Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro.

Cyflwynwyd adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro a oedd yn cynnwys y Llythyr Blynyddol gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru 2022/23 i'w ystyried gan y Pwyllgor. Ers 2006, mae OGCC wedi cyhoeddi adroddiad blynyddol ar y gwaith a wnaed gan ei swyddfa dros y deuddeng mis diwethaf. Mae Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru hefyd yn cyhoeddi crynodeb blynyddol ar wahân o berfformiad ar gyfer pob cyngor gyda’r llythyr blynyddol.

Cyflwynodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro'r adroddiad gan gadarnhau bod y Llythyr Blynyddol yn ymwneud yn unig â chwynion gwasanaeth yn erbyn y Cyngor a gyflwynwyd i OGCC yn ystod 2022/23. Mae'r Llythyr hefyd yn cynnwys adran ar gwynion a wnaed o dan y Cod Ymddygiad i Aelodau. Mae'r negeseuon allweddol yn dangos bod 25 o gwynion gwasanaeth wedi eu cyflwyno i OGCC yn y flwyddyn, 29 cwyn yn llai na’r flwyddyn flaenorol. O'r rheini, nid oedd angen i Swyddfa OGCC ymchwilio i 20 ohonynt a deliwyd â 5 o'r cwynion trwy ddatrysiad cynnar. Gwnaed un gŵyn Cod Ymddygiad yn erbyn aelod o'r Cyngor Sir ond ni ymchwiliwyd iddi a gwnaed un gŵyn yn erbyn Cynghorydd Tref / Cymuned yn ystod 2022/23, ond daeth yr ymchwiliad i ben. Fel cyngor, mae perfformiad Ynys Môn yn cymharu'n foddhaol â chynghorau eraill yng Nghymru o ran cwynion ac mae’n parhau'n gyson fel y dangosir yn y tabl yn Atodiad A i'r Llythyr.

Yn ogystal â gofyn i'r Llythyr gael ei gyflwyno i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a'r Pwyllgor Gwaith a bod canlyniad y ddau’n cael ei rannu â Swyddfa OGCC, mae Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru yn gofyn i'r Cyngor barhau i ymgysylltu â gwaith safonau cwynion ei Swyddfa, cael mynediad at hyfforddiant i staff y Cyngor, gweithredu'r polisi enghreifftiol yn llawn a darparu data cwynion cywir ac amserol. Cadarnhaodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro fod y camau hynny yn y broses o gael eu gweithredu fel y manylir yn yr adroddiad.

Nododd y Pwyllgor, er bod nifer y cwynion yn gymharol isel, bod 24% o'r cwynion hynny'n ymwneud â'r modd y deliodd y Cyngor â’r cwynion, a gofynnodd am esboniad ar gyfer hyn.

Dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor)/Swyddog Monitro, er mwyn mynd i'r afael â materion gyda'r ffordd y mae'r Cyngor yn delio â chwynion a'r broses delio â chwynion ei hun, cynigir datblygu strategaeth hyfforddi ac asesu anghenion hyfforddi staff ac Aelodau Etholedig fel yr amlinellir yn yr adroddiad. Gall y materion sy'n ymwneud â delio â chwynion ddeillio o ymateb hwyr, ymateb annigonol, diffyg mynd i'r afael â phob agwedd ar gŵyn a/neu fethiant i ddeall cwyn yn llawn. Gan hynny cynigir y rhaglen hyfforddiant a argymhellir.

Penderfynwyd –

·      Nodi a derbyn y Llythyr Blynyddol gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru (OGCC) 2022/23.

·      Cefnogi’r dasg o weithredu Polisi Enghreifftiol OGCC.

·      Cefnogi’r dasg o ddatblygu strategaeth hyfforddi.

·      Cefnogi’r dasg o ddatblygu asesiad anghenion hyfforddi a chyflwyno hyfforddiant addas yn ôl yr angen.

·      Awdurdodi'r Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Busnes y Cyngor) / Swyddog Monitro i ysgrifennu at OGCC er mwyn cadarnhau bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio wedi rhoi ystyriaeth ffurfiol i’w Llythyr Blynyddol a chytuno i weithredu elfennau y cyfeirir atynt yn ei Llythyr Blynyddol.

·      Rhoi sicrwydd y bydd y Cyngor yn parhau i fonitro cwynion a thrwy hynny roi'r wybodaeth sydd ei hangen ar yr Aelodau i graffu ar berfformiad y Cyngor.