Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad Archwilio Cymru.

Cyflwynwyd adroddiad Archwilio Cymru a oedd yn cynnwys y cynllun archwilio manwl ar gyfer Cyngor Sir Ynys Môn ar gyfer blwyddyn archwilio 2022/23 i'w ystyried gan y Pwyllgor. Roedd y Cynllun yn amlinellu'r gwaith y bwriedir ei wneud mewn perthynas â'r archwiliad ariannol, y rhaglen archwilio perfformiad ar gyfer y flwyddyn ynghyd â rhaglen gwaith ardystio grantiau a ffioedd ac amserlen adrodd archwilio. Cyflwynwyd y ddogfen fel fersiwn ddrafft tra bod trafodaethau pellach â’r corff a archwilir ac a arolygir yn yr arfaeth.

Cyflwynodd Mr Derwyn Owen, Cyfarwyddwr Ymgysylltu ac Archwilio Cymru yr adroddiad a rhoddodd drosolwg o'r cynnwys. Ers cyflwyno'r cynllun archwilio amlinellol i'r Pwyllgor ym mis Mehefin, 2023 mae'r gwaith asesu risg manylach mewn perthynas â'r cyfrifon wedi'i wneud. Gan gofio nad yw'r archwilwyr yn ceisio cael sicrwydd llwyr ynghylch gwirionedd a thegwch y datganiadau ariannol a'r nodiadau cysylltiedig ond yn hytrach yn mabwysiadu cysyniad o berthnasedd, mae lefel y perthnasedd ar gyfer archwiliad 2022/23 o’r datganiadau ariannol wedi'i phennu ar £2.845m. Mae'r gwaith cynllunio archwilio ac asesu risg hyd yma wedi nodi'r risg o wrthwneud gan y rheolwyr fel y risg mwyaf sylweddol i’r datganiadau ariannol yn unol ag Arddangosyn 1 o'r cynllun. Mae'r risg hon yn bresennol ym mhob endid ac nid yw'n unigryw i Ynys Môn. Ni nodwyd unrhyw risgiau sylweddol sy'n benodol i gyfrifon Cyngor Sir Ynys Môn yn ystod y cam cynllunio. Mae Arddangosyn 2 yn amlinellu'r meysydd eraill y mae’r gwaith archwilio yn canolbwyntio arnynt ynghyd ag ymateb arfaethedig yr archwilwyr, mae'r rhain yn ymwneud â phrisio tir ac adeiladau, prisiad rhwymedigaeth net cronfa bensiwn, gwarged cynllun pensiwn a materion a adroddwyd yn adroddiad archwilio cyfrifon 2021/22 a sut y deliwyd â’r rhain rhag iddynt ddigwydd eto. Nid yw'r tîm archwilio wedi gorffen pob maes o'r asesiad risg eto ac os bydd unrhyw risgiau ariannol sylweddol pellach yn codi ar ôl cwblhau'r gwaith hwn, bydd y Swyddog Adran 151 yn cael ei ddiweddaru yn ogystal â'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio drwy ei Gadeirydd. Bydd y Cynllun Archwilio manwl yn cael ei ailgyhoeddi os bydd angen. Mae rhaglen y gwaith archwilio perfformiad arfaethedig yn parhau heb unrhyw newid i'r hyn a nodir yn y Cynllun Archwilio amlinellol ym mis Mehefin. Disgwylir i Adroddiad Archwilio Datganiadau Ariannol 2022/23 gael ei gwblhau a'i gyflwyno erbyn mis Tachwedd 2023. Nodir y ffi archwilio arfaethedig yn Arddangosyn 5 y cynllun. Mae cyfraddau ffioedd ar gyfer 2023/24 wedi cynyddu 4.8% ar gyfer pwysau chwyddiant ac mae'r ffi archwilio ariannol yn adlewyrchu cynnydd pellach o 10% ar gyfer effaith safon archwilio ddiwygiedig Safon Ryngwladol ar Archwilio 315 ar y dull archwilio ariannol. Mae hyn yn unol â safonau'r diwydiant yn genedlaethol yn y sectorau preifat a chyhoeddus. Bydd unrhyw ffioedd nad ydynt yn angenrheidiol/heb eu defnyddio yn cael eu had-dalu.

Wrth ystyried cynnwys y Cynllun, pwysleisiodd y Pwyllgor y canlynol –

·      Anghysondeb rhwng fersiynau Cymraeg a Saesneg y Cynllun gyda’r atodlen ffioedd archwilio heb ei chynnwys yn y fersiwn Gymraeg.

·      Y costau archwilio cynyddol, yn benodol natur y gofynion ychwanegol a osodir gan ISA 315 sy'n gwneud cynnydd o 10.2% yn angenrheidiol.

