Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad gan y Rheolwr Polisi Cynllunio.

 Cyflwynwyd – adroddiad gan y Rheolwr Polisi Cynllunio mewn perthynas â’r uchod.

Dywedodd y Prif Swyddog Cynllunio fod y Cynllun Datblygu Lleol yn flaenoriaeth newydd ar gyfer y swyddogaeth Gynllunio a’r Cyngor. Bydd y Pwyllgor Polisi Cynllunio’n chwarae rôl allweddol yn natblygiad y cynllun, a bydd ei gyfraniad yn hollbwysig o ran y broses o greu’r Cynllun Datblygu Lleol. Dywedodd y byddai Cylch Gorchwyl manwl ar gyfer y Pwyllgor yn cael ei gyflwyno yn y cyfarfod nesaf. Dywedodd y Prif Swyddog Cynllunio mai rôl y Pwyllgor yw darparu arweinyddiaeth ar faterion megis cyflwyno dogfennau drafft i’w hystyried, datblygu Canllawiau Cynllunio Atodol, adroddiadau monitro blynyddol a dogfennau eraill sy’n ymwneud â pharatoi’r Cynllun Datblygu Lleol; ynghyd â sylwadau gan y cyhoedd a rhanddeiliaid.

Eglurodd y Rheolwr Polisi Cynllunio, yn dilyn diddymu’r Uned Polisi Cynllunio ar y Cyd pan ddaeth y cytundeb cydweithio i ben ym mis Mawrth 2023, fod Cyngor Sir Ynys Môn bellach yn gyfrifol am baratoi ei Gynllun Datblygu Lleol ei hun unwaith eto. Er hysbysebu sawl swydd ddwywaith ar gyfer y Tîm Polisi newydd, mae’r broses hyd yma wedi bod yn aflwyddiannus. Roedd trosglwyddo un swyddog i’r Tîm drwy drosglwyddiad TUPE yn fanteisiol i’r Tîm, ac fe gychwynnodd yn y swydd ar 1 Ebrill 2023. Wedi hynny penodwyd Rheolwr Uned ar secondiad am gyfnod o 12 mis. Isod, fe weler y staff sydd eu hangen ar y Tîm:-

· Rheolwr Polisi Cynllunio (Gradd 9)

· Uwch Swyddog Polisi Cynllunio (Gradd 7)

· 2x Swyddog Polisi Cynllunio (Gradd 6)

    · Swyddog Polisi Cynorthwyol (Gradd 4)

Yn dilyn hynny nodwyd bod angen Cydlynydd Her Tai Lleol.

Oherwydd y diffyg staffio, bydd proses recriwtio cydunol arall yn cael ei rhoi ar waith gan y Gwasanaeth i geisio denu unigolion profiadol at y swyddi hyn. Bwriedir hysbysebu’r swyddi’n ehangach mewn cylchgronau proffesiynol, trwy hysbysebion uniongyrchol mewn prifysgolion penodol a gwneud mwy o ddefnydd o’r cyfryngau cymdeithasol. Mae’n hanfodol bod gennym Dîm addas a medrus er mwyn sicrhau bod camau amrywiol y gwaith o baratoi’r cynllun yn cael eu cwblhau o fewn yr amserlenni cytunedig a bod ein dyletswyddau statudol yn cael eu cyflawni’n foddhaol. Mae’r Gwasanaeth yn ymgymryd â phroses gaffael i geisio dod o hyd i gwmni ymgynghorol profiadol a all ddarparu cymorth proffesiynol i’r Swyddogaeth Cynllunio o dan gytundeb Fframwaith. Bydd hyn yn cynnwys cefnogi cyfrifoldebau cynllunio statudol y Cyngor.

Aeth y Rheolwr Polisi Cynllunio ymlaen i ddweud fod paratoi’r Cynllun Datblygu Lleol yn cynnwys cyrraedd sawl carreg filltir benodol fydd yn cael eu cynnwys mewn Cytundeb Cyflawni, a rhaid i Lywodraeth Cymru gytuno ar y cytundeb hwnnw. Wedi iddo gael ei gytuno, rhaid glynu’n gaeth wrth y rhaglen ar gyfer cyflawni’r Cynllun Datblygu Lleol a bydd rhaid i unrhyw wyriadau gael eu cytuno gan Lywodraeth Cymru. Darparwyd amserlen ddangosol yn Atodiad 1 yr adroddiad.

