Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid, a oedd yn cynnwys y Cerdyn Sgorio Corfforaethol ar gyfer Chwarter 2 2023/24, i’w ystyried gan y Pwyllgor. Mae adroddiad y cerdyn sgorio corfforaethol yn portreadu’r sefyllfa ar ddiwedd Chwarter 2 mewn perthynas â materion yn ymwneud â gwasanaeth cwsmer, rheoli pobl a chyllid a rheoli perfformiad

Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Cynghorydd Carwyn Jones, yr aelod sy’n gyfrifol am y portffolio Busnes Corfforaethol a Phrofiad y Cwsmer, a dywedodd bod yr adroddiad yn nodi perfformiad cadarnhaol a chalonogol ar y cyfan ar ddiwedd ail chwarter blwyddyn ariannol 2023/24, gydag 91% o’r dangosyddion perfformiad yn perfformio’n well neu o fewn 5% i’w targed. Amlygwyd nifer o feysydd sydd wedi perfformio’n dda yn cynnwys rheoli gwastraff, priffyrdd, Gwasanaethau Oedolion a Gwasanaethau Plant a Theuluoedd, a digartrefedd.  Er nad oedd yn bosib dadansoddi’r dangosyddion perfformiad iechyd corfforaethol yn llawn yn ystod y chwarter hwn, yn ôl y data a oedd ar gael roedd mwyafrif (67%) y dangosyddion yn perfformio’n dda yn erbyn eu targed yn y maes hwn ac naill ai’n Wyrdd neu’n Felyn.

Mewn perthynas â nifer y dyddiau cyfartalog a gollwyd oherwydd absenoldebau am bob gweithiwr cyfwerth ag amser llawn (FTE), roedd y Cyngor yn Goch gyda 4.21 o ddiwrnodau wedi’u colli oherwydd absenoldebau fesul FTE yn erbyn targed o 3.82 diwrnod, a hynny’n bennaf oherwydd salwch tymor hir, sydd gyfystyr â chyfradd absenoldebau o 62% ar gyfer Chwarter 2. Roedd y dangosyddion sy’n ymwneud â’r nifer cyfartalog o ddyddiau a gymerir i gyflawni Grant Cyfleusterau i’r Anabl a gosod unedau y mae modd eu gosod yn y Gwasanaethau Tai a chanran yr apeliadau cynllunio a wrthodwyd yn tanberfformio. Mae’r Tîm Arweinyddiaeth yn cadw llygaid ar y dangosyddion hyn er mwyn sicrhau eu bod yn gwella yn y dyfodol ac mae hefyd yn cadw llygaid ar nifer y ceisiadau Rhyddid Gwybodaeth a dderbyniodd ymateb o fewn yr amserlen gan nad oedd data ar gael yn ystod yr ail chwarter mewn perthynas â’r gweithgarwch hwn. Mae’r sefyllfa ariannol yn parhau i fod yn heriol a rhagwelir gorwariant yn y gyllideb ar ddiwedd y flwyddyn.

Wrth asesu a chraffu ar berfformiad dangosyddion perfformiad allweddol y Cyngor ar ddiwedd ail chwarter 2023/24, fe wnaeth y Pwyllgor herio’r Aelodau Portffolio a’r Swyddogion ar y materion a ganlyn  –

·         Gan dderbyn bod 91% o ddangosyddion perfformiad yr Awdurdod naill ai’n well neu o fewn 5% i’w targed ar ddiwedd Chwarter 2, gofynnwyd am sicrwydd y bydd y 3 dangosydd sy’n tanberfformio yn gwella. Hefyd, nodwyd bod 12 o’r Dangosyddion Perfformiad yn dangos gostyngiad er eu bod yn Wyrdd ar hyn o bryd a holwyd a ydi hynny’n destun pryder. 

·         Nid oes unrhyw ddangosyddion i olrhain hynt y gwaith o fynd i’r afael â newid hinsawdd ac ymrwymiad y Cyngor i ddod yn sefydliad sero net erbyn 2023. 

·         Nodwyd bod yr adroddiad yn parhau i ragweld gorwariant yng nghyllideb y Cyngor ar ddiwedd Chwarter 2 a gofynnwyd am eglurhad ynglŷn â’r mesurau sy’n cael eu cyflwyno i reoli pwysau cyllidebol.

·         Mae’r cerdyn sgorio’n nodi cynnydd yn y diwrnodau cyfartalog a gollwyd oherwydd absenoldebau fesul FTE. Roedd y Pwyllgor yn dymuno cael gwybod pa gamau sy’n cael eu cyflwyno i sicrhau bod y dangosydd hwn yn cyrraedd y targed unwaith eto a holwyd a yw Covid-19 yn dal i fod yn ffactor o ran absenoldebau oherwydd salwch.

