Eitem Rhaglen

Cyflwyno’r canlynol –

·      Adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151  – Datganiad o’r Cyfrifon 2022/23.

·      Adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid – Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2022/23

·      Adroddiad Archwilio Allanol ynghylch yr archwiliad o ddatganiadau ariannol  2022/23 (Adroddiad ISA 260)

·      Cyflwynwyd adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 a oedd yn cynnwys Datganiad Cyfrifon Terfynol 2022/23 yn dilyn archwiliad i'w ystyried gan y Pwyllgor.

Dywedodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 fod y dyddiad cau statudol ar gyfer cwblhau'r cyfrifon archwiliedig ar gyfer blwyddyn ariannol 2022/23 wedi'i ymestyn i 31 Rhagfyr, 2023 ar gyfer holl gynghorau Cymru. Cyflwynwyd Datganiad Cyfrifon drafft Cyngor Sir Ynys Môn 2022/23 i archwilwyr allanol y Cyngor, Archwilio Cymru i'w archwilio ar 30 Mehefin. Mae'r gwaith archwilio manwl bellach wedi'i gwblhau gan mwyaf, yn amodol ar adolygiad terfynol o'r diwygiadau ôl-archwilio a wnaed i'r cyfrifon. Nid oes disgwyl i sefyllfa ariannol y Cyngor newid ymhellach ond os bydd unrhyw faterion sylweddol yn codi o'r adolygiad, yna bydd Archwilio Cymru yn darparu diweddariad llafar i'r Cyngor Llawn ac yn ôl-weithredol i'r Pwyllgor hwn yn y dyfodol.

Cynhaliodd Archwilio Cymru adolygiad, profion ac archwiliad trylwyr o'r trafodion ariannol mewn perthynas â 2022/23 a'r Datganiad Cyfrifon drafft. Nododd y profion archwilio rai newidiadau oedd eu hangen a newidiwyd rhai gwallau a argymhellwyd gan y tîm Archwilio i sicrhau bod y cyfrifon yn berthnasol gywir. Mae'r rhain wedi'u cofnodi yn Atodiad 3 o adroddiad ISA 260 Archwilio Cymru fel eitem ar wahân ar yr agenda. Ar wahân i'r rheini, casgliad yr Archwilwyr yw bod y cyfrifon wedi'u paratoi yn unol â gofynion deddfwriaethol a Chod Ymarfer CIPFA ar Gyfrifo Awdurdodau Lleol 2022/23; eu bod yn rhoi darlun cywir a theg o sefyllfa ariannol Cyngor Sir Ynys Môn ar 31 Mawrth 2023 ac o'i incwm a'i wariant am y flwyddyn a ddaeth i ben ac mai bwriad yr Archwilwyr yw cyhoeddi barn ddiamod ar gyfrifon 2022/23.  Mae rhai o'r newidiadau i'r cyfrifon yn cynnwys y canlynol -

·           Gostyngiad o £72k yn y gwerth a ddelir mewn credydwyr am werth yr arian parod y mae’r Cyngor yn ei ddal ar ran Cronfa’r Degwm Ynys Môn sydd wedi effeithio ar alldro refeniw y Cyngor ar gyfer 2022/23 wrth gynyddu'r tanwariant am y flwyddyn o £1.212m i £1.284m.

·           Gwelliant i Nodyn 5 yn y cyfrifon mewn perthynas â digwyddiadau ar ôl y cyfnod adrodd i gynnwys gwybodaeth am y ddwy ysgol yr effeithiwyd arnynt gan RAAC a ddaeth i'r amlwg ar ddechrau blwyddyn academaidd 2023/24.

