicrwydd digonol i lywio'r farn oedd ystyried yr adolygiadau archwilio mewnol o'r risgiau strategol a'r gwaith archwilio arall a'r graddfeydd sicrwydd a ddarparwyd yn yr adroddiad.

Nid oes unrhyw effaith neu faterion risg uchel sy’n haeddu cael eu cynnwys yn y Datganiad Llywodraethu Blynyddol. Yn ystod 2022/23 canfu Archwilio Mewnol fod uwch reolwyr yn y Cyngor yn gefnogol ac yn ymatebol i'r materion a godwyd.  Wrth gyflawni'r strategaeth archwilio sy'n seiliedig ar risg, mae'r Pennaeth Archwilio a Risg a gefnogir gan y Tîm Arweinyddiaeth wedi gwneud pob ymdrech i wneud y defnydd gorau o'r adnoddau archwilio mewnol sydd ar gael yn ystod y flwyddyn ac mae'r gwasanaeth wedi ceisio ychwanegu gwerth lle bynnag y bo modd. Mae Archwilio Mewnol wedi sefydlu rhaglen sicrhau ansawdd a gwella er mwyn sicrhau bod y gwasanaeth yn gwella’n barhaus. Mae'r Gwasanaeth wedi perfformio'n dda yn ystod y flwyddyn yn erbyn y targedau y cytunwyd arnynt gyda'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio fel rhan o'r Strategaeth ar gyfer 2022/23 gyda 3 allan o'r 4 dangosydd yn cyrraedd eu targedau. Yn hanfodol, mae'r targed o adolygu 80% o'r risgiau gweddilliol coch ac ambr yn y Gofrestr Risg Strategol wedi'i chyflawni'n gyfforddus ac felly’n rhoi digon o sicrwydd i ganiatáu i'r Pennaeth Archwilio a Risg ddarparu'r Farn Archwilio Flynyddol. Mae'r unig darged a fethwyd yn ymwneud â chadw pum aelod staff cyfwerth ag amser llawn yn ystod y flwyddyn. Penodwyd uwch archwilydd ac ymunodd â'r tîm ym mis Ebrill, 2023 ac mae arbenigedd allanol yn cael ei ddefnyddio i lenwi unrhyw fylchau tra bod secondiad yn parhau. Mae'r trefniant hwn wedi bod mor llwyddiannus fel y penderfynwyd cadw'r swydd wag ar secondiad heb ei llenwi er mwyn parhau i ddarparu'r cyllid ar gyfer yr arbenigedd allanol. Mae gan bob aelod presennol o'r tîm Archwilio Mewnol gymwysterau proffesiynol ac mae'r gwasanaeth wedi buddsoddi'n sylweddol i sicrhau eu bod yn parhau â'u datblygiad proffesiynol ac yn cael y wybodaeth ddiweddaraf am risgiau a datblygiadau sy'n dod i'r amlwg yn y sector. O dan Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus mae'n ofynnol i wasanaethau archwilio mewnol gael asesiad ansawdd allanol a gynhelir gan asesydd annibynnol cymwys neu dîm asesu o'r tu allan i'r sefydliad unwaith bob pum mlynedd. Cynhaliwyd asesiad allanol o Wasanaeth Archwilio Mewnol Ynys Môn gan Gyngor Sir y Fflint ym mis Medi 2022 a daeth i ben ym mis Mai 2023. Mae canlyniad yr asesiad yn destun adroddiad ar wahân i'r cyfarfod hwn.

Mewn ymateb i gwestiynau gan y Pwyllgor ynghylch y camau gweithredu sy'n weddill yn ymwneud â system archebu'r Gwasanaeth Hamdden sy'n dyddio'n ôl i 2018/19 ac ynghylch rhoi sicrwydd am iechyd corfforaethol y Cyngor fel endid o ran tueddiadau a chyfeiriad, cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod y weithred sy'n weddill yn y Gwasanaeth Hamdden yn cael ei raddio'n gymedrol (melyn) ac nad yw'n achos pryder penodol ac mae'r gwaith i fynd i'r afael ag ef yn rhan o weithredu'r system Hwb Hamdden newydd. Mae problemau technegol gyda'r cyflenwr meddalwedd wedi achosi oedi cyn cytuno ar ddyddiad i’r system fynd yn fyw ac mae'r tîm TG yn cysylltu â'r cyflenwr i gytuno ar ddatrysiad. O ran gwerthuso'r Cyngor fel sefydliad, o safbwynt Archwilio Mewnol, mae'r wybodaeth yn Atodiad B yn dangos yr adolygiadau o risgiau gweddilliol coch ac ambr yn y gofrestr risg strategol dros sawl blwyddyn archwilio a gellid ehangu arnynt i ddangos unrhyw ddirywiad neu welliant mewn perfformiad wrth reoli'r risgiau hynny. Hefyd, mae'r hunanasesiad corfforaethol yn cyflawni'r swyddogaeth hon i raddau helaeth o ran adolygu perfformiad y Cyngor a pha mor dda y mae'n cyflawni ei swyddogaethau, yn defnyddio ei adnoddau, ac yn gweithredu trefniadau llywodraethu sy'n effeithiol ar gyfer cyflawni'r ddau amcan hynny ac mae'n darparu adolygiad systematig o gynnydd y Cyngor i gyflawni ei ddyletswyddau dros y flwyddyn. O ran iechyd ariannol yn benodol, awgrymodd adolygiad Archwilio Mewnol o wytnwch ariannol a gyflwynwyd i'r Pwyllgor ym mis Rhagfyr 2022 y gellid cymhwyso pum dangosydd CIPFA o wytnwch ariannol y sector cyhoeddus i hwyluso’r dasg o asesu gwytnwch ariannol hirdymor y Cyngor a ph’un ai a yw'n gwella neu'n dirywio.

Penderfynwyd nodi Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol 2022/23 ynghyd â barn y Pennaeth Archwilio a Risg fod gan y Cyngor, ar gyfer y 12 mis yn dod i ben 31 Mawrth 2023, fframwaith digonol ac effeithiol ar gyfer rheoli risg, llywodraethu a rheolaeth fewnol yn amodol ar gyflwyno a/neu wella rheolaethau mewnol mewn rhai meysydd.