Gofynnodd y Cynghorydd Robert Ll Jones beth oedd y rhesymau dros ddod â’r trefniadau gweithio ar y cyd rhwng Cyngor Gwynedd a Chyngor Sir Ynys Môn i ben. Dywedodd y Prif Swyddog Cynllunio gan fod y penderfyniad hwn eisoes wedi’i wneud gan y Cyngor, nid oedd pwrpas ail-drafod y mater yn y cyfarfod hwn. Fodd bynnag, gellid anfon adroddiadau cyhoeddus yn ymwneud â’r mater at y Cynghorydd Jones pe dymunai.

Holodd y Cynghorydd Pip O’Neill am y mater staff o fewn y Tîm a chafwyd ateb gan y Prif Swyddog Cynllunio.

Holodd y Cynghorydd Ken Taylor ynghylch trefniadau gwe-ddarlledu ar gyfer y cyfarfodydd nesaf. Dywedodd Rheolwr y Gwasanaeth Cyfreithiol nad oedd ganddo ateb, ond y gellid edrych ar y mater cyn y cyfarfod nesaf.

Dywedodd y Cynghorydd Ken Taylor, gan nad yw rhai aelodau’r Pwyllgor hwn yn aelodau o’r Pwyllgor Cynllunio a Gorchmynion, a oes modd darparu copïau caled o’r Cynllun Datblygu Lleol ar y Cyd, y Canllawiau Cynllunio Atodol a’r Polisïau Cynllunio Cenedlaethol. Dywedodd y Pennaeth Democratiaeth fod gan y Cyngor bolisi digidol o ran dosbarthu dogfennau.

Cynigiodd y Cynghorydd Ieuan Williams fod mynegai yn cael ei baratoi yn cynnwys dolenni ar y polisïau cynllunio digidol, canllawiau cynllunio atodol a’r polisïau cenedlaethol. Dywedodd y Cynghorydd Nicola Roberts fod angen darparu hyfforddiant, mewn perthynas â’r broses gynllunio a’r Cynllun Datblygu Lleol, i’r Pwyllgor hwn.

Gofynnodd y Cynghorydd Ieuan Williams a oes cyllideb addas ar gael er mwyn comisiynu cwmni arbenigol allanol os bydd y broses recriwtio’n aflwyddiannus. Dywedodd y Pennaeth Rheoleiddio a Datblygiad Economaidd fod cyllid ar gael i barhau â sefydlu Tîm Polisi Cynllunio, ynghyd â chyllideb wrth gefn er mwyn paratoi’r Cynllun. Dywedodd efallai y bydd angen cyllid ychwanegol er mwyn ariannu unrhyw gefnogaeth bellach wrth baratoi’r Cynllun Datblygu Lleol, fodd bynnag, bydd yr effeithiolrwydd o ran costau a fforddiadwyedd yn cael eu monitro, ac fe adroddir ar hyn i’r Pwyllgor yn fuan.

Gofynnodd y Cynghorydd Williams a fyddai rôl y Cydlynydd Her Tai Lleol, sy’n berthnasol i gyflwyno trywydd Erthygl 4 posibl ar Ynys Môn, sy’n ymwneud ag ail gartrefi a llety gwyliau tymor byr, yn disgyn o fewn cylch gwaith y pwyllgor hwn. Dywedodd y Prif Swyddog Cynllunio bod cysylltiadau clir iawn rhwng y gwaith hwn a datblygu Cynllun Datblygu Lleol, ac y byddai rôl ar gyfer y pwyllgor oherwydd hyn.

PENDERFYNWYD:-

• Bwrw ymlaen â’r broses recriwtio dargedig i recriwtio unigolion cymwys fel bod gan y tîm y gallu i gyflawni cynllun datblygu cadarn ac effeithiol;

• Ymgysylltu ag arbenigwyr yn y sector preifat a all ymgymryd â gwahanol gamau’r broses o baratoi’r Cynllun Datblygu Lleol (bydd y Rheolwr Polisi Cynllunio’n rheoli’r contractau hyn).

• Datblygu Cynllun Cyflawni drafft y gellir ymgynghori arno a’i adneuo;

• Darparu rhaglen hyfforddi a datblygu i Aelodau Etholedig yn ogystal â hyfforddiant ar gyfer prif/uwch swyddogion sydd ddim yn ymwneud â’r Adran Gynllunio. Mae hyn er mwyn rheoli disgwyliadau a chael trafodaethau adeiladol ynglŷn â’r hyn y gall Cynllun Datblygu Lleol fynd i’r afael ag o a’i gyflawni;

• Paratoi mynegai gyda dolenni at ddogfennaeth ddigidol h.y. polisïau cynllunio, canllawiau cynllunio atodol a pholisïau cenedlaethol.