·           Y sylw yn y cyfrifon o ran sefyllfa asedau net Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol.  Mae ailbrisio cynllun pensiwn llywodraeth leol wedi arwain at ased pensiwn net yn hytrach na rhwymedigaeth net sylweddol fel sydd wedi digwydd mewn blynyddoedd blaenorol oherwydd bod y cyfraddau llog uwch wedi effeithio ar y ffactor disgownt a ddefnyddir gan yr actwari. Cofnodwyd hyn yn gywir fel dim ar y fantolen yn unol â rheolau cyfrifo. O ganlyniad bu’n rhaid dileu’r ased pensiwn net gwerth £19.814m a oedd wedi’i gynnwys yn golofn incwm a gwariant cynhwysfawr arall yn y Datganiad Incwm a Gwariant Cynhwysfawr (CIES). Pwysleisiodd yr Archwilwyr y dylid dangos y gwerth hwn ar wahân gan ei fod yn ddigwyddiad perthnasol eithriadol ac felly fe’i diwygiwyd ar y CIES.

Diolchodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 i'r Rheolwr Gwasanaethau Cyfrifyddu a'i thîm am eu gwaith yn paratoi a chwblhau'r cyfrifon o fewn yr amserlen a diolchodd hefyd i Archwilio Cymru am eu rhan a'u cefnogaeth wrth hwyluso'r broses archwilio. 

·      Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid a oedd yn cynnwys y Datganiad Llywodraethu Blynyddol ar gyfer 2022/23 i'w ystyried a'i gymeradwyo. Mae'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol (y cyflwynwyd y fersiwn ddrafft ohono i'r Pwyllgor am sylwadau yn ei gyfarfod ar 27 Gorffennaf, 2023) yn ceisio rhoi sicrwydd bod gan y Cyngor drefniadau priodol ar waith yn ystod 2022/23 ar gyfer cynnal ei fusnes yn unol â'r gyfraith a'r safonau priodol ac ar gyfer sicrhau bod arian cyhoeddus yn cael ei ddiogelu a’i gyfrif amdano’n briodol, a’i fod yn cael ei ddefnyddio’n ddarbodus, yn effeithlon ac yn effeithiol. Bydd y Datganiad Llywodraethu Blynyddol yn rhan o Ddatganiad Cyfrifon Terfynol 2022/23.

Cadarnhaodd y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid fod y sylwadau a'r awgrymiadau a wnaed gan y Pwyllgor wrth adolygu'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol drafft ym mis Gorffennaf yn cael eu cefnogi ac wedi'u cynnwys yn y fersiwn derfynol.

Ni chafwyd sylwadau pellach gan y Pwyllgor mewn perthynas â'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol ar gyfer 2022/23.

·       Cyflwynwyd adroddiad Archwilio Allanol ar archwilio'r Datganiadau Ariannol ar gyfer 2022/23 (adroddiad ISA 260) i'w ystyried gan y Pwyllgor.

Adroddodd Yvonne Thomas, Rheolwr Archwilio Cymru ar brif ganfyddiadau archwiliad cyfrifon y Cyngor ar gyfer blwyddyn ariannol 2022/23 fel a ganlyn --

·         Ni all archwilwyr fyth roi sicrwydd llwyr fod cyfrifon yn cael eu datgan yn gywir, yn hytrach maent yn gweithio i lefel perthnasedd. Disgwylir i'r lefel perthnasedd geisio nodi a chywiro camddatganiadau a allai fel arall achosi i ddefnyddwyr y cyfrifon gael eu camarwain. Ar gyfer archwiliad 2022/23 y lefel perthnasedd oedd £2.979m. Pennwyd lefel perthnasedd is ar gyfer trafodion parti cysylltiedig (ar gyfer unigolion) (£10,000) ac ar gyfer Tâl Uwch Swyddogion (£1,000).

·         Bod yr archwiliad bellach wedi'i gwblhau gan mwyaf yn amodol ar gwblhau camau terfynol y weithdrefn archwilio. Ar ôl hynny bydd adroddiad terfynol ISA 260 yn cael ei gyhoeddi i'w gyflwyno i'r Cyngor Llawn.

·         Bwriad yr Archwilydd Cyffredinol yw cyhoeddi barn archwilio ddiamod ar gyfrifon eleni unwaith y bydd y Cyngor wedi darparu Llythyr Sylwadau yn seiliedig ar yr hyn a nodir yn Atodiad 1. Mae barn ddiamod yn golygu nad oes unrhyw bryderon perthnasol am unrhyw agweddau ar y cyfrifon.

