Eitem Rhaglen

·      Cyflwyno adroddiad cenedlaethol Archwilio Cymru (er gwybodaeth)

·      Cyflwyno adroddiad lleol Archwilio Cymru mewn perthynas â Chyngor Sir Ynys Môn

·      Cyflwyno ymateb y sefydliad

Cyflwynwyd y dogfennau canlynol i'w hystyried gan y Pwyllgor -

• Cafodd adroddiad Archwilio Cymru ar Effeithiolrwydd Awdurdodau Cynllunio Lleol yng Nghymru ei gyflwyno er gwybodaeth. Roedd yr adolygiad cenedlaethol yn edrych ar bob agwedd ar awdurdodau cynllunio lleol ac yn asesu cynnydd o ran gweithredu Deddf Cynllunio (Cymru) 2014. Hefyd roedd yn darparu cyd-destun i'r adroddiad adolygu lleol isod.
• Adroddiad Archwilio Cymru ar ei adolygiad o Reoli Datblygu a Gorfodaeth Cynllunio yng Nghyngor Sir Ynys Môn.
• Ymateb y sefydliad i argymhellion adroddiad yr adolygiad gan Archwilio Cymru.

Cyflwynwyd adroddiad Archwilio Cymru gan Mr Euros Lake, a ddywedodd fod yr adroddiad cenedlaethol yn tynnu sylw at rai o'r heriau sy'n wynebu awdurdodau cynllunio lleol o ran nad yw’r capasiti’n ymestyn yn ddigon pell a bod llai o adnoddau a bod hynny’n cael effaith ar berfformiad a gwydnwch a bod y themâu hyn yn cael eu hailadrodd ar lefel leol. Roedd yr adolygiad o'r gwasanaeth rheoli datblygu a chynllunio yn Ynys Môn yn ceisio asesu sut mae'r Cyngor yn mynd i'r afael â'r heriau hyn o fewn y gwasanaeth ac a oes ganddo wasanaeth rheoli datblygu a gorfodaeth cynllunio effeithiol a gwydn. Yn gyffredinol, daeth yr adolygiad i'r casgliad bod y Cyngor wedi cryfhau capasiti a diwylliant ei wasanaeth cynllunio ond bod angen mwy o wydnwch i oresgyn ansicrwydd yn y dyfodol. Canfu'r adolygiad fod –

Ø   Gan y Cyngor drefniadau corfforaethol wedi’u hen sefydlu i fonitro a dysgu o brofiadau'r gorffennol a’i fod wedi buddsoddi yn y gwasanaeth cynllunio i fynd i'r afael â pherfformiad gwael.

Ø   Mae'r Cyngor wedi gwella capasiti a morâl o fewn y gwasanaeth ond mae angen iddo ddatblygu a chadw ei weithlu er mwyn cynnal y cynnydd hwn..

Ø   Mae heriau sylweddol mewn perygl o danseilio gwytnwch y gwasanaeth yn y tymor canolig a'r tymor hir.

Mae'r adroddiad yn gwneud pedwar argymhelliad i wella’r gwasanaeth ymhellach, gan gynnwys gwella gallu'r Cyngor i liniaru ac ymateb i risgiau, gwella sut mae'n ystyried risgiau wrth gynllunio adnoddau, yn ogystal ag adeiladu sgiliau a phrofiad o fewn y gwasanaeth cynllunio a fydd hefyd yn helpu i gryfhau trefniadau parhad busnes y Cyngor a gwella gwydnwch. 

