Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg a oedd yn cynnwys Adroddiad Blynyddol Atal Twyll, Llwgrwobrwyo a Llygredd ar gyfer 2022/23 i'w ystyried gan y Pwyllgor. Roedd yr adroddiad yn nodi'r gweithgaredd a gyflawnwyd gan Archwilio Mewnol yn ystod 2022/23 i leihau'r risg o dwyll, llwgrwobrwyo a llygredd o fewn ac yn erbyn y Cyngor, gan dynnu sylw at rai o'r meysydd risg twyll presennol a rhai sy'n dod i'r amlwg, a darparu casgliad ar effeithiolrwydd trefniadau'r Cyngor i leihau'r risg o dwyll.

Rhoddodd y Pennaeth Archwilio a Risg drosolwg o'r adroddiad gan dynnu sylw at y ffaith ei bod yn bwysicach nag erioed fod pob corff cyhoeddus yng Nghymru’n ceisio lleihau'r risg o golledion drwy dwyll a’u bod yn cefnogi cynaliadwyedd ariannol. Cyfeiriodd at drefniadau atal twyll y Cyngor a aseswyd yn erbyn y pum egwyddor sydd yng Nghod Ymarfer CIPFA ar Reoli'r Risg o Dwyll a Llygredd, sef, cydnabod cyfrifoldeb am atal twyll a llygredd; nodi risgiau o dwyll a llygredd; cael strategaeth atal twyll a llygredd ar waith; darparu adnoddau i weithredu'r strategaeth a gweithredu mewn ymateb i dwyll a llygredd. Nododd yr adroddiad fod 28 diwrnod o waith y tîm Archwilio Mewnol yn ystod 2022/23 yn ymwneud â gweithgareddau atal twyll gan gynnwys 8 diwrnod yn ymgymryd â gwaith ar gyfer y Fenter Twyll Genedlaethol ac 20 diwrnod yn ymwneud â gwaith twyll rhagweithiol, ymholiadau twyll cyffredinol ac ymchwiliadau. Cyfeiriodd yr adroddiad hefyd at achosion o geisio twyllo’r Cyngor yn ystod 2022/23, sut yr ymdriniwyd â'r rheini a'r camau a gymerwyd i’w hatal rhag digwydd eto yn y dyfodol.

Daeth y Pennaeth Archwilio a Risg i'r casgliad fod cynnydd da yn cael ei wneud tuag at gyflawni Strategaeth Atal Twyll, Llwgrwobrwyo a Llygredd 2022-25. Bydd parhau i gyflawni'r Cynllun Gweithredu (sydd ynghlwm fel Atodiad 1 i'r adroddiad) yn sicrhau bod y Cyngor yn llwyddo i ymladd twyll. Un o’r camau allweddol nesaf fydd datblygu asesiad o’r risg o dwyll ar gyfer y Cyngor cyfan a fydd yn helpu i wella gallu’r Cyngor i nodi achosion posibl o dwyll, yn ogystal ag unrhyw wendidau yn ei drefniadau atal twyll neu feysydd lle mae mwy o risg o dwyll. Bydd hyn yn caniatáu i’r Cyngor dargedau ei adnoddau prin yn well a’i weithgareddau’n briodol, yn enwedig os neu pan fydd risgiau newydd yn gysylltiedig â thwyll yn dod i’r amlwg.

Yn y drafodaeth ddilynol codwyd y materion canlynol –

·      Gan dderbyn ei bod yn bwysig codi ymwybyddiaeth o dwyll a chael polisïau i'r perwyl hwnnw, roedd y Pwyllgor eisiau gwybod pa reolaethau sydd ar waith i atal twyll rhag digwydd yn y lle cyntaf o ddydd i ddydd e.e. twyll mandad lle gwneir ymgais i newid manylion banc unigolyn neu gwmni.

·      Osgoi talu premiwm ail gartrefi lle mae'r ail gartref yn cael ei nodi fel y brif breswylfa.

·      Achosion o dwyll mewn perthynas â Grantiau Cyfleusterau i'r Anabl a sut y caiff ei gyflawni mewn perthynas â'r grant.

Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor fod pob adolygiad Archwilio Mewnol yn archwilio'r rheolaethau sydd ar waith ar gyfer y maes dan sylw ac yn gwneud argymhellion ar gyfer gwella os nodir diffygion neu wendidau. Bydd gwaith y Gweithgor Atal Twyll hefyd yn helpu i sicrhau y bydd twyll a phosibilrwydd o dwyll ar flaen meddyliau pobl, a’u bod yn ymwybodol ohono wrth iddynt gynnal eu busnes bob dydd. Yn ogystal â hyn, mae staff wedi cael cyfarwyddyd i gynnal gwiriadau diwydrwydd dyladwy ac i wirio manylion cyswllt ar ffurf cyfeiriadau e-bost a rhifau ffôn i osgoi twyll mandad banc ac wrth ail-gontractio ar gyfer meddalwedd Bacs, bydd y Cyngor yn sicrhau bod y feddalwedd yn cynnwys dilysu manylion adnabod fel mater o drefn.  Gall twyll Grant Cyfleusterau i'r Anabl ddigwydd pan fydd derbynnydd y grant yn symud tŷ ar ôl i'r eiddo gael ei addasu heb ad-dalu'r grant neu lle nad yw gwaith wedi'i gwblhau i'r safonau gofynnol neu ddim o gwbl neu yn achos dyfynbrisiau uwch ar gyfer y gwaith.

O ran ail gartrefi, gan nad yw deddfwriaeth yn pennu'r meini prawf ar gyfer yr hyn sy'n brif breswylfa, mae'r cyfrifoldeb ar y Cyngor i ffurfio ei farn ei hun ar sail gwybodaeth a geir am ffordd o fyw'r unigolyn e.e. man gwaith, cyfeiriad y feddygfa, ysgolion y plant i greu darlun o ble mae'r unigolyn yn byw ac i ddod i benderfyniad ar y sail honno. Gall penderfyniad y Cyngor gael ei herio drwy broses apelio. Fodd bynnag, wrth i nifer cynyddol o gynghorau yn Lloegr benderfynu codi premiwm ail gartrefi, mae osgoi/twyll o'r math hwn yn debygol o leihau.

Penderfynwyd nodi Adroddiad Atal Twyll, Llwgrwobrwyo a Llygredd Blynyddol 2022/23 a'r gweithgaredd a gyflawnwyd yn ystod y flwyddyn i leihau'r risg o dwyll, llwgrwobrwyo a llygredd yn digwydd o fewn ac yn erbyn y Cyngor.