·         Mae'r adroddiad archwilio arfaethedig wedi'i nodi yn Atodiad 2 yr adroddiad ac mae'n cadarnhau barn yr archwilydd annibynnol fod y datganiadau ariannol yn rhoi golwg deg ar sefyllfa ariannol y Cyngor ar 31 Mawrth, 2023 ac o'i incwm a'i wariant ar gyfer y flwyddyn a ddaeth i ben bryd hynny a'u bod wedi'u paratoi'n briodol yn unol â gofynion deddfwriaethol a safonau cyfrifyddu rhyngwladol fel y'u dehonglir a'u haddasir gan y Cod Ymarfer ar Gadw Cyfrifon Awdurdodau Lleol yn y DU 2022/23.

·         Nid oes unrhyw gamddatganiadau a nodwyd yn y cyfrifon sy'n parhau heb eu cywiro.

·         Ar y dechrau, roedd camddatganiadau yn y cyfrifon ond maent bellach wedi'u cywiro gan reolwyr. Caiff y rhain eu nodi a’u hesbonio yn Atodiad 3 ac maent yn ymwneud yn bennaf â materion datgelu a dosbarthu.

·         Yn ystod yr archwiliad, mae'r archwilwyr yn ystyried nifer o faterion yn ymwneud â'r cyfrifon ac yn adrodd ar unrhyw faterion o bwys sy'n codi; nid oedd unrhyw faterion o'r fath i'w hadrodd ar gyfer yr archwiliad eleni.

Diolchodd Yvonne Thomas i dîm Gwasanaethau Cyfrifyddu’r Cyngor am eu cydweithrediad a'u cymorth gyda'r broses archwilio eleni.

Ymatebodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 a Rheolwr Archwilio Ariannol Archwilio Cymru i bwyntiau a godwyd gan y Pwyllgor mewn perthynas â'r Datganiad Cyfrifon ac adroddiad Archwilio Cyfrifon fel a ganlyn –

·      Cadarnhawyd bod sefyllfa ariannol y Cyngor yn 2024/25 a thu hwnt yn heriol oherwydd costau cynyddol ac oherwydd bod y galw am wasanaethau'r Cyngor yn parhau i godi ar gyfradd uwch na'r cynnydd mewn cyllid. Mae'r risgiau hynny hefyd yn parhau yn 2023/24 ac mae'n rhaid eu rheoli i sicrhau cyn lleied â phosibl o orwariant am y flwyddyn. Mae gwaith cychwynnol i ddatblygu'r gyllideb ar gyfer 2024/25 yn dangos y bydd yn rhaid i gyllideb y Cyngor gynyddu £15m i ymateb i’r holl bwysau o ran chwyddiant a’r galw ac y bydd yn rhaid ariannu unrhyw ddiffyg drwy godi’r Dreth Gyngor, cwtogi gwasanaethau a/neu ddefnyddio cronfeydd wrth gefn y Cyngor gan gofio bod £3.78m o gronfeydd wrth gefn eisoes wedi'u defnyddio i gydbwyso'r gyllideb yn 2023/24. Cyfeiriodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 15 at gynghorau yn Lloegr a oedd wedi mynd i drafferthion ariannol gyda rhai ohonynt i bob pwrpas yn datgan eu bod yn fethdalwyr ac eglurodd oblygiadau ymarferol gorfod cyhoeddi hysbysiad Adran 114 a'r hyn a olygai hynny i gynghorau yn y sefyllfa honno o ran cynnal gwaith y cyngor a gwneud penderfyniadau o ddydd i ddydd.