·         Y camau a gymerwyd hyd yma i leihau effaith y tanberfformiad parhaus o ran Dangosydd Perfformiad 36 (canran yr apeliadau cynllunio a wrthodwyd).

Ymatebodd Swyddogion ac Aelodau Portffolio i’r pwyntiau trafodaeth gan gynnig y sicrwydd canlynol –

·                     Mae’r cerdyn sgorio ar ddiwedd Chwarter 2 yn galonogol iawn o ystyried yr amgylchiadau heriol o safbwynt gweithlu’r Cyngor a chymunedau’r Ynys. Fodd bynnag, mae’r tri Dangosydd Perfformiad sy’n tanberfformio,  mewn perthynas â grantiau Cyfleusterau i’r Anabl, gosod unedau llety y mae modd eu gosod ac apeliadau cynllunio, yn cael eu hadolygu gan y Tîm Arweinyddiaeth pob chwarter ac maent yn cael eu trafod â’r Penaethiaid Gwasanaeth perthnasol i wneud yn siŵr eu bod yn cael sylw penodol. Mae pob dangosydd yn wahanol ac mae rhai o fewn  rheolaeth y Cyngor ac eraill yn gallu cael eu dylanwadu gan y Cyngor gyda chyflwr y farchnad a chapasiti hefyd yn ffactor. Mae nifer yr apeliadau cynllunio yn isel gyda dau allan o’r tair apêl yn Chwarter 2 yn cael eu gwrthod, ac o gyfuno hyn â’r canlyniadau ar gyfer Chwarter 1 mae’n golygu fod dau allan o bum apêl wedi cael eu gwrthod. Mae’r llithriad o ran gosod unedau llety sy’n rhai y mae modd eu gosod yn bennaf oherwydd gwaith yn gysylltiedig â sicrhau bod yr unedau’n bodloni Safonau Ansawdd Tai Cymru gyda rhai angen llawer o waith cyn y gellir eu gosod, ac mae’r math yma o waith yn cymryd amser i’w gwblhau. Mae cyflawni’r grantiau Cyfleusterau i’r Anabl yn gallu bod yn broses gymhleth ac maent yn ddibynnol ar nifer y cynlluniau gofal sy’n cael eu cyflwyno a natur yr addasiadau angenrheidiol ac mae addasiadau syml, gosod canllawiau er enghraifft, yn cael eu trin yn yr un modd â gosod ystafell ymolchi newydd at ddibenion cofnodi. Mae’r Tîm Arweinyddiaeth yn dal i annog a chefnogi gwelliant o ran perfformiad y dangosyddion hyn yn ogystal â sicrhau bod ansawdd a pherfformiad y dangosyddion eraill yn cael ei gynnal. Mae’r Tîm Arweinyddiaeth hefyd yn rhoi mwy o sylw i gyfeiriad y dangosyddion perfformiad ac mae’n monitro’r dangosyddion hynny ble mae’r tuedd ar i lawr.

·                     Mae’r cerdyn sgorio presennol yn hanesyddol i raddau helaeth gan ei fod yn dilyn  hynt perfformiad yn unol â’r blaenoriaethau yn y Cynllun Cyngor blaenorol. Mae Cynllun Cyngor newydd ar gyfer y cyfnod 2023 i 2028 wedi cael ei fabwysiadu ac mae cerdyn sgorio newydd a fydd yn adlewyrchu ac y gysylltiedig â’r chwe amcan strategol yn y Cynllun newydd,yn cynnwys ymateb i’r argyfwng newid hinsawdd a dod yn gyngor sero net erbyn 2023, wrthi’n cael ei ddatblygu. Y nod yw dechrau adrodd yn ffurfiol ar y cerdyn sgorion newydd yn Chwarter 1 blwyddyn ariannol 2024/25. Bydd aelodau’n cael eu diweddaru ar hynt y broses hon a byddant yn cael cyfle i weld y cerdyn sgorio newydd a rhoi eu barn arno yn ystod Chwarter 4 eleni. Mae’r Cyngor hefyd wedi ymrwymo i adrodd yn flynyddol ar ei siwrne tuag at ddod yn gyngor sero net erbyn 2030.

