Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg a oedd yn nodi'r gwelliannau i'r Gofrestr Risg Strategol ers ei chyflwyno ddiwethaf i'r Pwyllgor ym mis Chwefror 2023 i'w ystyried gan y Pwyllgor.

Dywedodd y Rheolwr Risg ac Yswiriant gan fod Cynllun y Cyngor newydd 2023-28 yn ei le, fod y Tîm Arweinyddiaeth wedi cynnal adolygiad o’r gofrestr risg strategol yn ei chyfanrwydd ym mis Gorffennaf 2023, er mwyn sicrhau bod y gofrestr risg strategol yn rhoi adlewyrchiad cywir o'r risgiau i amcanion strategol y Cyngor. Yn yr un cyfnod uwchraddiwyd y system sy'n dal y cofrestrau risg (4risk) ac mae'r dull y caiff risgiau eu sgorio hefyd wedi'i newid i adlewyrchu gwerth rhifol yn unig gyda'r risg mwyaf bellach yn 25 yn hytrach nag A1. Bu rhai heriau ar y cychwyn gyda'r broses uwchraddio oedd yn golygu nad oes gan y gofrestr, fel y'i cyflwynir yr un lefel o fanylion sicrwydd ag o'r blaen er bod gwaith i ddatrys y problemau gyda'r darparwr meddalwedd yn parhau. Cyfeiriodd y Rheolwr Risg ac Yswiriant at y newidiadau i'r risgiau strategol fel a ganlyn -

·      Ailddiffinio risgiau YM1, YM5, YM7, YM8, YM3 ac YM14 yn unol â'r tabl ym mharagraff 8 o’r adroddiad a'r rhesymau dros y newid.

·      Cau risg YM4 mewn perthynas ag effaith ymosodiad seiber ar ddarparu gwasanaethau rheng flaen a chymorth a'i gynnwys o fewn risg YM3 mewn perthynas â methiant TG a fyddai’n amharu ar ddarparu gwasanaethau.

·      Ychwanegu dau risg newydd i'r gofrestr sef YM15 mewn perthynas â threfniadau cydweithio a phartneriaethau craidd ac YM16 mewn perthynas â diffyg adnoddau i ddiweddaru prosesau busnes sy'n effeithio ar allu'r Cyngor i foderneiddio.

·      Y cynnydd ar lefel gynhenid a gweddilliol o risg YM1 – y risg y byddai gostyngiad gwirioneddol yng nghyllid y Cyngor yn arwain at gwtogi gwasanaethau statudol - o 4 (Tebygol) i 5 (Bron yn Sicr) oherwydd y sefyllfa economaidd a'r heriau ariannol sy'n wynebu'r sector cyhoeddus.

Ystyriodd y Pwyllgor yr adroddiad a thrafodwyd y materion canlynol –

·      Annog gwasanaethau i symud systemau i'r Cwmwl i gryfhau gwytnwch a dileu'r angen am ail ganolfan ddata fel cam gweithredu i liniaru’r risg mewn perthynas â risg YM3 (Y risg bod methiant TG yn amharu’n sylweddol ar ddarparu gwasanaethau). Holodd y Pwyllgor a oedd risg posibl trwy orddibynnu ar y Cwmwl ac a oedd anfanteision yn gysylltiedig â gwasanaethau Cwmwl o ran cost, diogelwch a mynediad at ddata. Awgrymodd y Pwyllgor y gallai adolygiad o wasanaethau Cwmwl fod yn fuddiol i roi sicrwydd am y modd y gweithredir gwasanaethau’r Cwmwl.

Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor y gellid gofyn i archwilwyr TG y Cyngor gynnal adolygiad o wasanaethau’r Cwmwl.

·      Gwahanu rolau'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a Sgriwtini mewn perthynas â rheoli risg a gwerthuso risgiau'n fanwl.

Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor mai cyfrifoldeb y Pwyllgor hwn yw sicrhau bod gan y rheolwyr drefniadau ar waith i reoli risg a bod y trefniadau rheoli risg hynny'n effeithiol. Pe bai'r Pwyllgor wrth fonitro'r gofrestr risg strategol yn pryderu am unrhyw risg sy'n dod i'r amlwg neu’n canfod patrwm o risg sy’n cynyddu dros gyfnod o amser, yna gall gyfeirio'r pryderon hynny at y Perchennog Risg perthnasol i gymryd camau gweithredu neu i roi sicrwydd. Atgoffwyd y Pwyllgor hefyd y bydd Zurich Risk Engineering yn cynnal asesiad o Fframwaith Rheoli Risg y Cyngor a bydd yn adrodd i'r Pwyllgor hwn ar ganlyniad yr asesiad ddechrau'r flwyddyn nesaf.

