Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid, yn ymgorffori’r Cerdyn Sgorio Corfforaethol ar gyfer Chwarter 1 2023/24, i’r Pwyllgor ei ystyried. Mae adroddiad y cerdyn sgorio yn portreadu’r sefyllfa ar ddiwedd Chwarter 1 mewn perthynas â materion yn ymwneud â gwasanaeth cwsmer, rheoli pobl a chyllid a rheoli perfformiad.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Cynghorydd Carwyn Jones, yr Aelod Portffolio sy’n gyfrifol am Fusnes Corfforaethol a Phrofiad y Cwsmer, a dywedodd ei fod yn portreadu perfformiad cadarnhaol a chalonogol yn ystod chwarter cyntaf 2023/24 gydag 89% o’r dangosyddion perfformiad yn perfformio’n well neu o fewn 5% i’w targedau. Mae’r adroddiad yn amlygu sawl maes a berfformiodd yn dda, megis y dangosyddion NERS, nifer y tai gwag a ddaeth yn ôl i ddefnydd, Gwasanaethau Oedolion, rheoli gwastraff, digartrefedd, gosodiadau o dan y grant cyfleusterau i’r anabl a chynllunio, sef dangosyddion 35 a 37 yn benodol (canran yr holl geisiadau cynllunio a benderfynwyd mewn pryd a chanran yr achosion gorfodaeth cynllunio yr ymchwiliwyd iddynt o fewn 84 diwrnod, yn y drefn honno). Mae’r dangosyddion perfformiad Iechyd Corfforaethol a’r dangosyddion Gwasanaeth Cwsmer wedi perfformio’n dda hefyd, ac ar ddiwedd y chwarter cyntaf mae’r Cyngor yn Wyrdd ac yn unol â’r targed mewn perthynas â rheoli presenoldeb, gyda 2.1 diwrnod yn cael eu colli oherwydd absenoldebau fesul gweithiwr cyfystyr ag amser llawn (FTE) yn ystod y cyfnod. Mae perfformiad yn erbyn Dangosydd 09 (canran y ceisiadau rhyddid gwybodaeth yr ymatebwyd iddynt o fewn yr amserlen) yn 84% ac mae hyn yn well na pherfformiad yn ystod yr un chwarter y llynedd, ond, oherwydd bod y targed ar gyfer cwblhau o fewn yr amserlen wedi newid o 80% i 90%, mae’n ambr ar gyfer chwarter cyntaf 2023/24. Nid yw perfformiad y dangosydd hwn a dangosyddion 29 a 30, sy’n ymwneud â’r Gwasanaethau Tai (trosiant unedau y gellir eu gosod a rhent a gollir oherwydd bod eiddo yn wag), a dangosydd 36, sy’n gysylltiedig â’r Gwasanaeth Cynllunio (nifer yr apeliadau cynllunio a wrthodwyd), gystal â’r targedau felly bydd y Tîm Arweinyddiaeth yn parhau i’w goruchwylio a’u monitro i sicrhau eu bod yn gwella yn y dyfodol. Fel sawl cyngor arall, mae’r Cyngor hwn yn wynebu heriau ariannol ac mae pwysau’n dechrau dod i’r amlwg yn y gyllideb oherwydd yr argyfwng costau byw y mae llawer o sôn amdano. Bydd y sefyllfa ariannol yn cael ei fonitro’n ofalus yn ystod y flwyddyn.

Dywedodd yr Aelod Portffolio ei fod yn gobeithio fod y wybodaeth a gyflwynwyd yn rhoi sicrwydd i’r Pwyllgor Sgriwtini ynglŷn ag aeddfedrwydd trafodaethau am berfformiad ac, er bod perfformiad da yn cael ei amlygu a’i gydnabod, byddir yn parhau i ganolbwyntio ar gynnal perfformiad a sicrhau fod cynnydd a gwelliannau pellach yn digwydd yn y meysydd a nodwyd.

Roedd y Pwyllgor yn croesawu’r adroddiad ac roedd yn falch o gysondeb cyffredinol y perfformiad. Wrth graffu ar fanylion yr adroddiad, cyfeiriodd yr Aelodau at y materion a ganlyn –

·         Gan gydnabod fod 89% o ddangosyddion perfformiad yr Awdurdod yn perfformio’n well neu o fewn 5% i’r targedau ar ddiwedd y chwarter cyntaf, gofynnwyd am sicrwydd y byddai’r 3 dangosydd arall sy’n tanberfformio yn gwella.

·         Gan nodi fod gorwariant yn cael ei ragweld yn y gyllideb ar ddiwedd blwyddyn ariannol 2023/24, gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ar y mesurau lliniaru sydd ar waith i fynd i’r afael â phwysau ar gyllidebau gwasanaeth a’r trefniadau ar gyfer eu monitro.

·         Bod yr adroddiad perfformiad blaenorol a gyflwynwyd i’r Pwyllgor ym mis Mehefin 2023 yn cyfeirio at drefniadau i newid y cerdyn sgorio presennol i sicrhau ei fod yn cyd-fynd â’r Cynllun y Cyngor newydd ar gyfer 2023-28. Roedd y Pwyllgor yn dymuno cael gwybod pa newidiadau sydd wedi’u gwneud, neu y bwriedir eu gwneud, i’r cerdyn sgorio a’r amserlen ar gyfer eu rhoi ar waith.