·                     Nid yw’r £368k o orwariant a ragwelir yng Nghyllideb y Cyngor ar gyfer 2023/24 mor arwyddocaol â hynny yng nghyd-destun cyllideb net flynyddol o £175.5m. Er bod lefel y gorwariant yn llai na’r hyn a ragwelwyd yn Chwarter 1, fe all misoedd y gaeaf effeithio ar wariant wrth i dywydd garw ac oer arwain at gynnydd yn y galw am wasanaeth yn ogystal ag effeithiol ar ffyrdd ac isadeiledd. Y gwasanaethau sy’n wynebu’r pwysau mwyaf yw Gofal Cymdeithasol i Oedolion a’r Gwasanaethau Plant ac er bod y sefyllfa wedi gwella o ran gofal cymdeithasol i oedolion, rhagwelir cynnydd yn y diffyg yng nghyllideb y gwasanaethau plant erbyn diwedd y flwyddyn ac mae gwariant yn y ddau faes yma'n ddibynnol iawn ar natur, nifer a chost pecynnau a lleoliadau gofal.  Bydd cronfeydd wrth gefn y Cyngor yn cael eu defnyddio i gwrdd ag unrhyw orwariant ond bydd hyn yn lleihau’r opsiynau mewn perthynas â chyllideb 2024/25. Er mai’r nod yw rheoli gwariant a chael cyn lleied o orwariant â phosib mae’n anodd iawn gwneud hynny gan fod gan y Cyngor ymrwymiadau nad oes modd iddo eu newid yng nghanol y flwyddyn. Er bod gwasanaethau wedi cael eu cynghori i adolygu pob gwariant nad yw’n hanfodol a gohirio unrhyw wariant newydd a pheidio â llenwi swyddi gwag lle bo modd nid oes unrhyw gyfarwyddyd ffurfiol wedi cael ei roi mewn perthynas â’r mater hwn hyd yma. 

·                     Mewn perthynas â gwella presenoldeb a rheoli absenoldebau oherwydd salwch, er bod y targed ar gyfer 2022/23 wedi cael ei gadw ar gyfer 2023/24 mae’r targed bellach yn cynnwys absenoldebau yn gysylltiedig â Covid ac felly bydd hyn, yn anochel, yn effeithio ar yr ystadegau. Mae Rheolwyr a Phenaethiaid Gwasanaeth wedi ymrwymo i weithredu polisïau absenoldeb salwch ac nid yw’r ffigurau yn yr adroddiad yn adlewyrchu’r gostyngiad mewn absenoldebau oherwydd salwch tymor hir; mae hon yn broses barhaus ac yn hanesyddol mae misoedd y gaeaf yn heriol iawn o ran y maes hwn. Hefyd, rhaid nodi bod 30% o’r achosion salwch tymor hir yn acíwt lle mae ymyraethau meddygol yn angenrheidiol. Mae pob math o gymorth ar gael i helpu staff ddychwelyd i’r gwaith yn cynnwys gwasanaeth iechyd galwedigaethol, cwnsela a ffisiotherapi, sydd ar gael drwy brosesau mewnol y Cyngor.  Yn aml iawn mae staff â Covid yn parhau i weithio o’r cartref oni bai eu bod yn staff rheng flaen sy’n dod i gysylltiad â chleientiaid bregus. Mae’r Cyngor yn gwneud yn dda mewn perthynas ag achosion o Covid o’i gymharu â chynghorau eraill. Mae a wnelo’r maes hwn â pharhau i weithredu polisïau a defnyddio’r mesurau sydd ar gael i helpu staff ddychwelyd i’r gwaith.

·                     Mewn perthynas â chanran yr apeliadau cynllunio a gafodd eu gwrthod mae’n bwysig rhoi cyd-destun i’r data, sef 3 apêl ar gyfer yr ail chwarter allan o 300 o geisiadau cynllunio. Er bod perfformiad wedi gwella mewn perthynas â’r dangosydd hwn mae’r dangosydd hwn bob amser yn amrywio rhyw fymryn oherwydd natur y broses apelio. Bydd penderfyniadau apeliadau yn cael eu monitro a’u craffu o hyd er mwyn gweld a oes patrwm yn datblygu a fyddai’n galw am ddehongliad gwahanol o’n polisïau. Bwriedir cynnal hyfforddiant ar apeliadau cynllunio ar gyfer aelodau’r Pwyllgor Cynllunio a Gorchmynion.

