Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg oedd yn ei ddiweddaru am y sefyllfa fel yr oedd hi ar 3 Medi, 2023 ynghylch yr archwiliadau a gwblhawyd ers y diweddariad blaenorol ar 31 Mawrth 2023 i'w ystyried gan y Pwyllgor. Mae'r adroddiad hefyd yn nodi llwyth gwaith cyfredol y gwasanaeth Archwilio Mewnol a'i flaenoriaethau ar gyfer y tymor byr i'r tymor canol. Darparwyd y canlynol i aelodau'r Pwyllgor sef copïau o'r chwe darn canlynol o waith sicrwydd a gwblhawyd yn y cyfnod mewn perthynas â Pharhad y Gwasanaeth TG - Gwe-rwydo (Dilyn i fyny) (Sicrwydd Rhesymol); Rheoli Trwyddedau Meddalwedd TG (Dilyn i fyny) (Sicrwydd Rhesymol); Cardiau Tanwydd (Sicrwydd Rhesymol); Rhaglen Moderneiddio

Cymunedau Dysgu (Risg Strategol YM5) (Sicrwydd Rhesymol);  ac Adennill Dyledion Treth Gyngor, Trethi Annomestig Cenedlaethol a Mân Ddyledion (Sicrwydd Cyfyngedig).

Rhoddodd y Pennaeth Archwilio a Risg drosolwg o'r adroddiad a chyfeiriodd at seithfed darn o waith a wnaed yn y cyfnod mewn perthynas â Grant Adfywio Gogledd Cymru nad oedd lefel sicrwydd ganddo gan ei fod yn ddarn ymchwiliol o waith a ysgogwyd gan atgyfeiriad gan aelod o'r cyhoedd. Mae'r adroddiad yn amlinellu cwmpas a chanlyniad yr ymchwiliad. O ran yr adroddiad Sicrwydd Cyfyngedig mewn perthynas ag Adennill Dyledion Treth Gyngor, Trethi Annomestig Cenedlaethol a Mân Ddyledion, codwyd 8 mater/risg a chytunwyd ar gynllun gweithredu gyda rheolwyr. Mae sicrwydd wedi'i ddarparu bod cynlluniau i fynd i'r afael â'r materion/risgiau a nodwyd erbyn mis Ionawr 2024. Ar hyn o bryd mae gan Archwilio Mewnol 12 darn o waith ar y gweill fel y'u rhestrir yn y tabl ym mharagraff 35 o'r adroddiad ac mae'n gwneud cynnydd da gyda Strategaeth Archwilio Flynyddol 2023/24 ynghyd â Strategaeth Gwrth-dwyll, Llwgrwobrwyo a Llygredd 2022-2025. Mae ymarfer recriwtio llwyddiannus diweddar yn golygu mai dim ond un swydd wag sydd yn y gwasanaeth bellach ar lefel Uwch Archwilydd oherwydd secondiad hirdymor. Mae'r arbedion cyllidebol sy'n deillio o hyn yn cael eu defnyddio i gomisiynu cymorth allanol ychwanegol.

Amlinellodd Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 y cyd-destun i ddull y Cyngor o reoli ac adennill dyledion gan dynnu sylw at y ffaith bod pandemig COVID a’r  argyfwng costau byw wedi gwneud y sefyllfa’n waeth ac wedi ychwanegu at y baich dyledion a'r gwaith sy’n cronni. Disgrifiodd y prosesau sydd ar gael i'r Cyngor wrth geisio adennill Dyledion Treth Gyngor, Trethi Annomestig Cenedlaethol a Mân Ddyledion a'r cyfyngiadau arnynt, yn enwedig yn achos y Dreth Gyngor lle mae'r gosb o garchar am beidio â thalu wedi ei ddileu neu mewn achosion o galedi neu pan fo unigolion bregus dan sylw, megis gyda dyledion gofal cymdeithasol, mae angen bod yn sensitif wrth ddelio ag achosion o'r fath.   Mae'r Tîm Refeniw wedi'i ailstrwythuro i egluro cyfrifoldebau adennill dyledion ac mae adolygiad o brosesau adennill dyledion wedi’i gynnal i ganfod sut y gall y gwasanaeth wneud defnydd mwy effeithiol o wybodaeth o ran allosod data o'r system ac i sefydlu statws dyledion yn well fel nad yw dyledion segur sy'n annhebygol o gael eu hadennill yn aros ar y system am gyfnod hir o amser ac y gellir eu dileu. Adolygir drwg ddyledion i asesu a yw amgylchiadau wedi newid ac i weld a oes modd adennill y ddyled, a gwneir darpariaeth ddrwg ddyledion ar gyfer dyledion yr ystyrir na ellir eu hadennill - amlinellwyd y trefniadau ar eu cyfer i'r Pwyllgor. Mae adolygiad archwilio mewnol wedi cadarnhau'r sefyllfa o ran yr angen i gryfhau prosesau a gweithdrefnau adennill dyledion ac mae cynllun gweithredu i'r perwyl hwnnw wedi'i lunio ac mae rhai o'r camau gweithredu a nodwyd eisoes yn cael eu gweithredu.

Cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio a Risg y byddai adolygiad dilynol yn cael ei gynnal ym mis Ionawr, 2024 ac y byddai'r canlyniad yn cael ei adrodd i'r Pwyllgor hwn.

Penderfynwyd nodi bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn nodi darpariaethau sicrwydd a blaenoriaethau’r Gwasanaeth Archwilio Mewnol wrth symud ymlaen.