·         Mewn perthynas â Dangosydd Perfformiad 29 (Nifer cyfartalog y dyddiau calendr a gymerwyd i osod llety sy’n rhai y mae modd eu gosod, ac eithrio unedau sy’n anodd eu gosod), gofynnodd y Pwyllgor am fwy o wybodaeth am gefndir a chyd-destun y dangosydd perfformiad a gofynnwyd am eglurhad o’r heriau a ragwelir wrth geisio lleihau faint o amser y mae’n ei gymryd i osod yr unedau, ac, yn gysylltiedig â’r dangosydd hwn, y perfformiad yn erbyn Dangosydd 30 - canran y rhent a gollwyd oherwydd bod eiddo yn wag.

·         Y gwahaniaeth rhwng incwm a’r gyllideb - Dangosydd Rheolaeth Ariannol (03) lle'r oedd y perfformiad yn Goch.

·         Wrth groesawu’r gwelliant yn y dangosydd ar gyfer Grantiau Cyfleusterau i’r Anabl (Dangosydd 28), roedd y Pwyllgor yn dymuno cael gwybod beth oedd wedi cyfrannu at y perfformiad cadarnhaol ac a oedd unrhyw wersi i’w dysgu a’u rhannu gyda gwasanaethau eraill.

Ymatebodd Swyddogion ac Aelodau Portffolio i’r pwyntiau trafodaeth gan ddarparu sicrwydd fel a ganlyn –

·                     Bod yr adroddiadau perfformiad a gyflwynwyd i’r Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol dros gyfnod o amser yn dangos fod cynnydd wedi digwydd ar ôl i’r Tîm Arweinyddiaeth edrych ar y data perfformiad a nodi meysydd i’w gwella, gan arwain y broses honno e.e. y gwelliant mewn perfformiad a welwyd rhwng Chwarter 4 2022/23 a Chwarter 1 2023/24 mewn perthynas â Dangosydd 09 – canran y ceisiadau Rhyddid Gwybodaeth a dderbyniodd ymateb o fewn yr amserlen. Mae hyder felly yng ngallu dull a system rheoli perfformiad y Cyngor ac yn yr arweiniad a’r cyfeiriad a ddarperir gan y Tîm Arweinyddiaeth i sicrhau gwelliant parhaus, fel y mae’r adroddiadau a gyflwynir i’r Pwyllgor yn ei dystiolaethu, ac, ar sail hynny, y gobaith yw y gwelir rhagor o gynnydd yn ystod y chwarter nesaf.

·                     Er bod y Cyngor yn rhagweld gorwariant yn y gyllideb ar ddiwedd y flwyddyn, mae yna nifer o ffactorau amrywiol a allai ddylanwadu’r naill ffordd neu'r llall ar y canlyniad yn ystod y 9 mis sy’n weddill o’r flwyddyn ariannol. Dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 fod rhai o’r ffactorau hynny yn cynnwys mwy neu lai o alw am wasanaethau, nifer a chymhlethdod yr achosion ym maes gofal cymdeithasol plant, effaith y tywydd ar yr incwm a gynhyrchwyd yn ystod misoedd yr haf ac effaith tywydd garw yn ystod y gaeaf ar ffyrdd ac isadeiledd. Yn ogystal â hynny, mae ansicrwydd ynglŷn â chytundeb tâl staff nad ydynt yn athrawon ar gyfer 2023/24, lefel chwyddiant a chostau ynni, yn ogystal â’r argyfwng costau byw sy’n parhau i gael effaith ac a allai olygu bod mwy o bobl yn troi at y Cyngor am gymorth. Lle mae pwysau ar gyllidebau, yn benodol ym maes gofal cymdeithasol plant ac oedolion, yna mae trafodaethau’n cael eu cynnal â’r gwasanaeth i nodi ffyrdd o reoli gwariant a chostau wrth barhau i ymateb i anghenion. Gofynnwyd i wasanaethau eraill y Cyngor adolygu pob gwariant nad yw’n hanfodol. Os bydd y sefyllfa’n parhau, yna mae opsiynau ar gyfer cwtogi gwariant, trwy beidio â llenwi swyddi gweigion er enghraifft, ond gan ystyried effaith bosib hynny ar gapasiti a’r gwasanaeth sy’n cael ei ddarparu. Er y gellir defnyddio cronfeydd wrth gefn y Cyngor i gwrdd â gorwariant yn y gyllideb, bydd hyn yn cyfyngu ar y gallu i ddefnyddio’r cronfeydd hynny i gydbwyso cyllideb 2024/25. Cedwir llygaid barcud ar y sefyllfa ariannol a dylai’r sefyllfa fod yn gliriach ar ddiwedd Chwarter 2. O ran y gwahaniaeth rhwng yr incwm a’r gyllideb, y rheswm am hyn yw’r modd y cafodd incwm y Gwasanaethau Cymdeithasol ei gofnodi a’i briodoli i’r cyfnod anghywir. Bydd y data’n cael ei addasu cyn cyflwyno’r adroddiad i’r Pwyllgor Gwaith a disgwylir i’r incwm fod yn llawer agosach at y gyllideb, felly problem gyfrifo yw hon yn bennaf yn hytrach na gostyngiad sylweddol yn yr incwm.