Wrth drafod tanberfformiad dangosydd 29 (y nifer cyfartalog o ddyddiau calendr a gymerwyd i osod unedau llety y mae modd eu gosod ac eithrio unedau anodd eu gosod) cynigodd aelodau’r Pwyllgor bod grŵp gorchwyl a gorffen yn cael ei sefydlu i adolygu perfformiad yn y maes hwn yn fanylach na’r hyn y mae amserlen y Pwyllgor yn ei ganiatáu er mwyn gwella perfformiad drwy leihau nifer y dyddiad a gymerir i ail-osod eiddo gwag ac adrodd yn ôl i’r Pwyllgor ar y canfyddiadau.   Dyfynnwyd nifer o ffynonellau ar-lein lle’r oedd eiddo gwag wedi cael eu paratoi i’w gosod yn fwy effeithlon a lle’r oedd gwelliannau wedi cael eu sicrhau, ac fe awgrymwyd y gellid dysgu gwersi o ffynonellau o’r fath a chan awdurdodau lleol eraill yn ogystal. Cynigwyd hefyd bod grŵp o swyddogion yn rhoi prosiect gorchwyl a gorffen ar waith mewn perthynas â dangosydd 28 (y nifer cyfartalog o ddyddiau calendr a gymerwyd i gyflawni’r grant Cyfleusterau i’r Anabl)  er mwyn dadansoddi’r tanberfformiad yn y maes hwn ac adrodd yn  ôl i’r Pwyllgor ym mis Mawrth 2024 gyda chynigion ar gyfer gwella. Eiliwyd y ddau gynnig ac fe’i cefnogwyd gan y Pwyllgor. 

Dywedodd y Prif Weithredwr nad oedd yn gweld unrhyw reswm pam na ellid cefnogi’r cynigion hyn a’i bod hi’n bwysig bod aelodau’n cael cyfle i gyfrannu at weithgareddau a dylanwadu arnynt os ydi’r dystiolaeth yn awgrymu y byddai’n fanteisiol edrych mewn mwy o fanylder arnynt. Aeth ymlaen i ddweud bod cyfyngiadau o ran capasiti a’r galw ar adnoddau craffu ac y bydd yn rhaid cadarnhau’r trefniadau gweinyddol a p’un ai a fydd y grŵp ar gyfer yr aelodau etholedig yn dod o dan gwmpas y maes Craffu neu’r Bwrdd Rhaglen.  

Cynghorodd y Pennaeth Democratiaeth bod mwy o gapasiti yn y maes craffu erbyn hyn a bod adolygiad o’r trefniadau craffu ar y gweill o ran y gefnogaeth sydd ar gael i’r tri phanel craffu presennol er mwyn sefydlu arferion da ac felly, yn dilyn yr adolygiad hwn, bydd capasiti ym maes craffu i gefnogi grŵp gorchwyl a gorffen.

Roedd y Pennaeth Gwasanaethau Tai’n croesawu’r cynigion a fydd yn rhoi gwell dealltwriaeth i’r aelodau o’r heriau o ran rheoli’r gwaith o baratoi eiddo gwag ar gyfer eu hail-osod ar yr amod bod unrhyw feincnodi’n digwydd yn erbyn awdurdodau lleol yng Nghymru yn unig gan fod y ddeddfwriaeth a’r gofynion yn wahanol i awdurdodau lleol yn Lloegr.

Ar ôl adolygu’r Cerdyn Sgorio Corfforaethol ar gyfer Ch2 Q2 2023/24 ac ar ôl nodi ymateb yr Aelodau Portffolio a’r Swyddogion i’r materion a nodwyd penderfynwyd –

·                Nodi’r adroddiad ar y Cerdyn Sgorio Corfforaethol ar gyfer Q2 2023/24 sy’n nodi’r meysydd sydd wedi gwella a’r meysydd y mae’r Tîm Arweinyddiaeth yn eu harchwilio er mwyn eu rheoli a sicrhau gwelliannau pellach yn y dyfodol mewn perthynas â cheisiadau Rhyddid Gwybodaeth, y Grantiau Cyfleusterau i’r Anabl, yr amser a gymerir i osod unedau llety y mae modd eu gosod ac apeliadau cynllunio. 

·                Argymell yr adroddiad ar y cerdyn sgorio a’r mesurau lliniaru sydd wedi’u cynnwys ynddo i’r Pwyllgor Gwaith

·                Sefydlu grŵp gorchwyl a gorffen a fydd yn cynnwys rhai o aelodau’r Pwyllgor er mwyn edrych yn fanylach ar Ddangosydd 29 (y nifer cyfartalog o ddyddiau calendr a gymerwyd i osod unedau llety y mae modd eu gosod ac eithrio unedau anodd eu gosod) gyda’r nod o wella perfformiad y dangosydd hwn drwy leihau nifer y dyddiad a gymerir i ail-osod eiddo gwag ac adrodd yn ôl i’r Pwyllgor ynglŷn â’r canfyddiadau ochr yn ochr  â’r uchod –

·                Bod grŵp o swyddogion yn rhoi prosiect gorchwyl a gorffen ar waith mewn perthynas â dangosydd 28 (y nifer cyfartalog o ddyddiau calendr a gymerwyd i gyflawni Grant Cyfleusterau i’r Anabl)  fel y gellir dadansoddi’r tanberfformiad yn y maes hwn ac adrodd yn ôl i’r Pwyllgor ym mis Mawrth 2024 gyda chynigion ar gyfer gwella.