Rhoddodd y Pennaeth Rheoleiddio a Datblygu Economaidd ymateb y gwasanaeth i'r adroddiad a chroesawodd yr adolygiad gan ddweud ei fod yn amserol o ystyried y pwysau a fu ar y gwasanaeth ac sydd arno ar hyn o bryd. Nid yw'r heriau sy'n wynebu gwasanaeth cynllunio a gorfodi Ynys Môn mewn perthynas ag adnoddau, capasiti a llwyth gwaith yn annhebyg i'r rhai sy'n wynebu awdurdodau cynllunio eraill yng Nghymru. Yn gyffredinol, teimlir bod yr adroddiad yn rhoi gwerthusiad cadarnhaol o'r cynnydd sy'n cael ei wneud gan y gwasanaeth cynllunio yn Ynys Môn, er mai megis dechrau mae’r gwaith i wella'r gwasanaeth, mae’n yn ymwybodol bod angen gwneud mwy o waith. Fodd bynnag, ystyrir bod gan y gwasanaeth reolaeth ac arweinyddiaeth gadarn erbyn hyn ac mae wedi gosod blaenoriaethau clir ar gyfer y tymor canolig. Mae'r gwasanaeth yn derbyn argymhellion adolygiad Archwilio Cymru a chytunwyd ar gynllun gweithredu. Bydd y cynllun gwella gwasanaethau presennol yn cael ei adolygu i nodi meysydd a blaenoriaethau sydd angen sylw a bydd cynllun diwygiedig i fynd i'r afael â'r meysydd hynny yn cael ei baratoi. Mae'r gwaith ar y cynllun presennol yn parhau ar ôl y tarfu yn sgil y pandemig ac er bod Covid wedi arwain at atal gweithgaredd, mae’r newid i weithio drwy ddulliau rhithwir wedi cyflymu'r broses o adolygu diwylliant ac ymarfer o fewn y gwasanaeth ac yn hynny o beth mae wedi bod yn fuddiol. Er bod y risgiau a'r pryderon sy'n ymwneud â'r gwasanaeth yn cael eu cofnodi yng nghofrestr risg ehangach y gwasanaeth, bydd y gwaith o baratoi'r cynllun gwella yn cynnwys datblygu cofrestr risg penodol ar gyfer y gwasanaeth cynllunio a fydd yn cael ei diweddaru a'i monitro'n rheolaidd. Bydd archwiliad sgiliau hefyd yn cael ei gynnal a’r allbwn yn bwydo i mewn i gynllun datblygu gweithlu’r gwasanaeth. O ran adnoddau, mae'r sefyllfa ariannol yn heriol ac er y byddai'r gwasanaeth yn dymuno cryfhau capasiti, rhaid iddo fod yn realistig ynghylch yr hyn y gellir ei gyflawni o fewn yr adnoddau sydd ar gael. Bydd y gwasanaeth yn ceisio sicrhau bod ei staff yn derbyn hyfforddiant a datblygiad priodol gan gofio hefyd ei bod yn bwysig cadw'r arbenigedd sydd yn y gwasanaeth ar hyn o bryd.

Wrth ystyried yr adroddiad, cyfeiriodd y Pwyllgor at Arddangosyn 2 a oedd yn dangos perfformiad y Cyngor yn erbyn dangosyddion cenedlaethol allweddol yn 2018/29 a nododd y byddai wedi bod yn ddefnyddiol gallu gweld perfformiad presennol y gwasanaeth cynllunio mewn ffordd debyg wedi'i feincnodi yn erbyn perfformiad awdurdodau cynllunio eraill yng Nghymru. Gwnaed sylwadau hefyd am gyfran yr apeliadau cynllunio a ganiatawyd a chodwyd cwestiwn ynglŷn â phwysigrwydd polisïau cynllunio lleol a'r cyd-destun lleol mewn penderfyniadau apêl.

Dywedodd y Cynghorydd Nicola Robert, Aelod Portffolio Cynllunio, Gwarchod y Cyhoedd a Newid Hinsawdd fod apeliadau cynllunio yn faes cymhleth ond ei bod hi'n bersonol fel Deilydd y Portffolio yn fodlon â'r niferoedd presennol a bod gwaith yn mynd rhagddo i ddehongli polisi o safbwynt yr awdurdod cynllunio lleol a'r arolygiaeth. Mae pob apêl a ganiateir yn cael ei hadolygu gan y gwasanaeth i weld a oes unrhyw wahaniaethau o ran dehongli. 

Penderfynwyd nodi adroddiad Archwilio Cymru ar ei adolygiad o Reoli Datblygu a Gorfodi Cynllunio yng Nghyngor Sir Ynys Môn ynghyd ag ymateb y sefydliad i'r adroddiad.