·      Eglurwyd bod gwybodaeth wedi’i datgelu am broblemau RAAC mewn dwy o ysgolion y Cyngor yn Nodyn 5 o'r cyfrifon fel digwyddiad ôl-fantolen er bod y materion hynny wedi codi yn y flwyddyn ariannol bresennol, gwnaed hynny er mwyn rhoi gwybodaeth i ddarllenwyr y cyfrifon am ddigwyddiad sydd wedi codi wedyn a allai effeithio ar statws ariannol y Cyngor yn y dyfodol. Mae'r gwaith adfer a wnaed hyd yma i sicrhau bod toeau'r adeiladau yr effeithiwyd arnynt gan yr RAAC fel y gallant barhau i gael eu defnyddio wedi golygu gwariant cyfalaf sylweddol. Yn ogystal â hyn, mae cau'r ddwy ysgol dros dro, gweithredu trefniadau dysgu o bell a nodi darpariaeth addas arall wedi golygu bod goblygiadau ar gyfer gwariant refeniw. Er nad oes angen gwneud unrhyw addasiadau i gyfrifon 2022/23 yn sgil problemau RAAC, mae'n cael ei amlygu fel digwyddiad a allai effeithio ar y Cyngor yn ariannol yn y dyfodol.

·      Eglurwyd polisïau diswyddo ac adleoli'r Cyngor yng nghyd-destun ymholiadau ynghylch Nodyn 28 mewn perthynas â chostau ymadael â staff a swyddi gwag gan gadarnhau bod unigolion y mae eu swyddi mewn perygl o ddod i ben yn cael cynnig cyflogaeth arall addas os ydynt yn bodloni'r meini prawf neu gallent gael eu hadleoli i swydd arall yn unol â phrosesau Adnoddau Dynol. Fodd bynnag, os nad oes cyfle adleoli ar gael bydd yr unigolyn yn cael ei ddiswyddo. Ni fydd swydd sy'n dod i ben yn cael ei hail-hysbysebu gan fod y cyllid ar gyfer y swydd yn dod i ben ar y pwynt hwnnw.

·      Eglurwyd bod y datganiad ar dudalen 11 o'r ISA 260 sy'n darllen "Fel rhan o'r drafodaeth honno [h.y. mewn perthynas â lle gallai twyll ddigwydd yn y datganiadau ariannol] canfûm botensial ar gyfer twyll mewn postio cofnodion anarferol; "yn cysylltu'n ôl ag un o'r risgiau datganiad ariannol a nodwyd yn y Cynllun Archwilio Allanol a gyflwynwyd i'r Pwyllgor ym mis Gorffennaf mewn perthynas â gwrthwneud rheolaethau gan reolwyr a’r gwiriadau y byddai’r archwilwyr yn eu cynnal fel rhan o'u hymateb arfaethedig i'r risg sy'n cynnwys profi priodoldeb yr wybodaeth yn y cofnodion. Ni nodwyd unrhyw dystiolaeth o dwyll yn ystod yr archwiliad.

·      Cadarnhawyd nad yw'r addasiad a wnaed i Gronfa’r Degwm Ynys Môn y cyfeirir ato yn adroddiad Swyddog Adran 151 yn cael ei adrodd gan yr archwilwyr yn adroddiad ISA 260 gan nad yw o werth sylweddol ac mae'n un o nifer o fân addasiadau a wnaed.

·      Cadarnhawyd bod y cyfrifon yn dal i gael eu hadolygu ac y bydd unrhyw newidiadau, gan gynnwys mân wallau a/neu anghysondebau, yn cael eu cywiro ar gyfer cyfarfod llawn y Cyngor.

Penderfynwyd –

·                Argymell i'r Cyngor Sir ei fod yn cadarnhau ei fod yn derbyn Datganiad Cyfrifon Terfynol 2022/23 fel y'i cyflwynwyd yn Atodiad 1 i adroddiad y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151.

·                Nodi y bydd unrhyw newidiadau dilynol i'r Datganiad Cyfrifon yn cael eu cytuno gan y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 a'u hadrodd i'r Cyngor Llawn cyn derbyn Datganiad Cyfrifon 2022/23 yn ffurfiol.

·                Cymeradwyo'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol a fydd yn rhan o Ddatganiad Cyfrifon 2022/23.

·                Nodi Adroddiad ISA 260 Archwilio Allanol ar y Datganiadau Ariannol ar gyfer 2022/23.