·      Nifer y risgiau lle mae'r lefel risg gweddilliol ar ôl lliniaru yn parhau i fod yn Goch neu'n Gritigol a dull y Cyngor o ymdrin â'r lefel hon o risg.

Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor, er y bydd yr holl risgiau’n cael eu hadolygu'n fanwl yn ystod y misoedd nesaf, bod risgiau penodol gyda YM1 yn enghraifft lle mae'r sgôp ar gyfer cyflwyno rheolaethau ychwanegol a'r effaith y maent yn debygol o'i chael wrth leihau'r risg gweddilliol yn gyfyngedig oherwydd ffactorau allanol fel y sefyllfa economaidd ehangach a'r rhagolygon sydd y tu hwnt i reolaeth y Cyngor.

·      Wrth nodi mai un o'r prif reolaethau o ran YM1 (y risg y bydd gostyngiad gwirioneddol yng nghyllid y Cyngor yn arwain at gwtogi gwasanaethau statudol) yw sicrhau bod y Cyngor yn cadw balansau o dros 5% o'r gyllideb flynyddol wrth gefn, gofynnodd y Pwyllgor beth yw cyfradd waredu’r cronfeydd wrth gefn ac ar ba bwynt y bydd y Cyngor yn cyrraedd sefyllfa y mae nifer o gynghorau eisoes ynddi heb unrhyw arian ar ôl.

Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor fod gan y Cyngor oddeutu £11m mewn cronfeydd wrth gefn cyffredinol ar hyn o bryd a bod £18m mewn cronfeydd wrth gefn sydd wedi'u clustnodi at ddibenion penodol (yn ogystal â bod balansau ysgol sy'n cael eu rheoli gan ysgolion). Er mwyn cydbwyso cyllideb 2023/24, defnyddiodd y Cyngor £3.78m o'i gronfeydd wrth gefn ac yn seiliedig ar y setliad disgwyliedig, disgwylir y bydd angen swm tebyg i wneud iawn am ddiffyg cyllidebol yn 2024/25 er y bydd yr union swm yn dibynnu ar lefel y cynnydd yn y Dreth Gyngor a/neu doriadau yn y gyllideb y mae'r Cyngor Llawn yn penderfynu eu gweithredu. Byddai hynny'n dangos cyfradd waredu o £3m i £4m y flwyddyn a fyddai'n lleihau’r Balansau Cyffredinol o fewn 3 blynedd ac os byddai'r Cyngor yn peidio â newid y defnydd o gronfeydd wrth gefn a glustnodwyd ar gyfer defnydd cyffredinol, byddai'n cynnal y Cyngor am gyfnod hirach. Rhagwelir hefyd y bydd blwyddyn ariannol 2025/26 yr un mor heriol ac wrth i'r sgôp i sicrhau arbedion leihau mae’r gyfradd waredu’n debygol o gynyddu. Mae'r rhagolygon y tu hwnt i'r pwynt hwnnw yn ansicr gan y gallai newidiadau gwleidyddol hefyd arwain at newidiadau yn y sefyllfa ariannol. Yn y tymor byr i'r tymor canolig nid yw'r Cyngor mewn perygl o fynd i drafferthion ariannol mor ddifrifol nes bydd yn gorfod cyflwyno hysbysiad Adran 114. Fodd bynnag, wrth i gronfeydd wrth gefn y Cyngor leihau, felly hefyd effaith mesurau lliniaru gan arwain at fwy o risg.

Penderfynwyd nodi'r gwelliannau a wnaed i'r Gofrestr Risg Strategol a chadarnhau bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn cymryd sicrwydd bod y Tîm Arweinyddiaeth wedi cydnabod ac yn rheoli'r risgiau i gyflawni blaenoriaethau'r Cyngor.

Gweithredu Ychwanegol – Bod Pennaeth Archwilio a Risg yn gofyn i archwilwyr TG y Cyngor gynnal adolygiad o wasanaethau'r Cwmwl.