Cyfeiriodd Mr Derwyn Owen at Atodiad 1 o'r Cynllun a oedd yn nodi'r newidiadau allweddol i ISA 315 a'r gwaith ychwanegol i'r archwiliad blynyddol yr oedd y rhain yn ei olygu. Mae'r rhain yn cynnwys gweithdrefnau adnabod ac asesu risg manylach a mwy helaeth, yr angen i’r archwilwyr gael gwell dealltwriaeth o amgylchedd TG y Cyngor, canolbwyntio ar arfer arfer amheuaeth broffesiynol, cyflwyno asesiadau risg sy’n gallu bod yn eang yn dibynnu ar natur a chymhlethdod y corff a archwilir a gwneud mwy o ddefnydd o dechnoleg wrth gynnal archwiliad.

·      Natur ac achosion o wrthwneud rheolaethau gan y rheolwyr a ph’un ai a oes mesurau y gellir eu cymryd i atal hyn rhag digwydd yn hytrach na'i ganfod ar ôl iddo ddigwydd, fel y mae'n ymddangos yw’r dull fel yr amlinellir yn ymateb arfaethedig yr archwilwyr.

Cadarnhaodd Mr Derwyn Owen fod gwrthwneud rheolaethau gan y rheolwyr wedi'i nodi fel risg yn y cynllun archwilio yn ystod y blynyddoedd diwethaf a’i bod yn risg sy'n gyffredin i bob corff. Er na fu unrhyw enghreifftiau o hyn yn digwydd o fewn y Cyngor, bu nifer o ddigwyddiadau o'r fath ar draws cyrff y sector preifat a'r sector cyhoeddus yn y DU. Mae'n cael ei ystyried yn risg sylweddol ac felly mae'n rhaid i'r archwilwyr gynnal gweithdrefnau i brofi pa mor ddibynadwy yw’r wybodaeth a'r datganiadau ariannol a gyflwynir. O ran atal, mae'r archwilydd allanol yn asesu effeithiolrwydd rheolaethau’r Cyngor ar ddiwedd y flwyddyn ariannol tra mai rôl yr archwiliad mewnol yw cynnal yr asesiad hwnnw’n barhaus ar hyd y flwyddyn yn unol â'i raglen waith i sicrhau bod y rheolaethau sydd ar waith yn gweithredu fel y dylent.

·      Goblygiadau ISA 315 i'r Cyngor o ran pwysau gwaith ychwanegol ar staff y Gwasanaeth Cyllid ac a yw'r rheini wedi cael eu cydnabod drwy'r safonau neu fel arall.

Dywedodd Mr Derwyn Owen y gallai gofynion ISA 315 arwain at fwy o ymholiadau ar gyfer y Cyngor.  Bydd Archwilio Cymru yn gweithio gyda thîm y Gwasanaeth Cyllid i hwyluso'r archwiliad a bydd yn trafod unrhyw gynnydd mewn llwyth gwaith gyda'r Swyddog Adran 151.

Dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 fod y llwyth gwaith yn dibynnu ar faterion a nodwyd yn ystod yr archwiliad yn ogystal ag ansawdd y datganiadau ariannol a'r dogfennau ategol a gyflwynwyd i'r archwilwyr. Mae'r Gwasanaeth Cyllid wedi ymdrechu i weithio gydag Archwilio Cymru dros y ddwy flynedd ddiwethaf i wella ansawdd y broses a sicrhau bod ei bapurau gwaith o safon uchel a bod y dystiolaeth a ddarperir i'r archwilwyr yn ddigonol i leihau nifer yr ymholiadau a/neu achosion o wallau ac o ganlyniad, llwyth gwaith staff. 

·      Y tebygolrwydd y bydd yr archwilwyr, wrth adnabod ac asesu'r risgiau o gamddatganiadau perthnasol fel sy'n ofynnol yn ôl ISA 315, yn datgelu nifer o gamddatganiadau amherthnasol y bydd yn rhaid eu cofnodi ac sy'n ychwanegu at y llwyth gwaith ac o bosibl y gost, ond na fyddant o bosibl yn arwyddocaol yng nghyd-destun y cyfrifon cyffredinol. Gofynnwyd a oes modd cymryd unrhyw gamau rhag i hyn ddigwydd.

Dywedodd Mr Derwyn Owen fod y strategaeth profi archwilio yn seiliedig ar y disgwyliad rhesymol o nodi camddatganiadau perthnasol. Er nad yw natur a'r math o gamddatganiad a ddatgelir wrth i'r archwiliad fynd rhagddo yn rhywbeth y mae gan yr archwilwyr unrhyw reolaeth drosto, gall benderfynu ar lefel yr ymateb fel yn achos gwallau perthnasol, yr effaith bosibl y mae'n ei chael ar y cyfrifon neu gyda gwall dibwys p’un ai y gellir ei anwybyddu ai peidio. Fodd bynnag, nid yw'r rhain yn faterion y gellir eu rhagweld ar ddechrau'r archwiliad.

Penderfynwyd nodi Cynllun Archwilio Manwl 2023.