·                     Y bwriad oedd datblygu cerdyn sgorio newydd fel bod y targedau’n cyd-fynd ag amcanion y Cynllun y Cyngor newydd ar gyfer 2023-28. Ni chwblhawyd y gwaith hwnnw tan fis Awst gan olygu y byddai’n rhaid cyflwyno’r cerdyn sgorio newydd hanner ffordd trwy’r flwyddyn ariannol, ond byddai’n anodd adrodd ar berfformiad y flwyddyn gyfan o wneud hynny. Er bod cerdyn sgorio drafft newydd wedi’i baratoi mae’r Arweinydd a’r Pwyllgor Gwaith anffurfiol wedi cytuno y dylid parhau i ddefnyddio’r cerdyn sgorio presennol tan ddiwedd Mawrth 2024 er mwyn sicrhau fod yr adroddiadau’n gyson ar gyfer y flwyddyn gyfan. Bydd y cerdyn sgorio newydd yn cael ei dreialu yn ystod chwarter 3 a 4 i sicrhau fod y DPA yn briodol a’u bod yn ychwanegu gwerth. Gwahoddir sylwadau Aelodau Etholedig ar y cerdyn sgorio newydd yn ystod yr hydref a’r gaeaf er mwyn i’r cerdyn sgorio fod yn barod i’w roi ar waith ar 1 Ebrill 2024. Credir y bydd y trefniant hwn yn hwyluso’r broses o newid o’r cerdyn sgorio presennol, sy’n gysylltiedig â’r Cynllun y Cyngor blaenorol, i gerdyn sgorio newydd sy’n gysylltiedig â Chynllun y Cyngor 2023-28.

·                     Bod perfformiad yn erbyn Dangosydd 29, sy’n ymwneud â nifer y dyddiau a gymerwyd i osod unedau o lety y mae modd eu gosod, wedi gostwng oherwydd bod angen gwneud gwaith sylweddol ar nifer fawr o eiddo er mwyn iddynt gwrdd â safonau SATC cyn y gellir eu hail osod. O’r 45 eiddo a fu’n wag am dros 40 diwrnod, roedd angen gwneud gwaith sylweddol ar 30 (66%) ohonynt. Wrth i nifer yr eiddo y mae angen gwneud gwaith sylweddol arnynt gynyddu, mae’n anoddach cwblhau gwaith ar yr eiddo hynny oherwydd prinder o weithwyr i gwblhau’r gwaith sydd angen ei wneud arnynt. Mae disgwyl i berfformiad yn erbyn y dangosydd wella wrth i nifer yr eiddo y mae angen gwneud gwaith sylweddol arnynt ostwng, gan olygu fod mwy o gapasiti i gwblhau gwaith ar eiddo. Mae cysylltiad uniongyrchol rhwng perfformiad Dangosydd 30 (canran y rhent a gollwyd oherwydd bod eiddo’n wag) a Dangosydd 29 oherwydd y mwyaf o amser y mae’n ei gymryd i osod eiddo, y mwyaf o incwm sy’n cael ei golli.

·                     Mae’r math o waith a gwblhawyd yn ystod y chwarter wedi dylanwadu ar y gwelliant a welwyd yn Nangosydd 28, Grant Cyfleusterau i’r Anabl. Er enghraifft, os yw’r gwaith a gwblhawyd yn gymharol syml, yna mae nifer cyfartalog y diwrnodau y mae’n ei gymryd i gyflawni’r grant yn gostwng. Y gobaith yw y bydd perfformiad yn erbyn y dangosydd hwn yn aros yn Wyrdd drwy gydol y flwyddyn, ond mae’n dibynnu ar nifer y cynlluniau gofal sy’n cael eu cyflwyno a natur yr addasiadau sydd angen eu gwneud.

Ar ôl ystyried y Cerdyn Sgorio Corfforaethol ar gyfer Ch1 2023/24 a nodi ymatebion yr Aelodau Portffolio a Swyddogion i’r materion a godwyd, penderfynwyd –

·                Nodi’r adroddiad ar y Cerdyn Sgorio Corfforaethol ar gyfer Ch1 2023/24, gan gynnwys y meysydd gwella sy’n cael eu nodi, ynghyd â’r meysydd y mae’r Tîm Arweinyddiaeth yn eu harchwilio er mwyn rheoli a sicrhau gwelliannau pellach yn y dyfodol mewn perthynas â cheisiadau Rhyddid Gwybodaeth, yr amser y mae’n ei gymryd i osod unedau llety y mae modd eu gosod, y rhent sy’n cael ei golli oherwydd bod eiddo’n wag ac apeliadau cynllunio, ac

·                Argymell adroddiad y cerdyn sgorio a’r mesurau lliniaru a gynhwysir ynddo i’r Pwyllgor Gwaith.